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1、新时期高职院校档案管理工作分析 莫卫霞 广东阳江职业技术学院 摘 要： 档案管理工作是高职院校的主要基础性工作, 特别是新时期, 国家大力推行高职教育, 高职院校发展迅速, 档案内容增多、规模不断扩大, 工作量也随之增加。然而, 新时期高职院校档案管理工作中存在诸多不足之处, 不利于高职院校的进一步发展。本文就新时期高职院校档案管理工作中存在的问题进行分析研究, 强化档案管理工作, 实现档案管理的规范化、系统化、信息化。关键词： 新时期; 高职院校; 档案管理; 档案管理工作作为推动高校发展主要力量, 也是新时期高职院校改革和发展的关键之所在。在国家政策的推动下, 高职院校的办学规模不断扩大,
2、 在职人员、教学资源、学生数量等都发生翻天覆地的改变, 档案管理工作随之发生重大变化。高职院校的改革是一把双刃剑, 对档案管理工作而言即是机遇又是挑战, 面对挑战, 档案管理部门要采取积极地应对措施, 利用计算机信息技术, 促进高职院校档案管理的信息化进程, 提高高职院校的管理水平。1 职院校档案管理现状1.1 对档案管理重视程度不高大部分高职院校的领导层和档案管理人员对档案管理工作认识还不到位, 认为档案管理就是保存一些没有用的资料文献, 是一件再也简单不过的工作, 谁都可以干, 也有这个部门也无所谓。正是这种错误的认知导致档案管理工作一直处于被忽视的状态, 高职院校也只将教学作为工作的重点
3、, 管理人员的缺乏工作积极性, 责任意识淡化, 造成档案管理部门成为“养老部门”。1.2 缺乏专业化的管理人才高职院校对档案管理工作的要求比较高, 作为学校内部有价值的信息资料, 档案主要包括职工信息、学生信息、职业院校的一些重要合同等, 这些档案资料数目庞大, 有些已经归档好多年, 要将这样庞大的信息管理的井井有条, 这就要求管理人员具备一定的专业能力。管理人员整体素质不高, 很多都不是档案管理以及相关专业出身, 还有部分高职学校甚至没有建立专业化的档案管理部门, 档案室也是设在校长办公室名下, 管理人员常常身兼数职, 或者由快退休的老职工负责, 缺乏一支有专业素质和业务技能的管理队伍。1.
4、3 档案管理制度不健全目前, 我国还有一部分高职院校的档案管理制度还不健全, 没有建立起严格的档案操作流程, 致使学校档案管理工作杂乱无章、管理混乱, 管理人员也对工作比较随意, 经常发生重要文件丢失、机密信息泄露的事故, 给院校造成不可挽回的经济损失, 而且导致他人重要信息泄露, 侵犯个人隐私权, 对社会产生了消极影响。1.4 档案管理方法十分落后随着科学技术的发展, 人类进入了信息化时代, 计算机技术的应用, 不仅方便了人们的日常生活, 而且对各个行业也产生了巨大的影响。信息化技术广泛用于各个领域, 实现了管理的智能化, 而我国有些高职院校档案管理部门还在使用传统的纸质档案资料, 这种档案
5、不仅占地空间大, 而且极易丢失和损坏, 给档案管理工作带来极多的不便之处。此外, 档案管理方法十分落后, 依旧沿用传统的管理方式, 没有对档案进行细化分类, 在查找资料时, 造成了诸多不便, 浪费了大量时间, 工作效率不高。1.5 档案资料的利用率比较低一直以来, 高职院校档案管理工作的重点放在档案资料的保存上, 过分注重收集和保存, 忽视了档案的利用, 使得档案管理工作“重保管、轻利用”。档案资料都是具有价值的资料, 它不仅记载着高职院校的发展历史, 而且包含许多重要信息, 高职院校守着一座资料宝库不加利用, 白白浪费了大量的信息, 致使有些资料放在角落里发霉, 等待被销毁的一天, 难以发挥
6、其真正的作用。2 新时期高职院校档案管理工作改革措施2.1 转变档案管理意识在新时期, 高职院校档案管理的工作内容涵盖到学校建设的各个领域。一方面, 高职院校的领导层要转变原来的观念, 正确认识到档案管理工作的重要作用, 将学校的教育、教学等工作与科研管理工作相互结合, 将档案管理工作融入到高职院校的发展战略;另一方面, 档案管理部门要加大对档案工作的宣传力度, 让学校领导、广大教职工以及学生都了解到档案的重要价值以及档案管理工作的重要性, 带动广大师生参与到档案管理工作中, 一起收集、管理、整理, 保管档案, 改变人们对档案管理的认识。例如, 2017 年 6 月 9 日, 某职业技术学校为
7、了配合“6.9 国际档案日”宣传活动, 提高高职院校档案管理水平和服务质量。在 6 月 9 日举行档案工作专题会议, 由校长、党委书记、档案管理工作负责人等发表了主要讲话。在会议中, 院长明确指出本校档案管理工作中的不足之处以及解决措施, 并且指出档案的重要意义和地位:对历史负责、对法律负责、对组织负责、对民生负责, 一再强调档案管理工作对高职院校发展的重要意义, 加强全校师生对档案管理工作重视, 积极参与和配合档案管理活动。2.2 提高档案管理人员的综合素质2.2.1 聘任具有专业管理技术的人才高职院校要加大资金投入, 选拔具有专业技能的管理人才。首先, 尽量选拔档案管理专业出身的高素质人才
8、, 这些人才在学校经过系统化的学习, 具备相关的专业技术和职业技能, 能够快速的投入到工作当中。其次, 高职院校要加大在档案管理工方面的资金和精力投入, 优化档案管理人员的薪资待遇, 提高员工的福利待遇, 这样可以吸引更多具有专业能力的管理人员就职, 尽可能留住优秀管理人才, 让管理人员为高职院校的发展贡献力量。再次, 选拔档案管理人员的时候, 一定要选拔那些年纪比较轻、思想开放的人才, 以解决当下高职院校档案管理人员人口老龄化的问题, 使人员年龄结构合理化, 做好档案管理人员的人才储备, 促进档案事业的可持续发展5。最后, 学校领导要重视档案管理工作, 为了配备充足的管理人员, 可以从单位中
9、抽调那些业务能力强、热爱档案管理的教员和职工, 为档案管理部门注入生机和活力, 提高管理人员文化水平和工作热情。2.2.2 加强对管理人员的培训教育针对管理人员素质不高这一现状, 提高管理人员的业务素质成为新时期档案管理工作提升的主要途径, 高职院校要定期对在职档案管理人员组织培训。首先, 要对管理人员进行专业能力的教育, 开阔工作人员的视野, 让其了解和掌握最新的管理方法和技术。特别要注意, 要强化管理人员的信息化技术教育, 通过培训让管理人员熟悉运用信息技术, 提高档案管理工作的效率。其次, 加强高职院校院校与其合作院校之间的互动交流, 组织档案管理人员到在这一方面比较优秀的院校进行参观和
10、学习, 通过参观其他院校的档案部门, 取长补短, 在实际工作中进行不断的改革和创新。2.3 完善的档案管理制度档案管理工作顺利的开展, 必须加强档案管理的规范化建设, 不断的完善和健全档案管理制度, 为档案管理工作提供制度保证。一方面, 结合高职院校的实际情况, 制定明确的管理制度, 将管理工作分配到个人, 责任到人, 使档案的接受、收集、整理、保存有理有据, 一旦发生问题, 可以依照规章制度明确责任, 及时解决问题, 确保档案管理工作的正常运转6。另一方面, 学校要根据档案法、普通高校档案管理办法等相关规章制度, 对高职院校的管理制度加以补充和完善, 确保档案管理工作的正常有序地进行。2.4
11、 推动高职院校档案管理信息化建设21 世纪人类进入了信息化时代, 计算机技术为档案管理信息化建设注入了新的活力。一方面, 利用新型的信息技术, 将其应用到档案管理工作当中, 转变以往的管理方法, 实现档案的数字化, 不仅节约空间, 而且缩减了档案管理成本。另一方面, 积极探索电子档案的接受、保管方法, 使档案可以快速查找, 又不易丢失, 做好保密工作, 保护高校职工和学生的个人隐私。2.5 提高档案的利用率管理人员要强化服务意识, 在做好信息保密工作的同时, 加大档案的开放程度, 提高资源的利用率。管理人员要充分了解档案使用者的心理需求, 并深度开发这种需求, 使档案的生成、归档和查询程序简化
12、, 并扩宽档案资料的使用渠道, 使档案资料被广泛使用, 实现其重要价值。3 结语综上所述, 档案管理工作对学校的发展具有重要作用, 随着高职院校的发展与扩大, 档案管理水平也随之提高。因此, 为了促进高职院校的档案管理工作进一步发展, 学校要转变以往的档案管理观念, 聘任具有专业管理技术的人才, 不断完善档案管理制度, 推动高职院校档案管理信息化建设, 同时提高档案的利用率, 全方位改革档案管理理念和方法, 实现高职院校的可持续发展。参考文献1李云霞.浅谈新时期高职院校的图书档案管理及信息化J.新校园 (上旬刊) , 2015 (08) :123. 2史晓红.新时期提高高职院校档案管理人员素质的几点思考J.时代农机, 2017 (01) :203204. 3郝针登.新时期高职院校档案管理工作的思考J.华章, 2014 (12) :346. 4蒋娟.新时期高职院校档案管理的问题与对策研究J.企业导报, 2013 (08) :232. 5姜馨.档案管理在高职院校教学管理工作中的作用及地位J.现代经济信息, 2016 (34) :392393. 6杨金莲.创新高职院校档案管理新思路J.湖南工业职业技术学院学报, 2015, 15 (04) :121122.
