行政管理办法

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1、行政事务管理制度一、办公行文管理制度（一）为体现酒店内部管理的规范统一，现对酒店行文格式做如下规定。1、 行 文 中 文 字 体 为 宋 体 ， 字 号 五 号 ， 英 文 字 体 为 Arial， 字 号 同 为 五 号 。2、 行 文 行 间 距 为 1.5 倍 。3、 致 ： 此 发 文 签 批 人 。4、 由 ： 发 文 部 门 及 负 责 人 。5、 抄 送 ： 此 发 文 需 知 晓 部 门 及 负 责 人 。6、 事 宜 ， 发 文 宗 旨 。7、 日 期 ， 发 文 日 期 。8、 编 号 ： 部 门 英 文 简 称 大 写 形 式 ， 年 份 ， 短 横 线 “-”月 份 ，

2、 短 横 线 “-”本 月第 几 次 发 文 。（ 二 ） 内 部 通 传 格 式 与 备 忘 录 格 式 相 同 ， 仅 对 标 题 作 以 相 应 调 整 。1、 酒 店 名 称 ： 内 部 发 文 时 ， 名 称 统 一 为 ： C2C 酒 店 黄 山 店二、印章管理制度（一）根据酒店不同业务的工作需要，酒店印章有不同的使用范围。为保酒店的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。1、印章刻制按酒店业务需要由部门提出申请，总经理批准后，由行政人事部统一办理。印章刻好后由行政人事部办理印章登记手续，填写印章管理登记表 ，备案并留好印章样图。2、 总经理通过授权赋予一些部门对其

3、部门印章的保管权和使用权。由被授权人在行政人事部签字领取印章，指定专人保管。3、各 部 门 在 使 用 印 章 时 应 严 格 遵 守 印 章 授 权 使 用 范 围 、 期 限 等 规 定 。4、 酒店印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表：序号 印章名称 使用范围 保管部门 使用审批人1 公章酒店对外所有正式文件行政人事部 总经理或授权人2 财务专用章酒店正式财务文件、报告、证明、票据等财务部 财务总监或授权人3 合同专用章 酒店各类合同 行政人事部 总经理或授权人4 法定代表人印 支票 财务出纳室见财务制度有关规定5 办公室章 酒店人事证明 员工聘用、解聘等各类通知 对口单位函

4、件往来行政人事部 总经理助理5、印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的印章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。6、 当印章管理人变动或印章在经酒店领导审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写“印章管理登记表” 。（二）印章的使用。1、每枚印章使用前要由经办人填写印章使用登记表并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按酒店有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权范围内，审批通过后通知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。2、酒店印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走

5、，借用时须填写印章借用申请表原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。3、 员工如需要酒店出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，行政人事部主管确认后方可盖章。（三）用印方法：1、酒店印章应盖在文件正面。2、盖印文件必要时盖骑缝印。3、除特殊规定外，盖酒店章时一律应用朱红印泥。（四）责任1、 印章使用责任人对印章负有经济、行政、法律责任。印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章 ， 一 经 查 出 根 据 事 件 的 严 重 程 序 给 予 处 分 或 追 究 其经 济 、 法 律 责 任 。2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相

6、应行政、经济责任，并赔偿所发生的一切费用。三、 证照管理制度1、 证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证等。2、 证照的使用包括借用、复印等。3、证照使用必须填写证照使用登记表 。4、证照使用程序：借用人申请部门负责人复核总经理核准办理借用手续在时限内归还行政人事部主管5、证照复印件必须加盖“再复印无效章” 。四、 档案管理制度（一） 、 主要内容及适用范围规定酒店办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。（二） 、 档案的管理机构1、文书结案后，原稿由行政人事部归档。2、 各部门或个人视实际

7、需要，经有关领导批准后可留存影本。（三） 、档案的种类1、 法规性文件。包括上级颁发、需酒店执行的，或由酒店发行的各种标准、规章制度等。2、酒店的重大决议。包括由酒店股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3、计划性文件。包括酒店总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等。4、总结性文件。包括酒店年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5、批示性文件。包括酒店各类计划指标、营销指标等。以及酒店各类命令、工作指示等。6、凭证性文书材料。包括酒店各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、

8、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、酒店获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。8、汇报性文书资料。包括酒店上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及酒店领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。9、劳资人力资源资料。包括酒店下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。10、 声像制品资料。包括酒店及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像

9、资料、影片资料等。11、 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。12、 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。（四） 、档案的收集把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到行政人事部。其收集的主要方式是归档。1、立卷归档的范围：凡属本标准第 3 条所函盖的文件资料，均应立卷归档。2、 立卷归档的时间（1） 、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在_日内递交行政人事部立卷归档。（2） 、对于某些专门文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。3、 立卷归档的要求（1） 、 各部门文秘在规定的归档时间内

10、，把整理审定完毕的档案资料，递交行政人事部立卷归档。（2） 、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。（3） 、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起（4） 、立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。（5） 、填写案卷禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。（6） 、 立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映酒店营运状况。（7） 、 立卷应把上级文

11、件与本酒店文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。（8） 、 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。（9） 、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。（10） 、 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。（11） 、 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。（五） 、档案的借阅1、 档案主要供本酒店利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经总经理批准，可查阅无密级档案。2、各部门工作人员可直

12、接查阅属本部门工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经行政人事部主管批准，方可借阅。3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。5、档案一般不得借出行政人事部。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为_天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，行政

13、人事部要及时催还。6、 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报酒店领导批准后，责令其赔偿一切损失。（六） 、档案保密要求1、 行政人事部和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。2、 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。3、有密级档案只许在行政人事部查阅，不许带离。有密级档案复制时，需经总经理批准。4、 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经行政人事部主管批准。5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和行政人事部主管鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。6、 外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和

14、办理所需材料。7、 档案负责人丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分。8、 酒店在职工作人员调离本酒店时，需按行政人事部主管要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，行政人事部主管审查无误签字后，才能调离。行政人事部主管调离，应由总经理监督办理，档案交接之后，方能调离。（七） 、超期档案的销毁1、对超过保存期限档案，登记造册，经行政人事部主管和档案形成部门领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为他用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人

15、应在销毁注册上签字。（八） 、档案的保管档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散） ，不乱（不使档案互相混乱） ，不丢（档案不丢失不泄密） ，不坏（不使档案遭到损坏） 。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。五、保密制度（一） 、总则1、为保障酒店整体利益和长远利益，使酒店能够长期稳定高效地发展，适应激烈的市场竞争，根据酒店实际情况特制定本制度。2、酒店秘密是指一切关系酒店安全和利益，在一定时间内只限一定范围内人员知悉的事项。3、酒店日常保密监督检查工作由酒店行政人事部负责。各部门负责人为本部门的保密工作责任人。4、酒店所有员工都

16、有义务和责任保守酒店秘密。5、对酒店秘密的知晓范围执行压缩控制的原则，员工只在管辖范围内根据工作需要知晓相关的酒店秘密。6、本制度适用于酒店全体员工。7、酒店保密范围：（1）酒店经营、发展战略中的秘密事项。（2）酒店技术方面的秘密事项。（3）酒店做出的经营管理方面的重大决策。（4）酒店对外活动（包括外事活动）中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项。（5）维护酒店安全和追查侵犯酒店利益的经济犯罪中的秘密事项。（6）客户档案、合同及酒店营销网络的相关资料。（7）酒店重要会议决议、重要决定中的秘密事项。（8）酒店人事档案资料。（9）其他酒店秘密事项。（二） 、密级分类1、酒店秘密分为三类：绝密、机密、秘密。2、绝密是指与酒店生存、经营、人事有重大利益关系，一旦泄露会使酒店的安全和利益遭受特别严重损害的事项，主要包括：（1）酒店股份构成 、投资情况及其载体。（2）酒店总体发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及其载体、正式合同及协议文书、成本及利润率。（3）