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1、文件编号 HL/ZY-GL-00-01页 码 第 1 页 共 7 页文件编制规范修订日期 2017-05-20四 川 什 邡 市 三 高 生 化 实 业 有 限 公 司SICHUAN SHIFANG SANGAO BIOCHEMICAL INDUSTRIAL CO.,LTD文件编制规范受控状态：文件编号：SG/ZL-GL-00-01修订状态： 00分 发 号：2017-06-01 发布 2017-07-01 实施编制：廖邦君 审核： 批准：日期：2017.05.20 日期： 日期：会签与修订页：文件编号 HL/ZY-GL-00-01页 码 第 2 页 共 7 页文件编制规范修订日期 2017-
2、05-20会签页:部 门 签 名 日 期 备 注会 签 行政部会 签 质量部会 签 研发部会 签 生产部会 签 采购部会 签 财务部会 签 市场部会 签 设动部会 签 环安办会 签修订记录:修订状态修订日期生效日期 更 改 内 容 修订人1 目的文件编号 HL/ZY-GL-00-01页 码 第 3 页 共 7 页文件编制规范修订日期 2017-05-20对公司质量管理体系文件的编号（除技术性文件）及编写格式加以规定，使其规范化。2 适用范围编号适用于除了技术性文件外的其他文件的编写，文件格式适用于所有文件的编写。3 职责3.1 管理部负责除技术性文件外其他文件的编号管理及所有文件格式的审核。3
3、.2 各文件编制部门的负责人负责对本部门所编制文件的内容进行审核或批准。4 工作程序4.1 文件编号管理4.1.1 部门代码及分发号说明(部门代码是部门名称两个汉字拼音的简写)部 门 名称 代 码 分发号总经理 GM 01行政部 XZ 02生产部 SC 03供应部 GY 04质量部 ZL 05财务部 CW 06研发部 YF 07市场部 YX 08设动部 SD 09环安办 HA 10以上部门代码只适用于常州恒立流体技术有限公司。4.1.2 文件类别代号说明层级 文件类型 文件代码 层级 文件类型 文件代码外来文件 WL一级 质量手册 QMS内部公文 GW二级 程序文件 CX 传真文件 CZ管理性
4、作业文件 ZY三级 公文会议纪要 HY三级岗位职责说明书 GZ 四级 记录 JL注：公文是指公司正式印发的各类请示、通知、通报、决定、函、传真、会议纪要等文件，请示、通知、通报统一用内部公文格式，决定和函不作要求。文件编号 HL/ZY-GL-00-01页 码 第 4 页 共 7 页文件编制规范修订日期 2017-05-204.1.3 文件编号规则4.1.3.1 文件编号禁止使用字母 O 和 I，以免造成辨识上的困难。4.1.3.2 QMS 管理手册编号：SG/ QMS- AA-YYYY发布年号修订状态（即版本号和修订次数，如 A0）质量手册代码四川什邡三高代码如：HL/QMS A0-2016
5、表示 2016 年发布的质量手册。4.1.3.3 程序文件编号：SG/CX-AA-BB-YYYY发布年号修订状态（即版本号和修订次数，如 A0）文件号，用两位数字表示，从“01”开始四川什邡三高程序文件代码如： SG/CX-01-A0-2016 表示 2016 年发布的 01 号程序文件，版本号为 A0。4.1.3.4 管理性作业文件、岗位职责说明书及外来文件编号：SG/AA-BB-YY-ZZ文件号，用两位数字表示，从“01”开始修订状态（即版本号和修订次数，如 A0）部门代码文件类型代码（ZY：管理作业文件；GZ：岗位职责说明书；WL：外来文件）如：SG/ZY-GL-A0-01 表示管理部编
6、写的 A0 版作业文件，顺序号为 01。4.1.3.5 公文编号SG/AA-BB-YYYYMMDDXX当日发布的文件流水号，用两位数字表示，从“01”开始表示年月日，如 20160623 表示 2016 年 6 月 23 日部门代码文件编号 HL/ZY-GL-00-01页 码 第 5 页 共 7 页文件编制规范修订日期 2017-05-20文件类型代码（GW：内部公文；CZ：传真；HY：会议纪要）如：SG/GW-GY-2016051002 表示供应部 2016 年 5 月 10 日发布的第 2 个公文文件。SG/CZ-YX-2016061201 表示市场部 2016 年 6 月 12 日发出的
7、第 1 个传真文件。会议纪要统一编号为 HL/HY-GM-001；会议签到表统一编号为 HL/HY-GM-002。4.1.3.6 记录编号：HL/AA-BB-YY-JLZZZ记录顺序号，用三位数字表示，从“001”开始对应三级文件序号部门代码文件类型代码（ZY：管理作业文件；GZ：岗位职责说明书；WL：外来文件）说明：记录表单用于支持某个文件，因此记录表单从属于这个文件，编号时前面为文件标识（此处省略修订状态和发布年号，即为支持这个文件的有效版本，避免因文件的变动而导致的诸多记录编号的变更） ，后面为支持这个文件的记录顺序号，程序文件下的记录省略部门代码。如：SG/ZY-ZL-01-JL001
8、 表示质量部编写的 01 号作业文件下的记录，顺序号为001；SG/CX-01-JL002 表示 01 号程序文件下的记录，顺序号为 002。4.1.3.7 记录流水号（当同一编号的记录表格数2 时，部门可使用流水号加以控制）：AA-YYYYMMDDBB每日记录流水号，用两位数字表示，从“01”开始年月日，如 20100506 表示 2010 年 5 月 6 日部门代码4.1.3.8 技术性作业文件编号按技术标准的编号规则执行。4.1.3.9 产品图纸编号按产品图纸图号编制管理规定执行。4.1.3.10 物料编号按ERP 系统编码规则执行。4.2 文件编写规定文件编号 HL/ZY-GL-00-
9、01页 码 第 6 页 共 7 页文件编制规范修订日期 2017-05-204.2.1 程序文件和管理性文件正文中须有目的、适用范围、职责、工作程序、相关文件、相关记录、附录等项目。4.2.2 文件格式4.2.2.1 文件主要中文字号、字体：页眉文件名称：三号黑体；页眉右上角部分：五号宋体；封面文件名称：小初号宋体加粗；封面中心：小二号宋体；公司名称：三号宋体加粗；正文：小四号宋体；章节名称小四号宋体加粗；其他见范本。4.2.2.2 英文：公司名称：四号 Times New Roman；正文内容：Times New Roman。4.2.2.3 字符间距：标准。4.2.2.4 段落行距：1.5
10、倍行距。4.2.2.5 页边距：上下边距 1.8 厘米，左边距 2.2 厘米，右边距 2 厘米。4.2.2.6 纸张大小：A4。4.2.2.7 公司 Logo 按照正比例缩放，以防变形。4.2.3 各类文件编制格式公司所有文件格式均按照以下格式执行：a)程序文件和一般管理性文件格式见通用文件格式 ；b)内部公文格式见内部公文格式 ；c)传真文件格式见传真格式 ；d)记录格式见记录格式（Word、Excel） ；e)会议纪要格式见会议纪要 ；f)会议签到表格式见会议签到表 ；g)报告/汇报格式见报告/汇报格式 ；h)红头文件格式见红头文件格式4.3 文件管理文件管理规定按文件控制程序和记录控制程序执行，内部公文及传真文件务必存档，以作为编制、修改文件的依据。5 相关文件5.1 文件控制程序 文件编号 HL/ZY-GL-00-01页 码 第 7 页 共 7 页文件编制规范修订日期 2017-05-205.2 记录控制程序6 相关记录无7 附录7.1 通用文件格式7.2 内部公文格式7.3 传真格式7.4 记录格式7.5 会议纪要7.6 会议签到表7.7 报告/汇报格式7.8 红头文件格式
