哈尔滨市电子学籍软件操作规范哈尔滨市电子学籍软件操作规范 第一章 总 则第一条 为规范中小学学籍管理，提高教育管理信息化水平，根据《哈尔滨市义务教育阶段学籍管理办法》（哈教发〔2008〕9 号）和教育部《中小学学生学籍信息化管理基本信息规范》（教基厅[2007]10 号），制定本办法第二条 本办法适用于本市各级人民政府、企事业单位、社会团体和公民个人举办的全日制小学、初级中学、普通高级中学第三条 本办法所称学生电子学籍信息，包括入学、建立学籍档案、转学、借读、休学、复学、升级、跳级、留级、毕业、结业、综合素质评价、学业考试、奖励、处分等学生信息，以及学校、部门、年级、班级信息等第四条 市教育局负责全市中小学学生电子学籍管理工作，基础教育处整体负责电子学籍管理及日常业务工作，信息处负责《教育局综合管理系统》、《中小学综合管理系统》维护工作，信息处为全市电子学籍管理提供技术支持各区县(市)教育局基教科负责本行政区域内中小学学生电子学籍管理工作，各区县(市)教育局信息中心负责维护软件系统，为学籍管理提供技术支持第五条各级教育行政部门、学校需为《教育局综合管理系统》、《中小学综合管理系统》配备专用服务器，成立领导小组，做到学籍业务、技术都分别有专人负责。
第二章 建立学籍档案两级审核制度 第六条 在校学生、新生学籍需经区县、市教育局两级审核通过后才能成为正式学籍 学校录入学生基本情况、家庭情况，经学籍领导小组审核无误后上报区县教育局，进入待审批学生表区县教育局根据哈尔滨市学籍管理规定，严格审核各个学校的学生学籍，审核通过的学生进入正式学生表，审核不通过的学生保留在待审批学生表 对于同一身份证号的学生，如果出现两个以上的学籍，在学籍审批、数据排查中都能查出，这时需市、区县教育局人工核对学籍是否合规，不合规学籍审批不通过区县教育局审核完成后，如果学校有部分学生未通过审核，可将学籍审核数据发回学校，学校修改后重新上传未通过审核的学生数据，区县教育局重新审核区县教育局完成所有学籍审核，经确认无误后，为通过审核的学生分配学籍号，学籍号经确认无误后，上报学籍数据到市教育局，进入市教育局的待审核学生表，市教育局根据哈尔滨市学籍管理规定，严格审核各个学校的学生学籍，审核通过的学生进入正式学生表，成为正式学籍，审核不通过的学生保留在待审批学生表 市、区县教育局可利用数据排查功能，查出一个学生多个学籍、学籍号没按规则编码、学籍为空、学籍号重复等学生 市教育局完成学籍审核后，以区县为单位，下发正式学籍及审核意见给每个区县教育局，区县教育局接收、导入市教育局下发的数据，再将各个学校的正式学籍及审核意见分发给每个学校，学校接收、导入区县教育局分发的正式学籍。
第七条 学籍号规定区县教育局完成学籍审核后，即可为通过审核的学生分配学籍号，学籍号规则是：学校所在行政区划码(6 位) + 学段(1 位) +小于等于 6 位的区内学校识别码 + 入学年份(4 位) + 4 位序号 学段：小学 1、初中 2、高中 3 学校识别码：市教育局统一规划，区县教育局为每个学校定义，区内不能重复避免各个区县定义的长度不同，导致学籍号的长度全市不同 市外借读学生学籍倒数第四固定为 9，普通学生与市内借读学生学籍号后 4 位从 0001 开始累加 学生在每个学段的学籍号是唯一的，学生转学、借读、休学等学籍异动后学籍号不变学生学籍经市教育局审核通过后，学籍号不允许重新编码 小学升初中、初中升高中后学生的学籍号需重新编码 第八条 借读学籍所有借读学生允许建立学籍档案，在填写学生基本情况时，学生来源中有正常入学、外来借读、本市借读、其他四个选项外省市借读学生填写外来借读，本市借读学生填写本市借读，教育局审核学籍、编学籍号时都将依据此项内容外省市借读学生的学籍号倒数第四为 9，本市借读学生的学籍号与正常学生的学籍规则一致第九条 学籍信息控制市教育局审核通过后的学籍，区县教育局不能修改学生基本情况表的受控关键业务字段。
市或区县教育局审核通过后的学籍，学校不能修改学生基本情况表的受控关键业务字段学生基本情况表的受控关键业务字段由市教育局统一设置，在下发学籍审核数据时下发到区县教育局，区县教育局下发学籍审核数据时下发给学校目前控制关键业务字段有学籍号、姓名、性别、出生日期、身份证号、现住址、户口地址 区县教育局、学校不能删除正式学籍学生的档案 第三章 建立学籍异动审核制度 第十条 系统提供转学、其他异动两大类，转学需要区县教育局审核，其他异动不需区县教育局审核，只需学校自己审核即可 第十一条 转学审核转学分系统内转学、系统内转出、系统外转入三种系统内转学指从实施了学籍系统的一所学校，转往哈尔滨全市范围内实施了学籍系统的其他任何一所学校，包括区县内与跨区县系统内转学能将学生的学籍档案带入新学校，不需重复录入系统内转学需转入学校上级教育局、转出学校上级教育局以及转入学校同意才能转学成功其他两种转学只需提出学校上级教育局同意即可转学成功第十二条 其他异动其他异动包括休学、停学、复学、保留入学资格、恢复入学资格、取消学籍、恢复学籍、退学、勒令退学、开除学籍、死亡、流失、取消流失、其他，如果依据学籍规定，某项异动需要调整为教育局审核，只需在市教育局调整设置，上级教育局就能审核学校提出的学籍异动申请。
第十三条 学籍异动只能在市教育局规定时间段内操作市教育局规定在每学期开学后 2 周内完成学籍异动操作，学校、区县教育局在这 2 周内提出学籍异动申请，完成学籍异动审批，其他时间段不能进行学籍异动工作第四章 建立数据定期上报制度 第十四条 每年全市上报学籍管理数据一次每年 9 月 15 日为学校学籍管理数据上报时间点，各学校上报学籍数据给上级教育局，数据包括本学年新生基本情况、家庭情况及其他信息9 月底前各区县教育局将数据上报到市教育局市教育局在每年 10 月底下发学籍审核数据及异动审核数据给区县教育局，11月初区县教育局下发学籍审核数据及异动审核数据给学校 2008 年需要上报的学籍管理数据，包括学校信息、部门、教师、年级、班级，以及所有年级的学生基本情况、家庭情况、其它信息 所有数据上报采用光盘或 U 盘等存储介质形式上报第五章 建立学籍管理数据安全与保密制度 第十五条 技术保障市、区县教育局、学校都应指定专门的技术人员，做好《中小学综合管理系统》、《教育局综合管理系统》服务器和网络维护工作，以及防病毒、防黑客攻击等系统安全工作市、区县服务器通过 VPN 网络，保证学籍管理在相对封闭的系统内正常运行，有条件的情况下可将部分学校纳入到 VPN 网络中。
第十六条 数据保密由于学籍管理信息涉及到学生及家庭的情况，必须予以保密各级教育行政部门和学校都要建立学籍管理数据保密制度并严格执行，确保学生基本信息不公开、不扩散学生电子学籍信息只能服务于教育行政部门和学校的教育管理与教学工作，不得用作其他用途 第十七条 数据库、文件备份市、区县教育局和学校应完整保留学生的全部电子学籍信息，为学籍认证等提供依据任何单位在导入数据前都需备份数据库；学校在录入数据期间每天至少备份一次数据库；市、区县教育局在审核学籍期间，每天至少备份一次数据库；在规定异动时间范围内，市教育局每天至少备份一次数据库；其余情况下，每周备份一次数据库 学校、区县教育局每次上报的数据文件需要备份，市教育局、区县教育局每次下发的数据文件需要备份 所有备份文件至少存储在两台服务器上，市、区县教育局最好进行异地异机数据备份、光盘备份，避免数据丢失 市、区县、学校做好备份工作的同时，还需做好备份的日志记录工作，包含每次备份的时间、备份文件存放位置、备份文件名称、备份前做了什么工作、修改了什么数据、和前一个备份文件有什么区别和变动、其他说明备份文件名称命名规则：备份日期(yyyymmdd)+功能操作.dat，如 2008 年 11 月 10日，在导入区县教育局下发学籍审核数据前的备份文件命名为 20081110 导入学籍审核数据前.dat。
主管教育局应定期检查下级单位的备份文件及日志记录第十八条 软件分级权限管理市、区县教育局部署的《教育局综合管理系统》中建立了系统管理员与学籍管理员，系统管理员自己没有学籍管理的权限，其新建的用户也不能授予学籍管理权限，完全避免了系统管理员查看、操作学籍数据，仅能维护整个系统，做学籍管理的技术支持工作学籍管理员具有学籍管理的全部权限，可新建学籍管理用户，分配部分学籍管理权限，完成指定的工作 学校部署的《中小学综合管理系统》中也可分级管理，最高权限管理员帐号由校领导掌握，收回技术管理员学籍管理模块的权限，新建一个学籍管理员，即可实现专人管理学籍 市、区县教育局、学校需制定一份人员职责、权限表，明确各自职责，相应地在软件系统中建立帐号，分配权限 市、区县两级教育局设置了学籍管理权限控制，必须指定 2 个以上人员，在新增、修改、删除学籍数据时，需要这几个人同时输入密码才能操作第六章 学籍数据填写要求 软件系统中所有标*的信息项在技术上都是必填项，其余信息项根据业务要求确定是否必填 第十九条 学校表填写要求学校表所有信息需如实、详尽的填写，尽量不为空 1）学校代码：12 位编码，学校在教育局的唯一识别码，必须保证正确，请学校通过市教育局获取，此处学校代码与教育部基础教育数据统计报表中使用的学校代码一致。
2）学校名称：校名要写全称，与学校公章名称一致 3）所属教育局编码：填写管理自己业务的教育局编码市直属学校全部由学校所在区县教育局代为管理，所有市直属学校的所属教育局编码不是市教育局，而是学校所在区县教育局；其他学校则填写自己学校所在教育局 4）学制：小学学制默认为 6 年，初中学制默认为 3 年，高中学制默认为 3 年，54 学制的学校例外（小学学制 5 年，初中 4 年）学校、教育局进行毕业操作时将依据学制操作最高年级 第二十条 年级表填写要求 1）年级编码：按照系统默认生成 2）年级名称：小学 1 至 6 年级，依次为小学一年级，小学二年级,…,小学六年级初中 1 至 3 年级，依次为初中一年级，初中二年级，初中三年级高中 1 至 3 年级一次为高中一年级，高中二年级，高中三年级 第二十一条 班级表填写要求 1）班级编码：系统默认生成2）班级名称：建议按照“小（或初、高）”+入学年份+“级”+(n)班 3）建班年月：指这个新生入学的时间 4）学生人数、女生人数、少数民族人数：系统自动统计 5）班主任: 录入教师后从教师列表中选择 6）班长：录入学生后从学生列表中选择 7）学制：在校学习完成学业规定的年限。
第二十二条 部门表填写要求 可实现一级或二级部门管理 第二十三条 教师表填写要求 学籍系统中仅要求录入所有必填项，其余要求参照人事管理规定第二十四条 学生基本情况表填写要求 1）学籍号：由区县教育局在学籍审批通过后生成，下发给学校，学校不能填写、不能修改学籍号全市唯一，只有通过学籍审批的学生才有学籍号 2）学校内部学号：根据学校系统设置的规则自动生成，建议学校不要修改 3）姓名：必填项，学生姓名前后和中间不能留空格 4）姓名拼音：必填项，姓名全称的汉语拼音 5）曾用名：指曾经正式使用过的姓名 6）出生日期：必填项，yyyy-mm-dd 格式 7）民族：必填项，系统默认为汉族，根据实际情况选择 8）政治面貌：必填项，默认为群众 9）入学方式：必填项 10）入学年月：必填项，yyyy-mm 格式11）学生来源：必填项，分正常入学、外来借读、本市借读、其他四个选项学生来源决定学生是正常学籍、本市借读学籍、外省市借读学籍，区县教育局审核学籍、编学籍号时都将依据此项内容 12）现住址：必填项，包括省（自治区、直辖市）/地（市、州）/县（区、旗）/乡（镇）/街（。