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1、 盖亚集团档案管理办法目 录1. 总 则22. 档案管理范围与类目设置23. 档案类目编号设计44. 档案管理职责分工55集团各门类档案的归档要求76集团档案的借阅制度97. 集团档案库房制度138. 集团档案保密制度 149集团档案销毁制度 14附：集团档案类目设置及归档范围2盖 亚 集 团档案管理办法一、 总 则（一） 为加强盖亚集团公司（以下简称集团公司）档案工作建设，进一步提高档案的管理水平，更好地为集团公司的发展和经营管理服务，根据中华人民共和国档案法 ，国家档案局、国家经委和国家计委联合颁发的企业档案管理规定等有关企业档案工作的规定，制定本办法。（二）档案工作是管理工作的组成部分，
2、是维护集团公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项专业技术工作。（三）集团公司的档案，是指集团公司在生产、经营和管理各项活动中形成的对国家、社会和企业具有利用和保存价值的各种文件材料（包括不同的载体形式） 。（四）档案工作坚持集中统一的管理原则。（五）本办法适用于盖亚集团公司和旗下各子公司二、档案管理范围与类目设置（一）本规定涉及董事会及股东类、法务及审计类、行政管理类、经营管理类、业务类、产品类、工程类、财务类、人力资源类、实物档案类、电子档案类、注册信息及内部刊物等十二类档案资料的3收集归档、使用管理的内容和程序。（二）集团及子公司代码设置1、盖亚房地产开发有限公司 GY2、兴安盟企业发
3、展促进会 CJH3、维德物业管理有限责任公司 WW4、盖亚电信厅 DX5、乌兰浩特市盖亚小额贷款有限公司 XD（三）类目设置1、一级类目：盖亚集团的档案共设置合同类、会议类、制度类、法律事务、计划类、销售类、资产管理类、产品类、工程类、财务类、人力资源类、实物档案类、电子档案类、注册信息及内部刊物等十二个一级类目。 （具体类目设置详见集团档案类目设置及归档范围 。2、二级类目设置、三级类目设置详见集团档案类目设置及归档范围 。三、档案类目编号设计（一）编号原则1、 一级类目的编号一律采用阿拉伯数字，其表示为：1.董事会及股东类2.法务及审计类43.行政管理类4.经营管理类5.业务类6.产品类7
4、.工程类8.财务类9.人力资源类10.实物档案类11.电子档案类12.注册信息及内部刊物2、 二、三级类目采用阿拉伯数字隶属编号。3、 集团及子公司代码、类目与年份之间均采用“ ”圆点间隔号断开。4、 分类号与案卷流水号之间采用“” （横杆）符号连接。5、案卷流水号与卷内流水号之间用“”符号连接。（二）类目标识的确定1、一般档案类其编号说明。X XX X XX卷内流水号案卷流水号年 号二级类目一级类目集团及子公司代码例如： 盖亚集团董事会会议文件 GY01012014 - 501/01 兴安盟企业发展促进会在职人员档案 QC09042014 0101四、 职责分工（一）档案管理部门盖亚集团综合
5、事务部下设集团档案管理部门。负责拟定集团档案管理制度，督促检查制度的落实情况，指导各子公司及相关部门的档案管理工作。（二）档案管理部门岗位职责1集团档案管理部门负责人（由集团综合事务部部长兼任）岗位职责：a、 负责档案主管部门工作的领导b、 负责组织档案管理制度的拟定c、 档案管理工作的检查、监督和指导d、 对集团总部档案管理工作负有管理责任。2.集团档案管理部门主管岗位职责：a、 负责集中、统一管理本集团的全部档案；b、 指导、检查、监督、协助子公司及相关部门档案管理员做好各门类档案的形成、立卷、归档，按时完成档案的接收、移交工作；c、 负责盖亚集团档案管理制度的拟定；d、 对接收入库的各门
6、类档案进行分类、整理、编制多种检索工具，为集团各项工作服务；6e、 熟习室藏档案内容。开发档案信息资源，热情、准确、及时地为利用者提供档案调阅及档案的催还工作；f、 负责向领导提供需销毁档案清册，经批准后参加监销工作；g、 负责盖亚集团档案库房的建立、管护工作,维护档案的完整、系统与安全；h、 负责集团档案管理网络的建立,并对相关人员进行业务培训和监督指导；i、 部门领导交办的其它工作。3、集团档案部门项目专职资料员a、接受集团档案室档案主管档案业务方面的监督、指导；b、负责收集、整理、保管本项目重要基建文件，并形成电子目录，按照规定及时向集团档案室做好移交工作；c、负责工程竣工档案的监督、编
7、制并参与报建，对各专业施工图纸的保管与发放工作；d、负责监督和检查各参建单位工程资料的形成、积累和立卷工作。4、集团档案管理部门兼职档案管理员（由各公司或相关部门文秘或助理担任）a、兼职档案员要热爱档案工作，工作积极、认真、负责，熟悉本部门业务；b、兼职档案员依据各部门档案归档范围的要求，负责管理、收集本部门的文件资料，力求使本部门文件保持齐全、完整。c、兼职档案员应随时对已阅办的文件及时进行收集整理，对所收文件进行登记、检查完整情况，按规定时间向档案管理部门主管移交。7d、个人不得擅自带走和销毁文件，不得长期保存原件和积压文件。e、因工作外出，应指定他人负责代理工作，工作调动时，要办理文件交
8、接手续。f、兼职档案员在做好本部门文件资料归档工作的同时，还要做好本部的资料积累工作（包括实物档案以及领导外出开会带回的有保留价值的文件材料） ，及时集中移交档案室保管。g、各位员工作为各种档案资料的第一经手人，应认真妥善保存工作中形成的各种档案资料，及时做好向专兼职档案管理员移交工作。五、档案归档要求（一）档案归档要求通则1、集团的文件资料是伴随集团的开发、经营活动及其管理工作而形成的，它是真实记载和反映集团各项活动的原始记录。每位经理、员工都有义务和责任及时将日常工作中形成的文件资料交于专、兼职档案管理员，由其向档案主管部门移交。2、集团在日常运作中，要遵循经营管理、工程建设等各项工作和文
9、书处理的程序进行收集、整理、预立卷归档。3、每一年度各公司及相关部门由专职或兼职档案员对在各项活动中产生的管理性文件材料进行收集整理，经部门负责人审核后，于次年三月底之前填写一式二份移交清册向集团档案室移交；存本部门的文件资料于次年四月底之前完成组卷工作。 8（二）工程类档案（基建档案）归档要求1、工程类档案是集团档案全宗的重要组成部分，它包括工程建设的前期、设计、施工、竣工等阶段过程中形成的具有保管价值的文字、图纸、照片等材料。2、工程类档案由工程部与各项目公司负责，具体工作由工程部专职或兼职档案员完成，集团档案室档案主管提供业务指导。3、工程类档案在项目结束后按每个阶段进行收集。4、工程类
10、档案整理工作在项目竣工后，按阶段将项目所形成的文字材料和图纸（包括照片、底片、录像和磁盘、光盘）加以整理、进行分类组卷，组成保管单位，填写保管期限，由负责人员审核后，三十天到三个月内移交集团档案室归档。5、工程类档案保管期限按国家有关规定进行划定，所有项目工程类档案均由集团档案室保存。（三）电子档案类归档要求1、归档的电子材料必须原版、原件。2、归档的电子材料要齐全、完整。照片、录音、录像、应说明时间、地点、事由、人物、摄影者。照片与底片的影像要相符。特别重要的照片无底片时也应归档。采用数码相机拍摄的照片，经筛选后，将电子版及文字说明一并移交。填写移交目录一式两份，双方在移交目录上签字。（四）
11、实物类档案归档要求1、奖品实物档案一般应同时有批准单位要求填报的表格、批复等文9字材料，此类材料按文书材料归档。实物上未表明获奖名称的，应附说明，内容包括获奖单位、获奖时间、 获奖名称及颁奖单位。2、印章归档时应附印模一式两份。并分别由移交人、接收人签字。2、物品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、收受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。3、发现认为有保留价值的、能反映集团发展历程的物品，经档案室认定后即可归档。六、 档案借阅制度（一）凡需借阅档案者，均须填写文件借阅申请单 ，经各级领导签批后方能借阅。（二） 文件原件借阅由申请部门负责人档案管理部门主管综合事务部部长确认后交于
12、档案室；其它类文件借阅、复印由申请部门负责人档案管理部门主管确认后交于档案室；查阅会计档案必须有财务部负责人确认；秘密、机密、绝密文件查阅由副总级以上人员审核确认。（三）借阅档案的经办人必须是本集团员工。（四）按照集团保密制度相关要求，档案室入档时盖印确认的秘密、机密、绝密文件严禁带出档案室且不得随便复印。合同类文件原件一般情况下不予外借。会计档案原件不予外借。集团内查阅会计档案要按规定办理手续，上级机关或外单位需要查阅的，要经董事长批准，且派专人陪同阅看。 10（五）借阅期限：属于一般性文件，不得超过 2 天；秘密、机密、绝密性文件，不得超过 1 天。预计归还日期到期后应立即归还；如需再借，
13、应办理续借手续，档案主管负责对到期档案催回。（六）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，档案室须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，及时报告综合管理部，对其进行相应的处理。 （七）外单位借阅档案，必须经档案室主管领导批准后，由与外单位接洽部门的秘书负责到档案室办理借阅手续。（八）借阅档案到期不归还、档案室电话催促超过三次及档案归还时发生以下情况时，档案室将上报行政办公室对事件当事人及其部门领导做出相关处罚。1、档案资料损坏，尚可修补，处罚 100 元；2、一般性档案资料损坏，无法修补，处罚 200 元；3、秘密、机密的档案资料损坏，无法
14、修补，处罚 300 元；4、档案室催促三次以上未办理续借手续不归还档案，处罚 100元；5、一般性档案资料丢失，处罚 200 元；6、秘密、机密的档案资料丢失，处罚 300 元并报上级领导给予相应处理；（九）绝密档案损坏或丢失，上报最高领导给予相应处理；（十）流程11文 件 借 阅 流 程 图（十一）借阅申请表借阅人填写文件借阅申请单写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期借阅部门主管领导签字绝密文件查阅董事长（或授权人）签字认可持签字齐全的借阅单到档案室借阅档案管理员在文件目录中查找该文件的编号,将文件编号写在借阅单上文件借
15、出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续不完整,交还借阅人修补完整后,再归还档案室, 若确认丢失，档案室将根据档案借阅制度上报行政办公室做出相关处罚借阅原件带出档案室的文件需由综合事务部部长签字已到借阅预计归还日期,档案室电话催促归还档案室将归还文件整理归档如需续借,找出原文件借阅申请单在续借栏内填写续借时间及续借人查阅、复印原件的由档案管理部门主管签字认可查阅会计档案，需有财务部负责人签字认可12盖亚集团档案借阅申请单编号：申请部门： 申请人： 申请时间：文件名称： 原件 印件 份数 页数1 2 3 4 5 需求类型： 借出 复印 查阅借阅理由：部门主管领导意见：签字： 日期：主管副总意见：签字： 日期：档案主管部门领导意见：总经理意见：签字： 日期：计划归还时间：
