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1、沈 阳 理 工 大 学 文 件沈理工校20118 号 王军签发关于印发沈阳理工大学学生档案管理办法(修订)的通知各处级单位及相关部门：学生档案是高校档案群中的一个分支，它既是高校考察录用、培养教育学生的第一手材料,也是国家选拔、任用人才的重要依据,更是每个学生由学校走向社会后人事档案形成的基础。为了推进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化进程，根据中华人民共和国档案法以及国家有关学生管理工作的政策规定，本着“为人事工作服务，为经济建设服务”的基本原则，学校结合实际情况，对关于印发的通知（沈理工校2010 55 号） 进行了修订，现将修 订版印发给你们，望遵照执行。附件：1.沈阳理工大学学生
2、档案查阅和借阅制度22.沈阳理工大学应届毕业生档案整理工作流程和要求3.沈阳理工大学延期毕业学生档案、往届遗留学生档案及在校生转学、退学提档制度4.沈阳理工大学学生档案查、借阅审批表二一一年三月二十一日3沈阳理工大学学生档案管理办法(修订)第一章 总则第一条 为了贯彻 落实教育部普通高等学校档案管理办法，做好我校学生档案管理工作，促使我校学生档案管理工作规范化、制度化，根据中华人民共和国档案法、 高等学校档案实体分类法、 高等学校档案工作规范等法律、法规，结合我校实际，特制定本办法。 第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察
3、、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。第三条 学生档案管理工作是高校档案工作的重要组成部分。我校学生档案实行档案馆集中统一管理的体制，以确保学生档案的完整、准确、系统、安全。 第二章 管理 职责第四条 档案馆配备专职人员负责学生档案管理工作。第五条 档案馆学生档案管理工作职责： （一）接收、鉴别和整理学生档案材料； （二）办理学生档案的查阅、借阅； （三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况； （四）做好学生档案的安全、保密、保管工作； （五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计4工作； （六）办理其它有关学生档案事项。第六条
4、 学生处、招生就业处、教务处、组织部、团委等有关职能部门和各学院是学生档案材料的形成部门。上述各有关职能部门和学院应确定 1 名副处级以上干部为学生档案分管领导，确定至少 1名学生档案兼职管理人员负责本单位学生档案材料的收集、整理和归档工作。第三章 归档范 围第七条 归档的学生档案，必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。 第八条 本科生档案的归档范围： （一） 高考档案：高中毕业生登记表、高中学籍材料、高考报考材料、体检表、党团组织关系等；（二） 鉴定、考核、考察材料； （三） 毕业材料：高等学校毕业生登记表、体格检查表、学生成
5、绩单、授位决定书及毕业生就业报到通知书；（四） 加入中国共 产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料； （五） 奖励材料（学生在校期间因表现突出获得的院级、校级及校级以上等奖励材料，包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、优秀毕业生、专项奖学金等）； 5（六）处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等）；（七）服兵役期间形成的档案材料； （八）出国留学材料；（九）学籍异动材料（休学、复学、退学、转学、参军、出国、延长学习年限等）；（十）选调生登记表和审批材料；（十一）有工作经历的个人人事档案材料。第九条 研究生档案材料归档范围：（一）考取研究生前个人
6、档案材料（高考档案、本、专科档案、党、团组织材料、有就业经历的要有工作期间的相关档案材料）； （二）研究生入学登记表； （三）研究生毕业登记表； （四）硕士学位申请表； （五）学历证书证明副本； （六）学位证书证明副本； （七）毕业生离校体检表； （八）在学期间获奖材料； （九）在学期间受处分材料； （十）研究生就业报到证“副联” ； （十一）服兵役期间形成的档案材料； （十二）选调生登记表和审批材料。第四章 收集与管理6第十条 各有关职能部门和学院要做好学生在校期间形成的档案材料的收集整理工作，在材料形成的学年末，移交档案馆。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣后 10 个工作日内向档案馆归档
7、完毕。归档材料交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签字手续，并注明承办单位及时间。 第十一条 学生档案管理人员要将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查盖章后方能归档。不属于规定归档的材料，经过鉴别，可视情况分别处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。第十二条 学生档案材料，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。 第十三条 学生档案信息记载要准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生就业报到通知书、学籍卡的姓名应一致，各种表格上的
8、姓名、出生年月应一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。 第十四条 归档材料不符合归档要求，档案馆有权退回，由送交单位按要求重新组织办理。 第十五条 本科新生档案，由各学院老师统一接收、汇总、整理后按专业、班级、学号登记造册（一式两份），在新生入学 3 个月内，移交档案馆。档案交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。硕士研究生入学档案由研究生学院统一接收、汇总、整理后按专业、7班级、学号登记造册（一式两份），在新生入学 3 个月内，移交档案馆。档案交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。第十六条 预备党员
9、和入党积极分子材料由各学院负责保管，待转正后由组织部负责将转正学生党员材料移交档案馆。第十七条 在新生开学 3 个月内，新生学籍发生变更时，招生就业处应在 5 个工作日内将学生学籍变更通知送交档案馆。此后，学生学籍发生变更，教务处应在 20 个工作日内将学生学籍变更通知送交档案馆。 第十八条 因病休学学生、参军入伍学生的档案应作非在校学生档案妥善保存。复学后，由相关学院负责人或辅导员老师及时将其档案按所在班级重新归入移交在校生档案。 第十九条 退学的学生档案，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。 第二十条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由档案馆保管，刑满释放、解除劳教或重新就业
10、的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。 第二十一条 学生出国不归、失踪、逃亡，其档案仍由档案馆保管。 第二十二条 对毕业 离校时未准确落实工作单位的毕业生，本人要求人事档案保留在学校的，按规定免费保留二年，超过二年的，经本地物价部门批准，按学校所在地人才交流中心档案管理收费标准收取毕业生人事档案保管费。对取得毕业资格的往届遗留学生档案，档案馆从 2010 年 7 月起收取人事档案保管费。收取的档案管理费主要用于毕业生档案管理的有关支出。8第五章 保管与保护第二十三条 遵据安全保密和便于查找的原则，我校对学生档案进行严密、科学地保管。 （一）学生档案配有专门的库房，用密集架存
11、放，有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等安全设施，并定期检查。（二）保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏 14 度-24 度，相对湿度 45-65%）。（三）建立学生档案登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。第六章 档案利用第二十四条 因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定： （一）校领导、与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人、各院系党政主要负责人和分管学生工作的党政负责人、辅导员（仅限所在学院范围）携带 档案借（查）阅登记表，校外单位人事部门政审人员（携带单位出具的介绍信）可查阅、借阅学生档案；其他人员未经批准，不得借阅学生档案。（二）本科生、研究生档案
12、一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经各学院学生工作负责人及档案馆领导签字批准后，方可出馆；（三）学生个人不能查阅自己的全部档案材料； （四）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理；9（五）所有档案查阅人必须按规定履行查阅和借阅登记手续，并注明查阅事由。第七章 档案 转递第二十五条 学生 毕业后，档案馆按机要件的转递规定，将毕业生档案及时寄送到毕业生生源地或就业单位所在地的县级以上人力资源和社会保障局，或寄送到就业报到证上具有档案接收或管理权利的就业部门（或单位）。 第二十六条 考取外校或外单位研究生的学生，如果录取学校要求学生
13、提前调档，档案馆将现有档案材料（包括高中档案、党团组织材料等）先提供给录取学校，其它大学期间的档案于 7 月中旬由档案馆统一转出。考取本校研究生的学生名单由研究生学院通知招生就业处，由招生就业处统一告知档案馆。 第二十七条 严格执行学生档案转递制度，避免产生档案丢失情况，转递学生档案时应遵守下列规定： （一）学生档案应通过机要投递或派专人送取，原则上不得由学生本人自带。 （二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料。第二十八条 在校生退学凭退学决定，进行提档；在校生转学须持本人身份证、经相关部门加盖公章及负责人签字后的高等学校学生转学申请（确认）表，进行提档；延期毕
14、业，取得毕业资格并签订就业协议的学生，须持校就业指导中心受理回执、报到证（派遣证）、毕10业证书、学位证书原件及本人身份证提取个人档案；由于特殊情况，部分取得毕业资格但未签订就业协议的学生须持单位调档函（注明理由）、毕业证书、学位证书原件及本人身份证提取档案；未取得毕业资格的学生不得调取本人档案；往届遗留学生档案，学生本人须持校就业指导中心受理回执、报到证（派遣证）、毕业证书、学位证书原件及本人身份证提取个人档案。第八章 考核、奖励与处罚第二十九条 建立档案管理工作检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对表现突出的部门和人员以及重要的科研成果、管理成果给予表彰奖励。 第三十条 对于利用学生档案材
15、料营私舞弊的，应视其情节轻重，予以严肃处理；对违反中华人民共和国档案法、 中华人民共和国保守秘密法的，要依法处理。第九章 附 则第三十一条 沈理工校 201055 号文件关于印发 的通知自本办法发布之日起作废。第三十二条 本办法由沈阳理工大学档案馆负责解释。第三十三条 本办法自发布之日起实施。附件 1：沈阳理工大学学生档案查阅及借阅制度11一、各学院和相关部门如因工作需要查阅学生档案，应经所在单位负责人批准，填写 档案借（查）阅登记表并写明查阅内容、加盖部门公章后，方可查阅。任何个人不得查阅本人及其亲属的全部档案材料。二、外单位查阅本校学生档案，要凭查档介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及
16、目的，经相关部门及档案馆负责人批准后，方可查阅。三、学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经各学院学生工作负责人及档案管理部门领导签字批准，方可出馆。 四、查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况，按学校有关规定严肃处理。 五、 档案借（查）阅登记表可从档案馆主页下载。附件 2： 沈阳理工大学应届毕业生档案整理工作流程及要求12根据沈阳市机要局、沈阳市人力资源和社会保障局、辽宁省高等学校就业指导中心的相关规定，学校毕业生派遣离校工作安排，应届毕业生档案整理工作流程如下:1各学院根据毕业生档案归档范围要求，将毕业生装档材料按专业、班级及学号顺序进行整理、分检和组档，同时附一份学生名册。2各学院根据档案馆装档日程安排，到档案馆装档（大学阶段档案材料、党组织关系、高考档案、派遣地址同时在档案馆装档、封袋、贴注）。3
