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1、 声像档案归档作业指导书（范本） I目 次前言.II1 范围.12 规范性引用文件.13 术语和定义.14 职责.15 工作程序.26 记录.7附录 A （规范性附录） 声像档案归档流程图 8附录 B (规范性附录) 声像档案移交清册9附录 C （规范性附录） 声像档案统计表.10II前 言本指导书（范本）是为规范安徽省电力公司声像档案归档管理工作而制定的。本指导书（范本）依据归档文件整理规则的规定编写的。本指导书（范本）由安徽省电力公司总经理工作部负责起草。本指导书（范本）主要起草人：张 玲审 核：程东生批 准：胡 峰本指导书由安徽省电力公司总经理工作部归口并负责解释。 1声像档案归档作业指
2、导书（范本）1范围本指导书规定了安徽省电力公司声像档案归档工作的内容与方法；本指导书适用于安徽省电力公司本部及所属单位声像档案归档工作。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T 118212002 照片档案管理规范DA/T 151995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语皖档发199116号
3、 安徽省声像档案管理暂行办法3术语和定义3.1 音像档案记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。3.2 照片档案国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。3.3 载体可将信息记录于其上或其中的物质材料。3.4 分类目录依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。3.5 著录对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。3.6 芯页用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸制载体，是照片册、底片册的组成单元。4 职责 4.1 总经理工作部分管主任24.1.1 负责检查
4、和考核声像档案归档管理工作。4.2 声像档案管理员4.2.1 负责本单位声像档案的接收、保管、利用和统计工作。4.2.2 负责编制声像档案检索工具。 4.2.3 负责声像档案归档业务指导工作。4.3 兼职档案员4.3.1 思文部（新闻中心）兼职档案员负责声像档案资料的收集、整理和归档移交工作，并对其准确性、完整性和归档质量负责。4.3.2 各部门兼职档案员负责本部门声像档案资料的积累、整理和移交工作，并对其完整性、准确性负责。5 工作程序5.1 作业流程图声像档案归档作业流程图（见附录 A）5.2 过程描述5.2.1 建立归档制度5.2.1.1 归档原则5.2.1.1.1 声像档案是企业档案的
5、重要组成部分，是本单位在从事管理、生产、经营、基建等活动中形成的，具有查考价值的照片、录音带、录像带、光盘（电子文件存储载体）等声像材料。5.2.1.1.2 应以有利于保持声像档案的有机联系，便于管理和利用为原则。5.2.1.1.3 凡需归档的声像档案应图像清晰，音质良好。5.2.1.1.4 声像档案的移交和征集应符合有关标准的要求。对属于归档范围的声像资料，由摄录人员或承办部门整理后，在次年一季度向档案部门或档案工作人员移交归档，任何个人不得据为己有。5.2.1.2 归档要求5.2.1.2.1 对反映同一内容的若干张照片应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、画面完整、未加修饰剪裁等特
6、点。5.2.1.2.2 归档的底片、照片、说明应齐全；底片与照片影像应一致；底片号登录顺序应与照片号登 3录顺序保持一致。5.2.1.2.3 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。翻拍的底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样；对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。5.2.1.2.4 数码照片归档要求数码照片、纸制照片、文字说明三者齐全，并做到内容相符。直接将条目和信息录入档案数据库后刻录成光盘移交，数量较少时也可通过网络、U 盘等各种载体移交。5.2.1.2.5 归档的录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级和放映时间；录音带则需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务
7、、录制日期和密级等。5.2.2 资料收集5.2.2.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像资料。5.2.2.2 上级领导和著名人物参加本企业重大活动的声像资料。5.2.2.3 本单位组织或参加的重要活动的声像资料。5.2.2.4 本单位举行的重要会议和重大纪念活动、文体活动的声像资料。5.2.2.5 本单位主要领导人在其重大活动中的声像资料。5.2.2.6 记录本单位重大事件、重大事故的声像资料。5.2.2.7 记录本单位重大工程的基地原貌、建设过程以及竣工验收的声像资料。5.2.2.8 反映历届公司领导、省级以上先模人物的声像资料。5.2.2.9 其他具有保存价值的声像资料。5.2.
8、3 归档整理5.2.3.1 分类5.2.3.1.1 执行档案分类指导书5.2.3.1.2 照片档案按照年度、问题进行分类。采用年度分类号 载体代码案卷号分类法。5.2.3.1.3 录音带、录像带、光盘应分别进行整理。按照载体、年度分类。采用年度盒号（案卷号） 载体代码分类法。5.2.3.1.4 载体代码标识a) 照片以“Z” 标识。4b) 录音带以“Y” 标识。c) 录像带以“X” 标识。d) 光盘以“G” 标识。5.2.3.1.5 分类（问题）代码a) 会议类（含党群、行政及专业会议等），用“1”标识。b) 企业管理类（企业创一流、双文明达标、单项达标等）：用“2”标识。c) 安全生产管理类
9、：用“3”标识。d) 营销管理类：用“4”标识。e) 工程管理类：用“5”标识。f) 农电管理类：用“6”标识。g) 科技类：用“7”标识。h) 视察、外事接待类：用“8”标识。i) 文体活动类：用“9”标识。j) 荣誉类:用“10”标识。k) 其他类：用“11”标识。5.2.3.1.6 按照 09 大类基本范围对应划定保管期限；外购录像资料不需划定保管期限。5.2.3.2. 排列5.2.3.2.1 照片档案分年度，按照问题时间顺序进行排列。5.2.3.2.2 录音带、录像带、光盘分载体，按年度盒号进行排列；各载体盒（盘）号以形成时间的先后顺序编制。5.2.3.3 编号5.2.3.3.1 照片
10、分类（案卷）编号：由年度分类号 + 代码序号（案卷号）组成。5.2.3.3.2 照片（文件）编号：由分类号 + 照片代字照片张号组成（照片张号为某个年度内同分类号下面的小流水号） 。5.2.3.3.3 录音带、录像带、光盘分载体，由年度案卷号 + 代码组成内容序号（指一盒或一盘内包含多个内容的排序）组成。5.2.3.4 编制说明5.2.3.4.1 照片档案由底片、照片和文字说明三部分组成。说明包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。说明应采用横写格式，分段书写。a) 题名：应简明概
11、括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。b) 照片号、底片号；按照编号填写；参见号：指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。 5c) 时间：指照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日，如2005年2月28日，写作“20050228”。d) 摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。e) 文字说明：应综合应用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息，或仅对题名未及内容作出补充，其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。5.2.3.4.2 一组
12、（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明，采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。5.2.3.5 入册（盒）5.2.3.5.1 应按照分类（问题） 、排列顺序即照（底）片号顺序将照片固定在芯页上，组成照（底）片册。5.2.3.5.2 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋中或盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过 5cm。以竖直放置为宜。5.2.3.5.3
13、对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。5.2.3.5.4 册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间，放在册内最后位置。本册情况说明：填写册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。对立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。5.2.3.5.5 照（底）片册的封面应印制照（底）片册字样。5.2.3.5.6 底片放入底片袋中保管，一张一袋，并在底片袋的右上方标明底片号。5.2.3.5.7 录音带、录像带、光盘应装在特制的塑料或金属盒内或套内，在盒套外面贴上标签，写明标题（
14、或主要内容） 、录制人（或单位） 、录制日期、数量、编号、档号、密级等，并将相关文字材料附入其中。5.2.3.5.8 照（底）片的册脊项目包括年度、分类（问题） 、册号、起止张号。5.2.3.5.9 录音带、录像带、光盘标签由代码、年度、编号、题名组成。5.2.3.6 编目5.2.3.6.1 照片档案目录分为分类目录（案卷级目录） 、基本目录（文件级目录）和册内目录。6a) 分类目录是以内容相同的一组照片作为一条目录。著录内容包括：案卷序号、档号、题名、时间、组内张数、册号、备注等。著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。照片号、底片号均应著录起止号；时间应著录起止时间。b) 基本目录是以一张照片为单位，著录项目为：照片号、题名、拍摄时间、摄影者（责任者）、备注等，如有数码照片将添加“电子文件名”。c) 册内目录著录项目同基本目录，是本册所装照片的检索目录，位于册内最前面。5.2.3.6.2 录音带
