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1、单证备案提要一、出口企业实行单证备案管理制度，备案的单证有：1、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签定的补充合同等；2、出口货物明细单；3、出口货物装货单（如符合文件规定含义，可不需要海关签章）；4、出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运收据、邮政收据等承运人出具的货物收据）。上述备案单证，主要是按合同法要求或出口贸易行业主管部门规定的单证。考虑到有些企业备案单证名称可能与上述规定名称不尽一致，因此，各企业可根据国税发2005199 号文件附件描述的有关备案单证的含义、功能、作用等，提供具有相似内容或作用的单证作为备案单证，但出口
2、企业在进行首次单证备案前，应向主管税务机关提出书面理由并提供有关单证的样式。二、出口企业应在申报货物退（免）税单证后 15 天内，将上述出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。出口企业按出口货物退（免）税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写出口货物备案单证目录上报退税机关。三、备案单证应是原件，如无法备案原件，可备案有经办人签字声明与原件相符，并加盖企业公章的复印件。四、备案单证中应注意的问题：1、备案单证所列购进、出口货物的品名、数量、规格、单价与出口企业申报出口退税资料的内容是否一致。2、备案单证开具的时间、货物流转的程序是否合理。3、出口货物明细单、出口货物装货单
3、与增值税专用发票（或增值税专用发票清单）的内容是否一致。 平湖国税局浙江省国家税务局转发国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知浙国税进200533 号各市、县国家税务局（不发宁波）：现将国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知（国税发2005199 号）（以下简称通知）转发给你们，并 结合我省出口退（免）税管理实际，提出以下补充意见，请一并贯彻执行。一、关于通知第一条“申报出口货物退（免）税后 15 天内”，是指出口企业在退（免）税单证申报后的 15 天内。二、关于通知第二条第一款规定的两种备案方式，各市国家税务局可根据管理情况
4、进行选择。如果采取第二种备案方式的，出口企业应将购货合同与进货凭证对应装订成册，出口货物明细单、出口货物装货单、出口货物运输单据与销售凭证对应装订成册，并在退（免）税单证申报时，将出口货物备案单证目录一同上报。三、本通知所指执行时间以出口报关单上注明的出口日期为准。二五年十二月二十九日国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知国税发2005199 号 各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局：为规范外贸出口经营秩序，加强出口货物退（免）税管理，防范骗取出口退税违法活动，国家税务总局决定对出口企业出口货物退（免）税有关单证实行备案管理制度。现将有关事项通知如下：一
5、、出口企 业自营或委托出口属于退（免）增值税或消费税的货物，最迟应在申报出口货物退（免）税后 15 天内，将下列出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。出口货物退（免）税有关单证备案说明详见附件 1。（一）外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签定的补充合同等；（二）出口货物明细单；（三）出口货物装货单；（四）出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运收据、邮政收据等承运人出具的货物收据）。二、 备案要求 （一）备案可采取两种方式：第一种方式：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写出口货
6、物备案单证目录（见附件 2）。第二种方式： 由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序填写出口货物备案单证目录，不必将备案单证对应装订成册，但必须在出口货物备案单证目录“备案单证存放处” 栏 内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在企业。但对有下列情形之一的，自发生之日起 2 年内，出口企业申报出口货物退（免）税后，必须采取第一种方式备案单证：1.纳税信用等级评定为 C 级或 D 级；2.未在规定期限内办理出口退（免）税登记的；3.财务会计制度不健全，日常申报出口货物退（免）税时多次出现错误或不准确情况的；4.办理出
7、口退（免）税登记不满 1 年的；5.有偷税、逃避追 缴欠税、骗取出口退税、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的；6.有违反税收法律、法规及出口退（免）税管理规定其他行为的。（二）备案单证应是原件，如无法备案原件，可备案有经办人签字声明与原件相符，并加盖企业公章的复印件。对于第一条所述购销合同，属于一笔购销合同项下多次出口的货物，可在第一次出口货物时予以备案，其余出口的可在出口货物备案单证目录“备案单证 存放处” 中注明第一次 购销合同备案的地点。（三）除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁。保存期 5 年。 三、税务机关应督促出口企业建立备案单证的档案管理制度，加强对
8、备案单证的日常管理和核查，并将备案单证管理纳入税收管理员的职责范围。在进行退税审核、退税评估、退税日常检查时，可向出口企业调取备案单证，进行检查。同时，各地税务机关退税部门应在内部设置专职岗位，负责出口企业备案单证的日常检查工作。四、 对于出口企 业有本通知第二条第二种方式中所述六种情形之一的，税务机关可要求出口企业申报出口货物退（免）税时提供备案单证。对备案单证，税 务机关应着重核对以下内容：（一）备案单证所列购进、出口货物的品名、数量、规格、单价与出口企业申报出口退税资料的内容是否一致。如，是否存在修改出口货物运输单据的问题。（二）备案单证开具的时间、货物流转的程序是否合理。如，是否存在购
9、销合同签定时间与货物运输、报关时间顺序不一致等。（三）出口货物明细单、出口货物装货单与增值税专用发票（或增值税专用发票清单）的内容是否一致。凡对备案单证核对有疑问的，可暂停退税，将有关情况核实清楚后按规定处理。五、出口企 业未按本通知第二条要求进行装订、存放和保管备案单证的，税务机关应依照中华人民共和国税收征收管理法第六十条的规定处罚。六、出口企 业提供虚假备案单证、不如实反映情况，或者不能提供备案单证的，税务机关除按照中华人民共和国税收征收管理法第六十四条、第七十条的规定处罚外，应及时追回已退（免）税款，未办理退（免）税的，不再办理退（免）税，并视同内销货物征税。七、 本通知自 2006 年
10、 1 月 1 日起执行。附件：1.出口货物退（免）税有关单证备案说明2.出口货物备案单证目录二五年十二月十三日附件 1：出口货物退（免）税有关单证备案说明一、外 贸企业购货 合同和生产企业收购 非自产货物出口的购货合同（包括补充购销合同）。该合同是指国内出卖人转移标的物的所有权于国内买受人，买受人支付价款的合同。二、出口货物明细单。又称货物出运分析单或者信用证分析单。在出口交易中，对国外开来的信用证等凭证审核无误，并准备发货的情况下，为了使有关部门经办人在备货和办理其他各种手续时熟悉和了解该笔交易要求，通常都根据信用证的主要内容（或工厂发货单、出库单等）缮制出口货物明细单一式数份，分发各有关单
11、位或部门。三、出口货物装货单。装货单是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。只有经海关签章后的装货单，船方（或陆路运输单位）才能收货装船、装车等。因此，实际业务中，装货单又称为“ 关单 ”。四、出口货物运输单据。海运提单是承运人或其代理人收到货物后签发给托运人的，允诺将该批货物运至指定目的港交付给收货人的一张书面凭证。每份正本提单的效力是同等的，只要其中一份凭以提货，其他各份立即失效。它是国际运输中十分重要的单据，也是买卖双方货物交接、货款结算最基本的单据。“海运提单”、“ 运单”或收据都属于运输单据。除海上运输称做“海运提单
12、”外，其它运输方式，称做“运单” 或收据。航空运单是托运人和承运人之间就航空运输货物运输所订立的运输契约，是承运人出具的货物收据，不是货物所有权的凭证，不能转让流通。铁路运单是铁路部门与货主之间缔结的运输契约，不代表货物所有权，不能流通转让，不能凭以提取货物；其中的“货物交付单”随同货物至到站，并留存到达站；其中的“运单正本 ”、“货物到达通知单” 联次随同货物至到站，和货物一同交给收货人；该单上面载出口合同号。货物承运收据也是托运人和承运人之间订立的运输契约，是我国内地运往港澳地区货物所使用的一种运输单据，是承运人出具的货物收据，上面载有出口发票号、出口合同号；其中的“收货人签收”由收货人在
13、提货时签收，表明已收到货物。邮政收据是货物收据，是收件人凭以提取邮件的凭证。附件 2 出口货物备案单证目录编号：序号出口退税申报日期出口发票号企业办税员备案日期备案单证存放处页数企业制表人（签字）： 企业财务负责人（签字）：制表日期： 年 月 日（企业公章）注：1“出口退税申报日期”和“备案日期”栏填到“月、日”。2. “出口发票号”栏填写税务机关监制出口发票或企业自制出口发票号码（主要指出口商业发票），二者号码不一致的，应分别填写。3.“ 备案单证存放处”栏应逐一标明每个备案单证的存放地点。4各地可根据本地区实际情况，对本表栏次进行增加。国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理
14、制度的补充通知国税函 2006904 号各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局：针对国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知（国税发 2005199 号，以下简称通知）下发后各地反映的一些问题，经研究，现补充通知如下：一、通知第一条所列应当备案的单证，主要是按合同法要求或出口贸易行业主管部门规定的单证。考虑到有些企业备案单证名称等可能与通知规定的不尽一致，因此通知附件出口货物退（免）税有关单证备案说明描述了有关备案单证的含义、功能、作用等，各地可按此原则进行备案单证管理。对于出口企业如确实无法提供与通知规定一致备案单证的，可以提供具有相似内容或作用的单证作为
15、备案单证，但出口企业在进行首次单证备案前，应向主管税务机关提出书面理由并提供有关单证的样式。各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局也可根据本地区出口企业实际情况，按照通知的原则制定备案单证管理的具体规定。二、通知附件出口货物退（免）税有关单证备案说明中对“ 出口货物装货单”的解释要求有海关 签章。但考虑到出口企业难以取得 签章的“出口货物装货单”，在实际工作中只要出口企业备案的“出口货物装货单 ”是通知规定的含义，可不需要海关签章。三、对于出口企业备案的单证是电子数据或无纸化的，可以采取以下两种方式其中之一进行备案：（一）对于出口企业没有签订书面购销合同，而订立的是电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合我国合同法规定的，出口企业将电子合同打印、口 头合同由出口企业经办人书面记录口头合同内容并签字声明记录内容与事实相符，加盖企业公章后备案。对于其他单证的备案，如为国家有关行政部门采取了无纸化管理办法使出口企业无法取得纸质单证或企业自制电子单证等情况，出口企业可采取将有关电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案。（二）除口头合同外，对于出口企业订立的电子购销合同、国家有关行政部门采取无纸化管理的单证以及企业自制电子单证等，出口企业可提出书面申请并经主管税务机关批准后，可以采
