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1、题 目：浅谈秘书人际交往的技巧学 号：092650661姓 名：黄醉班 级：09 文秘学 院：人文学院入学时间：2009 级日 期：2011 年 1 月 8 日摘要：人际交往是秘书日常工作中的主要内容，但现代的许多秘书人员，因处理不好人际交往而进入误区，影响工作。秘书应如何把握人际交往呢？想要很好的把握人际交往的度量衡，除应遵守基本原则外，更应掌握一些技巧。并在工作中巧妙的运用它，以此来提高自己的工作效率和工作质量，营造良好的工作氛围。 关键词：秘书，人际交往， 原则，艺术与技巧 前言：人际交往在我们日常生活、工作中占主要部分，而作为公司运营的纽带和桥梁的秘书，与人交际、沟通，更是其每天工作的
2、主要内容。秘书是社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者。在秘书工作中，大量的活动都要通过与人交往来完成。如向领导汇报情况，请示问题，提出建议，向下级有关部门传达领导的指示，沟通情况，协调关系，对外接待来访等等，这些都要求秘书人员具备良好的人际交往能力。正文： 美国成人教育家戴卡耐基在调查了无数的明星、巨商、军政要员之后认为，一个人事业上的成功，只有 15是由于他的专业技术，另外 85要靠人际关系和处事技巧。人际关系是人们在物质交往和精神交往过程中发生、发展和建立起来的人与人之间的联系和关系。因此，若要有良好的人际关系，我们就应有良好的人际交往能力。除了积极主动的同他人交往外，要有良好的人际
3、交往还需要掌握一些必要的技巧和艺术： （一）提高综合素质，优化个人形象是秘书搞好人际交往的前提 秘书人员在与他人交往前，首先应先保证自己有良好的个人素质和形象，这样才能在人际交往中得心应手。首先，秘书人员应具备有以下几项基本素质：1. 思想素质 作为一名优秀的秘书人员，在公司领导级人物的身边工作，最基本的我们应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和高度的社会责任感。此外，我们还应具有极强的保密观念和保密习惯，随时随地维护自己公司的利益。 2. 心理素质 不论在工作中还上在生活上，做为一名秘书都要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。这样才可以保
4、证自己的工作不被情绪所左右。若心理有障碍或喜怒无常，这样是不可能会做好秘书工作的。 3. 自身素质 秘书的自身素质包括多方面的内容，主要涉及工作能力、沟通能力、社交能力和承受力。 （1）高效的工作能力。工作时能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。因为秘书的工作本来就很琐屑，若没有这基本的工作能力，也就难以胜任了。 （2）善于人际沟通。 秘书最重要的职能是上传下达。当老板和下属之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的利益的时候，秘书就应该用交往的艺术，巧妙的进行沟通，化解上下级之间的尴尬和猜疑。 （3）有良好的社交能力。由于工作性质的需要，熟悉地方政府官员
5、、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“ 人脉圈” 是十分重要的，并且努力与他们建立良好的公共关系也有助与我们的工作。 （4）能担当重要责任。秘书负责各领导层的沟通和联络，经常草拟文件、甚至替上级制订计划。在这样的一个角色里：我们应大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。不暴露自己的缺点和犯错，谨言慎行。 4. 知识技能| 秘书的工作范围其实是很广的，涉及到各行个业。服务于不同的行业，我们秘书人员应有不同的知识结构，比如若是服务于律师事务则我们做为秘书需懂得相关法律知识，而商务公司中的秘书则应具备良好的商务谈判能力和协调能力，最好还能具备企业管理知识、财务知识等。 5. 优化个人形象 秘书人员要注
6、意塑造好自己个人在别人心目中的形象，使别人乐于接受自己，这样才能促进人际交往的发展。要正确认识自己开展交往活动，仅仅了解别人是不够的，还必须对自己有充分的了解。 （1）可以从他人的态度中了解自己。平时工作中或做事时要经常注意别人对自己的态度，可以由此来反观自己。（2）在与别人的比较中认识自己。有意识的建立比较对象，对方可以是自己的同事，也可以是同行业竞争者，然后不断的通过比较来体察反省自己，以便对自己形成一个全面而深刻的了解。（3）通过工作成果认识自己。秘书人员应积极、主动参加公司的各项工作和活动，通过自己的实际行动来完成工作，取得工作成果可以显示出来自己的优势和不足。 此外，还应该记住的是要
7、时常笑脸迎人，笑容是一种令人感觉愉快的面部表情，是人际交往的润滑剂，它可以缩短人与人之间的心理距离为深入沟通与交往创造温馨和谐的氛围。 （二）巧妙运用交际技巧能使秘书人际交往顺通无阻 “世事洞明皆学问，人情练达即文章” 。作为一名优秀的秘书应很善于交际，和别人见面就熟，使人感觉很容易接近，这样也容易被人信赖。那要如何练就良好的人际交往能力呢，这就需要我们在与人交往时多与运用些技巧，它能起扬帆顺水的作用。 1. 寻找共同的语言。“酒逢知己千杯少，话不投机半句多” 。如果在交往时双方能有共同的话题，共同的语言和体验，这样的交往就容易产生共鸣，也容易吸引对方，但我们应切记不论何时都要以诚相待，只有在
8、一定的范围内敞开胸怀，唤起理解和同情，取得信任，交往才会成功。 2. 善解人意。 “己所不欲，勿施于人。作为一名秘书，在交往的时候，要善于听取对方的言论，站在对方的立场上考虑问题，善意理解对方的意图和意见，设身处地的为对方着想，这样虽然在交往中付出了代价，但给自己和组织带来的利益将是稳定和长期的。 3. 学会倾听。秘书人员在和来访者交谈时，要认真听取来访者的述说，热情接待，并根据情况及时的做出处理。耐心的听别人讲话，尊重讲话人的情感和态度，既表现了我们秘书人员的涵养又体现了我们对交谈者的关心。这样才能在交际场上运筹帷幄。 4. 真诚地赞赏。每个人都希望获得别人的肯定，以此来确认自己的重要性。赞
9、美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。所以，秘书人员在交往过程中，不要吝啬赞美，并且这种赞美是真诚的、发自内心的。适当的赞美既可以给对方带来快乐也可以增进双方的友谊，从而得到对方的理解和支持，有利于做好办公室工作。5. 沉着应对。人际交往中，时时会有意想不到的事情出现，作为秘书人员应具有良好的应变能力，去应付突来的一切。因为交际场上的事不可能都是一帆风顺的，我们秘书要学会巧妙的避开尴尬或需保密的话题，灵活的变通，运用幽默的方式处理意料之外的情况。 （三）培养优良的人际交往风度 人的交往风度是其心理素质和修养的外部体现，能反映出一个人的道德品格、思想感情、性格气质、处世态度乃至交往的诚意。在人
10、际交往中应培养良好的人际交往风度，它是秘书人员成功交往的基本条件。所以，秘书人员在交往时应努力做到以下几点： 饱满的精神状态。与人交往时精神状态是很重要的,因为对方直接面对的就是秘书自己本人，神采奕奕，精力充沛，能激发对方的交往动机。活跃交往气氛。 诚恳的待人态度。在工作态度方面，不管对待什么交往对象，都应以平等的态度，显得诚恳而坦率。交往时不卑不亢，端正而不过于矜持，充分显出我们秘书人员的诚挚内心。 洒脱的仪表礼节。人的仪表魅力不仅取决于长相和衣着，更在于人的气质和仪表。秘书得体的礼仪能增加人的交往风度，举止体现着一个人的修养和风度。秘书在待人接物中要学会自我约束，自我节制，但又不能谨小慎微
11、。 适当的行为神态。在与人交往时面部肌肉放松，面带笑意，是一种轻松友好的表示，朴素大方、温文尔雅的行为习惯能正确的表达我们的良好愿望，注意保持分寸得当的交往距离能使彼此心理上都感到舒适坦然。后记：综上所述，随着信息技术的突飞猛进，现代的人对秘书职业能力的要求也越来越高，现代秘书不仅仅只是一个会写写文章，打打字，整理整理文件的工作了，很多问题是领导决定之后要交给秘书去沟通、协调、组织。这就要求秘书人员在掌握好拟草各种文件的同时，要更好的掌握如何处理好自己身边的人际关系。所以，秘书人员应培养良好的人际交往，这样才能更好的在工作中发挥自己的才干，提高工作的效率和工作的质量，营造良好的工作氛围。参考文
12、献： 【1】宇正香秘书理论与实务.浙江大学出版社 【2】赵中利现代秘书心理学.高等教育出版社 【3】谭一平秘书人际关系与沟通务实 外语教学与研究出版社【4】王文才浅析秘书人际交往关系的特点及基本原则【5】莫之 解读办公室人际关系 秘书之友 【6】王熙梅、王景清 现代秘书学通论海洋出版社 【7】张金安、常崇宜秘书学概论云南人民出版社 【8】张希林、吴长有秘书学辽宁大学出版社 【9】董继超秘书学教程中央广播电视大学出版社 【10】袁维国秘书学广东高等教育出版社 【11】搂宇生通用秘书学同济大学出版社【12】赵中利、史玉峰现代秘书心理学青岛出版社【13】徐可秘书语言与交际中国财政经济出版社【14】王
13、西翼秘书工作方法论中国财政经济出版社【15】许荣云实用秘书大全南京大学出版社【16】吴承平秘书学中商业出版社【17】余轩宇、余康发现代秘书理论与实务江西人民出版社【18】李国英商务秘书概论中国科学技术出版社【19】陈嫦盛秘书沟通海天出版社【20】姚建文秘书工作规范与艺术中国物资出版社【21】曾湘宜秘书基础北京工业大学出版社【22】陆瑜芳秘书学概论复旦大学出版社【23】金常德秘书职业概论中国轻工业出版社【24】杨树森秘书务实安徽大学出版社【25】邓家琪、文化林、曾建平现代秘书江西教育出版社【26】钱立静秘书原理与务实合肥工业大学出版社【27】陈贤华秘书工作论四川大学出版社【28】鲁雅萍新编秘书务实大连理工大学出版社【29】三思现代秘书工作学苑音像出版社【30】李运模秘书学武汉测绘科技大学出版社
