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1、考勤系统和 RFID 门禁系统在人事管理中的应用1.概述 近年来随着无线射频辨识系统技术的逐渐成熟，许多采用 RFID 特性所产生的运用领域也随之而兴起，例如：交通运输监控、仓库管理、门禁管理、邮件货柜追踪管理、票务系统、电子货币等，都有相当程度的发展与规模。因为 RFID 具有自动辨识、认证、定位、防伪、重复纪录及无线讯息交换等特性，其丰富的功能与多元化适用性，被全球权威分析机构“Gartner Group”喻为二十一世纪的十大技术之一。 所谓 RFID 射频辨识是一种以 RF 无线电波辨识物体的自动识别技术，其操作原理是运用读取器来读取植入或贴在物件上的标签，以进行无线辨识及读取工作。RF
2、ID 并非一项新的技术，早在第二次世界大联盟战的时候，英国的空军便在战机上装设无线识别系统，以利于在战争时可以立即判断战机是否属于英军所有。 随着 Internet 和 IC 技术的迅速发展，现代化的管理方式将原本人工的工作方式转换成自动化的工作方式，从而提升了管理的效率。同样的，现在的人事管理也已经从以往传统的人工管理方式，融入信息化管理的概念，变化成自动化的人力资源管理方式。人力资源管理一词自 1920年代开始，渐渐取代“人事管理” 的名称，所谓 “人力资源管理” ，是以科学的方法、透过计划、执行与评鉴的过程，将组织内之所有“人” 的资源做最适当的保护、开发、维持与活用，来达到组织目标的过
3、程。 随着信息科技的快速发展，越来越多的企业运用信息技术来协助提升管理效率，由于环境、科技及知识的快速变迁，使得以往静态性的“人事管理” 观念，已被“人力资源管理”运作所取代，成为企业管理中相当重要的课题。其最主要的目的在于避免人力浪费，充分发挥人员潜力，有助于组织目标及个人生涯发展。综而言之，人力资源管理乃将人力视为组织资源，对组织人力资源作一系统的规划、管理，以求达成组织目的。 2.现状及发展 就目前大多数服务类的机构而言，近年来人力不断精简且业务反而增加，很多工作已不再能以人力来执行，现在必须朝向科技化及专业化的方向来改善工作流程，才能有效满足工作的需求。一般机构以往的门禁都是由安全人员
4、担任，采用人力检查及电动门的拦阻方式；然而随着人力的精简，安全人员必须增加值班时间，导致人员容易疲劳，从而发生许多因值班疏忽而遭破坏的情况。大部分企业或工厂门口的门禁检查工作多为安全人员的职责，但容易因上、下班人潮较多时，发生盘查的疏忽，导致无法落实门禁安全。 在人事考勤管理方面，现今最常使用的考勤方式可分为打卡、条形码刷卡及感应式门禁。以打卡为例，最常发生的漏洞就是代打卡的情况，造成无法正确认定个人的出勤时间，进而变成考核不实。条形码刷卡或许可以解决代打卡的情况发生，但却会发生因上、下班人潮造成刷卡拥塞，或卡片使用过久以致损坏，无法正常过卡的缺失，甚至无法避免伪造卡的产生。而感应式门禁系统，
5、使用者须要使用感应卡片以接近感应器约 10 公分的位置处开启门禁。此类门禁系统大都采用高频磁场耦合系统，其感应距离仅限于 10 公分以内，持卡者须近距离接近感应器才能获得较佳的感应效果；因此，对于乘坐车辆者或行动障碍者较为不便。且此类的门禁系统多为单纯的门禁开关功能，缺少与后台的信息系统连线自动记录门禁信息的功能，其功能仅限于门禁关闭，并无考勤信息管理的功能。 由于 RFID 系统能够正确、有效地实时记录人员的考勤信息，因此系统可以利用 RFID 可读写及辨识员工证件标签的能力，实时将员工的考勤资料回传并记录至后台数据库内。管理人员可以透过 RFID 系统实时监控所有人员的行动与工作状态，甚至
6、可以根据每个员工的职责划分其活动范围与可通过的门禁系统，以便于工作场所的安全管理。在人事管理方面，系统可以将传统的人员识别证结合 RFID技术建立统一非接触式的识别证，使现有证件资料电子化，有效地提升了人事管理制度的效率；并根据记录在后台的资料，了解人员的出勤状况，作为人事考勤的依据。管理者透过人事考勤系统界面获取后台数据库内的出勤纪录，进而得知人员的出勤状况，因此可以用来改善无法实时掌握出缺勤信息的缺点，并了解员工上班的动态，进而改善人员出勤、考勤管理的效率。 3.系统效益分析 以往企业在人事管理工作上，主要是将信息科技用于计算员工薪酬，减少时间及错误，所以多半仅引进人事薪资系统。传统的人事
7、管理特点包含：自主权不够，忽视个人目标；管理的内容单一；而现代的人力资源管理则包含：具战略性；更着眼于未来；具系统性等特点。从传统到现代的转换可以看出，如果能更善用信息科技，不仅可将人事信息更完整的呈现，甚至对于招聘任用、考核绩效、训练发展等工作予以信息化与最佳化。人事考勤管理是人事管理的重要组成部分，透过考勤管理使每一名员工得到纪律约束，进而增强自觉性及责任感，提高工作效率，使单位形成良好的工作秩序和工作氛围，促进单位的发展，同时它也是考核员工工作绩效及奖惩工作的重要依据。 企业员工进出大门的管制工作如果由安全人员目视检查，每人约需花费时间为 10 秒，系统实施后，在出、入车道进出口前地下埋
8、设感应线圈，一旦持 RFID 车证人员经过时，可立即驱动传感器读取 RFID 车证并验证车证，接着决定是否开启栅栏机，以达到自动的门禁管理。此过程每人需花费时间约 1 秒，是原有人工认证工作效率的十倍。人事管理子系统提供用户简单且快速的查询功能，改变翻阅纸本及询问人事人员所需耗费的时间。加班及请假申请以透过网页的界面操作，减少纸张的浪费及公文的往返时间。以往的申请工作，就算是个人亲自送件，扣除掉主管不在等因素，往往需几个小时的时间，但以网页的工作方式，只需 30 分钟的时间就能完成，增加 8 倍的效率。另外后续的查询及管理，以传统翻阅纸本的方式，查询一笔资料可能须花费 1 小时，使用系统的查询
9、功能，甚至仅须10 分钟，其效率却增加了 6 倍。对于人事工作人员最困扰及最难掌握的工作，无非是每日到勤人员的统计。以往的工作通常须等上班后，汇总各个部门的打卡情况，再以人工计算当日各部门出勤人数，此工作往往得耗费 4 小时的时间，却还不能保证是正确的资料。利用系统提供简易的到勤统计，只需选择当日的日期，查询 RFID 门禁所纪录的员工进出时间，快速回传至到勤统计，只需一个按键约 10秒就能立即完成计算，就算再加上后续的行政处理工作，最多花费 30 分钟，但效率却增加了 8 倍，此外，出勤人数的正确率却能达到 100%。在人事考勤方面，以往考勤工作多为年度工作，主管人员于评比考绩时，大多凭的是
10、个人印象及主观的意见，往往使人质疑考绩的公平及公正性。系统的考勤依据来源是以旷工及到勤做为扣分基准，设计月考核表，提供部门主管于平时即能将该员工的特殊表现予以注记，做为主管加、扣分的依据，再于年度结束后汇整 12 个月的分数，转换为年考核。以往考绩工作往住须花费 1 个月的时间，如以系统的工作方式，部门主管对于受评人有特殊表现时，仅需花费 1 小时予以记录，另每月只需花费 1 小时对受评人实施考核，就能立即且确实的完成月考核，相较于传统方式快上 89 倍。 4.结语 此系统先透过“RFID 门禁管制系统” 实时将员工到勤资料回传并记录至后端数据库内；接着，由“人事考勤系统”处理员工所持 RFI
11、D 通行证进出门禁时所产生的时间纪录，建立个人出勤资料，作为后续人事考勤的依据，达到更有效率的人事考勤管理流程。 “人事考勤系统” 包括：“人事管理子系统”及 “考勤管理子系统 ”二个子系统。本系统采用 Web的操作界面，提供容易且便利的操作环境，并使例行的人事工作减少纸本及公文的往返时间，大幅增进人事考勤管理的效率。另由于本系统结合既有的“RFID 门禁管理系统”RFID 员工通行证，借由员工进出单位门禁时所产生之时间纪录，做为个人出勤考核的依据，可有效降低考核不实的疑虑，并增加考勤工作的公平性。其次，透过信息化的人事考勤的工作方式，可提供考核人员客观的考核依据，进而提升考核工作的透明度，并减少受考核人员的疑虑。门禁系统结合 RFID 的优势，在于其能够迅速辨识员工身份的优点，以及能够利用网络，实时将资料回传并记录至后台数据库内，并透过人事考勤系统界面获取后台数据库内的出勤纪录，进而得知人员的出勤状况，因此可以用来改善无法实时掌握出、缺勤信息的缺点，并了解员工上班的动态，进而改善传统的人事考勤管理在工作效率上的不足。
