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1、浅析电子文件的双轨制归档管理 孟文娟 哈尔滨医科大学附属第一医院 摘 要： 随着科技的发展与进步, 电子存档逐步走进办公室的应用中, 以其操作便捷、易于存档、转换速度快等优势, 迅速成为工作办公的主要方式。同时, 纸质版存档在工作中的作用不可忽视, 为了将电子与纸质文件存档的优势相结合, 应该不断加强双轨制归档的管理, 提升文档的转化效率, 将纸质版文档的可保留原始数据的优点, 升级保留, 并与电子版的便捷相融合, 使得文件双向发展, 并促进电子文件的快速发展。关键词： 电子文件; 双轨制归档; 管理; 随着电子文件的出现, 使得文件存档工作的效率得以快速提升, 但在从纸质版文件到电子版文件的
2、转化过程中, 存在着归档设备落后、归档管理人员素质低等现象, 让电子文件的发展处在瓶颈阶段。应该正确认识双轨制管理的意义与作用, 及时通过管理方法、措施等的改革与创新, 不断完善双轨制归档的管理模式, 完成现代化转变。1 电子文件的双轨制归档管理现状1.1 电子文件的双轨制归档设备及制度缺乏电子文件的双轨制归档工作需要大量先进的基础设备辅助完成, 而目前, 普遍缺乏资金投入, 基础设施不完善, 没有良好设备来满足归档技术的操作, 无法实现纸质版与电子版文件相辅相成、共同发展的目标。科技的发展使电子文件归档工作越来越复杂, 在归档管理中缺乏相应的规定去制约, 使得归档方式不统一, 出现不兼容、其
3、他入口不可打开等现象, 让电子文件的发送、编辑等基本操作受到限制, 降低了归档工作的效率, 也不利于部门之间的交流与文件的传送。缺乏完善的双轨制归档管理, 没有健全的管理条例要求, 让归档工作过于自由, 缺乏规范化与科学化。1.2 纸质馆藏档案的管理工作不彻底部分办公企业在馆藏档案工作上不到位, 管理不彻底, 使得久经搁置、反复使用的纸质文件出现破损、丢失等问题, 让原始数据资料残缺, 且无法修复, 造成信息流失;没有及时进行文件版本的转化, 缺乏原始数据的备份与保护措施, 导致出现失误;还有馆藏档案时, 没有定期进行查检文件的完整性, 也没有根据文件的类型、时间等属性科学、有效的归类, 出现
4、文件混杂、重叠放置情况, 不利于纸质版文件的查找。这样缺乏规范化的管理工作, 让纸质版文件在保存时难度大, 同样不符合双轨制归档管理的宗旨。1.3 双轨制归档管理人员综合素质相对低管理人员综合素质水平的高低决定了电子文件双轨制归档工作质量的好坏, 而目前, 管理人员的综合素质水平普遍较低, 没有系统性的管理理论知识, 缺乏对电子文件归档工作的认识与经验, 不能将纸质版文件与电子版文件有机的结合, 使得双轨制归档管理工作难以有效的进行。并且, 管理人员缺乏创新意识与融会贯通能力, 不能根据双轨制归档的主旨, 进行深刻的剖析与实践;不积极进取, 存在消极的态度, 不主动学习先进的管理理论知识以及最
5、新出现的电子文件相关的归档方式, 使得电子文件的归档技术相对落后, 电子文件的归档工作效率低下, 不能满足日益增长的文件数据处理需求, 阻碍了电子文件的双轨制归档的发展与进步。2 电子文件的双轨制归档管理的发展2.1 加强双轨制归档基础设施建设与制度的完善为应对归档设备落后这一问题, 应该不断加大资金的投入, 结合市场中设备的种类, 科学比对, 购进先进的、性价比高的归档设备;健全双轨制归档的管理制度, 明确双轨制的内容、涉及的方面与部门, 严格要求归档格式与类型, 使得电子文件的归档更具有便捷操作的功能。加快双轨制归档技术的更新速度, 及时通过网络、企业之间的沟通交流等方式, 掌握先进的归档
6、技术, 为归档工作注入新动力。并鼓励自主创新, 在新兴的归档技术上, 结合企业自身的归档情况, 进行创新实践, 并建立起具有企业自身文化特色的双轨制归档方法, 让企业的效率不断提升。通过一系列精细化的管理, 逐步完备归档制度。2.2 不断落实纸质馆藏档案的管理工作在纸质文件馆藏时, 要分门别类, 有序的安放文件, 并进行编号系统的制备, 可以通过文件检索装置, 快速查询到纸质版文件的位置、实用信息等, 加快了数据利用的效率;定期进行纸质版文件的检查与保护, 清点文件的数目与类型, 保证文件总体的安全性, 应该做好电子文件的备份工作, 并要及时就破损文件展开修复工作, 让数据信息始终保持完整性;
7、建立纸质版文件查询限制制度, 对查询人员进行审核, 防止出现不法分子恶意损坏、盗取重要文件信息的事故, 加强了文件的安全性、保密性。2.3 加强双轨制管理人员的素质培养力度公司或企业应该不断加强优秀管理型人才的招聘, 加强面试质量与手段, 促进公司更好发展。并且, 要提升管理人员的综合素质水平, 定期开展电子文件的双轨制归档管理的培训与讲座, 提升管理人员的理论知识水平, 有利于其建立完善的管理理论知识体系;开展岗前实习活动, 增加双轨制归档的管理经验, 促进了管理人员的实践操作能力, 为以后的双轨制归档工作打下良好的基础。作为归档管理人员本身, 应该树立正确的职业价值观, 积极进步, 思维创
8、新, 主动参加培训活动, 不断学习并掌握各种电子文件的相关设置与操作, 且能够有效的处理纸质版文件与电子版文件的备份、保留工作, 实现双向的管理模式。3 结语针对当前电子文件双轨制存在的问题, 应该不断加强管理人才的培养, 提升管理人员的综合素质水平, 并要不断落实基础设施建设, 建立完善的设备管理体系, 为双轨制归档提供强有力的支持, 并要做好馆藏管理工作, 不断促进电子文件的双轨制归档管理的发展。参考文献1朱红娟.浅谈档案的纸质文件与电子文件的双轨制管理J.商业经济, 2012 (13) . 2孙爱华, 杨晶.电子文件归档管理的问题及对策J.商业经济, 2006 (05) :117118.
