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1、2014 年 7 月 12 日Q1:如何对齐多个对象?我们在一张幻灯片中,常常要插入多个对象(如图片、图形、文本框等) ,如何让它们排列得整整齐齐呢? 解决方法:在 PPT 2003 中,先执行“视图工具栏绘图”命令,展开“绘图”工具栏(参见图一) ,然后同时选中多个需要对齐的对象(参见图一) ,按“绘图”工具栏上“绘图(R) ”按钮,在随后弹出一快捷菜单(参见图一)中,展开“对齐或分布”级联菜单,选中其中一种对齐方式(如“右对齐” )即可。 小技巧:用此种方法设置的对齐方式,其实是多个对象向其中一个对象“看齐” ,如上例中,我们选定了“右对齐”选项后,其余三个对象即刻向“最右边”一个对象(“
2、文本框” ) “看齐”了(如图二) 。 按住鼠标左键,在幻灯片中多个对象外围拖拉出一个虚线框,即可同时选中虚线框所包围的对象。 按住 Shift 键,然后用鼠标分别点击对象,也可以同时选中被点击的多个对象(这些对象可以不是连续的) 。Q2:如何复制幻灯片有时候,我们需要借用已经制作好的一篇演示文稿中的某一张(或多张)幻灯片,我们如何将其复制过来呢? 解决方法:打开已经制作好的演示文稿,在右边的大纲区中,选中需要借用的幻灯片,执行“复制”操作,然后切换到当前演示文稿中,右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“粘贴”选项(或直接按“常用”工具栏上的“粘贴”按钮)即可。小技巧: 在复制幻灯片时,原演
3、示文稿所使用的“母板”不被复制过来,而是使用了当前演示的“母板” 。 按住 Shift 键,在大纲区中的幻灯片上拖拉,即可同时选中多张连续的幻灯片;按住 Ctrl 键,在大纲区中的幻灯片上分别点击,即可同时选中多张不连续的幻灯片。 Q3:如何插入公式老师在编辑教学幻灯片时,常常需要插入一些公式,怎么办呢? 解决方法:在需要插入公式的幻灯片中,执行“插入对象”命令,打开“插入对象”对话框,在“对象类型”下面选中“Microsoft 公式 3.0”选项, “确定”进入公式编辑状态,利用展开的“公式”工具栏(如图三)上的相应“公式模板”按钮,即可编辑制作出所需要的公式来(参见图四) 。制作完成后,在
4、“公式编辑器”窗口中,执行“文件退出并返回到演示文稿”命令即可。 小技巧: 于“公式编辑器”不是默认的安装组件,请利用 Office2002 安装盘,通过系统“控制面板”上的“添加/删除程序”功能,进行安装。 如果进入公式编辑状态后, “公式”工具栏没有展开,执行一下“视图工具栏”命令就行了。 插入的公式,实际上是一个内嵌的图片,默认情况下比较小,影响演示效果,需要将其调整、定位一下。 Q4:如何带走自己的字体我们通常有这样的担心,在一台电脑上制作好的演示文稿,复制到另一台电脑上播放时,可能由于两台电脑安装的字体不同,影响到演示文稿的播放效果。那么,能不能将自己设置的字体一并带走呢? 解决方法
5、:如果你所设置的是“TrueType 字体” ,那么完全可以将其一并带走:执行“工具选项”命令,打开“选项”对话框(如图五) ,切换到“保存”标签下,选中其中的“嵌入 TrueType 字体”选项,确定返回,然后再保存(或另存)相应的演示文稿即可。 小技巧: 为了减少演示文稿的容量,在选中“嵌入 TrueType 字体”选项后,再选定下面的“内嵌入所用字符”选项。 此设置只对当前演示文稿有效,如果打开了一个新的演示文稿,且需要带走其中的字体,需要重复上面的操作。 我们可以通过字体文件的扩展名来识别“TrueType 字体” (扩展名是 ttf) 。Q5:如何将演示文稿保存为图片对于一些没有设置
6、动画的演示文稿来说,如果能将其保存为一幅幅的图片,这样,即使没有安装 PPT2003 或播放器,我们也可以利用一些图片浏览器来欣赏他们。那么,如何将其保存为图片呢? 解决方法:启动 PPT2003,打开相应的演示文稿,执行“文件另存为”命令,打开“另存为”对话框,按“保存类型”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选定一种图形类型(参见图六) ,再取名保存。此时,系统会弹出一个如图七所示的对话框,根据需要,单击其中后个按钮即可。 小技巧: 一演示文稿保存为不同格式的图形文件, “gif”格式容量最小, “wmf”格式容量最大。 在进行保存时所取的名称,其实不是图形文件名称,而是用来保存图形文
7、件的文件夹名称,图形文件是“幻灯片 1.GIF、幻灯片 2.GIF”。 Q6:如何存出文稿中的图片有时,我们在欣赏某篇演示文稿时,发现其中的一些图片非常精美,想保存下来,供以后自己制作演示文稿时使用,又该怎么办呢? 解决方法:右击需要保存的图片,在随后弹出的快捷菜单中,选“另存为图片”选项,打开“另存为图片”对话框,取名保存即可。 小技巧:如果想将整个文稿中的图片都分别保存下来,可以这样操作:打开演示文稿,执行“文件另存为 Web 页”命令,打开“另存为”对话框(如图八) ,取名(如“片头片尾” )保存。系统会将幻灯片中的所有图片一一分开,保存在上述 Web 页所在的文件夹中的一个名称如“片头
8、片尾.files”的子文件夹中(图片通常保存为 jpg 和 png 格式各一份) 。 Q7:如何将演示文稿转换为 WORD 文档如果将想演示文稿转换为 Word 文档,该如何操作呢? 解决方法:启动 PPT2003,打开需要转换的演示文稿,执行“文件发送 Microsoft Word”命令,打开“发送到 Microsoft Word”对话框(如图九),设置好相应的选项后,按下“确定”按钮。此时,系统会启动 Word,并新建一个文件,保存演示文稿的内容,保存一下相应的文件就行了。 小技巧:其实,转换到 Word 文档中的演示文稿内容,并不是普通的文本和图片,而只是将一张张幻灯片作为图片插入在 W
9、ord 文档中了。 Q8:如何将演示文稿保存为自动播放的文件解决方法:启动 PPT2003,打开相应的演示文稿,执行“文件另存为”命令,打开“另存为”对话框,按“保存类型”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选中“PowerPoint 放映(*.pps)”选项,再取名保存。以后,使用者只要双击这个文件,即可直接进入播放状态,非常方便。 Q9:如何压缩演示文稿的容量解决方法:启动 PPT2003,打开相册文稿,执行“文件另存为”命令,打开“另存为”对话框,按对话框右上方的“工具”按钮,在随后弹出的下拉菜单中,选择“压缩图片”选项,打开“压缩图片”对话框(如图十),选中“Web/屏幕”选项(其
10、他选项按默认情况,参见图十),然后按“确定”按钮返回,再取名保存即可。 Q10:如何将表格插入到幻灯片中我们在制作演示文稿时,常常要用到表格。大家知道,表格我们通常是用 Excel来制作的。那么,能不能将 Excel 制作好的表格插入到幻灯片中呢?解决方法:启动 Excel2003,将表格编辑成适合在幻灯片中播放的大小,并去掉相应的网格线。再启动 PPT2003,选定一张幻灯片,执行“插入对象”命令,打开“插入对象”对话框(如图十一),选中其中的“根据文件创建”选项,然后通过“浏览”按钮选中需要插入的表格文件(参见图十一),按下“确定”按钮,表格即刻被插入到幻灯片中,调整一下大小就行了。 Q1
11、1:如何加密演示文稿如果编辑好的演示文稿不想让别人打开或修改,怎么办? 解决办法:对演示文稿进行加密,这是 PPT2003 的一个新增功能。 启动 PPT2003,打开相应的演示文稿,然后选择下面两种方法中的一种,对其进行加密: 1、执行“工具选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“保存”标签下,设置好相应选项的密码(参见图十二),确定返回,然后再将文稿另存一下即可。 2、执行“文件另存为”命令,打开“另存为”对话框,按对话框右上方的“工具”按钮,在随后弹出的下拉菜单中,选择“安全选项”选项,打开“安全选项”对话框(如图十三),设置好相应选项的密码,“确定”返回,再取名保存即可。 小技巧:如果
12、设置了“打开权限密码”,以后使用者要打开相应的演示文稿时,必须在如图十四所示的对话框中输入正确的密码,否则不能打开。 如果设置了“修改权限密码”,以后使用者在打开相应的演示文稿时,如果在如图十五所示的对话框中输入正确的密码,不仅可以打开文稿,而且可以修改文稿,如果没有输入正确的密码,则可以通过按其中的“只读”按钮,将文稿打开播放,当不能对其进行修改。 “打开权限密码”和“修改权限密码”可以设置一样,也可以设置得不一样。 尽管我们说 PPT2003 与 PPT2000 制作的文稿是相互兼容的,但加密的 PPT2003演示文稿,用 PPT2000 打开时,显示为乱码。Q12:如何使播放窗口可以随意
13、调节大家知道,通常情况下 PPT 是以全屏方式播放演示文稿的,此时如果想切换到另外一个窗口中进行某些操作,就必须将播放窗口最小化,非常不方便。如何解决这个问题呢? 解决方法:启动 PPT2003,打开需要播放的文稿,按住 Alt 键不放,再依次按“D、V”字母键,也可以进入播放状态,不过此时的播放窗口是可以随意调节的(参见图十六) Q13:如何让 Flash 动画在演示文稿中顺利播放我们知道,通过“Shockwave Flash Object”控件,可以将 Flash 动画插入到文稿中进行播放。但是,不知为何,当我们将文稿的保存位置移动后,插入的 Flash 动画就不能播放了。 解决方法:将
14、Flash 动画和制作的演示文稿保存在同一文件夹中,同时在用“Shockwave Flash Object”控件插入 Flash 动画时,将路径设置为相对路径。经过这样的设置以后,无论如何移动 Flash 的保存位置,Powerpointer 均可正常播放插入的动画。注意:插入的 Flash 动画不支持打包功能,也不支持相应的演示文稿播放器。Q14:如何抢救丢失的文稿我们在编辑文稿时,由于死机或停电,常常造成文稿的丢失,能不能抢救回来呢?解决方法:启动 PPT2003,执行“工具选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“保存”标签下,选中“保存自动恢复信息”选项,并在后面的方框中设置一个时间(为
15、了减少损失,建议时间设置的尽可能短一些,参见图十七),确定返回,然后正常编辑文稿。 一旦出现死机或停电等意外情况后,当再次启动 PPT2003 时,系统会自动打开一个“文档恢复”工具栏,将丢失的文稿显示出来,选择其中需要的文稿,然后将其保存起来即可。注意:死机或停电前最后一段时间内编辑的内容无法恢复。Q15:如何利用画笔来做标记利用 powerpoint2003 放映幻灯片时,为了让效果更直观,有时我们需要现场在幻灯片上做些标记,这时该怎么办?在打开播放的演示文稿中单击鼠标右键,然后依次选择“指针选项绘图”即可,这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了,用完后,按 ESC 键便可退出。 Q16:
16、如何使用母版母版是一种特殊的幻灯片,将设计好的母版保存成“.pot”格式的文件就是模板。母版用于保存对应模板的外观设置(而非具体内容),如背景、各种占位符的位置、字体,使用该模板的每一页幻灯片上共有的标志、文字、图形等。在同一个母版中可以有一对或多对幻灯片母版和标题母版,如果不需要将标题幻灯片和其他幻灯片区分开,也可以没有标题母版。母版设置完成后,要关闭母版视图,回到普通视图后插入幻灯片、编辑幻灯片。Word2003常见问题汇总Q1:怎么把 word 文档里已经有的分页符去掉?先在工具 选项 视图 格式标记,选中全部,然后就能够看到分页符,delete 就 ok 了。 Q2:怎样在 word 中将所有大写字母转为小写?比如一句全大写的转为全小写。格式-更改大小写-小写 Q3:如何将 word 文档里的繁体字改为简化字?工具语言中文简繁转换