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1、购货单位审核管理制度1 工作原则1.1 药品的销售客户应是具有合法资质的药品经营企业或医疗卫生机构。1.2 特殊情况下需要以开销售发票方式退回生产企业的，经采购部门提出申请，也可将药品生产企业作为药品的销售客户，但限于该品种的生产企业。1.3 国家有专门管理要求的药品的销售客户管理按照相应的管理制度执行。1.4 所销售的药品需符合客户的经营范围或诊疗范围。2 销售人员对首次开户销售客户的选择及审核2.1 了解客户的基本情况及市场信誉，判断其能否作为本企业的目标客户。2.2 对药品经营企业类客户，向客户索取加盖该单位公章原印章的药品经营许可证 、 药品经营质量管理规范认证证书和营业执照 、税务登
2、记证、组织机构代码证的复印件。2.3 对医疗机构类客户，索要加盖该单位公章的医疗机构执业许可证复印件；对营利性医疗机构，还必须索取加盖该单位公章原印章的营业执照复印件。2.4 对终止妊娠药品的销售客户应是获准施行终止妊娠手术服务项目的医疗保健机构和计划生育技术服务机构，其医疗机构执业许可证上“诊疗科目”中有相关科室，由质量管理部在 ERP 中以集合方式予以控制。2.5 对科研组织、教育机构以及个别单位所需药品，凭加盖单位公章的营业执照或组织机构证明文件复印件、该单位介绍信、加盖单位公章的实验、教学等特殊用途采购药品申请表或购药承诺书 。2.6 对军队及武警卫生机构不提供公众服务的卫生机构凭其上
3、级卫生管理机构的下发的许可证复印件或证明原件销售。2.7 索取并核实购货方采购人员法人委托书和身份证明复印件。2.8 索取加盖公章原印章的购货单位质量管理体系调查表 。2.9 销售人员对拟首次开户销售客户，在 ERP 上填写客户资质审核表 ，随附客户资质文件交质量管理部确认，并经部门经理签名同意（仅签名也表示同意） ，审核流程于 ERP 上进行。3 对首次开户销售客户的审核3.1 质量管理员及质管部经理对客户资质文件及经营（或执业）许可范围进行购货单位审核管理制度审核。质量负责人对销售客户资质资质文件及经营（或执业）许可范围进行审批。3.2 若 ERP 系统中已有客户代码，质管员通过证照效期维
4、护进行销售客户开户，若 ERP 系统中尚无该客户代码，质管员将客户基础信息报质量管理部进行编码，在 ERP 中录入客户的基础信息；质管员再通过证照效期维护进行销售客户开户。客户资料原件存档。3.3 财务部对客户的资信度进行审核。3.4 质量管理部对本单位的经营范围和客户的经营范围通过在 ERP 中做集合进行控制，有效行使质量否决权。3.5 对 4.2.5.项中所述此类客户由质量管理部编码后一次性开放，销售完成即在 ERP 中关闭。4 客户信息维护及控制4.1 质量管理部对录入 ERP 中的客户的基础信息，由信息使用者提出反馈意见。4.2 公司 ERP 中对客户资质有效期具有控制功能，到期则自动
5、加锁。4.2.1 客户医疗机构执业许可证号码、有效期；4.2.2 客户药品经营许可证号码、有效期；4.2.3 客户 GSP 证书号码、有效期；4.2.4 客户 GMP 证书号码、有效期；4.2.5 客户医疗器械许可证号码、有效期4.2.6 客户营业执照号码、有效期4.2.7 客户食品流通许可证号码、有效期5 销售客户的签约5.1 药品销售部门与客户签订销售合同及购销药品质量保证协议 。6 原有客户的变更6.1 药品销售人员应在走访客户时，了解客户变动信息，及时索取有效文件。6.2 对客户字典库中的客户信息变更，销售员将变更后的客户资料加盖其公章原印章提供至质量管理部审核后，报公司质量管理部在 ERP 系统中完成变更。6.3 如果证照有效期到期后的更新，质量管理部按照相应证照所示有效期维护。购货单位审核管理制度6.4 对于销售客户需要增加多个送货地址，其信息如与许可证内容不一致时，如是医疗机构，需提供该客户出具的相关证明并加盖公章，说明这些送货地址均属于该单位，只是需要我们提供服务将药品送到特定的库区或科室；如是商业单位许可证外的地址，需药监部门的情况说明或证明。6.5 客户法定代表人变更，必须索取新的法人委托书。7 销售部门销售员应当及时了解客户的变更情况，索取最新的资料，便于质量管理部及时了解信息、进行动态管理。
