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1、大数据形势下企业档案信息资源的管理 杨冬梅 中国石油股份有限公司天然气销售西部分公司 摘 要： 在大数据时代的今天, “数据”已经成为一项尤为关键的生产因素。在企业现代化和科技化的发展下, 怎样才能对档案的大数据有效整合, 确保大数据更好地发挥数据基石作用, 已经成为社会各界广泛热议的话题。提升档案工作人员整体素养、构建健全的服务机制、收集企业档案信息、拓展服务层次等等, 都是很好的完善措施。基于此, 本文分析在大数据背景下, 有效管理企业档案信息资源的对策, 这对于提高企业整体发展能力意义重大。关键词： 大数据; 企业档案; 信息资源; 作者简介：杨冬梅, 中国石油股份有限公司天然气销售西部
2、分公司馆员, 研究方向为档案管理。收稿日期：2017-07-31Management of Enterprise Archives Information Resources Under Big Data EnvironmentYang Dongmei West Gas Marketing Company of CNPC; Abstract： In the era of big data, data has become a particularly critical factor of production. With the enterprise modernization and the
3、 development of science and technology, how to effectively integrate the big data of archives to ensure that big data plays a better role of data cornerstone has become a hot topic in all circles of society. To improve the overall quality of archives staff, to build a sound service mechanism, to col
4、lect enterprise archives information, to expand the levels of services, and so on, are very effective measures. Based on this, this article analyzes the countermeasures of effective management of enterprise archives information resources under the background of big data, which is of great significan
5、ce for improving the overall development ability of enterprises.Keyword： big data; enterprise archives; information resources; Received： 2017-07-31在云计算技术、物联网技术后, 大数据作为一种新型技术走入了人们的视野, 给人们日常的工作和生活带来了翻天覆地的变化, 将“数据”原本的价值充分体现出来, 在我国各大行业中普遍渗透, 已经成为我们工作和生活中非常重要的一部分。企业在实际发展中, 从浩瀚的数据中挖掘出所需的数据, 进而促进企业的健康稳定发展。
6、但结合实际情况来讲, 在大数据背景下, 企业档案信息资源管理水平整体效率不高, 严重影响着企业的健康发展, 如何才能更好地管理档案信息资源, 这是我国各大企业需要重点思考的问题。一、大数据形势下企业档案信息资源管理的必要性1. 有助于企业维护自身合法权益。在企业维护合法权益以及保护知识产权中, 档案管理发挥着积极作用。企业知识产权包括很多方面, 如著作权、专利权、商标权等等, 代表着企业的创新实力, 也可以说是企业非常重要的一项知识资本。在企业档案中对企业创新知识过程和结果的有效记录, 也是企业拥有某项知识产权的一种凭证体现, 在出现知识产权经济纠纷后, 档案就会发挥着其关键作用, 也是保护企
7、业知识产权的一大法宝。在经济运作过程中, 企业不可避免会遇到一系列纠纷, 要想减少经济运作过程中出现的损失, 就必须要在平时经营管理过程中保存好企业档案, 便于需要档案作证时可以及时、有效使用。2. 有助于为企业领导决策发挥作用。档案工作应灵活运用, 并充分发挥档案工作价值。在市场经济迅猛发展下, 企业领导决策需要结合每一种信息与资料, 最好汇集企业各种信息1。对于企业决策来讲, 资金、信息、人才都是非常重要的。若是没有做到信息、数字以及资料管理, 就很难在竞争激烈的市场中站稳脚跟。因此, 若是齐全整理企业档案信息资料, 企业在进行某项问题决策过程中, 就能够充分利用档案资料来为科学决策打基础
8、。3. 有利于更好地建设企业文化。对于建设企业文化而言, 企业档案管理发挥着积极作用。档案可以对企业文化与企业发展历程进行详细的、真实的、有效的记录, 也梳理和归纳了企业文化。企业档案管理在记录企业文化过程中, 并不是一种简单形式的记录, 而是在分类以及分析下, 使企业领导对企业文化建设中的问题正视起来, 便于提高企业整体实力。二、大数据形势下, 企业档案信息资源体现的几点特征近些年来, 在信息技术迅猛发展下, 大数据受到了人们普遍重视, 国有企业在助推我国经济发展方面, 发挥着无可取代的作用, 当然也无法避免地进入到大数据浪潮之中。体量浩大、众多模态、价值巨大等是大数据的时代特征, 也正是因
9、为这些特征, 使目前企业档案管理具备如下几点特征。1. 数据迅猛增多, 档案信息分析运作水平要求提高。当前, 我国规模大、效益好的国有企业档案数据量也在逐渐升级中。大量的信息数据, 导致档案管理不得不花费更多的时间与精力来分析, 并且也对企业档案管理人员的工作能力与工作素养有着更高的要求。2. 数据类型多元化, 增大了档案信息管理难度。在大数据时代到来之前, 国有企业数据多数都是定型化的数据。在大数据背景下, 档案类型呈现出多元化特点, 很多非结构化数据在企业发展中占据重要位置。据相关不完全统计结果表明, 当前我国国有企业非结构化数据复合年增长率已经达到了 92%, 其驱动力就是来源于这些信息
10、技术的新生客户端中, 如微信、QQ、微博等2。3. 数据及时性强, 档案处理捕捉能力有着新的要求。在这个兼容性高、开放性强的大数据时代下, 企业档案管理部门应在超容量级的档案数据中及时、有效地找到所需数据, 档案管理者也需要在最短时间内找到对企业发展有利的信息并应用在决策上, 这样才能充分发挥档案信息的作用和价值。4. 数据自身有着巨大价值, 档案价值体现稀疏性。在大数据时代背景下, 数据价值密度与数据总量二者关系不大。所含有的各种信息数据, 需要专业的、水平高的档案人员多次分析和研究信息, 并创造出有价值的信息, 实现企业档案数据信息的高质量。但在数据信息群日益壮大下, 也就逐渐增加了企业档
11、案价值稀疏性, 也必然增强了分析错误数据的风险。三、企业开发和利用档案信息资源具体方法档案作为一项最为真实的企业发展历史记录, 对于企业而言, 它是一项宝贵的财富, 在企业经营管理、生产等各个方面都发挥着积极作用。档案管理工作主要目的就是能够最大程度上对档案信息资源开发和利用。所以, 做好开发和利用企业档案信息资源, 就能够在挖掘企业潜在价值下更进一步提高企业经济效益。1. 提高有关人员档案意识。在开发和利用档案信息资源中, 收集工作是一项很重要的工作, 收集工作水平的高低将关系到开发和利用档案信息资源水平的高低。加强档案意识是提高收集档案质量的一项有力措施。企业档案管理部门应在对档案法了解熟
12、知的前提下, 将具体实施方法利用各大媒介广泛宣传, 并进行利用档案实例的宣传, 以生动的档案案例、更强的档案说服力, 使广大员工有着更加深刻的印象, 让他们深入意识到档案管理对于企业发展的重要性, 进一步强化企业所有员工的档案意识3。确保档案管理人员可以深刻意识到, 档案管理工作虽然对专业性要求很高, 但是做好这项工作对于企业发展、员工发展意义都是巨大的。所以, 企业档案部门应加强所有员工对于档案管理的认识, 从根本上确保归档档案文件材料的质量, 提高档案管理意识, 切实做好收集档案工作, 为更好地开发和利用企业档案信息资源奠定坚实的物质基础。2. 提高档案管理工作者的素质素养。档案管理人员应
13、在海量的信息中扮演好信息中介这一角色, 并主动承担起传播信息的工作。我们知道, 在信息技术发展下, 对档案管理工作人员素质素养有着新的要求, 要求他们与时俱进、敢于创新。在不断更新的现代社会技术下, 档案管理人员传统工作理念与工作方式已很难满足现代社会实际发展需求。信息社会时代背景下, 企业需要知识水平高、综合素养高的信息管理工作人员, 其工作人员素质素养影响着开发和利用档案信息整体水平。作为新时代的档案管理工作人员, 应努力提高自身素质素养, 一是应有强烈的责任心, 还要有积极创新、敢于拼搏的精神。二是还应紧随时代发展脚步, 对各项新的信息技术与业务知识有效予以掌握, 并熟悉和精通管理档案方
14、法。当前档案事业面对着很多挑战, 这些都需要档案管理人员积极正视问题, 并妥善处理问题, 并将档案管理与实际工作有效融合起来, 积极进入到企业生产经营管理各项活动过程中, 更好地为企业发展服务。三是企业应注重培养档案管理工作人员, 为广大档案管理工作人员营造良好的学习气氛, 安排他们积极参与到各项知识技能培训中, 努力成为一名档案管理复合型人才, 为更好地开发和利用档案信息资源提供源源不断的人才力量。四、大数据形势下, 探究企业档案信息资源收集管理创新思路1. 档案管理理念与管理方式的转变。首先, 企业档案管理范畴发生了转变。由之前单一的结构化数据转变成为复合的数据结构。其次, 企业档案管理意
15、义的转变。之前企业档案工作更多注重保存功能、记录功能, 通常局限为体现单一价值作用。而在大数据时代下, 企业档案意义的数据在很多领域中都积极发挥着作用, 如政务领域、舆情领域、医疗领域。企业档案服务方式也已经从原先被动服务转变成为主动服务, 主动在筛选和甄别信息前提下, 寻找出最有价值、最有意义的数据信息。2. 企业收集管理档案流程更加规范化与具体化。在大数据背景共通共有信息下, 加大了信息的不安全性。因此, 企业高层已经非常重视档案信息的安全性, 对收集管理企业档案实施标准化流程式的管理和控制, 尤其是强化培训了每个环节有关人员的安全管理意识。很多企业都已经在企业档案管理系统引入了 ISO
16、认证标准, 更加明确了标准流程, 更加严格把控了各项环节。3. 已经初步构建了企业档案信息系统技术架构。以前的企业档案管理包括三种模式, 即集中管理档案模式、分散管理档案模式、信息一体化管理模式。在大数据时代下, 简单形式的一体化不能达到企业对于档案管理的多元需求。在这种新型数据技术应用下, 一体化信息处理转变成为一站化方式, 也就是在云计算技术应用下, 重新设计企业中的档案信息, 动态增加了存储与计算资源, 以二维码的方式来存储档案数据信息, 并在统一量化和分析各种数据前提下, 结合结论分析出潜在规律, 推算会出现的情况, 并及时将最后有价值、有意义的数据传输给决策层, 便于企业决策4。五、大数据形势下, 展望企业档案数据信息管理工作前景1. 构建企业档案信息管理大数据平台。平台建设需要当前的基础设备, 但与云平台基础建设有所不同, 建设大数据平台还要引入各种相应软件, 实现在云框架下分析和应用各种大数据。从各方面上而言, 建设企业档案大数据并不是一项简单的工作, 我国在进行这项工作过程中还有很多不足, 其建设水平
