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1、1,Excel 培 训 教 程,2,开始语：Excel 是Microsoft Office 软件包的组成部分。按启动Windows应用的方法运行它后，屏幕上就会显示其操作窗口，并且打开一张名为Book1(工作薄1)的电子报表。(如图所示),标题栏,下拉菜单,工具栏,状态栏,工作表区,列标,行号,滚动条,工作表标签,单元格,3,建立第一份电子报表“工作簿”在 Microsoft Excel 中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。下面
2、将以建立一张员工工资表的操作来说明Excel的一些基本操作：,步骤一、参见右图 ，单击A1单元格。工作表提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形。,4,步骤二、输入“姓名”，参见下图。按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”,使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。,5,步骤四、移动鼠标单击A2单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元格中的内容，结果参见下图。,完成上述操作后，“员工工资表”就编制好了，如图所示。在这一份
3、电子表格中，所包含的员工数目有限，但说明了基本的操作方法。！中文Excel 关闭当前操作窗口时不会自动保存操作结果，因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命令，否则会出现“是否保存”的提示。,6,设置单元格的格式与Microsoft Word一样，在Excel 中也能设置文字的格式，而且此格式将表现在最终的电子表格中。此外，还可以设置其它与数据信息相关的属性，下面的操作将结合“员工工资表”的特点来进行说明，请先单击左下方的Sheet 1标签，返回“员工工资表”。,步骤一、单击行号1，选定此行中的文字内容。然后右击鼠标器，进入图 12所示的快捷菜单，并从中选择“设置单元格格式”命令。,7,步
4、骤二、进入 “单元格格式”对话框后，单击“字体”选项卡。（如图所示）步骤三、从“字体”窗口中选择一种新的字体后，从“字形”窗口中选择一种字形，接着可在“字号”窗口中设置文字的大小尺寸。此后，您还可以在“字体”选项卡中设置文字的颜色，以及下划线、删除线等属性,还能预览设置结果。单击“确定”按钮后，选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子报表中。,8,设置货币符号步骤一、单击D列号，选定此列中的所有内容，接着右击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。进入“单元格格式”对话框后选择“数字”选项卡，参见下图。,步骤二、在“分类”列表窗中选择“货币”项。步骤三、设置好“小数位数”与“货币
5、符号”，然后单击“确定”按钮。,9,加入标题 为了加入标题，首先需要在报表将插入一行，以便于书写它，其次还要合并此行中的各列。步骤一、单击行号1，然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令。,步骤二、单击行号1，确保选定新行，然后右击鼠标进入快捷菜单，接着从中选择“设置单元格格式”命令,然后在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡,参见右图 ，打开“合并单元格”检测框,最后单击“确定”按钮。步骤三、在“行1”书写好标题“员工工资表”,并参照前面的内容，设置好标题的文字字体与大小尺寸。,10,添加“总计”单元格 Excel 提供有各种用于计算的函数，其中SUM将用于“总计” ，计算指定列中所有数值
6、的和。请按下列步骤进行操作：,步骤一、单击在“工资”列最后的第一个空白单元格，接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令，参见左图。,在“函数名”列表窗中选定某个函数后，它的功能描述字将显示在“函数分类”列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。操作时，可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数，然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个。,11,步骤二、在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选定SUM函数，然后单击“确定”按钮，参见下图 。,步骤三、在选定求和范围后，单击SUM函数计算的结果信息框中的“确定”按钮,注：Excel 提供有自动计算功能，如选定“工资额”列中的各单元格后
7、，状态栏中就将显示各项数据记录的总值。若选定单元格后右击状态栏，然后从一份快捷菜单中还能选择显示这些选定单元格内各数字的平均值、最大值或最小值等。,12,制作员工工资图表利用Excel 提供的图表功能，可以基于工作表中的数据建立图形表格，这是一种使用图形来描述数据的方法，用于直观地表达各统计值大小差异。 为了制作员工工资图表。请按下列步骤进行操作：,步骤一、将光标移至A3单元格上。然后单击它并向下拖动，选定各员工的姓名，并按住键盘上的Ctrl键，将光标移至D3单元格上，向下拖动，选定各员工的工资额后，结束拖动并释放Ctrl键，结果应如右图所示。,13,步骤二、单击工具箱中的“图表向导”按钮，进
8、入“图表向导”的第一步操作对话框。,注：若按住“按下不放可查看示例”按钮，“子图形类型”将变成预览窗口，并且显示您所选定的图表类型与电子报表中数据的图表外观。,14,步骤三、在“图表向导”的第二步操作对话框中，打开“行”单选按钮。,15,步骤四单击“下一步”按钮后，在“图表选项”对话框的“图表标题”栏中输入“员工工资图表”。,16,步骤五、单击“下一步”按钮后，在“图表位置”对话框中打开“作为新工作表插入”单选按钮。,17,最后，单击“完成”按钮，一张工作图表就产生了。,18,单元格和区域引用 引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。 通过引用，可以在公
9、式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。 引用不同工作簿中的单元格称为外部引用。引用其它程序中的数据称为远程引用。 在EXCEL中，存在两种引用类型：1.“A1”引用类型：用字母标志列（从 A 到 IV ，共 256 列），用数字标志行（从 1 到 65536）。2.“R1C1”引用类型：用“R”加行数字和“C”加列数字来指示单元格的位置。,19,在默认状态下，Microsoft Excel 使用 A1 引用类型。 如果要引用单元格，请顺序输入列字母和行数字。例如，D50 引用了列
10、 D 和行 50 交叉处的单元格。 如果要引用单元格区域，请输入区域左上角单元格的引用、冒号（：）和区域右下角单元格的引用。示例如右图所示。,20,引用工作表外部数据随着大量的数据积累，还需要通过链接或者外部引用来共享其它工作簿或工作表中的数据。如下例中，AVERAGE工作表函数将计算同一工作簿中Marketing工作表B1:B10区域内的平均值：,21,一、什么是函数 Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、
11、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如，SUM 函数对单元格或单元格区域进行加法运算。,参数参数可以是数字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的逻辑值、数组、形如 #N/A 的错误值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。 参数不仅仅是常量、公式或函数，还可以是数组、单元格引用。,常量常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本值，或由名称所代表的数字或文本值。例如，日期 10/9/96、数字 210 和文本Quarterly Earnings都是常量。公式或由公式得出的数值都不是常量。,22,函数的结构如下图所示，函数的结构以函数名称开始，后面是
12、左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。,23,嵌套函数所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。也就是说一个函数可以是另一个函数的参数。例如下图中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函数，并将结果与 50 相比较。这个公式的含义是：如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求G2到G5的和，否则显示数值0。,24,Excel 的计算公式,在Excel 中，“公式”是在单元格中执行计算的方程式，如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。,在前面的操作中，对工资额的总计就使用了这样的公式，此时若单击显
13、示工资额总计的单元格D9，当它处于选定状态，“编辑栏”中就会显示所使用的公式，如图所示。,25,只要您记住公式的应用法则，无论在单元格中，还是在“编辑栏”中都能建立并使用公式的。以下是一个公式范例：,如果正确的创建了计算公式，那么在中文Excel 2000的默认状态下，其计算值就会显示在单元格中，公式则显示在“编辑栏”中。如果要使工作表中所有的公式在显示公式内容与显示结果之间切换，可按下CTRL+组合键（位于键盘左上侧）。,26,Excel 的运算符,1.算术运算符 用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。各算术运算与用途如下表所列。,27,2.比较运算符 用于比
14、较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。与其它的计算机程序语言查类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如下表所列。,28,3.文本运算符 这实际上是一个文字串联符&，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如North & wind，结果将是North wind。 4.引用运算符 引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。,29,如果公式中使用了多个运算符，Excel 将按下表所列的顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，同时包含了乘法和除法运算符，则将从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，可把需要首先
15、计算的部分放在一对圆括号内。,30,应用计算公式的范例：,1.求和应用=SUM(F6,D7,E7) 2.合并“姓”和“名”=D5& &E53.合并日期与文本 =时间：&TEXT(F5, d-mmm-yy)4.按百分比增加 =$F$5*(1+5%) 5.基于单个条件求和 =SUMIF(B3:B8,20,D3:D8),31,认识TEXT工作函数上面“合并日期与文本”公式中的TEXT是一个常用的工作表函数，能将一数值转换为按指定数字格式来表示的文本。语法：TEXT(value,format_text)Value 为数值、计算结果为数值的公式，或对数值单元格的引用。Format_text 所要选用的文本型数字格式。即“单元格格式”对话框“数字”选项卡的“分类”列表框中显示的格式。Format_text 不能包含星号(*)，也不能是“常规”型。TEXT工作函数还能圆整数值，或者转换日期格式示例：TEXT(2.715, ￥0.00) 等于 ￥2.72TEXT(4/15/91, mmmm dd, yyyy) 等于 April 15, 1991说明：通过“格式”菜单调用“单元格格式”对话框，然后在“数字”选项卡上设置单元格的格式，只会改变单元格的格式而不会影响其中的数值。使用函数 TEXT 可以将数值转换为带格式的文本，而其结果将不再作为数字参与计算。,
