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1、- 1 -中国 XXXX 公司合同管理办法第一章 总 则第一条 为加强合同管理，预防和减少合同 纠纷，保障公司合法权益，规范中国 XXXX 公司签订合同的流程，明确各部门在签订合同过程中的责任，及时预防、解决经济合同纠纷，维护 XX 公司的合法权益，根据 中国 XX 云南公司合同管理办法，结合 XX 公司实际制定本办法。第二条 本实施办法适用于中国 XXXX 公司及 辖区内各市（省、区）公司的合同管理工作。第三条 XX 公司及各市（省、区）公司，依照 中华人民共和国合同法及有关法律法规的规定，对外签订的、明确双方权利义务的书面合同（有关身份关系的合同除外），应适用本办法。第四条 XX 公司建立
2、健全合同管理制度，配 备兼职法律顾问，认真落实合同管理工作。第五条 任何部门和个人不得利用合同从事违法活动，扰乱公司经营管理秩序，损害公司利益、国家利益或社会公众利益。第六条 公司合同管理、承办及履行人员对 合同负有保密义务，严禁泄露公司商业秘密和技术秘密。本办法所指的重大合同是指合同金额在 5 万元以上或第十七条所规定的合同。第二章 合同管理机构 第七条 XX 公司内部的合同管理，实行合同 综合管理部门、专业- 2 -职能部门、承办和履行部门管理相结合的原则。第八条 XX 公司综合部是合同 综合管理部门，其主要职责是：（一）拟订合同管理制度，并负责组织实施；（二）对合同管理工作进行业务指导、
3、监督、检查；（三）拟定公司合同范本；（四）参与重大合同的可行性研究、谈判和文本的起草工作；（五）审核公司对外签订的合同；（六）会同合同承办部门参与合同纠纷的和解、调解、诉讼或仲裁；（七）对合同管理相关人员进行法律知识培训；（八）其他应当由合同管理部门承担的职责。第九条 公司综合部负责对 省公司和各市（省、区）公司合同管理工作进行规范、指导、监督和检查。各市（省、区）公司综合财务部负责本公司的合同综合管理工作，其工作职责参照第八条规定。对公司承办，但需省公司审批的合同，由 XX 公司将合同连同合同 审批表送交专业 部门，由各专业部门完成合同的送审手续。合同审批表的样式参照省公司的合同审批表。第十
4、条 XX 公司配备兼职法律顾问，应具有企 业法律顾问资格，负责公司的合同审核工作。 第十一条 公司财务部及各业务部门是合同的专业职能管理部门，其职责是参与公司合同管理，以法律法规、规章及省公司的相关规定、文件为依据，从各自的职责和专业角度对合同进行专业审核和监督。第十二条 负责合同的谈判、拟定和签订的部门是合同承办部门。合同承办部门的职责是：- 3 -（一）负责对省场需求进行可靠、合理的预测，对投入产出进行经济、准确地核算；（二）负责对合同相对方资信状况、履行能力的调查；（三）合同的标的是否符合相关的技术规范和技术标准；（四）牵头组织合同的谈判、拟定；（五）提请有关部门审核其承办的合同；（六）
5、负责合同的订立、变更和解除；（七）负责在合同签订后及时将合同原件移交档案部门（综合部）存档；（八）在公司法律顾问的指导下处理合同纠纷；（九）建立本部门的合同档案，指定专人负责合同管理；（十）其他应由承办部门承担的职责。第十三条 会签部门的职责（一）财务部的职责：1、检查该项目是否在中国 XX 云南公司的已经批复的项目之内，或在经公司研究同意实施的项目范围内。2、检查该项目的预算是否在省公司已经批复的概算之内。3、各业务部门呈报的合同是否存在重复。4、检查合同的有关条款是否符合国家财务制度。5、审核合同付款方式的合理性。6、因以下行为造成公司利益损害的，将对财务相关负责人给予行政或经济处罚，对情
6、节严重者将追究法律和刑事责任：（1）对合同中不符合国家的财务制度部分未予指出并制止的。（2）对付款方式的不合理未提出意见的。- 4 -（3）不在已批、或不在公司研究同意实施的项目之内的合同签署同意意见的。（4）对超出了批复概算的合同签署了同意意见的。（5）对内容重复的合同签署了同意意见的。（二）律师（法律顾问）的职责：1、制定合同标准文本时对其中的法律条款或涉及到法律责任部分提出正确意见。2、在审核合同时对其中的法律条款或涉及到法律责任部分提出正确意见。3、对合同承办人提出的法律问题咨询给予解答。4、因以下行为造成公司利益损害的，将对律师或法律顾问给予经济处罚或解聘，对情节严重者将追究法律和刑
7、事责任：（1）对应在合同中该明确而未明确的法律责任未予指出并修订的。（2）对合同中有关法律条款的错误部分或不利于 XX 公司的条款未予以纠正的。第十四条 公司领导职责（一）公司分管副总经理（总经理助理）职责：1、对已招标的项目审核合同是否符合招标小组的意见。2、对未招标的项目审核合同的主要内容。3、在总经理的授权下对合同进行签字。4、因以下行为造成公司利益损害的，将对分管领导给予行政或经济处罚， 对情节严重者将追究法律和刑事责任：（1）对不符合招标领导小组意见的合同进行了签署。- 5 -（2）对未授权的合同进行签字的。（二）公司总经理的职责：1、授权分管副总经理、各市（省、区）公司及专业部门负
8、责人或其他人签署合同。2、对招标项目最终确定意见。3、对非招标的重要项目进行审批。第三章 合同管理权限第十五条 XX 公司和各市（省、区）公司不得以部门名义对外签订合同，所有合同必须以公司名义签订。第十六条 XX 公司合同的保管1、正式签订的合同文本，一般我方应至少保留三份。专业部门（市级公司）一份，财务部一份，综合部一份，涉及省公司上报一份。若省公司签订的合同只有一份的，留综合部存档用，财务部、专业部门留合同复印件。2、各专业部门与各市（省、区）公司都应有兼职合同管理人员，管理合同编号， 对所有的合同按照建设项目进行收集、整理、统计，并在该期工程验收前对合同进行立卷归档，作为工程档案的重要组
9、成部门。3、综合部是合同管理的监督、检查部门、定期或不定期对合同管理情况进行检查。在综合部建立公司所有合同的数据库指定专人负责合同的管理。各级合同管理部门应按综合部的要求上报合同统计资料。各专业部门应对 XX 公司的相关 专业合同进 行检查。第十七条 以下合同经 公司内部审核后， 报省公司呈送总部统一- 6 -审核管理：（一）融资借款合同（二）担保合同（三）合资合作合同（四）资本变动合同（五）对外投资合同（六）设立新实体合同（七）需要以总部名义签订的各种业务合同第十八条 XX 公司需签订以下类型合同的， 应经省公司审核。省公司的承办部门填写合同审批表，连同草拟的合同文本及相关材料报省公司归口管
10、理部门，按审核流程审核：（一）不符合省分建设部门相关规定的建设工程合同。（二）第十七条规定统一由省公司报总部管理的合同。（三）各类借贷、设备租赁合同。（四）十万元以上的广告宣传合同。（五）涉及话费分成的代理协议。（六）公司各专业部门对审批和签署范围有明确规定的合同。第四章 合同的订立第十九条 合同必须以 书面形式订立，并 优先使用国家颁布的标准合同文本或总部，及省分行政部提供的合同范本；没有标准文本或范本的，合同的格式应符合有关法律、法规和规章的规定。以传真、电子邮件或其他网络数据传输方式订立的合同，应在合同成立后书面确认。- 7 -第二十条 合同一般应当具备下列条款：当事人的名称、地址、开户
11、银行；标的；质量标准、规格和数量；价款或酬金及支付方式；履行的期限、地点和方式；验收；违约责任；合同争议的解决方式；合同签订的时间、地点；法律、法规规 定或当事人约定的其它条款。 （一）其中通信设备或工程合同还应包括包装、运输、保险、安装、初验终验和保修条款；涉及知识产权转让或技术服务的合同还应包括知识产权和商业秘密保护条款。（二）合同争议的解决方式条款：约定诉讼方式的，应尽量约定，双方发生与合同有关的争议无法协商解决时，应向我方所在地的人民法院提起诉讼；约定仲裁方式的，应尽量选择公司所在地的仲裁机构，并在载明所选仲裁机构的名称。（三） 适用法律条款：涉外合同 应优先选择 适用中国法律。如对方
12、当事人不同意选择适用中国法律，应尽量选择适用第三国（地区）法律。（四）文字效力条款：合同文本效力应以中文文本为准。第二十一条 订立关联 交易合同应符合国家法律和有关 规定，遵循有序竞争、同等优先的原则。第二十二条 合同订立前，合同承办部门应从以下四个方面对合同对方当事人的主体资格和资信状况进行了解和调查：（一）主体资格是否合法，是否具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际是否相符；（二）拟订立合同的标的是否符合当事人的经营范围，涉及专营许可的，是否具备相应的许可、资质证书；（三）是否具有相应的履约能力，必要时应要求其出具资产负债表、- 8 -资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；（四）
13、是否具有履约信用，现时是否涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。第二十三条 合同谈判由合同承 办部门牵头 ，进行技术、商 务、法律论证，提出 论证方案，作为谈判的依据；其中重大、重要合同应组成谈判小组， 谈判小组由技术、务财、法律等相关人员组成。第二十四条 合同谈判中，如需向对方当事人提供涉及公司商业秘密的文件资料，应与对方当事人在合同中载明保密条款或与其签订保密协议。第二十五条 合同承办 和履行部门应确定具体的 负责人，负责自合同签订前的意向协商直至合同履行完毕的全过程工作。合同具体负责人员应具备合同法及有关法律知识，掌握相关业务知识。合同具体负责人在工作中，必须坚持维护公司的合法权益。对外签
14、订合同，一律加盖公司公章，不得使用内部机构章或财务专用章。市（省、区）公司经省公司授权签订的合同，一律加盖市公司公章。第五章 合同审批权限第二十六条 以 XX 公司名 义签订的合同须经过公司领导的审批。其中，由公司总经理最终审批的合同为：工程设备采购、施工类合同金额在 5 万元以上（含 5 万元）至省分规定权限内，广告、装饰装修及制作印刷品类合同金额在 2 万元以上（含 2 万元）至省分规定权限内，由省公司总经理签署，同时在相应权限内签署廉政合同。第二十七条 上条所指的合同由公司分管领导最终审批的为：工- 9 -程设备采购、施工类合同金额在 5 万元以内的，广告、装饰装修及制作印刷品类合同金额
15、在 2 万元以下，由省公司总经理授权分管副总经理（或部门负责人）签署；凡单项合同金额在 2 万元以上的，在总经理授权范围内由分管副总经理（市级公司或部门负责人）签署廉政合同。第二十八条 总经理授权签署合同文本，按规定权限只授权到公司副总经理及各部门负责人（含各市省、区）公司负责人）。 第六章 合同的审核第二十九条 签订合同前应严格按照审核流程审核合同。未履行审核程序的合同，除经公司领导事先书面授权外，不得签字盖章，公司财务部也不得办理结算业务。第三十条 公司各相关部门应严格按照职能分工，高质高效地完成合同审核工作，保证合同按时签订。第三十一条 合同相关业务或专业技术部门负责审核的内容：（一）工
16、程技术是否先进科学，其依据是否真实、可靠，整体项目的技术是否具有可靠性；（二）技术措施是否完备、可行，技术标准和参数是否科学、真实；（三）技术或业务条款是否明确、具体和完备；（四）相关通信设备是否符合选型委员会确定的产品目录；（五）基建工程是否符合建设程序；（六） 应招标的基建工程和与基建工程有关的重要设备、材料等，合同内容是否符合基本建设法规规定的管理原则；合同相对一方的资质、 资信状况及履约能力。第三十二条 公司财务部负责审核的内容：- 10 -（一）价款、酬金的确定和合同的运输部分是否正确、合理、合法；（二）资金结算、酬金支付方式是否明确、具体、合法；（三）资金、资产使用效果的财务可行性；（四）项目（包括涉外项目）是否符合计划，对方代理人是否有代理资格，委托手续、授 权书 是否完备、清晰；（五）与资金、资产或计划有关的其他事项。第三十三条 公司法律顾问负责审核的内容：（一）当事人是否具有主体资格；（二）合同内容、形式和程序是否合法、有效；（三）合同条款是否具体完备；
