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1、浅谈国有企业的合同管理 刘纯刚 大庆油田有限责任公司勘探开发研究院 摘 要： “信则立, 无信则废。”信用既是企业的生存之道也是企业文化的内涵, 企业的信用大多数是通过合同这种书面形式来体现, 合同管理是一个全面的、综合性的的管理领域, 遍布于企业的各个方面。文中从建立机制、执行合同评审、责任制度几方面对国有企业的合同管理进行了简单的分析。关键词： 合同管理; 机制; 评审; 责任; 合同管理可以说是企业管理的生命线, 是保障交易安全的基石。国有企业的在国民经济中的特殊地位更要求其应具有较为成熟可控的合同管理模式。一、要建立合同管理运行机制国有企业的合同管理应当施行有领导主管, 有机构统管,
2、有人员专管, 有制度保障的二级合同管理运行机制。1. 人员落实首先是领导到位。按照责任明确的原则, 应当设立一名分管生产经营的副总经理为合同管理负责人, 机关职能部门有专门抓合同管理的人员, 下属分公司、子公司等单位应当成立由经理或主管副经理亲自任组长、有关职能部门负责人和合同管理机构负责人参加的合同管理小组形成集体研究、民主决策的工作制度。其次是合同管理机构要配备合格的合同管理员, 实行持证上岗要求。2. 机构落实按合理分工、相互制约、便于协调的原则建立具有纵向管理层级关系的合同管理体系。公司作为一级管理机构, 除分管生产经营的副总经理作为合同管理负责人外, 机关企业管理部等职能部门组成的合
3、同管理机构, 对合同管理工作进行监督、检查、考核、奖惩, 以有效地约束公司下属单位的合同行为, 保证合同管理按规范运行。3. 制度落实市场经济从某种意义上讲是法治经济。在企业内部搞好制度建设是国有企业管理的基石。国有企业应当根据自身业务和工作特点制定相应的规章制度, 规范合同评审、合同责任、合同检查、合同考核、合同培训等管理行为和管理程序。合同签约人是把好合同质量关的关键。对合同签约人应进行有效的控制和约束防止签约范围太宽太广, 并便于集中管理, 对不具备法人资格的单位、部门对外签订合同实行法人授权委托制度。二、执行合同评审制度要严格规范合同评审, 就是每一份合同必须经过由相关部门组成的合同评
4、审机构按一定的程序进行审查、评定后才能正式签约。我们对合同评审制定了一套比较科学、严格、规范的运作程序。合同管理机构会同相关职能部门对合同的主要内容进行审查。合同评审的工作程序中首先明确的是合同评审的内容包括合同对方的主体资格、履约能力、合同合法性、经济可行性、条款完整性。其次是明确各职能部门的分工责任如合同管理机构负责审查合同的合法性、完整性、严密性财务部门负责审查合同的结算、付款方式、保险条款等工程技术部门负责审查涉及工程、技术方面的条款。重大合同应当成立有技术、经济、财务和法律人员参加的合同项目组。且合同必须报公司级合同管理部门审查。其程序是合同起草 (合同承办人员) 合法性审查 (合同
5、管理机构) 财务审查 (财务部门) 技术性审查 (专业技术部门) 把关审查 (合同管理部门) 。应当将合同对方的资信审查, 特别是对初次接触的单位的资质情况、资金实力、与主要客户的交往情况、营业趋势、资产负债、经营损益、银行的信用评价、历史背景、业务范围、业绩及未来发展等等作为合同审查的前置程序。审查业务人员采取各种措施, 将资信审查的结果写成书面材料交合同小组决策。对其中的具体问题进行宣讲和指导安排公司法律人员结合公司发生的实际案例进行分析。做到有的放矢有目的的进行培训。国有企业应当尽量做到每年定期对直接操作合同人员至少培训一次。合同培训中应当始终坚持这样一个原则, 注重实效, 不搞形式主义
6、。为了达到培训效果, 可以将培训与任职上岗资格挂钩对合同管理员实行考核上岗的任职资格制度, 不能取得培训合格证将不能在本岗位继续工作。这样能够在很大程度上改善合同管理人员法律意识淡薄、业务能力不能达到合同操作的实际需要、责任心不强等情况。通过培训各级合同管理人员不但加深了对法律法规的理解能依法经营而且运用法律武器保护企业合法权益的意识大大增强。三、执行合同责任制要一丝不苟制度制定, 重在执行。国有企业在合同管理方面应实行严格的责任制度。在签订或履行合同的过程中由于管理工作失误、失职、违反合同管理规定等主观责任原因, 而给公司造成经济损失或恶劣影响的要视情节轻重追究其经济责任和给予适当的经济处罚
7、。另外, 在合同管理的考评方面公司对所属单位的合同管理工作应当实行年度检查考评制度。每年度结束, 公司应组织以合同管理部门牵头, 各有关部门参加的检查小组对所属各单位的合同管理工作进行年度检查, 检查以公司合同管理规章制度和专业管理要求为依据, 重点是对 9 项指标进行检查, 包括合同管理“三落实”情况、印章管理、合同文本、合同审查、履约、合同报表、合同档案管理、年终总结、合同管理员的素质等等。设立相应的排名及奖惩, 以调动合同管理人员的积极性。四、结束语随着社会主义市场经济体制的日益完善, 合同在经济发展中的作用也日益明显。因此, 每一个企业都应当重视合同管理, 这不仅是企业自身发展的需要, 也是规范市场行为, 保障国家经济有序发展的要求。
