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1、宁德职业技术学院科学技术研究档案暂行管理办法第一章 总则第一条:为了加强我院科学技术档案(下称科研档案)管理,充分发挥科研档案为科教服务,为经济建设服务的作用,根据国家教委、国家档案局国档发19876 号关于科学技术档案管理暂行规定结合本院实际情况制定本办法。第二条：科研档案是指在科学技术研究过程中形成具有保存价值的文字、图表、数据、照片、音像等各种形式，载体的文件材料。第三条：科研档案是科学技术研究活动过程的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一种重要的信息资源，必须统一集中管理，确保完整、系统、安全，以利开发利用。第四条：科研档案管理是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节；科研管
2、理部门和档案管理部门要把科研档案工作与科研计划管理、课题管理、成果管理紧密结合起来。科研工作和科研档案建立实行“四同步”管理，即：下达计划任务与提供科研文件材料的归档案要求同步；检查计划进度与检查科研材料形成情况要求同步；验收鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料要同步；上报登记和评审奖励科研成果以及科研人员晋职考核与档案部门出具专题归档案情况证明材料要同步。第二章 科研文件材料的形成和归档第五条：科研文件材料实行科研课题负责人主持立卷归档责任制，由课题负责人指定专人管理，每项科研项目完成或阶段完成后（包含中止或负结果的项目） ，对所形成的科研文件材料进行系统整理，经课题负责人审查签字后归档。第
3、六条：科研管理部门应把科研档案工作作为对课题组和科研人员进行考核的内容之一。第七条：科研文件材料归档范围主要包含以下方面：1.科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同书等。2.研究试验阶段：各项试验原始记录、计算材料、实验报告、专利申请有关材料设计图纸、工艺文件、重要往来技术文件以及年度小结等。3.科研结束阶段：课题工作总结、研究报告、论文、专著、查新证明、效益证明等。4.课题验收、鉴定阶段;课题验收、鉴定申请报告及批复、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。5.成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益与社会效益证
4、明材料以及生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。6.同时含以上各阶段形成的录像等电子文件。第八条：科研文件材料归档要求1.科研文件材料应在科研项目完成（或阶段完成）后及时归档（包括中止项目或负结果项目）研究周期长的项目可分阶段归档。申请科技奖励的项目应在请奖之前归档，不请奖项目应在课题结束后二个月内归档。2.凡归档的科研文件都应签署完备,制作材料精良、格式统一、字迹工整、图样清晰、严禁用不牢固的书写工具书写归档材料（原始记录可用铅笔书写） 。3.由几个单位协作的科研项目，由主持单位保留一套完整档案，协作单位保存自己承担任务的有关部份，并将这部份的文件材料复制一份送交主持单位保存，如确系涉
5、及协作单位或该单位科持人员合法权益的，应在课题协议书或委托书中明确科研文件材料的归属，协作单位应将档案目录提供主持单位。第九条：科研课题提交验收，鉴定或申请成果报奖前要由档案部门和科管部门人员对该课题科研文件材料进行检查、验收。对科研材料不完整、不符合归档要求或未归档的项目，科研管理部门不予受理成果鉴定、验收或报奖申请事宜。对上报已获奖励或正在上报的科研成果如检查档案不符合要求、档案部门有权建议有关部门推迟或撤销该项成果的奖励。第三章 科研档案的管理与检查第十条：档案管理部门要做好档案标准化、规范化工作，严格按照科研档案管理的有关规定、条例对所接收的档案进行认真登记、分类、编目，并妥善保管，逐
6、步实现科研档案现代化的管理。第十一条：档案部门对接收保管的科研档案要认真妥善管理，要有防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物和防污染等的安全措施，定期检查科研档案的保管情况，对有破损的档案应及时组织人员进行修补或复制。第十二条：档案管理部门对接收的科研档案要按有关规定划分保管期限和密级。学院成立由有关处室、部门和档案人员组成的鉴定小组，定期对所保存的科研档案进行鉴定，报据保管期限，提出鉴定销毁意见，需要销毁的档案材料必须编造清册，经分管领导审批后销毁并指定专人监销。第十三条：建立、完善科研档案移交、利用、保密、统计等管理制度，校内机构合并、撤销、临时机构终止工作时，必须向院档案室移交档案，承担科研
7、工作的人员退休或调离时，必须事先做好有关科研文件材料的移交手续。第十四条：院分管领导组织档案管理部门和科研管理部门要对科研档案进行定期检查，其内容为：1.科研档案建立与科研工作四同步情况；2.完成的科研项目科研材料归档情况；3.科研档案管理制度建立与执行情况；4.科研档案集中管理的保管情况；5.科研档案的开发利用情况。第十五条：对档案工作做好的档案管理人员要给予表彰或奖励，如因管理混乱、造成严重损失的要追究有关人员的责任，对工作严重失职，违反规定，泄密等造成学院损失者，视情节轻重要予于处理。第四章 科研档案的开发利用第十六条：院档案管理部门要大力开发科研档案信息资源，面向单位、部门领导、教科研
8、人员，为学院建设、科研开发服务。第十七条：院档案管理部门人员要做好科研档案信息的加工工作，编制必要的检索工具，编撰目录，文摘等史料，改进服务方式，搞好咨询服务工作。第十八条：科研档案管理人员基本任务和职责是：1.贯彻国家有关科研档案工作的方针政策和法规，并根据此制定本单位科技档案的有关规章制度。2.参于本院的科研计划管理，及时提出对科研档案的管理要求。3.指导、监督、检查和协助本院在研课题组有关人员，做好科研文件形成、积累和立卷归档工作；检查、验收科研项目和上报评奖成果的档案是否准确、完整、系统。4.负责本单位科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计等项业务工作。5.搞好科研档案的借阅服务工作，积极开发本单位档案信息资源，充分发挥其作用。6.按照有关规定做好档案移交工作。7.遵守国家有关科技保密规定，保证科技密级及档案安全，维护本单位教、科人员的知识产权。8.承办领导交办的其他有关科技档案的工作事宜。第五章 附则第十九条：本暂行规定自公布之日起实施。第二十条：本暂行规定若与学院档案管理规定有抵触之处，按学院档案管理办法执行。第二十一条：本暂行规定由实训中心负责解释。二七年六月十二日
