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1、1湖 州 师 范 学 院 各 类 档 案 管 理 工 作 实 施 办 法党 群 、 行 政 类 档 案 管 理 实 施 办 法第 一 条 根 据 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 和 国 家 教 委 高 等 学 校 档 案 实 体 分 类法 与 高 等 学 校 档 案 工 作 规 范 等 有 关 规 定 、 制 定 本 实 施 办 法 。第 二 条 党 政 档 案 是 学 校 在 党 群 行 政 （ 党 、 政 、 工 、 团 等 ） 管 理 活 动 中 直 接 形 成的 具 有 保 存 价 值 的 文 字 、 图 表 和 声 像 载 体 材 料 。第 三 条 党 、 政 文 件 材 料
2、 应 严 格 实 行 文 书 处 理 部 门 立 卷 归 档 制 度 ， 任 何 单 位 和 个人 不 得 擅 自 保 存 和 销 毁 。 学 校 各 部 门 要 有 一 位 负 责 人 分 管 本 单 位 的 档 案 工 作 ， 并 确 定兼 职 档 案 人 员 ， 协 同 校 综 合 档 案 室 认 真 做 好 党 政 档 案 的 收 集 、 整 理 、 归 档 工 作 。第 四 条 党 、 政 文 件 材 料 的 归 档 工 作 应 实 行 “三 纳 入 ”， 即 纳 入 学 校 各 部 门 的 工作 计 划 和 规 划 ， 纳 入 管 理 制 度 ， 纳 入 管 理 人 员 的 职 责
3、 范 围 ； 做 到 “四 同 步 ”管 理 ，即 布 置 、 检 查 、 总 结 、 验 收 各 项 工 作 时 ， 要 同 时 布 置 、 检 查 、 总 结 、 验 收 党 、 政 档 案工 作 。第 五 条 尽 快 实 现 党 、 政 档 案 工 作 从 手 工 管 理 向 现 代 化 管 理 的 转 变 。 大 力 开 发 档案 信 息 资 源 ， 发 挥 党 、 政 档 案 的 作 用 。第 六 条 归 档 范 围一 、 对 学 校 和 社 会 当 前 与 长 远 具 有 参 考 作 用 、 凭 证 作 用 和 研 究 价 值 的 文 件 材 料均 应 归 档 。 具 体 按 湖
4、州 师 范 学 院 归 档 范 围 与 保 管 期 限 （ 湖 师 院 发 2001137 号 文件 ） 执 行 。二 、 归 档 的 重 点 以 本 校 形 成 的 不 同 载 体 、 形 式 的 文 件 材 料 为 主 ， 特 别 是 全 局 性 、综 合 性 的 文 件 材 料 。 其 次 是 上 级 和 其 它 单 位 发 来 的 文 、 电 及 附 件 。 上 级 来 文 中 ， 应 以针 对 学 校 的 指 令 性 、 指 导 性 文 件 为 主 。第 七 条 不 归 档 文 件 材 料上 级 机 关 普 发 参 阅 、 不 办 的 文 件 材 料 ；上 级 机 关 发 来 供 工
5、 作 参 考 的 抄 件 ；上 级 机 关 征 求 意 见 未 定 稿 的 文 件 ；重 份 文 件 ；无 查 考 利 用 价 值 的 事 务 性 、 临 时 性 文 件 ；未 经 会 议 讨 论 ， 未 经 学 校 领 导 审 阅 、 签 发 的 未 生 效 文 件 、 电 报 草 稿 、 一 般 性 文件 的 历 次 修 改 稿 、 铅 印 文 件 的 各 次 校 对 稿 （ 学 校 主 要 领 导 人 亲 笔 修 改 稿 和 负 责 人 签 字的 最 后 定 稿 除 外 ） ；从 正 式 文 件 、 电 报 上 摘 录 的 供 工 作 参 阅 的 非 证 明 材 料 ；无 特 殊 保 存
6、 价 值 的 信 封 、 一 般 性 表 态 、 询 问 一 般 性 问 题 、 提 出 一 般 性 建 设 性 意见 的 人 民 来 信 ；2学 校 内 部 互 相 抄 送 的 文 件 材 料 ， 不 应 履 行 公 文 的 行 文 、 介 绍 信 等 ；本 校 负 责 人 兼 任 外 机 关 职 务 形 成 的 与 本 校 无 关 的 文 件 材 料 ；为 参 考 目 的 从 各 方 面 收 集 的 文 件 材 料 ；非 隶 属 机 关 抄 送 的 不 需 要 办 理 的 文 件 材 料 。第 八 条 文 书 处 理 部 门 立 卷 应 按 问 题 、 时 间 、 重 要 程 度 和 文
7、件 材 料 的 自 然 形 成规 律 ， 保 持 其 有 机 联 系 ， 适 当 照 顾 保 存 价 值 ， 分 类 组 卷 ， 以 能 准 确 、 全 面 反 映 学 校 真实 面 貌 和 部 门 的 主 要 职 能 活 动 ， 便 于 查 找 利 用 为 原 则 。第 九 条 中 共 中 央 、 国 务 院 、 省 、 地 、 市 党 委 、 人 民 政 府 、 国 家 教 育 部 以 及 国务 院 有 关 部 、 委 下 达 的 文 、 电 材 料 、 综 合 性 的 ， 由 党 办 、 校 办 立 卷 归 档 ， 专 业 性 的 或具 体 业 务 性 的 ， 由 各 承 办 单 位 立
8、 卷 归 档 （ 教 学 、 科 研 、 设 备 、 基 建 、 出 版 、 外 事 、 财务 工 作 活 动 形 成 的 文 件 材 料 归 入 各 自 门 类 ） 。第 十 条 党 委 和 学 校 召 开 的 代 表 大 会 、 全 委 会 、 党 委 会 、 扩 大 会 、 办 法 公 所 形成 的 材 料 ， 由 党 办 、 校 办 归 档 。 职 能 部 门 以 党 委 和 学 校 名 义 召 开 的 全 校 性 专 门 会 议 、干 部 会 议 所 形 成 的 材 料 ， 由 主 办 单 位 立 卷 归 档 。 两 个 以 上 的 单 位 共 同 办 理 的 文 件 ， 由主 办
9、单 位 立 卷 归 档 。第 十 一 条 各 临 时 机 构 、 撤 销 机 构 形 成 的 材 料 ， 应 于 机 构 撤 销 前 做 好 整 理 工 作 ，移 交 学 校 档 案 部 门 保 存 ， 任 何 人 不 得 带 入 其 他 单 位 。第 十 二 条 案 卷 质 量 的 基 本 要 求 ： 遵 循 文 件 材 料 的 自 然 形 成 规 律 和 特 点 ， 保 持彼 此 间 的 有 机 联 系 ， 全 面 、 准 确 反 映 学 校 党 、 政 部 门 职 能 活 动 的 全 过 程 ， 区 别 不 同 价值 ， 便 于 保 管 和 利 用 。 具 体 要 求 有 ：一 、 归
10、档 的 文 件 材 料 种 类 、 份 数 以 及 每 份 文 件 的 页 数 均 应 齐 全 。 文 件 的 正 件 与附 件 、 印 件 与 定 稿 、 请 示 与 批 复 、 转 发 文 件 与 原 件 、 多 种 文 字 形 成 的 同 一 文 件 应 放 在一 起 ， 不 得 分 开 。二 、 文 件 一 般 归 入 文 件 形 成 年 度 。 跨 年 度 的 请 示 与 批 复 ， 归 入 批 复 年 度 ； 跨 年度 的 总 结 、 报 告 ， 归 入 文 件 内 容 针 对 的 最 后 一 个 年 度 ； 跨 年 度 的 会 议 文 件 ， 一 般 归 入会 议 开 幕 的 年
11、 度 ； 跨 年 度 的 非 诉 讼 案 件 材 料 ， 应 归 入 结 案 年 度 ； 法 规 性 文 件 应 归 入 公布 或 批 准 年 度 。三 、 卷 内 文 件 材 料 按 内 容 重 要 程 度 结 合 时 间 顺 序 排 列 。 批 复 、 批 示 在 前 ， 请 示 、报 告 在 后 ， 正 件 在 前 、 附 件 在 后 ； 正 本 在 前 ， 定 稿 在 后 ； 转 发 件 在 前 ， 被 转 发 件 在 后 ；非 诉 讼 案 件 结 论 性 材 料 在 前 ， 依 据 性 材 料 在 后 ； 其 它 文 件 材 料 按 时 间 顺 序 排 列 。四 、 卷 内 文 件
12、材 料 应 按 排 列 顺 序 依 次 编 写 页 号 。 每 个 案 卷 都 从 “1”开 始 顺 序 标注 ， 卷 内 文 件 无 论 正 面 反 面 只 要 有 书 写 文 字 ， 均 应 一 面 编 写 一 个 页 号 ； 页 号 的 位 置 在每 页 材 料 非 装 订 线 一 侧 的 下 角 。五 、 案 卷 文 件 数 量 ， 一 般 不 超 过 200 页 。 遇 太 薄 时 可 将 问 题 相 近 的 材 料 合 并 组卷 ； 遇 太 厚 时 可 分 成 若 干 卷 。 对 反 映 本 校 重 要 工 作 和 重 大 活 动 的 文 件 材 料 ， 不 限 多 少 ，要 单
13、独 立 卷 。3六 、 案 卷 必 须 按 规 定 的 格 式 逐 件 填 写 卷 内 目 录 。 填 写 的 字 迹 要 工 整 ， 禁 用 圆 珠笔 、 铅 笔 和 纯 蓝 墨 水 。 有 条 件 的 单 位 可 用 计 算 机 打 印 。 卷 内 目 录 放 在 卷 首 位 。七 、 填 写 卷 内 文 件 目 录 。 顺 序 号 ： 以 卷 内 文 件 排 列 先 后 顺 次 填 写 的 序 号 ， 亦 即件 号 。 文 号 ： 文 件 制 发 机 关 的 发 文 字 号 。 文 件 作 者 ： 形 成 该 文 件 的 单 位 或 对 该 文 件 负有 责 任 的 署 名 者 。 文
14、件 标 题 或 事 由 ： 即 文 件 标 题 ， 一 般 应 照 抄 。 没 有 标 题 不 能 说 明 文件 内 容 的 文 件 ， 可 自 拟 标 题 。 日 期 ： 文 件 的 形 成 时 间 。 填 写 时 可 省 略 “年 ”、 “月 ”、“日 ”， 在 表 示 年 、 月 、 日 的 数 字 右 下 角 加 “.”号 。 起 止 页 数 ： 卷 内 文 件 起 止 之 页的 编 号 。八 、 填 写 卷 内 备 考 表 。 本 卷 情 况 说 明 ： 填 写 卷 内 文 件 缺 损 、 修 改 、 补 充 、 移 出 、销 毁 等 情 况 。 案 卷 立 好 后 发 生 或 发
15、现 问 题 由 有 关 的 档 案 管 理 人 员 填 写 并 签 名 标 注 时 间 。立 卷 人 ： 由 组 成 本 卷 的 责 任 者 签 名 。 检 查 人 ： 由 对 案 卷 质 量 进 行 审 核 的 责 任 者 签 名 。九 、 卷 内 文 件 材 料 应 去 掉 金 属 物 ； 破 损 文 件 要 裱 糊 。 字 迹 已 扩 散 的 应 复 制 并 与原 件 一 并 立 卷 ； 对 书 写 超 过 装 订 线 的 文 件 材 料 要 贴 边 。 案 卷 采 用 三 孔 装 订 。第 十 三 条 案 卷 封 面 ， 应 逐 项 按 规 定 填 写 清 楚 ， 案 卷 标 题 一
16、般 包 括 责 任 者 、 内容 和 名 称 （ 文 种 ） 。 字 迹 用 毛 笔 或 钢 笔 书 写 ， 字 迹 要 工 整 、 清 晰 。第 十 四 条 案 卷 按 学 校 档 案 分 类 法 进 行 分 类 ， 根 据 价 值 顺 序 排 列 后 ， 依 次 编 写案 卷 号 ， 然 后 逐 项 填 写 案 卷 目 录 ， 字 迹 工 整 ， 有 条 件 的 单 位 可 用 计 算 机 打 印 。第 十 五 条 归 档 验 收 。 文 书 立 卷 部 门 应 于 寒 假 开 学 后 着 手 整 理 去 年 的 部 门 档 案 ，在 专 职 档 案 工 作 人 员 的 配 合 、 指 导 下 ， 做 好 文 书 立 卷 工 作 ， 提 请 学 校 档 案 部 门 检 查 合格 后 ， 办 理 移 交 手 续 ， 部 门 归 档 验 收 工 作 应 于 暑 假 前 结 束 （ 具 体 可 按 部 门 归 档 日 进 行 ）。第 十 六 条 党 群 类 档 案 号 =年 度 号 +党 群 档 案 分 类 号 +
