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1、1南 昌 大 学 文 件昌大校发200673 号关 于 印 发 南 昌 大 学 本 科 教 学 档 案 管 理 办 法 的通 知校内各单位：南昌大学本科教学档案管理办法业经 2006 年 6 月 20 日校长办公会议审议通过，现予以印发，请遵照执行。南 昌 大 学二 00 六年七月二十四日2南昌大学本科教学档案管理办法为了进一步加强本科教学档案的管理，充分发挥教学档案在学校教学活动、教学管理、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案管理工作标准化、规范化、科学化和现代化，根据南昌大学档案管理实施细则和南昌大学教学档案管理规范，结合我校实际，特制定本办法。一
2、、本科教学档案管理的基本原则1、凡在教学管理和教学实践等教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。 2、教学档案是教学管理的重要组成部分，是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一，应实行“ 三纳入” 、“四同步”，作 为考核教学质量和管理水平的标准之一。 “三纳入 ”即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度之中；纳入各级管理人员岗位职责中。四同步是：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、检收档案材料同步；上级评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同
3、步。3、教学档案工作实行统一领导、分级管理，教务处和各学院要明确分管档案工作的负责人，配备相应的专职或兼职的档案管理人员，统一管理本部门的教学档案，并按学校规定做好本部门教学材料的收集、立卷工作，定期向学校档案馆移交。34、归档的教学材料必须是对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用，遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点，保证系统、完整、准确。5、教学档案的保存年限按其档案材料的保存价值分为永久保存、长期保存、短期保存和临时保存四类。永久保存类保存期为 50 年以上，长期保存类保存期为 50 年，短期保存类保存期为 15 年，临时保存类保存期为 6 年。
4、确定保存期的一般原则为：（1）凡是在教学过程、教学改革、教学研究等方面，具有长远利用价值的教学档案，应永久保存。（2）凡是在一定时期内具有利用价值的教学档案，应长期保存或短期保存。（3）凡是在现阶段内具有利用价值的教学档案，可作临时保存。（4）凡是介于两种保存期限之间的教学档案，其保存期限一律从长。（5）工作中形成的各种具体文件档案应先按照档案分类规定中的预定保存期进行管理，并应定期进行清理，以决定最终的保存期类别。最终确定为永久保存和长期保存的档案材料应按时移交学校档案馆。在预定保存期结束时，各种档案必须首先经过专人清理，并确定是否解除保存状态。二、本科教学档案的形成与管理在学校统一领导和协
5、调下，教学档案由学校职能处室、学院（系）和实验室（中心）分级、分工负责管理。1、教学档案实行三级管理4第一级：校级管理。在教学工作中形成的各种具有长远参考和凭证价值的教学档案，应按照相关规定，及时将有关档案移交学校档案馆统一保管和开发利用。第二级：二级单位管理。除按规定移交学校档案馆的档案外，学校教务处、教学督导与评估办公室等职能处室，以及学院在教学及管理工作中形成的，对学校的教学及管理工作在一定时期内有保存价值的档案，由相关职能处室、学院保管和开发利用。第三级：基层组织管理。除向上级部门移交的档案外，各系（教研室）、实验 室（中心）在教学工作中形成的，对学校的教学及工作在现阶段内有保存价值的
6、档案，由各系（教研室）、实验室（中心）保管和利用。2、各单位应设立教学档案专柜，做好防火、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀等工作。3、各单位在布置工作时，应同时向教师和工作人员布置归档范围和归档时间，在检查教学工作进度时要检查档案的收集和整理情况，在总结工作时要把档案的收集、整理和归档情况作为其中一项内容，验收工作时要同时验收档案。各单位的档案管理人员要在工作中随时收集和积累教学档案材料，并定期整理，按要求及时移交档案，并科学、规范、安全地保管好自存档案。4、各单位要建立档案的借阅制度设立档案登记本，及时催还。借出的档案需要续借者要重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应进行必要的说服教育和批评，责
7、令归还借阅的档案。调离本单位和退休人员在办理手续前，必须清还档案。55、各单位的档案管理人员工作变动时，首先要做好档案交接工作，在检查验收后，方可办理工作变动手续。新的档案管理人员上岗，所在单位应及时通知学校档案馆。三、本科教学档案的归档流程及组卷（一）形成积累1、学校教学管理部门、学院（系）和实验室（中心）在组织教学过程中要注重形成积累教学材料，并将其落实到各项工作中。2、各岗位人员积累的教学文件材料，要定期整理。3、教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件除原稿外，可根据实际情况配加副本。（二）整理组卷1、学校实行由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门整理、立卷。2、根据教学材
8、料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷，原则上相同内容的材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过 200 页，也可以根据文件材料的内在联系，对单位文件较少者，按不同内容分别组成小卷，用软皮装订，一般不超过 40 页。3、卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。4、卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧用线绳装订，对破损的文件材料应进行修补，文中密不可分的插图、照片等应贴入文字材料内。65、按照顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下
9、角。6、将卷内文件目录、案卷封面所要求的项目按要求录入学校档案系统。7、归档的教学材料必须字迹工整（用黑色水笔书写），格式统一，签字盖章手续完备。（三）归档验收1、如档案需要移交时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否贴切。凡不符合要求者，接收人员应拒绝接收，并限期改正补交。2、填写移交目录一式两份，详细注明检查人、移交人、接收人姓名及交接时间，双方各持一份。3、按照学校的规定向学校档案馆移交档案。四、本科教学档案的归档内容和保存期限教学档案主要包括教学文件、教务、实践教学、考试、学籍、质量管理、教学改革与建设成果等，各学院等二级单位应按下列范围进行
10、归档管理，各教学基层组织教学档案的归档范围，由各二级单位负责制定实施细则。具体情况如下表：序号 分 类 内 容 预定保存 期限 保存单位综 合01上级和学校文件。上级教育行政主管部门下达的指令性及指导性文件，学校制定和下发的有关教学与教学管理的各种材料。永久 档案馆、教务处、 各学院7序号 分 类 内 容 预定保存 期限 保存单位02 职能处室下发的各种教学文件 长期 教务处、各学院03 工作计划、总结和教学管理制度 永久 档案馆、教务处、 各学院04 向上级的请示和上级的批复、与其他部门来往的函件 永久 档案馆、教务处05 教务处发文件 长期 教务处、各学院06 各种会议材料等 长期 教务处
11、、各学院教学改革与建设01 本科专业历史沿革及各年度专业一览表 永久 档案馆、教务处、 各学院02 新专业筹建、申报及建设有关材料 永久 档案馆、教务处、 各学院03 专业（学科）建设相关材料（包括规划、申请书、批文、评估等） 永久 档案馆、教务处、 各学院04 专业培养方案及论证报告、培养方案变更申请表 永久 档案馆、教务处、 各学院05 品牌专业材料 长期 教务处、各学院06 重点建设课程材料（含立项、评估结果文件等） 永久 档案馆、教务处、 各学院07 各专业课程教学大纲 永久 档案馆、教务处、 各学院08 精品课程、多媒体课件建设材料 长期 教务处、各学院09双语教学课程建设相关材料（
12、规划、申报书、学生问卷调查表、座谈会记录、听课记录、课程小结等）长期 教务处、各学院10 教学内容、方法和手段改革以及考试内容、方法和手段改革相关材料 长期 教务处、各学院11 各级教改立项、结题材料 长期 教务处、各学院12 教学成果奖材料 长期 档案馆、教务处、 各学院8序号 分 类 内 容 预定保存 期限 保存单位13 教学竞赛、评优获奖材料 长期 档案馆、教务处、 各学院14学生参加科研工作情况及公开发表论文、发明创作、数模竞赛及其各学科竞赛获奖情况统计表（按届统计）、获奖文件或证书复印件长期 档案馆、教务处、 各学院学籍信息管理01 学生学籍异动情况汇总 永久 档案馆、教务处、 各学
13、院02 学生违纪处分和奖励文件、相关材料 长期 档案馆、教务处、 各学院校办、03 在校学生名册、人数统计表 永久 档案馆、教务处、 各学院04 学生信息表 长期 教务处、各学院05 成绩总表 永久 毕业前教务处、各学院，毕业后档案馆06 毕业生授学士学位名单 永久 毕业前教务处毕业后档案馆07 毕业生名单 长期 毕业前教务处毕业后档案馆08 学生毕业资格审查、学位授予资格审查及毕业生学历电子注册等材料 长期 教务处、各学院09 试验班学生成绩总表 永久 档案馆、教务处10 成人高等教育毕业生授予学士学位名单 永久 档案馆、教务处11 校内学位英语考试成绩总表 长期 档案馆、教务处12 “中兴
14、班”有关通知、文件 长期 教务处13 学生“选科”有关通知、文件 长期 教务处14 “专升本”学生录取名单 永久 档案馆、教务处15 第二学士学位学生成绩表、名单 永久 档案馆、教务处9序号 分 类 内 容 预定保存 期限 保存单位教学运行管理01 每学期课表、实验课表、重修课表、公共选修课课表 长期 教务处、各学院02 开课目录 永久 档案馆、教务处、 各学院03 学期教学执行计划、校历 永久 档案馆、教务处、 各学院04 教学日历 长期 各学院05 调、停课备案表 长期 教务处、各学院06 学期考试安排表 长期 教务处、各学院07 学期教师本科教学工作量登记表和汇总表 长期 教务处、各学院
15、08 辅修专业学生成绩表 永久 档案馆、教务处、 各学院09 学期初、学期末教学检查材料汇总 长期 教务处、各学院10 教材建设与管理方面的相关文件 永久 档案馆、教务处、 各学院11 教材样书库书目一览表 永久 教务处、各学院12 各专业培养方案规定的主要课程选用教材情况 长期 教务处、各学院13 教材建设情况（含教材建设规划及措施、教材立项、及资助情况、自编教材获奖情况统计等） 长期 教务处、各学院考试管理01 各学期考试试卷原卷（A、B 卷） 、试卷评审表 长期 教务处02 重修、补考学生试卷 学生离校后 四年 教务处03 各学期学生考试试卷、试卷分析 学生离校后 四年 各学院04 试卷
16、（试题）库 长期 各学院10序号 分 类 内 容 预定保存 期限 保存单位05 大学英语四、六级考试、计算机等级考试材料 学生离校后 四年 档案馆、教务处实习教学（含工程训练、电子实习、认识实习、社会实践、课程设计、毕业实习等）01 实习教学有关的规章制度 永久 档案馆、教务处、 各学院02 实习大纲、实习计划 永久 档案馆、教务处、 各学院03 实习任务书 四年 各学院04 实习学生名单及分组表，指导教师名单 学生离校后 四年 各学院05 学生实习报告、考核表、教师实习总结 长期 各学院06 校外教学实习基地协议书 长期 各学院实验教学01 实践教学管理规章制度、各级文件及各项检查材料 永久 档案馆、教务处02 实验室建立批文、建设规划（方案）和工作计划、总结 永久 档案馆、教务处、 各学院03 国家级、省级、校级实验教学
