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1、如何提升卫生事业单位档案管理水平 温爽 吉林省卫生厅国际交流与合作中心 大量的档案管理工作表明, 由于卫生事业单位档案资料信息的特殊性, 其档案安全管理工作具有难度高, 工序复杂等特点。在日常档案管理中, 卫生事业单位要立足于本行业档案信息个性化情况, 结合当代档案信息查阅、借用等使用途径, 严密做好各项档案安全管理工作, 提升档案安全管理的时效性。一、提升档案管理人员素质, 增强档案安全管理意识首先, 组建一支高效的档案管理人员队伍, 严格把关档案管理人员的招聘工作, 积极引进和培养各种熟知档案管理以及医疗卫生专业知识的信息技术人才和研发型人才。不仅要熟知档案管理工作的业务环节, 同时掌握电
2、子信息处理技术, 可以娴熟地处理各种电子类型的档案信息。其次, 邀请档案管理专家以及信息技术安全人员为员工进行档案安全管理的专题讲座, 从安全防范意识以及安全防范技能等多方面进行个人的提升训练, 提高档案信息安全突发事件的应对技能。最后, 制定各种档案安全管理的考核以及激励体制, 鞭策单位档案管理人员自我探索, 提升自身的知识, 拓宽自身的档案管理视野, 及时了解档案安全管理工作的各种发展现状, 运用高效、节能的方式改进工作状态。二、加强档案保管保密工作, 保护重要档案文件安全国家秘密保密期限的规定中曾经明确指出:除有特殊规定之外, 任何事业单位、企业的档案文件根据绝密文件、机密文件以及秘密文
3、件的不同等级进行严格的保密保管年限划分。尤其是一些具有特殊保密性质的档案文件和信息, 在高级管理部门未作出任何指示之前, 任何单位、企业都不能擅自决定解密和随意对外提供, 应妥善长期保管。卫生事业单位作为社会中一个特殊的行业, 其档案类型主要划分为基础文书档案以及专业技术档案两种, 档案的形成、保管以及保密保管等都具有一定的特殊性, 需要管理人员慎重对待。医疗卫生单位的日常工作主要是救死扶伤, 其档案的主要保管内容一般多为病患者的住院治疗、病情发展以及治愈回放等病历材料, 当然其中也不乏一些重大疾病蔓延、预防等材料。档案管理人员要恪守档案安全管理条例, 在档案的保存、管理、查询等过程中, 严格
4、按照档案形成的时间、种类、等级等进行严密的分类。对于某些比较特殊的档案类型, 比如可以体现个体隐私情况的档案内容, 要时刻注意档案资料的保密性, 防止资料的泄露。另外, 对于影响到某一个地区乃至整个国家国民健康的特殊病例个例资料等内容, 要根据国家保密条例的规定采取长期的保管措施, 便于今后遇到类似病例时可以随时查阅, 为患者的病情治疗提供宝贵的借鉴依据。三、明确档案管理工作职责, 提高档案管理工作安全首先, 档案管理工作者要确保各种医疗档案资料完整无缺, 同时不得以任何理由破坏、盗窃医疗档案信息。对于某些一经破损的重要医疗档案信息要尽可能做好修复工作。其次, 要认真负责地整理、归纳各种医疗档
5、案信息。所有的医疗档案信息来源渠道安全, 尤其是对于电子信息渠道获取的各种医疗档案。为了确保档案信息使用安全, 应及时对档案信息进行防毒软件、内容过滤、阻隔系统等方式的病毒查杀, 阻止一切不良病毒的攻击行为, 确保档案库资料的安全性。最后, 将医疗资料库中一些重要的医疗资料进行备份管理。存放于光碟、磁盘中, 减少各种由于机械故障、病毒攻击等导致的信息丢失、损坏等情况的发生, 确保档案资料的源头的安全性。四、注重档案利用监督工作, 保证档案文件安全完整首先, 确保有章可循。医疗卫生单位的档案管理部门要制定一系列的档案管理制度。比如, 阅览制度、外借制度、复制制度等。针对档案的珍贵等级以及借阅者等
6、级划分不同的利用范围。这样不仅可以杜绝随意调阅医疗信息, 也可以通过严格的规章制度给借阅者提供一种无形的约束压力, 确保他们在使用、借用档案的过程中严密、认真地保管各种档案信息。其次, 建立专业的监督管理队伍。在现有的档案管理人群中通过“轮流制”的形式委派人员担负监督管理职能, 赋予他们监督约束的权力。针对日常的医疗档案信息工作进行抽查、监督, 随时发现档案管理工作中出现的各种漏洞。做到勤于观察, 勤于动脑, 分析利用者的基本情况, 针对特殊档案利用问题作出切实可行的举措, 同时在借阅者离开之前, 检查借阅材料, 发现问题及时登记查处。最后, 借助科技力量做好防控。对于某些重点的档案资料管理区域, 可以安装摄像监控器, 全方位、全天候地监控防范各种涂改、盗窃档案信息的情况, 对于某些情节严重的违法行为, 可以利用摄影资料作为凭证进行相关的惩罚处理。
