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1、15第二部分水利工程档案整编与验收一、 说明工程档案是文字、图表、声像不同形式资料的总和，它见证和记录工程建设的历史，它是记载和衡量工程质量的重要依据，是工程竣工验收蝗重要组成部分，工程档案是运行管理的重要信息资源。具有保存价值。一个工程项目从编制项目建议书开始，到工程的实施和竣工验收，各个阶段形成了各类档案，要做好工程档案的收集、整理、整编，必须有专门的组织和专门的人员。项目前期阶段形成的工程档案需要建设单位确定专业人员收集、整理，保管，避免丢失和损坏；施工阶段形成的工程档案，工程参建各单位要有专人收集、保管，要确定切实可行的管理办法，避免在个人手里长期存放。工程档案经审核后，责任单位要按审
2、核意见及时补充完善，保证完整齐全。如今，市、县（区）水务局档案室建全，有专人，管理制度也完善，行政和人事档案管理工作井井有条，可是水利工程档案管理工作有欠缺，制度也不完善，有的单位工程技术档案只是个人保存，等到离任或退休，只好付之一炬或当废品卖掉。相信通过这次档案管理培训，市、县（区）水务局工程技术档案管理工作一定能上个台阶，有了统一的档案教材，各类水利工程档案收集、整编、归档、立卷能实现规范化。二、 水利工程档案的形成时段16工程档案的形成主要分 5 个阶段：1、工程项目的前期准备阶段。这个阶段形成的档案资料主要有勘察设计报告书，规划报告书，项目建议书，可研报告书，初步设计报告书，技术设计文
3、件，施工图设计文件，以及相关报批文件，批复文件和各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件等等。档案形成单位主要是项目法人，勘测设计单位和上级批复机关。2、工程开工前准备阶段。这个阶段形成的档案资料主要有开工报告及审批文件，重要协调会议文件，施工的监理合同谈判记录、纪要，合同文件，移民征地申请、批准文件，移民拆迁规划、安置、补偿实施方案和批准文件，各种专业会议纪要，招标文件，开标、评标会议文件，工程技术要求，技术交底，图纸会审纪要，施工计划、技术、工艺、安全措施等施工组织设计报批及审核文件，原材料出厂证明、质量鉴定、复验单及试验报告，施工定位测量，复核记录，施工放样记录等等。档
4、案形成单位主要有项目法人，招标代理机构，设计单位，中标施工单位，监理机构。3、工程项目的实施阶段。这个阶段形成的档案资料是最多的，工程参建的各方在此阶段都有档案资料形成。主要的档案资料有：工程项目划分表，基础处理、基础工程施工、桩基工程、地基验槽记录，隐蔽工程验收记录，各类型单元工程及工序质量评定表格，各类型金属结构、设备施工安装记录、运行质量检查、调试检验评定材料，各类电气、仪表施工安装记录、运行调试试验记录，施工17大事记及施工记录，竣工图，监理规划、细则、监造计划，设备材料审核文件，施工进度报审，工程支付报审资料，开（停、复、返）工令，监理通知，协调会纪要，监理指示、指令，来往信函，工程
5、材料监理复检记录、报告，质量控制、测量成果及复核文件，各类单元以上工程质量评定表，工程变更申请及审批文件，工程和设备验收、交接文件，工程价款支付证书，有关工期延长文件，有关质量事故处理及索赔文件等等，档案形成主要单位有：中标施工单位，物资采购单位，监理机构，监督机构，检测单位。4、工程验收阶段，工程验收又分完工验收和竣工验收两个阶段。A、完工验收阶段，一般指工程项目中的单位工程完工验收，单位工程完工验收阶段形成的主要档案资料有：单位工程完工验收申请及批复，单位工程施工报告，单位工程监理报告，单位工程建设管理工作报告，单位工程质量评定报告，单位工程结算书等 。B、竣工验收阶段。工程项目竣工验收阶
6、段还需相关单位提供工程设计报告，工程运行管理工作报告，工程移交证书，工程审计报告等。这个阶段形成的档案资料除了完工验收阶段形成的档案外，还应有工程竣工验收申请报告及批复文件，工程建设的声像资料，工程竣工图工程竣工验收鉴定书及验收委员会签字表。验收阶段工程档案形成主要单位有上级主管部门、相关行业主管部门、项目法人、设计单位、施工单位、监理单位、运行管理单位、质量监督机构等。18三、水利工程档案分类水利部水办2005480 号文件印发的水利工程建设项目档案管理规定附件 3 中把水利工程档案分成九种类别。结合近些年水利工程档案管理实际,为了更有效的进行档案管理，本讲义把九类档案按整编单位分成 5 类
7、，即建设单位工程档案，施工单位工程档案，监理机构工程档案，物资采购单位工程档案，运行管理单位工程档案。本本份下面所讲内容基本都是针对这五类档案的。这种划分有五种理由，一是水利部档案管理规定第十五条中有项目法人可结合实际进行工程档案分类的规定；二是遵循了档案管理规定附件 3 中档案分类原则；三是结合了近年水利工程施工中监理和施工单位整编档案资料的习惯作法；四是便于收集、管理、整编和验收；五是方便档案室工作人员的立卷以及日后的查阅。各工程项目的建设单位、施工单位、监理机构及相关部门在今后的水利工程档案整编中，应遵循这种档案分类原则，使承德市水利工程档案整编工作达到全市统一化、规范化的目标。 四、水
8、利工程档案的收集、整理、保管要做好工程档案资料的收集、整理工作。必须有专门组织和专业人员，专门组织指工程参建有关单位(指建设单位，施工单位或较大工程项目的监理机构 )要建立工程项目资料室；专业人员指每个资料室至少配备 1-3 个资料管理人员。有了资料室，要建立工程档19案管理制度，有了专业人员要确定岗位职责和任务，经过短期专业培训上岗，正常开展工作。一个工程项目从编制项目建议书开始，到工程项目的实施、至最后竣工验收、各个阶段形成了各类别档案，项目前期阶段形成的档案需要项目法人确定专业人员负责收集、保管，避免丢失和损坏；施工阶段工程档案形成在施工工地，施工单位必须确定专业人员管理，但是，要避免在
9、个人手里长期存放，或丢或损在所难免。施工单位的资料室专业人员要在完工时依据规章制度及时将形成的档案收集、集中、然后进行整理，查缺补漏，使工程档案做到齐全完善。监理单位在小型工程项目工地设立的监理机构，要明确专人管理档案资料，要及时进行整理，补充，保证监理工程档案的齐全。五、工程档案审核程序 水利部档案管理规定第十条指出：“水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。 ”从上面的规定可以理解水利工程
10、档案质量的重要性，应该履行审核程序。工程档案责任原则：档案管理规定中明确“工程各参建单位技术负责人应对提供档案的内容及质量负责。 ”审核程序如下：1、监理单位审核。监理工程师对施工单位提交的档案资料应履行审核签字手续，施工单位填好水利部印发的施工质量评定表及20填表说明与示例中 04 表后，工地监理机构应详细认真负责的审核施工单位工程档案，满足要求后履行审核签字手续。大、中型水利工程或国债资金投入的重点工程项目，监理单位要提供对工程档案整理情况的审核报告。竣工图必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。没有重大变更的施工图可在施工图上加盖“竣工图章” ；有重大变更的施工图，要重新
11、绘制竣工图，由监理审核并加盖监理单位刻制的“竣工图确认章” 。 “竣工图章 ”和“竣工图确认章”图标样式详见附件 14。2、监督机构审核。依据河北省水利厅水利工程质量监督管理实施细则中第二十一条第 5 款规定，质量监督站随时检查和抽验建设、施工和监理单位的质量检验、评定的原始资料技术档案。质量监督机构在出具单位工程和工程项目的质量评定报告前，要对该工程施工阶段的工程档案资料（含监理档案）进行初步审核，提出整改意见后，档案形成单位要认真修改完善。3、建设单位审核。单位工程完工验收前，建设单位要认真审核施工单位、监理机构、物资采购单位、工程运行管理单位以及建设单位本身负责整编的工程档案。在确认工程
12、档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。4、专项验收组审核。工程竣工初步验收中“档案专项验收组”审核后，给出验收意见。21六、工程档案的整编与装订单位工程验收委员会要提前审阅工程档案资料，工程档案的整编工作是在单位工程完工验收之后进行。中型以上工程项目，在竣工验收工程之前，要先进行工程档案专项验收，所以档案的整编工作往往时间紧、任务重，需集中人力，集中时间完成。(一) 、工程档案资料整编目录工程档案资料整编要有整编目录，各工程项目法人的档案专职人员、施工监理和施工单位档案资料专业人员可按照整编目录中的顺序进行工程档案整编，整编后的档案再进行正式装订成册
13、。按常规作法， “验收文件材料”不需装订成册，因为单行材料更利于验收委员们审阅，同时也利于文字内容的修改和文件的补充完善。本部分讲义在附件 2 至附件 6 中给出建设单位，施工单位，监理机构、运行管理单位和水利物资采购供应单位工程档案资料整编目录，相关单位在工程档案整编工作中参照执行。（二） 、各类验收工作报告装订格式及各类档案资料整编装订格式1、各类工作报告（含质量评定报告）是工程竣工验收时相关单位必须提供的文件资料，编制内容参照水利水电建设工程验收规程SL223 1999 中附录 E 竣工验收主要报告编制大纲执行。各类工作报告和质量评定报告单独装订成册，分册可参照水利水电建设工程验收规程中
14、附录 E 竣工验收主要报告编制大纲上22“各类报告”顺序，习惯上在封面左上角长方形框内打印“某某工程竣工验收工作报告之几” 。封面样式见附件 7。2、由建设、监理、施工、运行管理单位和中标的物资采购单位负责整编与装订的五种类别档案，按附件中给定的目录分卷装订，分册按卷的顺序分，条件是每册厚不超两厘米，本教材规定在封面左上角长方形框内打印“某某单位工程档案资料整编第几册” 。封面样式见附件 8 至附件 12。建设单位和监理单位负责整编的工程档案以工程项目为单位整编装订。施工单位负责整编的工程档案“施工质量质量卷”必须以单位工程为单位整编装订；其它卷以工程项目为单位整编装订。运行管理单位负责整编的
15、工程档案以工程项目为单位整编装订，如果工程项目只有一个单位工程，则以单位工程为单位整编装订。物资采购单位负责整编的工程档案应按中标的合同标段整编装订。（三)、相关报表、记录、日志、证明、试验报告的整编1、报表：工序质量评定表，在给业主、运行管理单位和施工单位自身保存的工程档案中，必须附在单元工程质量评定表后面。工程款支付的报表，在给业主和施工单位自身保存的工程档案中，必须归入档案，建设单位财务必须有原件。工程计量的报表是工程档案中重要组成部分，工程档案中不可缺少。2、记录：23会议记录，凡是形成会议纪要的，把纪要编入档案，如建设单位、监理机构例会的记要。隐蔽工程检验记录，凡是施工单位自身的隐检
16、记录或相关几方联合的检验记录，必须编入档案。安装完工的金属结构和机电设施的试运行记录，必须编入档案。灌注桩原始验收记录应编入施工单位档案，附在单元工程质量评定表后。监理旁站记录，只编入监理工程档案。3、日志：建设单位的施工管理日志，编入档案，但可以不对其它单位公开。施工日志是施工单位工地管理日记，是工程档案中必不可少的组成部分，在给业主和施工单位自身保存的工程档案中，必须编入档案。监理日志是监理机构在工地的监理日记，是工程档案中必不可少的组成部分，在给业主和监理单位自身保存的工程档案中，必须编入档案。4、证明：各类金属结构和机电设施的质量检测证明（生产厂家质量检测部门或有资质的检测单位出具）必须编入档案。混凝土和浆砌石结构物的质量检测证明，是否编入档案由质24量监督机构决定。这类证明出现有四种情况；一是施工单位自身检测；二是建设单位或施工单位委托有资质的单位检测；三是质量监督机构的强制性检测；四是质量监督机构委托有资质的机构检测。
