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1、浅谈公路工程文档管理现状及对策 张静 枣庄市台儿庄公路局 摘 要： 档案是单位信息的重要来演, 也是单位的宝贵财富, 档案工作的中心任务就是紧紧围绕本单位工作实际, 为单位改革和发展提供优良服务。关键词： 公路工程; 文档管理; 现状; 1 公路工程文档管理的必要性分析(1) 能够强化工程管理水平。工程项目管理涉及工程的进度、质量、安全等, 要有效的对这些因素进行管理控制, 在工程项目中制定完善的考核与责任机制, 以此为基础判断管理水平是否满足之前预定的管理目标。但是这些管理要素是存在于整个公路工程建设的始终的, 因此在管理时需要进行动态化的管理, 使得很多考核评价数据, 在不同的时间段对数据
2、信息进行收集统计, 如果是单独的进行统计, 能够耗时、耗力, 无法保证数据的准确完整性。而将文档进行项目管理, 能够使数据信息被完整准确的保存下来, 使公路工程的档案管理水平得到提升。(2) 有效发现处理文档管理问题。公路工程建设是在完整周期中, 涉及到很多单位部门, 利用工程档案能够使单位工作活动被详细的记录在文档档案中, 参与者通过签字、签署等方法将自身的责任义务进行明确。做好文档档案管理能够收集整理相关档案信息, 及时发现工程项目建设中出现的问题, 根据问题对技术、工艺以及施工人员等进行调整优化, 使工程建设顺利安全的推进。此外如果公路工程出现事故, 工程档案还能够对事故的根源等进行分析
3、, 明确责任评定, 使公路工程问题得到有效的处理。2 公路工程文档管理的现状分析一直以来, 工程行业中有充斥着“重外轻内”的思想, 工程档案管理常注重档案馆内部的管理, 对于文档产生的过程并不关注, 对公路工程施工文档管理的研究分析不到位。当前, 公路工程项目施工建设过程中, 工程文档管理依旧使用人工管理的方法即以保管为目的, 以案卷不丢失为原则。再加上每项工程文档的整理要求不同, 整理规则不统一等情况, 形成了档案基础不同的局面, 并存在以下几个方面的问题:(1) 工程文档缺乏标准化带来的问题。尽管我国的交通部门出台了公路工程质量检验与评定标准和公路工程施工监理规范, 其中规定了内业表格形式
4、, 但是并没有规定表格的具体填写方法, 使得项目管理人员不能清晰、有效的认识内业表格的填写方法, 虽然各工程指挥部, 对工程文档管理做出了一些具体规定, 但由于各种原因, 内业和表格填写方法仍有不同之处。(2) 纸质文档管理不佳。当前公路工程施工管理过程中还只是使用纸质档案, 纸质文档在生成、保管以及利用上还存在很大的滞后性, 使得公路工程文档管理效果并不理想。(3) 公路工程文档与管理联系不密切。对于公路工程文档而言, 其具有不可回复和一次性的特点, 因而要求文档管理人员有较高的素质水平。作为工程文档管理人员不仅要明确档案管理的业务知识, 还需要具备专业的知识技能, 有效的整理收集文件内容。
5、当前档案管理部门只是对工程文档进行组卷、检查工程竣工的相关文档, 但是整个工程文档生成的全过程并没有得到有效的监督管理, 使得工程文件的管理与档案管理相分离。当前工程文档的生成、保管等人员都是兼职担任的, 虽然学历比较高, 但是缺少档案管理的培训机会, 因此无法实现档案管理的效果。3 公路工程文档管理的对策(1) 做好公路工程文档的前期收集整理工作。首先, 提高认识, 明确责任, 国家相关部门出台了档案法以及关于加强基础设施工作质量管理的通知等, 要据此完善档案管理制度, 依据公路工程建设的实际情况完善档案工作的制度。确定档案归档的相关内容, 让科技人员负责科技文件资料的形成、整理以及归档等工
6、作, 完善考核制度, 做到奖惩分明, 使科技人员认识到档案管理工作是极为重要的, 并且承担起档案管理的相关职责。其次, 要将工程档案管理作为项目管理的重点环节和内容, 将档案管理作为相关人员的重要职责, 明确工程承包法人作为工程档案的相关责任人。依据合同以及上级规定等由工作人员对工程文档进行收集整理与管理, 一旦出现问题能够直接追查到相关责任人, 并对相关责任人进行严肃处理。再者, 公路工程建设要与档案工作同时进行, 由于公路建设的时间比较长, 涉及的范围广, 因此为了实现理想的档案管理效果, 就必须要保证档案管理与公路工程建设同步进行, 实现理想的档公路工程文档管理效果。最后, 将监理单位的
7、作用充分发挥出来, 与档案部门一起完善竣工文件的编制工作, 提出工程文件、图纸等内容的要求, 同时完善工程档案的质量标准建立, 明确组卷需要、归档内容、文件排列、手续移交以及声像档案资料管理等要求。(2) 建立适应档案信息化发展进程的办公自动化系统。道德建立档案管理基础数据库。建立工程档案基础数据库能够为公路工程项目建设的信息化管理目标顺利实现, 在公路工程建设管理时不仅要完善公路工程的相关文档数据, 同时需要开发基础数据管理系统, 保证公路工程的相关资料以及基础数据等得到有效的收集与管理。该项工作中主要涉及采集、录入数据, 数据校稿、数据汇总等, 其开发设计还需要依据公路工程项目管理中不同业
8、务特点, 从而使数据信息的自动录入顺利推进, 从而提高工作效率, 保证工作质量。其次, 建立完善的基础数据库查询系统, 建立好基础数据库之后, 为了使这些信息得到有效的管理与利用, 还必须要开发一种便利;灵活的数据查询系统与工具, 从而使基础数据的使用需要得以满足。建立适应档案管理信息化进程的办公自动化分三步走。第一步, 系统整合办公自动化文档的管理和传输, 实现文档信息在较大范围内共享。第二步, 建立公路地理信息系统, 使信息的表达更形象直观, 主要包括每个断面坐标联接成的可任意放大缩小的带状路模型, 以及沿线路两旁一定距离内的地形要素图, 并且还为所有专题子系统提供空间骨架, 有效地保留在施工过程中产生的数量众多的数据资料。第三步, 建立整个公路部门各职能科室整合地综合管理系统。该系统可帮助路政管理部门在短时间内准确获得各种目标的数据及其空间位置, 帮助养护管理部门进行决策, 管理人员可以通过系统在计算机屏幕上显示出整个道路的地理位置、概况。
