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1、武 汉 市 红 利 医 用 纺 织 品 有 限 责 任 公 司文件档案管理制度编 制 单 位 ： 行 政 部编制时间：二 一 一 年 二 月 十 七 日文 件 档 案 管 理 制 度 文 件 档 案 管 理 制 度 为 了 加 强 公 司 文 件 、 合 同 等 重 要 资 料 的 档 案 管 理 工 作 ， 进 一 步 规 范 档案 管 理 工 作 秩 序 ， 特 制 定 本 制 度 。一 、 档 案 管 理 方 式 与 组 织公 司 档 案 以 集 中 管 理 为 主 ， 采 取 集 中 与 分 散 管 理 相 结 合 的 方 式 。 即公 司 档 案 由 综 合 办 公 室 集 中 统
2、一 管 理 ， 相 关 部 门 分 类 管 理 相 关 档 案 ， 以便 及 时 利 用 、 维 护 档 案 的 完 整 与 安 全 。 各 部 门 要 落 实 专 人 具 体 抓 好 自 行管 理 部 分 的 档 案 管 理 工 作 。二 、 归 档 档 案 范 围（ 一 ） 政 府 机 关 、 上 级 部 门 发 来 的 与 本 公 司 有 关 的 决 定 、 建 议 、 提示 、 命 令 、 条 例 、 规 定 、 通 知 等 等 资 料 。（ 二 ） 公 司 对 外 的 正 式 发 文 、 与 有 关 单 位 来 往 的 文 书 、 公 司 的 请 示及 上 级 机 关 的 批 复 等
3、 。（ 三 ） 内 部 的 各 种 工 作 计 划 、 总 结 、 报 告 、 请 示 、 批 复 、 会 议 记 录 、统 计 报 表 及 简 报 等 。（ 四 ） 与 有 关 单 位 签 订 的 合 同 、 协 议 书 等 法 律 文 书 。 （ 五 ） 主 管 任 命 书 等 资 料 ， 以 及 关 于 员 工 奖 励 、 处 分 的 文 件 资 料 。（ 六 ） 公 司 的 历 史 沿 革 、 大 事 记 及 反 映 主 要 活 动 的 简 报 、 照 片 、 录 音 、录 像 等 资 料 。 （ 七 ） 公 司 内 部 的 各 项 管 理 制 度 。 （ 八 ） 重 要 的 会 议
4、材 料 ， 包 括 会 议 的 通 知 、 报 告 、 决 议 、 总 结 、 领 导 讲话 、 典 型 发 言 、 会 议 简 报 、 会 议 记 录 等 等 。 （ 九 ） 反 映 主 要 职 能 活 动 的 报 告 与 总 结 。 （ 十 ） 其 他 反 映 经 营 管 理 业 务 活 动 ， 具 有 查 考 价 值 的 文 件 资 料 。 三 、 相 关 档 案 管 理 责 任 目 标（ 一 ） 文 书 档 案 、 人 事 管 理 档 案 ： 由 综 合 办 公 室 负 责 抓 好 机 关 文 书 、合 同 等 档 案 的 归 档 管 理 ； 业 务 档 案 资 料 由 相 关 部 门
5、 指 定 专 人 负 责 管 理 。在 各 部 门 直 接 收 到 与 本 公 司 有 关 的 重 要 文 件 后 ， 一 般 情 况 下 交 由 综 合办 公 室 登 记 ， 并 实 行 统 一 保 管 和 归 档 ， 相 关 部 门 只 留 存 复 印 件 。（ 二 ） 财 务 档 案 ： 由 财 务 科 负 责 具 体 抓 好 财 务 单 据 、 账 簿 等 资 料 的定 期 归 档 。（ 四 ） （ 三 ） 合 同 档 案 ： 各 科 室 要 强 化 合 同 文 书 档 案 管 理 意 识 。 凡 各科 室 及 在 分 管 领 导 指 导 下 签 订 ， 或 指 导 协 调 辖 属 企
6、 业 签 订 ， 或 有 关 部 门 签订 的 ， 与 粮 食 系 统 有 关 的 合 同 ， 各 相 关 科 室 要 在 10 日 内 将 所 负 责 签 订的 合 同 原 件 报 送 市 局 办 公 室 ， 由 专 人 进 行 保 管 。 特 殊 情 况 不 能 报 送 原 件 ，要 说 明 情 况 并 报 送 复 印 件 。 机 关 合 同 签 订 实 行 “全 程 负 责 制 ”。 各 科 室要 强 化 合 同 签 订 的 法 律 意 识 和 责 任 意 识 ， 请 司 法 部 门 及 律 师 帮 助 审 核 ，使 合 同 的 签 订 置 于 法 律 框 架 之 内 ， 确 保 合 同
7、 签 订 的 严 肃 性 。 各 相 关 科 室 将合 同 档 案 报 送 办 公 室 存 档 的 同 时 ， 要 继 续 认 真 抓 好 合 同 期 限 、 合 同 执 行效 果 等 情 况 跟 踪 落 实 ， 并 及 时 与 办 公 室 联 系 或 向 分 管 领 导 报 告 合 同 执 行 有关 情 况 ， 提 出 相 关 的 意 见 和 建 议 ， 确 保 合 同 的 起 草 、 审 核 、 签 订 、 执 行 、存 档 等 环 节 的 科 室 “全 程 负 责 制 ”落 到 实 处 。（ 五 ） 基 建 保 卫 档 案 ： 由 基 建 保 卫 科 负 责 抓 好 基 建 项 目 、
8、安 全 生 产 等相 关 档 案 管 理 工 作 。（ 六 ） 业 务 档 案 ： 由 调 控 储 运 科 负 责 抓 好 仓 库 储 粮 情 况 等 资 料 档 案 的管 理 。（ 七 ） 审 计 档 案 ： 由 审 计 科 负 责 抓 好 年 度 离 任 审 计 等 文 件 资 料 的 整 理归 档 。四 、 档 案 归 整 （ 一 ） 归 档 的 文 件 资 料 ， 原 则 上 必 须 是 原 件 ， 原 件 用 于 报 批 或 无 原 件 的重 要 文 件 不 能 归 档 的 ， 可 保 存 复 印 件 。 （ 二 ） 以 正 式 文 件 发 出 的 文 件 、 函 件 或 请 示 ，
9、 有 关 科 室 在 收 到 有 关 部门 的 批 复 文 件 后 ， 要 及 时 送 交 办 公 室 进 行 登 记 归 档 ， 确 保 文 件 申 请 与 批 复的 连 贯 性 ， 避 免 出 现 只 有 请 示 没 有 批 复 的 档 案 文 稿 。 （ 三 ） 档 案 资 料 管 理 人 员 应 根 据 业 务 范 围 及 主 要 工 作 任 务 ， 按 照“案 卷 类 目 ”放 入 文 件 卷 夹 内 分 类 保 管 ， 并 填 写 文 档 归 档 登 记 表 ， 方便 查 阅 。五 、 档 案 保 管 与 借 阅 （ 一 ） 档 案 属 于 机 关 办 公 机 密 资 料 ， 未
10、经 许 可 不 得 外 借 、 外 传 。 外 单位 人 员 未 经 领 导 批 准 不 得 借 阅 。 （ 二 ） 借 阅 档 案 材 料 ， 须 经 档 案 管 理 所 属 科 室 负 责 人 批 准 。 借 阅 档 案 ，必 须 履 行 登 记 、 签 收 手 续 。 借 出 档 案 材 料 的 时 间 不 得 超 过 一 周 ， 必 要 时 可以 续 借 ， 过 期 由 档 案 保 管 人 员 催 还 。 需 要 长 期 借 出 的 ， 须 经 有 关 领 导 审 核批 准 ， 并 由 档 案 管 理 人 员 做 好 详 细 登 记 。 （ 三 ） 调 阅 或 借 阅 档 案 者 必
11、须 妥 善 保 管 档 案 ， 不 得 任 意 转 借 或 复 印 ， 不得 拆 卸 、 损 污 文 件 ， 归 还 的 档 案 材 料 应 完 整 无 损 ， 否 则 ， 追 究 当 事 人 的 责任 。 （ 四 ） 借 出 的 档 案 资 料 ， 因 保 管 不 慎 丢 失 时 ， 要 及 时 追 查 ， 并 报 告 分 管领 导 及 时 处 理 。公司档案管理制度第一条 管理部门1. 文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理
12、部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。第二条 文件点收 文件结案移送归档时，依如下原则点收：1. 检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。第三条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理：1. 中文直写文件以右
13、方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第四条 档案分类1. 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个
14、 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A2 B1B2C1C2D1E1E2 A1A2 为经办部门代号，B1B2 为大类号，C1C2 为小类号。D1 为档卷卷次，E1E2 为档案目次。第五条 档案名称及编号1. 档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。3.档案
15、分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第六条 档号编定1. 案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。4.档号应自左而右
16、编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左 方装订者则填写于右上角。第七条 归档与档案清理1. 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第八条 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1. 永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设 计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10 年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存 10 年的文书。3.5 年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存 5 年的文书。4.1 年保存：结案后无
