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1、浅析差旅费审核中关键点的识别 缪革兵 福建省交通规划设计院 摘 要： 差旅费管理办法的多次修订, 适应了经济的发展, 从根本上减少差旅费的浪费, 同时遏制差旅费上的腐败。财务人员从关键点的准确识别, 可以达到差旅费的审核效率大幅度提高, 同时对加强政策引导, 加大监督力度有着重要的指导意义。关键词： 差旅费; 管理办法; 关键点; 差旅费是指职工因公出差期间而发生的住宿费、交通费、伙食费和公杂费等各项费用, 是一项频繁发生的常规支出。从 90 年代至今, 财政部根据经济发展水平、市场价格和消费水平变动情况, 分别于 1992 年 5 月、1996 年 1 月、2006年 11 月、2013 年
2、 12 月、2016 年 1 月, 5 次适时调整并发布了差旅费管理办法, 从实际出发, 从根本入手, 不但利于规范财务管理, 更有效遏止了因标准过低而出现的各种管理乱象的行为。各单位为加强和规范差旅费的管理, 贯彻厉行节约反对浪费条例, 依规建立了适合实际工作需要的本地区、本单位差旅费管理办法, 规范了差旅费报销标准和报销流程。但在实际工作中, 尤其是日常差旅费支付过程中, 会计人员仍然要用大量的时间审核该业务的真实性、合规性、合法性, 使会计人员在工作中经常处于较为尴尬的局面。党的十八大以来, 违反中央八项规定精神的案例仍时有发生, 有少数出差人员存在借道旅游、公款报销的情况;而有些单位惯
3、性地将单位负责人的权力凌驾于制度之上, 对于超标准的差旅费往往经单位负责人“特批”后便按票据金额全额报销, 单位制订的制度形同虚设此类违规行为不但给单位造成损失, 个人也将受到处分。种种现象的出现, 让我们认识到严格差旅费审核正是差旅费管理中的重中之重, 而如何快速识别审核要点, 切实把握好差旅费报销的支出关?笔者认为可以从以下几方面考虑, 希望为单位差旅费报销制度的完善及财务人员的工作提供一些有益的帮助。1 出差审批单是否“先审批, 后执行”实行事前控制, “出差审批单”不可少。它既是对出差人的约束, 也是会计人员审核的好帮手。管理办法明确规定:出差审批单必须经有审批权限人员批准;出差主要任
4、务明确;往返乘坐交通工具、出差地点、时间明晰;如遇会议、培训需附有关文件通知。在实际的违规案例中, 曾发现有少数职工利用出差的机会顺便在当地游览, 而为了达到私费公报的目的, 出差人通过虚增出差天数等方式变向报销相关费用。为了避免此类事件的发生, 对于会计人员来说, 审核的关键点:核对出差取得票据发生的时间、内容与出差审批单的审批事项是否一致。特别是出发地、中转地、到达地、搭乘交通工具、住宿饭店名称、出差的天数等关键点, 由此可以发现是否不按规定行程线路而绕路游玩, 可以较准确的判断出差事项的真实性。在实际工作中, 若出现出差票据无法连接, 行程无法闭合, 任务变化、改变行程、增加时间等现象,
5、 会计人员审核时可要求审批单进行补充审批, 同时补充实际情况的说明, 进一步明确加以判断。2 交通工具是否“控制等级乘坐”管理办法规定:出差人员应当按规定内容等级乘坐交通工具, 分三个级别, 四类交通工具;未按规定等级乘坐交通工具的, 超支部分由个人自理;省级及相当职务人员出差, 因工作需要, 随行一人可乘坐同等级交通工具。审核的关键点:出差人员是否按照规定的等级乘坐相应交通工具, 同时遵循“就低不就高”原则。在实际工作中, 财务人员在审核时要对照标准, 若遇出差人员乘坐标准为飞机经济舱、高铁二等座、轮船二等舱, 因各种原因购票为头等舱、高铁一等座、轮船一等舱, 则报销时超支部分费用由个人自理
6、;乘坐飞机的, 民航发展基金、燃油附加费及一份交通意外保险 (单位已统一购买, 不再重复购买) 是可以报销的, 经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费可以报销。3 住宿是否“安全、经济、便捷”管理办法规定:各省财政厅分地区制定了省内出差住宿费限额标准;财政部发布省外出差住宿费限额标准;部分季节变化明显的城市, 在旺季住宿费限额标准可以适当上浮一定比例, 如有些省份暂定六城市, 大连、哈尔滨、青岛、海口、拉萨、西宁。审核的关键点:主要在关注报销人员的实际报销金额是否超标, 是否存在“铺张浪费”现象。例如针对开具 1.5 天住宿票据, 判断是否采取放大天数的方法;住高星级酒店而实际房费金额明显偏
7、低, 则判断是否存在只开具可报销住宿费标准的部分, 剩余部分转嫁有关单位等等。同时可在相关规定的基础上, 考虑细化单位规范的住宿标准, 以满足正常出差需要及报销审核的便利。4 伙食补助费、市内交通费是否“合规交纳”管理办法规定:伙食补助费、市内交通费是指因公出差期间给予工作人员的伙食补贴及交通包干费用, 二费用均按出差自然 (日历) 天数计算;接待单位统一安排用餐的, 应向接待单位交纳伙食费;接待单位或者其他单位提供交通工具的, 应向接待单位或者其他单位交纳相关费用。由所在单位提供交通工具的, 不再报销市内交通费。审核的关键点:在于关注出差人员是否由本单位提供了交通工具后, 重复报销市内交通费
8、, 以及未向接待单位交纳用餐伙食费等现象。在日常差旅费报销工作中, 出差人员由接待单位安排用餐及用车的, 普遍存在未交纳费用情况。而探究其原因, 是操作层面上有一定的难度, 如交多少、如何交, 交给谁, 取得何种票据等, 明确性及方便性不够, 为具体实施带来了困难。目前有些单位已对此种状况做出了相应的规定, 例如交纳伙食费按早餐 20 元、中餐 40 元、晚餐40 元的标准交纳;对接待单位安排用车的, 按接送各半的标准交纳, 但不超过补贴标准;或者可采取若接待单位统一安排用餐的, 回所在单位后如实申报, 不再重复发放伙食补贴等等, 都很值得借鉴。5 报销附件是否“合法完整”现行的差旅费报销是凭
9、票据报销制度, 管理办法规定:城市间交通费、住宿费, 凭合法的发票在限额内报销;伙食补助费按当天最后到达目的地的标准报销;市内交通费按规定内容标准报销;实际发生住宿而无住宿费发票的, 不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食费和市内交通费, 解释对可以说明未发生住宿费原因的, 如住家或父母家的, 可以报销城市间交通费, 做了补充说明。审核的关键点:主要集中在工作人员出差结束后, 是否提供出差审批单、交通票据、住宿费发票等合法真实票据。在实际报销工作中, 往往会要求住宿发票后附上明细清单。明细清单上可以更清楚地列明, 个人所需承担的费用。例如目前有部分单位规定, 取用酒店小冰箱里的饮料及其他食品,
10、费用由个人承担, 其实施过程就需要通过明细清单。因此, 对关键类别进行细化及说明是差旅费审核中一个很有必要的程序。财务部门和出差人员必须对支出内容的真实性负责, 不能夹报与出差目的地不同的票据, 避免用内容不真实的发票套取现金。6 审批流程是否“按序进行”管理办法规定:每个企业都有自己的差旅费报销审批流程, 一般的流程是差旅费报销单由报支人申请、部门负责人审批, 财会部门审核, 如果符合报销要求且在部门负责人审批范围之内, 则进入付款流程。如果还需更高权限审批人审批, 再由该审批人签批。而实际报销工作中, 时有发现部分报销人员直接把费用报销单递交到最高权限审批人处, 签字后再来找部门负责人及财
11、会部门审核。若财会部门审核认为其中有的单据不符合报销规定内容需要剔除, 那势必会造成返工且容易产生不必要的矛盾。因此按设定的审批流程即“按序进行”变得尤为重要, 这不但是规范性的要求, 还是堵塞财务漏洞, 形成长效机制的前提。除了以上六个审核的关键点, 单位的差旅审批制度是否健全;是否向下级单位、企业或其他单位转嫁差旅费;对违反差旅费管理办法, 是否依法依规追究相关人员责任, 如虚报冒领差旅费、擅自扩大差旅费开支范围和提高开支标准等, 都是进一步加强差旅费管理需要重视的方面。综上所述, 对于差旅费审核中关键点的把握不仅仅在于控制, 更应关注“人性化”管理, 从完善制度入手, 堵疏排漏, 形成长效机制, 真正从根本上减少差旅费的浪费, 同时坚决遏制差旅费上的腐败。在面临新情况、新问题时, 要建立更加符合工作生活实际的差旅费管理办法, 不仅要分地区、分项目、分级别制定切合市场的标准, 还要加强政策引导、经验交流, 强化信息透明、加大监督力度, 如此不但有利于管理制度落到实处, 杜绝差旅费管理中的乱象, 更满足了出差人员工作生活的基本需要, 有利于提高办事效率, 安心工作, 为单位的各项工作做出更大的贡献。
