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1、黄山三生缘生物科技有限公司 文件编号 三生缘内控 02 号内部控制文件 修改状态 第 1 版第 0 次修改文件名：采购控制程序 生效日期 2012 年 7 月 1 日1.目 的会议是公司一项重要的工作方式，为了提高会议效率，保证会议效果，规范公司的会议工作，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不做要求，可做参考。每月 5 日召开公司工作会议。3.名词解释3.1 汇报：使参会人员了解某项工作的状况，并就有关问题进行讨论和决策3.2 通报：使参会人员了解公司某项工作的状况，一般不涉及决策和讨论3.3 研讨：参会人员就某一主题畅所欲言，目的在于发现更多的思
2、路和方法3.4 汇报人：对会议议题的内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论；3.5 主持人：对会议的进程进行整体控制，保证会议目标实现；3.6 参会人员：对会议议程参与讨论和决策3.7 列席人：列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策；3.8 与会人员：参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员的总称；4.会议通知起草与发送4.1 会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现；4.2 会议通知应该包括
3、以下几项内容4.2.1 会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果，4.2.2 会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间4.2.3 会议地点：会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图;4.2.4 会议议程：4.2.4.1 会议议程的第一项是主持人讲解会议要求黄山三生缘生物科技有限公司 文件编号 三生缘内控 02 号内部控制文件 修改状态 第 1 版第 0 次修改文件名：采购控制程序 生效日期 2012 年 7 月 1 日4.2.4.2 根据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等内容(参见名词解释)4.2.4.3 会议议程应以 30 分
4、钟为单元，列出本单元的会议内容，如果某项内容多于30 分钟，也应该分为多个单元，其目的保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。4.2.4.4 每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会；4.2.5 会议注意事项4.2.5.1 着装要求:在工作日期间召开的会议尽量正式着装；在周末或休息日期间召开的会议可以着便装；如有特殊
5、的着装要求需要明确指出；4.2.5.2 会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商业秘密的会议，参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相应的登记手续。等等。4.2.5.3 对会议文件的要求：会议组织人员根据会议的目的、规模的等内容确定是否要用 PPT 文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊求也要一并注明。汇报部门在制作 PPT 文件时，首页应该包括本次议程的时间安排和会议注意事
6、项，使与会人员清楚本次会议的议程；同时，制作 PPT 文件应该使用公司标准模版，为保证投影效果清楚，应注意色彩的搭配；4.2.5.4 对请假的要求。明确参会人员如果因特殊原因无法参会需要通过何种途径请假。4.2.5.5 明确对会议纪律的要求（见后）。4.2.5.6 其它需要特殊说明的会议注意事项4.3 会议通知的发送4.3.1 跨部门的会议，会议组织部门应该提前 3 个工作日发出会议通知；如果会议涉及公司总经理室一半以上人员参加，应该提前 5 到 10 个工作日发出通知，以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备；黄山三生缘生物科技有限公司 文件编号 三生缘内控 02 号内部控制文件
7、修改状态 第 1 版第 0 次修改文件名：采购控制程序 生效日期 2012 年 7 月 1 日4.3.2 如果因特殊情况需要临时召开会议（会议通知发出距离会议召开 24 小时以内），跨部门的会议应该由总经理室批准。5.会议主持人5.1 会议主持人负责控制整个会议进程。5.2 会议主持人在会议开始前,应该清点参会人员名单,向与会人员通报此次会议的会议目的，会议的具体议程；明确说明此次会议的注意事项和会议纪律；5.3 会议主持人在会议过程中，应该控制讨论的方向和时间，促成会议目标的实现；6.会议纪律6.1 与会人员应按时参会，迟到而没有事先请假要罚占 1 分钟；6.2 会议期间避免随意走动，对手机做消音处理；6.3 与会人员如果因特殊原因需要在会议中途离开会场。需要向会议主持人请假并得到允许；7.会议纪要撰写在会议结束之后的 3 个工作日之内，会议组织部门应该撰写出会议纪要并发给相关人员；会议纪要应该准确、真实地反映会议的结论；8.会务组织8.1 会议预算：会议应本着高效、节约的原则进行。每次的会议费用在 5000 元以上时，会议组织部门要进行会议预算，并报总经理审批；8.2 交通、食宿：如果会议在公司外部举行，会议组织部门应该视会议时间安排组织与会人员的交通和食宿。如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。编写： 审核： 批准：
