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1、1,人 力 资 源 管 理信息系统,2 企业需求分析 讲授人:邱文佳,2,企业需求分析,需求！需求！还是需求！在启动HR信息化项目之前，企业必须明确：企业迫切需要利用信息系统解决HRM上的哪些难题？企业未来HRM信息化的需求是什么？HRM信息化应该是什么？,3,需求中的难题,(1)需求的不断变化要求相应的方案和计划必须灵活；(2)有些需求是模糊的，必须把模糊的感觉变成描述准确的说明书；(3)已识别的需求来自不适当的用户，而不明确最大用户、关键用户受影响最大的用户的需求；(4)需求冲突；(5)解决方案与需求混淆； (6)用户的需求被专家扭曲。,把需求做大改变需求做小需求,4,2.1 企业需求分析
2、的主体,企业组织内部人力进行需求分析与归纳委托专业咨询机构进行需求分析委托软件商进行需求分析,5,2.1.1 企业自我分析,(1)企业自我分析的优缺点：优点：有丰富的工作经验、对企业文化谙熟、节约资金；局限性：经验局限性、需求文献不规范、可操作性差。,6,(2)需求分析的步骤（以招聘管理为例）步骤一：制定工作流程（某人力资源管理系统功能图.doc）制订招聘计划；人事处实施招聘计划；求职者使用信息系统填写应聘登记表，参加测评。步骤二：对流程中的各项工作做出详细描述.doc确定招聘管理涉及的功能数据、信息项、信息类型。需求分析中的信息项1.doc需求分析中的信息项2.doc,7,(3)需求分析需考
3、虑的因素功能使用率；业务模型成熟程度；技术难度。,8,2.1.2 咨询机构分析,(1)咨询机构分析的优缺点：优点：专业机构拥有大量的案例资料、咨询工具、人才优势、项目经验；咨询师超脱于企业之外，与HRM的业务流程没有厉害关系，需求分析较易做到客观。局限性：对企业文化缺乏体会，致使需求文档缺乏文化的兼容性、有些咨询师为了展示其造诣，可能在需求文档中使用不成熟概念，增大实施难度。,9,(2) 在咨询机构需求分析中，企业应做的工作：确定需求分析对象：要划分出HRMIS的用户层。包括：决策层、管理中层、业务管理层和一般用户层。制定访谈要求：企业要对咨询方的调研计划、调研对象、调研问卷等提出明确要求，以
4、约束咨询方的工作过程，提高需求分析质量。确定基本分析范围：应包括系统功能模 块、IT技术、系统应用管理等方面。,10,明确项目管理要点：企业要通过一定机制监督项目实施过程。可设立项目监理角色，对项目进度、质量进行协调和监督。为保证项目进度和质量，要求乙方提供项目成员名单和简历，项目经理要现场办公，不得随意更换；成员更换要征得企业同意。验收项目成果：项目成果是需求分析报告，包括：目标、需求范围、基本数据库平台需求、应用模块需求、功能要求、数据项清单、数据项编码、工作流程图、业务流程图、数据图、输出报表等。,11,2.1.3 信息系统实施商,在我国，开发商一般会有一支项目实施队伍为客户提供软件销售
5、、实施及售后维护的全程服务。但也有软件开发商只负责销售产品，实施工作由通过认证的实施商负责。无论是哪种实施力量，均应拥有需求分析顾问，他们既精通软件产品，又精通HRM业务，有能力为客户提供需求分析服务。实施商提供需求分析的弱点是：会站在销售商的立场上砍削、压缩客户业务需求。,12,每家的软件产品总有一些薄弱环节。而每个客户都会有独特的业务需求，这就使得产品与实际需求总会存在一些差异，这些差异是产品竞标的绊脚石，也是实施交付时的障碍。实施商为了自己产品竞标成功，降低实施难度，首先会考虑砍掉那些难度大的需求。当客户坚持不放弃时，实施顾问会找出若干理由压缩客户需求，对于其他品牌的信息系统，未必存在差
6、异，或许能够轻松地解决。砍掉、压缩的做法牺牲了客户的利益。,13,小结,在确定需求分析主体时，为了避免单一主体的不足，可以采取综合模式，即客户联合咨询公司和软件商，多方进行合作，发挥各自专业优势，同时也能互相制约，这样能为顾客提出最佳的需求方案。当然，这也是代价最高昂的方案。案例：MD集团的综合模式.doc,14,案例:MD集团的综合模式,项目重点包括以下内容：集团岗位分类及界定，梳理现有岗位职责和关键绩效领域；实施岗位评估，评定岗位的相对价值；对高层管理人员及管理团队、建立核心员工胜任能力模型；建立中高层人员选拔、评价机制；绩效管理和评价体系的设计、建立；建立电子化招聘平台；薪酬管理体系的建
7、立；重建人力资源信息系统，实现人员招聘、管理、薪资福利、培训、绩效管理等信息化。,15,2.2 集团企业的共性需求,虽然各企业在HRM上各有特色，但作为相对独立的专业职能，在理论界和企业界对HRM有一些共识的内容，包括：数据、管理流程、管理工具、管理方法。这些内容具有普遍的适用性。只有把握这些共性的需求，才有可能搞好HRM信息化建设。,16,2.2.1 组织设计管理,组织设计管理模块用于管理企业的组织架构及职位体系，能够实现组织信息的集中管理，可随时管理、跟踪企业是临时机构，即时浏览、分析员工的任职情况，方便地进行数据查询和分析等。组织设计管理需求包括：（1）可根据自身需求对职务进行设置，通过
8、对职务类型、职级和职等的设置将职务进行横向和纵向的划分；,17,（2）组织架构与职位体系紧密依托，可根据企业实际情况对组织信息进行维护；（3）可根据需求建立职位树，对职位说明书进行管理；（4）系统提供两种职称体系（国家标准职称体系和企业自定义职称体系），满足职称信息管理需求；（5）管理集团下各单位的人员编制；（6）管理集团下各单位的虚拟组织；（7）管理各级岗位的继任人选；（8）分析员工任职情况；（9）支持员工组的管理；（10）输出组织机构图。,18,2.2.2 员工信息管理,员工信息管理模块包括：（1）人员原始数据采集；（2）在职人员管理；（3）非在职人员管理；（4）员工可自行维护部分信息；（
9、5）生成、输出认识卡片；（6）定义、查询、输出各种人事花名册；（7）进行员工统计分析；（8）进行复杂条件的人事信息查询分析；,19,2.2.3 招聘甄选管理,根据人力资源规划制定招聘计划；进行部门用工需求调查；用工状况查询；统计缺员状况并发出提示信息；计划外招聘需求处理；招聘费用预算约束；提供各种招聘方式选项；查看应聘者简历；进行初步筛选，进入招聘库或人才储备库；与外部HR服务机构人才库链接；分类建立应聘人员档案库，便于查询检索；,20,根据工作流，提供各类单据的在线申请、审批与查询；安排面试时间，在需要时可进行调整；进行面试确认，选择是否启用面试流程；面试流程可通过自动服务方式进行处理，存储
10、评价，进行汇总；批发通知，进行录用管理；建立后备人才库；招聘信息及时发布，便于相关人员了解掌握；与其他功能模块联合应用，可查询HRM的相关数据；可完成招聘流程中各环节的数据统计，进行分析，并生成报告。,21,2.2.4 培训开发管理,（1）建立岗位培训课程体系目录；（2）培训需求的获取、查询、和统计分析；（3）由绩效、招聘、培训生成的培训需求；（4）由各部门申报培训计划，要求系统实现资源冲突管理；（5）培训申请的制定、审批和查询；（6）培训实施情况的记录和查询；（7）培训活动信息发布，员工培训报名及审批；（8）可对不同类型的培训按部门进行不同管理；（9）对培训活动和培训资源进行全面评估；,22
11、,(10)培训档案的维护和统计分析；(11)对培训者进行培训考试的评估；(12)个人培训档案的查询：培训的历史记录、成绩、评价、承担费用、证书、合同等；(13)员工离职时，系统自动提示培训信息，以进行个人承当部分的结算；(14)培训费用的预算及其控制；(15)培训开发与绩效管理、劳动合同管理数据的相互调用；(16)培训成本管理：按部门、个人、类别的分摊；(17)实现多种统计分析功能；(18)培训预算管理：预算额度、预警、差额分析。,23,2.2.5 员工异动管理,员工异动是指员工在岗位、职务、部门、公司之间的变动。信息化应充分适应企业员工的异动特点，实现异动管理及离职的申请、审批、调配记录等的
12、流程管理。信息系统应具体包括：(1)支持人员调配、离职工作流，依托系统可完成相关工作。(2)定义跨公司调动需要复制的岗位信息。(3)编制、维护员工异动计划。(4)灵活设置异动手续办理流程，支持员工异动的网上申请、审批处理，也支持员工异动的手工处理。,24,(5)人员异动时，拖动人员到变动职位时，系统会提示新职位要求，在审批后，确认生效时间，人员身兼不同部门、单位的职务或外派时，可分摊成本。(6)人员异动信息自动发送到相关岗位邮箱（如资产管理人员、IT管理人员、财务人员等）。(7)用户在本系统中的应用权限随着岗位变动而自动变动。(8)离职流程，所有手续办理完毕，手续转入财务部，结算工资。同时离职
13、人员档案自动转入离职人员库。(9)人员离职时，可同时查询离职员工所有相关信息（社会保险、住房公积金、赔偿金、违约金、档案转移、固定资产管理、房基金、股票期权、年假、奖惩、离职原因、去 处等），区别离职日期（工资结算日）和离开日期（手续结清）。,25,(10)系统自动记录变更生效日期。(11)实现裁员费用自动计算。(12)系统设置转正提示功能，提示岗位为试用期满的员工办理转正手续，并可批量处理员工转正。(13)实现个人调动、整个部门调动、整个公司调动自动处理。(14)员工异动单据的查询。(15)员工异动记录的管理。(16)对调配情况的统计分析，自定义涉及常用的查询分析。(17)员工档案资料全面记
14、录该员工工作经历（特别是干部任职经历）。能根据其在报业内单位，岗位变化生成相应图，显示其在企业内发展轨迹。,26,2.2.6 时间管理,时间管理主要是员工考勤管理。时间管理的需求主要有：(1)企业可以根据自身的考勤管理情况，设置不同的考勤管理期间，在考勤期间中生成考勤周期，考勤记录管理时按照考勤周期的设置管理。(2)支持多类型的工作时间制。支持自定义公休日。支持自定义休假类别、出差类别和加班类别。班别的灵活设置，支持夜班、考勤跨天等多种定义。灵活的工作日历，支持多班次的轮换以及多种轮换方式。灵活的考勤期间定义，保证与薪资系统的一致性。支持多种考勤方式：IC卡机、指纹机、纸卡机等。,27,(3)
15、提供各项计划的制订和导入功能。提供加班计划、休假计划、出差计划的分别制订功能。进行加班、休假、出差登记时，支持计划的导入。(4)提供休假、出差的报警功能。支持休假时间到期的报警。支持出差时间到期的报警。进行请假额度控制，设定在一年或一月内可请假的天数。(5)在可以实现对职员考勤记录的新增、导入及修改，可以把发生的请假天数导入到考勤记录中。(6)提供准确的考勤信息查询报表，为企业经营决策服务。能够灵活查询调班、出差、加班、休假情况。出差、加班、休假的统计日报、月报。,28,2.2.7 绩效管理,绩效管理是人力资源管理的重要部分，通过计算机技术的运用，使复杂繁琐的考核工作变得简便、快速和准确，减少
16、评价误差，为确定劳动报酬、职务晋升、岗位调配、培训开发提供更为可靠的决策依据。信息系统帮助合理地选择考核指标，准确地建立考核标准，科学地进行价值评价，从而促进企业管理的改进，有利于促进企业目标的实现。通过绩效的评价，发现工作中的问题和不足，并制订绩效改进计划，改善绩效，促进自我发展。通过考核过程中的沟通，促进企业内部的沟通，减少劳动纠纷。,29,绩效管理的关键业务需求如下：(1)可根据自身的考核评价体系建立多种类型的评估方案。支持集团-公司绩效考核应用。支持员工考核和团队考核。(2)灵活设置考核周期，支持各种时间跨度的绩效考核，如年度、半年、季度、月度等。(3)按指标类型、指标性质等构建企业通用绩效指标库，同时允许考核时创建临时的绩效指标，灵活地设计个人或团队的考核方案。绩效指标的确定来自于企业根据自身战略需求编制的绩效指标库。可对绩效指标进行分类管理，可根据不同组织单元对应的绩效评估指标进行分类管理。(4)支持创建共用的考核量表，与考核对象（员工/团队）形成一个对多个的关系。,
