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1、1第一条 目的为加强文件的统一管理，保证公司各类文件管理有章可循，在收文、发文、传阅、借阅、翻印、存放、清退、销毁、立卷归档时规范有序，特制定本管理办法。第二条 种类一、就文件来源来说，文件可分为三大类：一大类是收进的文件；一大类是发出的文件；一大类是公司内部的文件。二、常见文件种类有：法律、法规、条例、准则、决议、决定、规定、纪要、记录、简报、章程、大事记、请示、批复、批转、批示、指示、命令、指令、通知、通报、报告、通告、公告、布告、公函、信函等。第三条 原则文件在收文、发文、传阅、借阅、翻印、存放、清退、销毁、立卷归档时，坚持“谁经手、谁负责”与“谁保管、谁负责”的管理原则，严格按程序执行
2、，若有违反，公司将给予行政处分或经济处罚。第四条 收文一、收文处理一般包括登记、拟办、批办、分发、催办、办结、立卷归档等程序。二、上级发来的文件和注有密级的资料以及平级发来的文件，均由行政人事部文员统一签收、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类。2三、凡需办理的公文，应先送行政人事部经理签批意见，再分送给相关部门办理或相关领导阅批后办理；行政人事部经理在签批公文时，认为无需送相关领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接签批相关部门阅办。四、行政人事部文员对领导批示的公文和本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压和漏办。五、公司领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件
3、交行政人事部文员立卷归档。第五条 发文一、发文处理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发放、立卷归档等程序。一、各类下发文件由行政人事部文员根据文件类别统一登记、编号。二、行政人事部编制文件需要下达的部门、份数和执行时间，发给各部门和子公司负责人签收。三、行政人事部文员要做好文件的发放登记工作，明确发文时间、签收人。第六条 传阅一、建立传阅文件管理责任制。需传阅文件交行政人事部，由行政人事部文员负责文件的传阅工作。二、掌握文件流向。3行政人事部文员要对文件的传阅进行跟踪管理，掌握文件流向，了解文件的传阅情况，防止文件积压、丢失。三、做好传阅文件的登记工作。行政人事部文员对传阅文件实行登记，保
4、证文件安全。四、及时催阅。行政人事部文员要催促文件传阅速度，防止文件的延误办理。五、文件传阅和办理完毕后，由承办人将文件及时送档案室建档。第七条 借阅 档案管理员在文件借阅管理中，应严格按照公司规章制度办事，确保文件借出后有利于公司各项工作的正常开展，而不是危害公司。一、借阅者在借阅期间对文件负责。（一）保护文件，不得丢失、裁减和涂改，并按时退还。若有违犯，视情节轻重处罚 50-500 元/次。（二）做好保密工作，不得翻印，不得转借他人，且绝密文件在指定地点阅读。若有违犯，视情节轻重处罚 50-500 元/次。二、审批（一）公司员工因工作需要借、查阅本人工作范围内的档案资料，须经本部门负责人和
5、行政人事部经理审批；若借、查阅非本人工作范围内的档案资料须经分管领导或总经理批准。（二）公司员工因工作需要借、查阅密级性文件，须经本部门负责人和行政人事部经理审批，报分管领导或总经理批准。（三）外单位人员借阅文件时，须持有单位介绍信，并经公司分管4领导或总经理批准方可外借，并办理登记手续。三、登记（一）借阅文件须履行登记手续。借阅时档案管理员与借阅者当面查清文件类别、份数，并明确归还时间，并在文件借阅登记表上签字。（二）借阅文件退还时，根据文件借阅登记表检查、核对，无误后予以销帐。四、催还（一）对借阅文件在限定的时间内未归还者，应及时催退或办理续借，以防文件散失或影响他人借阅。（二）对借阅文件
6、在限定的时间内未归还者，每超过一天处罚 5 元。第八条 翻印一、翻印公司密级性文件须经部门负责人和行政人事部经理审核，报分管领导或总经理签字批准后方可翻印；翻印公司一般性文件可不用签字批准。二、翻印的文件在报刊杂志、媒体上公开发表须行政人事部经理、分管领导或总经理批准。三、翻印时须登记翻印部门、经办人、时间、份数等。第九条 存放一、加强档案室的管理。为了文件安全，必须保证档案室是文件安全的存放处，定期对门窗5的牢固性进行检查，注意防潮、防火、防蛀、防尘等。档案室的钥匙由档案管理员保管，负责文件的存放，确保档案室整齐有序。二、对存放文件进行分类。按文件的办理情况，可分为待办文件、办结文件进行存放
7、；不需办理的作为阅知性文件进行存放。对分好类的文件按收文顺序排列。三、档案管理员根据文件类别、密级程度，建立文件的索引、目录，进行分类存放，以便查找。第十条 清退一、对按规定应退回的文件，行政人事部文员应及时回收、清点和校对，防止文件丢失。二、清退按时间分为随时清退和定期清退。1、随时清退的文件包括传阅件：会签件、送审件、承办件等，这种文件要求阅后尽快清退，以免贻误工作；2、定期清退的文件大多是上级机关下发的文件，每次清退时间一般为三个月、半年或一年。第十一条 立卷归档具有查找和保存价值的文件，办理完后由行政人事部文员按有关规定及时整理、立卷归档。一、分类（一）按公司组织机构分类，如：行政人事
8、部、财务部、项目部等。（二）按专题分类，即：公司人事管理文件类、项目投标文件类等。6二、步骤（一）收集行政人事部文员应坚持平时随时收集文件进行归卷，以保证文件的完整性。（二）年终检查、调整定卷1、检查立卷文件是否完整。通过对照收文登记表 、 发文登记表和文件借阅登记表 ，把所有的应归档文件收集齐全。2、检查案卷是否符合归档范围，把不符合归档要求的文件剔除。3、检查案卷是否保持了文件间的历史联系，把不符合本卷特征的文件转入其他有关卷内或另立新卷。4、按永久、长期、短期三种保管期限，检查卷内文件保存时间价值是否统一。5、检查文件排列是否科学、合理，是否按一定的规律排列卷内文件，使文件保持联系和条理
9、性。一般是：重要文件在前，次重要文件在后；政策性文件在前，业务性文件在后；综合性文件在前，专题性文件在后；正文在前，附件在后；存本在前，定稿在后；结论性文件在前，综合性文件在后。6、定卷时，需对卷内文件进行系统排列、编号，填写卷内目录、案卷封皮和案卷目录。（三）移交归档1、文件完成立卷工作，装订成案后，在规定的时间内移交给档案7室。2、移交档案须有移交目录，以供档案室清点核对。3、在清点收档案卷并证明无误后双方就可履行移交签字手续。至此，文件立卷工作结束。第十二条 销毁一、销毁的文件包括：存档到期的文件；无立卷归档价值的文件；上级主管部门和政府相关职能部门指定需销毁的文件。二、销毁时间为存档到
10、期 15 日内，特殊情况须经总经理批准后销毁。三、销毁程序（一）清点把需销毁的文件逐份校对，并在收发文登记表上加盖“销毁”印戳。（二）登记对要销毁的文件须填写销文登记表 ，登记发文部门、发文号、时间、份数、审批人、销文部门等内容。（三）签批对要销毁的文件登记完毕后，呈报总经理批准，未批准的文件需及时归入档案室，已批准的文件可立即销毁。（四）备案1、文件销毁时由行政人事部经理作为监销人。2、文件销毁后，监销人须在销文登记表上签字，并向总经理8汇报销毁情况。第十三条 本办法解释权归公司行政人事部。第十四条 本办法自签发之日起实施，若与以前公司相关的管理制度有冲突的，则以本办法为准。附件：表一、 收
11、文登记表表二、 收文处理登记表表三、 发文登记表表四、 发文处理登记表表五、 文件借阅登记表表六、 翻印文件资料登记表表七、 文件归档登记表表八、 文件索引表表九、 文件目录表表十、 销文登记表9表一收文登记表收文日期 文件名称 收文号 收文部门 收文人 签收人10表二收文处理登记表编号：收文时间 来文单位文件号 文件名称行政人事部经理签批部 门 意 见 签 字 日 期传阅情况分管领导意 见11总经理意 见文件执行结果表三发文登记表发文日期 文件名称 发文号 发文人 发文部门 签收人12表四发文处理登记表编号：签发审核标 题文 号附 件主题词报 送主 送抄 送下 发13拟稿单位 拟稿人 核稿人校 对 打 印 印份数表七文件归档登记表文件名称 保密等级文件编号 归档编号文件页数 归档时间送交人 接收人修改变更记录修改日期 更改单号 送交人 接收人 存档变更记录14表八文件索引表单位/部门：序号 文件号 文件名称 建档日期 储存位置 保管期限123456789101112131415161517表九文件目录表文件标题类 别 规范类；规格类；标准类；其他。文件号 文件名称 版本 页数 日期 备注16
