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1、内蒙古医学院档案管理办法为了适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要,实现我院档案业务建设各个环节的标准化和规范化,提高管理水平,更有效地保护和利用档案,充分发挥档案的作用,为学院的各项工作和社会主义建设服务,根据中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法实施办法及内蒙古自治区档案条例等,结合我院实际,特制定本管理办法。第一章 档案工作基本原则一、学院档案工作在学院党政统一领导下开展,由一名院领导分管,隶属于党政办公室领导。同时接受内蒙自治区档案局的指导、监督和检查。各处级单位要有一位领导分管本部门的档案工作,并根据实际情况配备相应的专(兼) 职档案人员 ,负责本单位或本部门档案材料的
2、收集、整理、立卷和归档工作。二、学院及各部门在教学、科研、后勤管理和其他各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,均属学院档案,任何部门与个人不得拒绝归档或据为己有。三、档案工作是衡量学校及各单位教育质量和管理水平的一个重要标志。各级领导应该把它提到议事日程上来,严格实行职能部门立卷归档制度,做到三纳入 、四同步。即:把档案工作纳入学院及各级单位计划和规划;纳入管理制度;纳入有关人员的职责范围;布置、检查、总结、验收各 项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作,定期在全院范围内通报各单位档案工作情况,并作为学院各项工作评估和考核干部工作实绩的重
3、要内容之一。文书档案、教学档案、基建档案、科研档案、财会档案、仪器设备档案、照片档案等均要集中到档案室统一管理,不得分放在业务部门和个人手中。四、学院各种门类档案实行集中统一管理。学院网络中心有关教学、科研等方面的声像档案、派出所的公安档案暂由本部门保存,但要按本办法要求进行分类、编目,将目录和每年新增资料目录送交档案室一份存档。科研档案在研究课题( 项目) 未完成前由科技处统一管理,研究课题完成后,由科技处负责向档案室移交。五、学院档案工作要努力从经验管理转向科学管理,逐步采用现代化管理技术,大力开发档案信息资源,更好地为学院和社会主义建设服务。第二章 档案室的任务高校档案馆(室)既是贯彻执
4、行党和国家档案法规、政策的管理部门 ,也是永久保存、开发利用档案信息,为社会、高校各项工作服务的文化事业机构。因此,档案室的任务是:一、宣传、贯彻、执行国家、自治区关于档案工作的政策、法规,规划全院档案工作。二、制订本院档案工作各项规章制度,监督、指导、检查执行情况。三、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料,并及时向内蒙档案局上报。四、参与重大科研项目、重大仪器设备和基建项目、新产品的鉴定、验收等工作,凡归档材料不齐全、不完整,档案部门有权拒绝出具证明,并向学院有关部门反映,暂缓该项工作的进行。五、在为学院各项工作服务的同时积极向社会开放,并以档案为依据出具相关证
5、明。六、编制简便实用的检索工具,并围绕学院中心工作,积极开发档案信息资源,编研有参考价值的全文或摘录汇编。七、积极参加高校档案工作协作组等学术研究和交流活动。八、有计划地培训全院专、兼职档案工作人员。九、采取多种形式宣传档案工作的重要意义及档案的利用价值。十、完成学院领导交办的其他任务。第三章 档案干部素质要求一、努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表 重要思想,坚持四项基本原则,执行党和国家方针政策,公正廉洁,严守秘密。二、热爱档案工作,忠于职守,埋头苦干,全心全意为人民服务,不计较个人得失与名利。三、档案干部应政治可靠并具有大专以上学历和一定的专业知识。四、认真学习档案专业知识
6、、管理科学知识以及自然科学、社会科学等方面知识,刻苦钻研业务,以保证工作的顺利进行。五、专(兼) 职档案干部要相对稳定,一般不要轻易调离和更换。第四章 档案的收集、整理一、收集范围1、学院及各职能部门在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学院、本单位和社会有保存价值的文书、教学、科研、基本建设、仪器设备和科技开发、出版物、外事、财会等门类的文件材料;2、反映学院及本单位工作和活动的有保存价值的声像载体材料;3、征集国内外与学院有关的各种有保存价值的其他材料;4、院内名人在工作活动中形成的文件材料,可按征集、代管、捐赠等方式接收。二、立卷归档分工按照档案法实施办法规定,应当立卷归档的材料由单
7、位的文书人员或业务机构收集齐全,并进行整理立卷,定期向档案室移交。1、实行文书处理部门、职能部门平时立卷制度。每项工作、活动、每个科研课题完成或告一段落时,有关人员要及时按照要求将有关文件材料加以整理、立卷,经部门领导或项目负责人审定后归档。2、学院及系、处级单位分管档案工作的领导,都应把档案工作列入自己的职责范围,督促有关人员做好工作。3、全院性、综合性的文件材料由党政办公室负责立卷归档,其余文件材料由材料形成部门负责立卷归档。4、涉及多部门的工作或活动等由主要职能部门立卷归档。与外单位合作的科研项目,凡以我院为主的,应将全部文件材料归档;以外单位为主的 ,则将我院承担协作部分的文件材料归档
8、。三、档案的整理1、按全宗进行整理,同一个全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。2、文件材料形成单位在同时立卷的基础上进行调整、补充和组卷。3、在文件收集齐全的基础上,按高校档案分类法分类、编号和排架。四、档案的质量要求1、各门类档案的质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。2、归档文件材料必须准确反映学院或本单位教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。3、管理工作形成的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序是: 批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;定稿在前,
9、历次重要讨论稿在后; 结论性材料在前,依据性材料在后。4、专题性、成套性档案含教学、科研、基建、设备、出版物等按阶段、结构、部件等分别归档。5、在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下,同一内容的文件材料应按永久、长期、短期分类。6、归档文件应文字材料在前、图样在后，图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。7、归档文件的装订需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订。归档文件应按件装订，装订前应将件内的各页按一定方式对齐，按标准用线逐件装订，去掉文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制并放在原件之后。一般以每份文件为一件；文件正本和定稿为一件，正文与附件为一
10、件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。8、归档文件应按分类方案和排列顺序逐渐编目，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构、问题等选择项。9、各类档案都要编制相应的目录，来文与复文为一件时，只对复文进行编目，以此类推。归档文件目录应单独装订成册并编制封面。10、归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目排列顺序相一致。应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中，每个档案盒中均应放置备考表，并填写盒内归
11、档文件需要说明的情况,如无需要说明的内容,也应将检查人的姓名以及归档时间写上。检查人应是归档单位负责人。11、除有特殊要求,档案所用各种表格、档案盒的规格应统一(具体规格以国家制定的有关标准为准)。12、各类档案编制存放地点为查找索引迅速准确。五、归档时间和手续1、文书档案在次年六月底以前归档。2、教学档案在次年十月底以前归档。3、科学研究档案和专题性、成套性档案在项目完成或告一段落后归档。4、基本建设档案在每项工程竣工验收后两个月内归档。5、仪器设备档案在到货开箱验收或安装后一个月内归档。6、出版物档案在年终时归档。7、声像档案在完成制作后三个月内归档,照片档案在次年五月份归档。8、会计档案
12、在会计年度终了后,暂由财会部门保管两年后归档。9、随时接收上级规定接收的档案。10、接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明归档文件的目录、保管期限、移交时间等,交接双方要签名或盖章。第五章 档案的保管一、档案库房应与办公室分开。按档案管理规定档案库房、办公、阅览实行三分开。二、库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防强光、防有害气体等设施,以确保档案的安全。三、库房标准温度为 14-24 ,标准相对湿度为 45-60%。 四、档案工作应纳入学院自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、打印机、扫描仪、复印机、录像机、照像机、吸尘器、加湿器、空调机等。五、案卷入库时应检查账、
13、卡、物是否相符,以全宗为单位,按不同门类、载体、依档号顺序排列。六、档案室要定期检查档案存放及安全情况,并做好有关记录,发现问题及时解决。七、声像档案保管按声像档案管理办法执行。第六章 档案的鉴定和统计一、档案的鉴定:1、档案室根据高校档案工作规范并结合国家有关保管期限规定,对已到期该销毁的档案,登记造册,经职能部门审查后分管院长批准后,方可销毁。2、销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。二、档案工作人员应做如下统计工作:1、建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据,按上级有关部门的要求及时报送各种报表。2、按上级主管部门和学院的要求进行定期的综合或专
14、项统计分析,找出存在问题,提出改进措施、建议报告分管领导。第七章 档案的开放与利用一、档案部门人员要熟悉室藏,主动提供利用,及时为领导和有关部门提供科学决策的可靠依据。二、充分发挥学院优势,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,提高其社会效益和经济效益。三、档案室应设检索阅览室,并配备复制设备为利用者提供方便。四、对室藏档案,自形成之日起满三十年的(除未解密或需控制使用部分外), 均应按国家规定,经主管院长批准后,分期分批向社会开放。其他单位或个人需要利用时应持单位介绍信,经档案室主任或党政办主任同意 后,方可查阅。对开放的档案 ,应认真审查内容,严格区分开放与控制使用的界限。国内利
15、用者持工作证即可查阅;台湾、港、澳同胞及外国人利用档案应持有关方面的证明,并经主管院长批准。专利成果档案的利用按中华人民共和国专利法的规定执行。五、利用手续1、利用室藏档案,均应按本室规定办理利用手续,填写档案借、查阅登记薄,对院外单位和有关人员还应根据实施办法 按档案保管年代和价值的不同收取一定费用。2、利用结束后,利用者应如实填写档案利用效果登记表,留室存查。3、对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学院按规定严肃处理。第八章 档案的编研和学术研究一、学院档案部门应加强编研工作,对档案资料研究整理,经领导同意可编辑出版。二、学院档案部门要认真组织本
16、单位的学术理论研究,积极参加本系统、本地区的档案协会活动。第九章 档案的现代化管理一、档案部门应纳入学院自动化信息管理网络,积极开发和利用国家教委推荐的与高等学校档案信息规范配套的计算机管理系统,提高开发利用档案信息资源的能力。二、计算机档案管理系统应用软件的配置环境,机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致,最好尽可能选用容量较大,档次较高的计算机和打印机、扫描仪等设备,以保证档案现代化管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。第十章 奖惩一、有下列情况之一的,有关单位应给予奖励:1、在档案的收集、整理、保护、宣传和开发利用等方面成绩突出的;2、将重要或珍贵档案资料捐赠给国家的;3、同违反档案法律、法规行为作斗争表现突出的;4、在其他方面对档案工作做出突出贡献的。二、有下列行为之一的,根据情节轻重,由档案行政管理部门或主管部门给予责任单位及有关人员行政处分或罚款;造成损失的 ,责令赔偿损失; 构成犯罪的 ,依法追究刑事责任。(一)损毁、丢失或者擅自提供、抄录、公布
