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1、1第一条 目的为加强文件的统一管理,保证公司各类文件管理有章可循,在收文、发文、传阅、借阅、翻印、存放、清退、销毁、立卷归档时规范有序,特制定本管理办法。第二条 种类一、就文件来源来说,文件可分为三大类:一大类是收进的文件;一大类是发出的文件;一大类是公司内部的文件。二、常见文件种类有:法律、法规、条例、准则、决议、决定、规定、纪要、记录、简报、章程、大事记、请示、批复、批转、批示、指示、命令、指令、通知、通报、报告、通告、公告、布告、公函、信函等。第三条 原则文件在收文、发文、传阅、借阅、翻印、存放、清退、销毁、立卷归档时,坚持“谁经手、谁负责”与“谁保管、谁负责”的管理原则,严格按程序执行
2、,若有违反,公司将给予行政处分或经济处罚。第四条 收文一、收文处理一般包括登记、拟办、批办、分发、催办、办结、立卷归档等程序。二、上级发来的文件和注有密级的资料以及平级发来的文件,均由行政人事部文员统一签收、登记、呈阅、分发,并按不同类别进行分类。2三、凡需办理的公文,应先送行政人事部经理签批意见,再分送给相关部门办理或相关领导阅批后办理;行政人事部经理在签批公文时,认为无需送相关领导阅批的一般性公文,可根据公文内容和性质直接签批相关部门阅办。四、行政人事部文员对领导批示的公文和本公司发出的文件,要认真督促、催办,以防积压和漏办。五、公司领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件
3、交行政人事部文员立卷归档。第五条 发文一、发文处理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发放、立卷归档等程序。一、各类下发文件由行政人事部文员根据文件类别统一登记、编号。二、行政人事部编制文件需要下达的部门、份数和执行时间,发给各部门和子公司负责人签收。三、行政人事部文员要做好文件的发放登记工作,明确发文时间、签收人。第六条 传阅一、建立传阅文件管理责任制。需传阅文件交行政人事部,由行政人事部文员负责文件的传阅工作。二、掌握文件流向。3行政人事部文员要对文件的传阅进行跟踪管理,掌握文件流向,了解文件的传阅情况,防止文件积压、丢失。三、做好传阅文件的登记工作。行政人事部文员对传阅文件实行登记,保
4、证文件安全。四、及时催阅。行政人事部文员要催促文件传阅速度,防止文件的延误办理。五、文件传阅和办理完毕后,由承办人将文件及时送档案室建档。第七条 借阅 档案管理员在文件借阅管理中,应严格按照公司规章制度办事,确保文件借出后有利于公司各项工作的正常开展,而不是危害公司。一、借阅者在借阅期间对文件负责。(一)保护文件,不得丢失、裁减和涂改,并按时退还。若有违犯,视情节轻重处罚 50-500 元/次。(二)做好保密工作,不得翻印,不得转借他人,且绝密文件在指定地点阅读。若有违犯,视情节轻重处罚 50-500 元/次。二、审批(一)公司员工因工作需要借、查阅本人工作范围内的档案资料,须经本部门负责人和
5、行政人事部经理审批;若借、查阅非本人工作范围内的档案资料须经分管领导或总经理批准。(二)公司员工因工作需要借、查阅密级性文件,须经本部门负责人和行政人事部经理审批,报分管领导或总经理批准。(三)外单位人员借阅文件时,须持有单位介绍信,并经公司分管4领导或总经理批准方可外借,并办理登记手续。三、登记(一)借阅文件须履行登记手续。借阅时档案管理员与借阅者当面查清文件类别、份数,并明确归还时间,并在文件借阅登记表上签字。(二)借阅文件退还时,根据文件借阅登记表检查、核对,无误后予以销帐。四、催还(一)对借阅文件在限定的时间内未归还者,应及时催退或办理续借,以防文件散失或影响他人借阅。(二)对借阅文件
6、在限定的时间内未归还者,每超过一天处罚 5 元。第八条 翻印一、翻印公司密级性文件须经部门负责人和行政人事部经理审核,报分管领导或总经理签字批准后方可翻印;翻印公司一般性文件可不用签字批准。二、翻印的文件在报刊杂志、媒体上公开发表须行政人事部经理、分管领导或总经理批准。三、翻印时须登记翻印部门、经办人、时间、份数等。第九条 存放一、加强档案室的管理。为了文件安全,必须保证档案室是文件安全的存放处,定期对门窗5的牢固性进行检查,注意防潮、防火、防蛀、防尘等。档案室的钥匙由档案管理员保管,负责文件的存放,确保档案室整齐有序。二、对存放文件进行分类。按文件的办理情况,可分为待办文件、办结文件进行存放
7、;不需办理的作为阅知性文件进行存放。对分好类的文件按收文顺序排列。三、档案管理员根据文件类别、密级程度,建立文件的索引、目录,进行分类存放,以便查找。第十条 清退一、对按规定应退回的文件,行政人事部文员应及时回收、清点和校对,防止文件丢失。二、清退按时间分为随时清退和定期清退。1、随时清退的文件包括传阅件:会签件、送审件、承办件等,这种文件要求阅后尽快清退,以免贻误工作;2、定期清退的文件大多是上级机关下发的文件,每次清退时间一般为三个月、半年或一年。第十一条 立卷归档具有查找和保存价值的文件,办理完后由行政人事部文员按有关规定及时整理、立卷归档。一、分类(一)按公司组织机构分类,如:行政人事
8、部、财务部、项目部等。(二)按专题分类,即:公司人事管理文件类、项目投标文件类等。6二、步骤(一)收集行政人事部文员应坚持平时随时收集文件进行归卷,以保证文件的完整性。(二)年终检查、调整定卷1、检查立卷文件是否完整。通过对照收文登记表 、 发文登记表和文件借阅登记表 ,把所有的应归档文件收集齐全。2、检查案卷是否符合归档范围,把不符合归档要求的文件剔除。3、检查案卷是否保持了文件间的历史联系,把不符合本卷特征的文件转入其他有关卷内或另立新卷。4、按永久、长期、短期三种保管期限,检查卷内文件保存时间价值是否统一。5、检查文件排列是否科学、合理,是否按一定的规律排列卷内文件,使文件保持联系和条理
9、性。一般是:重要文件在前,次重要文件在后;政策性文件在前,业务性文件在后;综合性文件在前,专题性文件在后;正文在前,附件在后;存本在前,定稿在后;结论性文件在前,综合性文件在后。6、定卷时,需对卷内文件进行系统排列、编号,填写卷内目录、案卷封皮和案卷目录。(三)移交归档1、文件完成立卷工作,装订成案后,在规定的时间内移交给档案7室。2、移交档案须有移交目录,以供档案室清点核对。3、在清点收档案卷并证明无误后双方就可履行移交签字手续。至此,文件立卷工作结束。第十二条 销毁一、销毁的文件包括:存档到期的文件;无立卷归档价值的文件;上级主管部门和政府相关职能部门指定需销毁的文件。二、销毁时间为存档到
10、期 15 日内,特殊情况须经总经理批准后销毁。三、销毁程序(一)清点把需销毁的文件逐份校对,并在收发文登记表上加盖“销毁”印戳。(二)登记对要销毁的文件须填写销文登记表 ,登记发文部门、发文号、时间、份数、审批人、销文部门等内容。(三)签批对要销毁的文件登记完毕后,呈报总经理批准,未批准的文件需及时归入档案室,已批准的文件可立即销毁。(四)备案1、文件销毁时由行政人事部经理作为监销人。2、文件销毁后,监销人须在销文登记表上签字,并向总经理8汇报销毁情况。第十三条 本办法解释权归公司行政人事部。第十四条 本办法自签发之日起实施,若与以前公司相关的管理制度有冲突的,则以本办法为准。附件:表一、 收
11、文登记表表二、 收文处理登记表表三、 发文登记表表四、 发文处理登记表表五、 文件借阅登记表表六、 翻印文件资料登记表表七、 文件归档登记表表八、 文件索引表表九、 文件目录表表十、 销文登记表9表一收文登记表收文日期 文件名称 收文号 收文部门 收文人 签收人10表二收文处理登记表编号:收文时间 来文单位文件号 文件名称行政人事部经理签批部 门 意 见 签 字 日 期传阅情况分管领导意 见11总经理意 见文件执行结果表三发文登记表发文日期 文件名称 发文号 发文人 发文部门 签收人12表四发文处理登记表编号:签发审核标 题文 号附 件主题词报 送主 送抄 送下 发13拟稿单位 拟稿人 核稿人校 对 打 印 印份数表七文件归档登记表文件名称 保密等级文件编号 归档编号文件页数 归档时间送交人 接收人修改变更记录修改日期 更改单号 送交人 接收人 存档变更记录14表八文件索引表单位/部门:序号 文件号 文件名称 建档日期 储存位置 保管期限123456789101112131415161517表九文件目录表文件标题类 别 规范类;规格类;标准类;其他。文件号 文件名称 版本 页数 日期 备注16