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1、新形势下高校科研档案管理的问题及对策 丁志高 青岛大学人文社科处 摘 要： 在新形势下, 随着信息技术的不断发展, 科研档案管理逐渐成为高校档案管理中的热点和难点, 高校科研档案的建立要紧紧围绕学校的科研活动展开, 更需要依靠高校自身制度的完善、行为的自觉和激励机制。关键词： 高校科研; 档案管理; 特点; 现状; 对策; 高校科研档案是高校科研工作者在教学科研具体活动中, 逐渐形成的具有一定价值的数据、图表、文本、图像等多样化的历史记录, 它客观地反映了专业技术人员科学研究的具体内容, 是科研工作者科研过程的真实反映。高校科研档案不同于一般档案, 具有自身特殊性, 尤其是在大数据背景下, 海
2、量信息冲击下的科研信息趋向复杂化, 正确分析目前高校科研档案管理存在的问题, 有利于我们有针对性的提高科研档案管理的科学化和规范化水平。一、高校科研档案管理中存在的问题1.重视程度不够。高校的科研档案一般作为档案管理的一个小分支, 从学校领导到具体工作人员, 没有像重视科研工作一样来重视科研档案工作, 科研档案的整理和建立都比较滞后。主要体现为:很多科研档案由兼职的科研秘书担任, 对科研档案的整理、建立不及时, 有的人缺乏建立科研档案的敏感度, 工作中流于形式、存在应付。2.科研档案制度不完善。高校还没有制定系统并具体的科研档案管理制度, 没有明确科研档案的范围、门类和具体的存放要求, 导致了
3、科研档案管理缺乏系统性和完整性。由于制度性缺失, 导致科研档案的建设和管理成效还不明显。3.科研档案的管理手段比较落后。随着新的科技革命和信息化时代的来临, 社会已经发展到大数据时代, 海量的数据信息充斥到科研活动中来, 科研活动不再是相对独立的“孤岛”, 但目前高校科研档案的管理依然存在技术落后、手段落后、服务落后的问题。二、加强高校科研档案管理的对策1.增强科研档案管理意识, 保证科研资料的完整性。从科研档案的管理主体看, 目前从事高校科研档案管理的人员, 往往是由各学院的科研秘书或教学秘书兼职担任担, 他们本身就承担了大量的行政管理任务, 很难拿出专门的精力做好科研档案的管理工作, 因此
4、, 存在主动建立科研档案的积极性不高, 完善科研档案的意识还比较淡薄。因此, 要通过专业的培养培训, 提高兼职档案人员、科研工作者的档案意识, 不断提高主动建立科研档案的自觉性, 积极配合专职档案人员, 建立完整的档案信息, 保证档案资料的完整性。2.完善制度建设, 明确科研档案的归档范围。从学校层面要制定高校科研档案管理制度, 明确归档的具体范围, 主要负责人、具体责任人, 建立规范的责任追究和溯源体系。要明确科研档案收集的范围和具体的要求。严格意义来讲, 高校的科研档案应包含课题立项书、课题中期检查, 课题经费使用情况、课题结题报告、与课题有关的会议论证的内容。对科研档案的归档范围和流程应
5、有明确的规定, 坚决避免档案管理人员凭藉个人意愿和主观猜测建立科研档案的问题。3.加强信息化建设, 提高科研档案管理的数字化水平。在大数据时代, 多媒体技术广泛应用到教学科研的各个领域, 科研活动的具体过程中必然会产生大量的电子档案, 需要运用信息化的手段, 加大对电子档案分类整理和分层次建档的意识, 将纸质档案和电子档案有机结合、互相印证, 重点对科研档案形成过程中的各类影像资料、移动存储数据、电子文本信息等进行加工整理, 形成系统的档案资料。4.注重科研档案的利用和开发, 发挥科研档案在促进科研工作的主要作用。科研工作是一项创造性极强的工作, 需要不断的继承、创新。科研工作者需要站在前人的
6、肩膀上付出艰辛的努力。一流的大学必然要有一流的科研档案管理, 一流的科研档案管理又会促进一流大学的建设和发展。高校要充分利用科研档案的价值, 提高学校学术研究的核心竞争能力和影响力。高校科研档案管理直接影响到一所高校的办学水平。科学化、规范化、信息化的科研档案管理是高校科研工作的重要基础, 也是学校推进一流大学建设的重要基础。高校科研活动是一个漫长的、凤凰涅磐式的过程, 高校科研档案的建立要紧紧围绕学校的科研活动展开, 更需要依靠高校自身制度的完善、行为的自觉和激励机制, 只有建立起一流的科研档案管理体系, 才能促进高校科研工作实现跨越式发展, 为高水平大学建设, 为实现高等教育强国作出应用的贡献。参考文献1王宁萍.科研档案管理在科研工作中的重要性J.青海科技, 2007 (3) 2田园.高校科研档案管理的现状及对策J.南阳师范学院学报, 2010 (9) 3何丽萍.高校科研档案的特点、管理现状及对策探析J.右江民族医学学报, 2014 (4) 4马林刚, 门佳宝.新形势下高校研究生学位档案的利用和开发J兰台世界, 2016 (13) 5杜莎莎.大数据时代高校科研档案管理的挑战和对策J兰台世界, 2016 (13)
