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1、数字化背景下声像档案管理探究 吴虹 吴映萱 中国核动力研究设计院 四川农业大学 传统管理模式给声像档案管理带来了很大的重复性, 增加了管理成本。数字技术的应用, 为声像档案管理迎来了新的发展机遇。一、传统声像档案管理工作中存在的问题1. 管理环节较多。声像档案的载体材质差异较大, 既有照片, 也有影片、磁带等, 这些不同载体的声像档案需要不同的管理环境作为支撑, 由于不同载体的声像档案对管理要求差异较大, 依靠单一的部门难以独立地完成全部工作, 需要消耗不同技术人员的时间和精力, 才能确保声像档案的管理工作。声像档案电子文件多以文件夹包含文件夹的形式存储, 保存分散, 环节较多, 复杂的存储路
2、径, 制约了传统技术条件下声像档案管理工作效率和质量。2. 投入的成本较大。传统的声像档案除了必备的管理软件和库房等硬件设备外, 还需要配置专门的存储地点库房, 购买相应的保管设备, 例如, 声像档案对恒湿、恒温、防磁等保存条件要求较高, 否则会导致照片发黄、胶片褪色、底片粘连等等。传统技术条件下, 为了保护好声像档案, 人力物力的投入较大。3. 不利于体系构建。声像档案类型多、管理要求差异大, 成熟的声像档案管理体系包括收集、鉴别、整理、保管、传递、统计、查阅等业务功能体系的构建。这些业务功能体系又是由声像档案的业务管理、信息管理、系统维护以及管理工具等模块组成。传统的声像档案管理模式过于依
3、赖人工操作, 容易出现归档不完整、管理体系不完善等, 影响了声像档案管理体系的建立。二、数字化给声像档案管理工作带来新机遇1. 声像数据读入的批量化。根据国家档案局颁布的档案管理软件功能要求暂行规定, 使得视频数据的采集拥有了 AV1、MPEG 格式, 音频数据的采集采用了 WAV、MP3 格式, 而照片的扫描则实现了 JPEG、TIFF 等通用格式, 这些统一格式的要求, 为各种声像档案的信息采集、存储、加工和传输有了统一标准, 实现了数字化归档。这样, 在读取声像数据文件时, 只要按照生成的数据制作日期和格式, 便能够快捷地实现查询和调阅。2. 声像数据编辑的批量化。声像档案数字化后, 大
4、部分的声像数据的字段值是一致的, 因此, 在对声像档案的数据信息进行读取、编辑等过程中可以选择其中一组具有典型的记录, 并将其中数据记录中相同字段作为编辑主体并赋值, 极大地提升了声像档案的批量化编辑和管理。3. 声像记录与数据文件间的一对多功能分析。数字技术应用于声像档案管理系统中, 其显著的特点是实现了声像记录与数据文件之间的一对多功能分析。即声像档案管理系统中, 一组声像数据记录能够与不同特性或用途的数据文件相对应。例如, 一组视频数据能够与高码率数据文件 (支持视频数据存档) 或低码率数据文件 (支持视频数据预览) 相对应, 用户根据不同需求实现快速利用, 提升声像档案的利用效率。三、
5、数字化背景下几种声像档案管理创新1. 照片档案数字化管理。对已经归档的照片档案, 根据其数量多少进行相应的处理。例如, 数量较多的照片档案, 应先采用扫描仪分批对其进行扫描, 并做好照片拍摄时间、人物、地点等标注。鉴于已经归档的照片档案具有原始凭证等特点, 数字化后形成的数码照片不宜进行处理, 应保持原貌。对于因保管不善或者保存不当而损坏的老照片, 则可以使用 PS 图形处理软件作相应的修复, 以实现最优效果。采用数码相机等拍摄的照片档案, 则可以直接利用数据线传输至电脑或者硬盘中以电子文档的形式进行保存, 并标注拍摄的时间、地点、事件等主要信息。2. 磁带、录像带、光盘等声像档案的数字化管理
6、。对已经归档的磁带、录像带、光盘等声像资料, 通过计算机技术进行数字模式转化, 并存储到硬盘中。在接收此类声像档案时, 可以为每份文件编制唯一文件号或分类号、档案号等。这样, 在归档时就可以对电子档案进行主题词标引、著录, 还可以编制全面的检索工具, 便于后期检索查询。3. 建立在线数据库, 做好数据安全保障工作。数字化技术应用于声像档案中, 发挥传统声像档案价值, 实现大数据时代档案共享目的, 离不开建立完善的在线数据库。根据声像档案中图片、音频、视频的不同类型, 合理分类, 做好声像档案的分类和整理, 建立在线档案数据库, 减少实物对存储空间的占用。要充分利用数字化技术做好声像档案的保管、利用和安全保障, 根据利用率的高低将声像档案数字信息分别存储在在线磁盘阵列, 近线数据流磁带库和离线数据流磁带库中, 解决外界查询利用, 也解决了数据库存储有限问题。还要做好数字化声像档案在迁移、硬盘存储和技术消亡方面的风险规避, 保障数字化声像档案得以长期安全保存。
