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1、电子时代财会档案管理的特点及优势 康保英 吕梁市人民医院 摘 要： 对医院来说, 财会档案管理是日常财务工作中的重要一环, 它以会计报表以及账簿等形式对医院所有财会相关的经济活动进行记录, 做好财会档案管理对医院财会工作管理有着非常重要的现实意义。进入电子时代后, 医院财会档案管理也受到很大冲击, 很多传统需要人工进行整理的数据与档案都由电子信息化取代, 医院财会档案管理工作在暴露出新的问题的同时又展现出更多的优势。本文主要就当前我国医院财会档案管理的存在的问题与优势进行分析。关键词： 财会档案管理; 电子时代; 特点优势; 随着信息技术的不断发展, 我国也进入电子时代, 对我国各行各业都产生
2、了深远的影响, 医院也不例外。随着我国医疗行业改革的不断开展, 医院卫生服务中很多工作也基于网络开展, 电子时代深刻的改变了我国医院旧有的运行模式, 财会档案管理也不可避免的受到网络的冲击, 顺应时代的发展做出改变, 这使得我国医院财会管理中呈现出新的特点。一、医院财会档案管理信息化发展中存在的问题(一) 部分医院管理层对财会档案管理信息化发展不够重视在很多医院中, 管理者非常重视医院的经济效益的获得, 也很看重财务工作的进行, 却没有充分重视到财会档案管理的重要性, 错误的认为财会档案管理只是简单的资料收集与整理, 是会计日常工作中的小事, 很少关注到这一块。而医院财会管理部门针对档案管理这
3、一块也没有一个系统完整的指导流程, 无法有效确保财会档案管理资料的完整性。从具体负责财会工作的工作人员来看, 他们将更多的注意力放到会计业务层面, 并不重视财会档案管理工作, 无法将财会业务与财会档案管理进行有效的协调合作。(二) 医院财会档案信息保存完整性和档案利用都不高部分医院由于从上到下对财会档案管理的不重视, 造成财会档案保存的资料并不完整, 档案的可靠性存在问题, 可参考性也并不高, 在一定程度上会影响到其他部门对财会档案的利用。加上部分医院并没有针对财会档案管理信息化与管理制定相关的考核机制, 医院财会档案管理工作的工作效率并不高, 同时其他部门也没有充分意识到财会档案的作用, 无
4、法在工作中充分使用, 这使得医院财会档案管理工作失去了存在的意义。(三) 医院财会档案管理人员专业素养不够目前很多医院负责财会档案管理工作的人员普遍存在年龄偏大的问题, 这些老员工虽然在财会工作有着老资历, 但是具体工作的开展依然沿袭着过往的老模式, 对财会档案管理的知识一直没有更新, 新进的员工虽然具备了信息化的相关知识, 但是对具体工作的开展还不熟悉, 工作经验有待积累, 加上医院并不重视财会档案管理工作的开展, 很少组织开展专门的培训工作, 工作人员的专业能力难以得到有效提升, 这些都已经影响到医院财会档案管理工作的有效开展, 无法跟上电子时代的发展步伐。二、电子时代的财会档案管理的优势
5、当今社会, 任何经济活动都离不开信息的交流, 信息处理的有效性和及时性决定了经济活动的成败。财会档案管理工作也应与时俱进, 适应信息时代对信息传递速度的高要求, 采用信息手段处理各项财会数据, 实现财会档案管理的高效化和便捷化, 方便财会档案信息的查询、更新与维护, 更好的适应自动化办公。(一) 为患者提供便利服务医院可以基于财会档案管理系统, 借助互联网建立网络窗口, 将窗口、电话、自助机以及网络四者衔接在一起, 创造更多的挂号途径。目前我国医院普遍存在的挂号过于繁琐、挂号难等问题, 而医院通过档案信息系统又能够将预约信息集中在一起, 借助大数据进行分析, 更加科学合理的进行时间安排, 减少
6、患者不必要的时间, 提高医院服务效率, 为患者提供更加便利的服务。借助医院搭建的局域网, 医院在录入患者信息后保存到财会档案系统, 以此为依据能够为患者提供就诊卡服务, 一卡进行缴费结算, 避免患者在就诊过程中不必要的排队现象, 节省患者时间, 提高医院的服务能力。在条件允许的医院, 还能够与政府或者银行等部门进行合作, 搭建信息共享, 建立一卡通服务模式, 将医院就诊与其他社会服务联网。随着社会支付方式的不断发展, 医院可以与时俱进, 不断进行支付方式的创新, 引进微信、支付宝查询与支付, 方便患者更加快捷的进行结算与查询。(二) 优化医疗资源配置在以往医院财会档案资料的基础上进行大数据分析
7、, 能够分析出不同时间段流行的病种, 挖掘社会需求, 提前做好相关预防措施, 从人力、物力等方面做好支撑。同时还能够根据分析结果来解决医院床位问题, 更好的提升床位利用效率。不同地区、不同级别的医院之间可以借助互联网联网实现信息共享, 患者的就诊记录与检查数据可以进行传阅, 减少患者在不同医院之间进行就诊时的重复检查过程, 节省医疗资源的同时, 为患者减负, 实现资源的优化配置。(三) 强化政府职能政府部门对医院价格制定有着监管作用, 医院财会档案管理借助电子信息技术能够对医院运行中出现的各种数据进行分析, 计算医疗成本基础上, 为政府部门医疗劳务定价提供更科学合理的参考依据。在不同医院财会档
8、案信息共享基础上, 医院主管部门能够更深入的对医院开展监管工作, 同时通过联网能够对医院的票据管理进行加强, 规范医院的票据管理, 更好的对医院的财政资金使用进行监管。三、医院财会档案管理的改进方向(一) 不断健全规章制度, 开展现代化科学管理要想有效开展现代化财务档案管理, 有必要建立相关的规章制度体系, 用制度来指导管理工作的开展, 杜绝管理开展的随意性, 让管理能够科学可持续的开展。规章制度的建立需要建立在医院的实际情况基础上, 才能制定出满足医院实际需求的规章制度, 在保证制度的约束性的同时确保可行性, 从整体上提升医院的管理水平。建立完善的内部控制制度, 严格实行岗位责任制。建立电算
9、化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电子会计档案的各项内容要规定不同的使用权限, 如:普通数据, 可较大范围共享;机密的数据, 仅供一定需要的人员使用。同时, 要求会计软件开发商, 但凡登陆软件进行操作, 必留登陆痕迹, 并选择登陆任务, 比如是完成新会计事项的录入还是修改工作等。同时建立电子信息修改备查簿, 对修改事项进行登记, 以防私自篡改。(二) 不断梳理业务流程, 规范管理医院需要围绕财会业务工作的开展, 将财务档案管理的责任细分到岗位、到个人, 将财会管理的流程进行梳理, 确保档案内容的准确性, 做到管理流程的完备性, 将整个流程中各个环节有效衔接起来, 做到凡是有保管价
10、值的会计事项纪录、相关的核算资料都能够装订成册, 并建立编号, 不能出现遗漏, 对医院管理中涉及到的各种文件、合同、资料等都要有专人进行保管, 确保内容齐全的同时要做好相关的安全保护工作, 不仅要保证档案防火、防虫、防磁等措施, 还需要落实保密制度。(三) 做好人员专业培训工作, 切实提升人员素质财务档案管理涉及到财务会计与档案管理两方面的知识, 对工作人员的专业理论知识以及实际操作能力都有很高的要求, 同时还需要其具备有良好的职业道德素质。信息化时代, 要想提升医院的财会档案管理水平, 有必要做好专业培训工作, 针对财务档案管理工作制定培训计划, 通过讲座、技能竞赛、交流学习等多种方式去完善
11、工作人员的知识结构, 确保工作人员的综合业务水平与医院财务档案管理工作相适应。(四) 不断完善医院信息系统, 有效提高管理效率进入信息化时代后, 医院财务档案管理工作也朝信息化方向不断发展, 成为衡量医院现代化管理水平的评价标准之一。要想做好医院财务档案管理, 有必要不断完善财务档案信息系统, 开展网格化管理。信息化管理无论是在档案的储存量还是在资料的采集速度, 又或者是信息检索方面, 与传统的财务档案管理有着天然的优势, 能够更有效的保证信息的真实性, 提高工作的效率。对医院来说, 财会档案管理工作是一项工作重点也是难点, 它的存在不仅对医院的经济活动进行了全面的记录, 还能够有效指导现在以及未来医院经济活动的开展。进入电子时代, 借助互联网信息技术可以更加快速有效的进行数据的收集处理工作, 将过去静态的工作方式转变为动态, 意义更加重大, 需要充分发挥其优势, 借助其为医院发展做出更大贡献。参考文献1秦永生.大数据时代的会计、审计发展趋势J.北京国家会计学院院刊, 2014, 27 (2) :17-18. 2佚名.卫生部召开“先诊疗后结算”试点工作进展情况新闻发布会J.中国卫生政策研究, 2010, 3 (5) :27. 3李乐波, 李飒飒, 吴强, 等.公立医院改革若干财务指标的对比分析J.医院管理论坛, 2014, 31 (10) :25-27.
