青年马克思主义者培养工程学生骨干实用技能培训讲座

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1、1青年马克思主义者培养工程学生骨干实用技能培训校园公文写作第一部分 应用文概述一、应用文的概念应用文是国家机关、社会团体、企事业单位和个人在处理公私事务、交流信息、表述意愿时所使用的具有实用价值、特定体例和规范格式的文书。二、应用文的特点应用文作为一种文体与其他的文学作品相比较，有其自身的特点：（一）实用性强 应用文在内容上十分重视实用性。它是用来办事、解决实际问题的，具有很强的实用性。 （二）真实性强 反映的情况、问题，叙述的事实是客观存在的，发布、传达上级指示精神是确有的，不能经过任何艺术加工。 （三）针对性强 它根据不同的领域、不同的具体业务、不同的行文目的，选用不同的文种。（四）时效性

2、强 应用文在传递信息、解决实际问题方面取得好的效果，必须注意时间、效率，讲究时效性。一般来说，应用文往往是在特定的时间来处理特定的问题，尽快的传递相关信息，因此时效性很强。不及时发文，拖拖拉拉，或时过境迁再放马后炮，使信息失败，就会失去其实用价值。 （五）格式化比较固定 应用文有其惯用的外观体式和主体风格。有不少体式 是社会长期约定俗成的，也有一些体式由国家统一规定，如公文。三、应用文的分类2（一）按照不同的用途，可以分为两大类：一类是行政机关、团体和企事业单位用来处理公务的； 一类是个人或集体用来处理私事的。 （二）按照不同的性质，大致可以分为以下六类：国家行政机关公文：命令（令） 、决定、

3、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、议案。共 13 种。事务文书：计划、总结、简报、调查报告、述职报告、会议记录、规章制度、慰问信、感谢信、广告、消息、通讯等。公关礼仪文书：启事、声明、贺信、祝词、请柬、聘书、欢迎（送）词等。经济文书：合同、意向书、市场预测报告、经济活动分析报告等。法律文书：起诉状、上诉状、答辩状等。科技文书：学术论文、科技报告、科学小品等。四、讲解内容校园公文写作必备知识、行政公文的格式、校园公文常用格式文种写作介绍：通知、会议记录、新闻稿、策划书。3第二部分 校园公文写作必备知识一、熟悉身边人和事二、了解公文条与框三、常用文体学、写、练一、熟悉身

4、边的人、物、机构、地点（一）熟悉校园环境（二）熟悉校领导：党委书记刘建辉、院长祝家贵、党委副书记(纪委书记)刘华、徐柳凡、王助民、傅爱国（三）熟悉各职能部门、各教学单位及领导1.各职能部门：党委办公室、组人部、宣传部、 纪检委/监审处、 团委、学报编辑部、国资处、科技处、图书馆、财务处、学工部、保卫处、工会、机关党委等2.各教学单位:教务处、国际交流学院、继续教育学院、两课部、经管法学院、艺术学院、电工程与电气自动化学院、化学化工与生命科学学院、计算机与信息工程学院、文传系、外语系、教育系、历史系、体育系、数学系3.后勤集团：餐饮服务中心物业管理服务公司卫生绿化服务公司和劳动服务公司校医院4.

5、各级各类学生组织：学生会、青年志愿者协会、社团管理委员会、学生社团、大学生艺术团、广播台、通讯社、 汤山青年编辑部（四）学院各单位网站4二、了解公文的条和框（一）行政公文的格式公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。1公文用纸幅面及版面尺寸（1）公文用纸幅面尺寸：4 型（210mm297mm） 。 （2）公文页边与版心尺寸： 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）A4 型公文用纸页边及版心尺寸（示例图 1）2公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。3排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。正文用 3 号仿5宋字，一般每面排 22 行，每

6、行排 28 个字。 4公文中各要素标识规则。组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。 （示例图 2）（示例图 2）6（1） 眉首发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于 22mm15mm。联合行文时应使主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文（示例图 3） 。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号 。 发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。发

7、文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；注意：年份应标全称（1995 不能简写成 95，2004 不能写成 04） ，用六角中括号“ ”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001） ，不加“第”字。用直角中括号“教字200410 号” ，用小括号“教字（2004）10 号”都是不规范的。发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。7（示例图 3）8（示例图 4）（2）主体（示例图 2、示例图 4）公文标题：红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字（常见的公文标题一般都加粗） ，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当

8、。主送机关：标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。9公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行（一个阿拉伯数字、年份不能分成两行） 。附件：公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件” ，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1” ） ；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。 成文时间：以领导人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办

9、单位依次会签，一般不使用复印件会签。成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。标法：用汉字将年、月、日标全；零写为“” ；成文时间的标识位置见下。 公文生效标识：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。A单一发文印章（示例图 6）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空 4 字；端正、居中下压成文时间，印章用红色。B联合行文印章 有两种情况：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在10前；两个印章均压

10、成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过 3mm。 （示例图 6）（示例图 6）当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。 （示例图 8、9）11（示例图 8）（3）版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间(示例图 9)(示例图 9)12（二）校园公文的基本格式要求1.字体要求（1）文章标题：2 号

11、小标宋体字（常见的公文标题一般都加粗） ，可分一行或多行居中排布，中间无空格；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）正文：宋体，小四或者仿宋 GB2312，四号；正文中的标题加粗即可。段落要求（3）行间距；多倍行距 1.3 或者 1.5；固定值 24-26 磅。 （也可根据实际情况适当调整，以美观大方为主）2.段落版式：首行缩进 2 字符3.页面设置（1）纸张大小：A4（2）页边距：上、下留空 2.54 厘米；左右流控 3.17 厘米（页面设置默认值） ；（也可根据实际情况适当调整，以美观大方为主）4.各级标题编号设置（1）一级标题：一、二、三、（2）二级标题：（一） 、 （二）

12、、 （三） 、（3）三级标题：1. 2. 3.（4）四级标题：（1） （2） （3）（5）五级标题： 5.表格格式（1）标题、页边距与 word 文档格式的一致。（2）正文字体：宋体，12 号；标题行加粗。内容过多时，可以自行调整，以美观清晰为主。13三、常用文体学、写、练（一）通知1.含义适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。即向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通知属发布、知照文种，运用的范围非常广泛。通知的发文机关几乎不受级别限制，大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，

13、大大小小的事情都可以发通知。可以说所有公文中适用范围最广，使用频率最高的就是通知。2.分类和写法（发布性、转发性、批转性、任免、会议、指示性、知照性）（1）标题：完整式标题，即由发文机关、事由、文种组成。如：巢湖学院关于举办 2012 年阳光体育冬季长跑活动启动仪式的通知事由和文种组成，如：关于举办安徽省第二届大学生创意设计大赛的通知只有文种，如：通知（2）主送机关：主送机关可以是下属所有单位，也可以是下属某一个或几个单位。（3）正文（通知的类型）：会议通知。常见的通知类型，以召开某次会议的有关事项为内容，一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到事宜及有关要求等

14、。如： 关于召开 大会的通知:为了 ，为了 ，决定召开 会，现 将有关事项通知如下：一、 （议题， 议 程）二、 （时间，会期）三、 （报道的时间、地点）14四、 （参加会议的人员）五、 （与会人员应做的准备）六、 （交通）七、 （住宿，收费事项）特此通知（公章） 年 月 日指示性通知。指示性通知通常是上级机关对下级布置任务、指示和安排时使用。正文包括通知原因（发文的背景、依据）和应知事项（交代工作任务、规定政策界限以及具体工作要求等）两部分。如：巢湖学院关于举办 2012 年阳光体育冬季长跑活动启动仪式的通知各院（系），各部门：为了全面贯彻落实教育部、国家体育总局、共青 团中央关于开展亿万学

15、生阳光体育运动的通知的精神，促进学生积极参加体育锻炼，增强学生体质与体育意识， 经学校研究，决定举办巢湖学院 2012 年阳光体育冬季长跑活动启动仪式。现将有关事项通知如下：一、启动仪式举办时间2012 年 11 月 21 日（星期三）下午 14：30二、参加启动仪式人员各院（系）党总支书记，各职能部门、群 团组织和教辅单位主要负责人三、启动仪式举办地点学校田径场四、有关要求1请参加启动仪式人员提前 10 分钟进入会场；2以院（系）为单位，请各院（系）安排 100 名学生（其中男、女生各 50 名）组成长跑队伍提前 20 分钟进入会场。15特此通知巢湖学院办公室 2012 年 11 月 20 日知照性通知。向有关单位告知某件事件，交待有关事项，不需要办理或执行时，使用知照性通知。如放假通知、机构调整、作废公章等。关于 2012 年中秋节、国 庆节放假安排的通知各院（系），校直各单位：根据国务院办公厅关于 2012 年部分节假日安排的通知（国办发明电2011 45 号）， 经校领导同意，现将中秋节、国庆节放假事项 通知如下：一、9 月 30 日至 10 月 7 日放假，共 8 天。二、各院（系）、校直各单位负责人要安排好放假期间本单位的值班工作，并将值班表加盖公章后于 9 月 26 日前报送到校办公室。三、从 10 月 8 日起开始实行冬季作息时间，上午 时间不变，下午 2：00