企业文书档案的整理方法

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1、1第一讲 企业文书档案的整理一、基本概念(一)归档文件归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。1、职能活动中形成：与本单位职能有关的上级、同级、下级发来的及自身形成的文件材料。2、办理完毕：文件相应的文书处理程序已经完毕。3、文书档案保存：此整理方法仅限于文书档案使用，其它专业性档案不适合使用本办法，仍按国家相关规定整理归档。4、纸质文件材料：此整理方法仅限于纸质材料的文件归档，其它特殊载体档案如照片、声像、电子文件等暂不适用。(二)归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。1、以件为单位：与传统

2、的“立卷”相对应，它突破了传统“卷”的概念。2、整理基本环节：包括装订、分类、排列、编号、编目、装盒等。3、有序化：以上环节无论以什么顺序进行，最后目的就是要达到文件材料能够按顺序排列归档。2(三)件即归档文件的整理单位。和传统的“案卷”相对应。一般以每份文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、存根等一册(本)为一件，来文(请示)与复文(批复)为一件，(跨年度来文、复文各为一件)，会议记录一次会议为一件。二、归档文件整理原则及质量要求(一)整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。l、

3、遵循文件的形成规律：企业各项职能活动存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定的规律，整理时应遵循其基本规律和特点。2、文件之间的有机联系：文件之间规律决定了文件之间存在着有机联系，这种联系更明确地反映机关职能活动的历史面貌，同时也为归档后查找、利用提供方便。3、区分不同价值：依据国家档案局 8 号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的规定，将应归档的文件材料，根据其不同的价值划分出不同保管期限，然后分别进行整理归档。4、便于保管和利用：这是归档文件整理最基本原则，也是整理归档的最终目的。(二)质量要求3归档文件应齐全完整，已破损文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。所使用

4、的书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护要求。1、修裱破损文件：文件材料产生破损或局部残缺现象的，整理时要进行修补或托裱。2、复制字迹模糊或易褪变的文件：最耐久的字迹材料是碳素墨水和油墨，比较耐久的字迹材料是蓝黑墨水和印泥等，对纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、传真、铅笔等字迹需要复制。3、超大纸张的折叠：国家行政机关公文处理办法一文规定公文用纸一般包括 A4 型和 16 开型两种。实际工作中产生的报表、图样等超大纸张需折叠并与其它文件统一大小。4、去除易锈蚀的金属物：文件材料一般装订用订书钉、曲别针、大头针等容易氧化生锈腐蚀文件材料，文件整理归档时需去除铁、铝等易生锈的金属物。三、归档文件的整理方法

5、(一)搜集重视平时积累，建立机关的搜集、整理制度，加强指导监督，确保文件材料齐全完整。1、严格登记：来往行文、会议材料、内部文件以及外出参加会议、检查工作的人员带回的文件均应逐件登记建账。2、及时收集：对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。43、严格检查：同一事由的文件是否齐全，各内部机构文件种类是否齐全，正本、底稿、附件等是否齐全，应逐一进行检查。并逐件检查是否处理完毕为生效文件，文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等。4、随办随归：“办”是指办理完毕， “归”是指文件经若干个整理环节整理后归入档案盒内。5、妥善管理：包括办理完毕后已整理的和未办理完毕不需办理的阅文

6、等，进行分门别类，做到有目可查、运转有序、保管安全。6、建立制度：保障文件材料齐全完整、安全保管等有关制度，并确保本单位所有人员能够严格执行。7、加强指导监督：档案工作人员对各级领导要经常性主动宣传，对各部门兼职文书处理人员、办公室秘书等人员要注意经常进行指导、监督、培训，以确保每个工作环节做到对文件材料的认真负责。(二)分类是指企业内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，按确定的分类方法分成若干层次和类型，构成一个有机体系的过程。l、确定分类方法：采用“年度一问题”分类法。即先将归档文件按年度分类，再将同一年度的文件按其内容分成四大类，即党群工作类、行政管理

7、类、经营管理类、生产技术管理类；每一大类再按保管期限（永久、30 年、10 年）分开。此分类方法应保持相对稳5定。具体步聚（1）分年度：把所有属于归档范围的文件按文件形成时间(落款日期)归入不同年度，并按年度分开。多个时间特征：每份文件时间特征包括成文日期、签发日期、批准日期、公布日期、发文和收文日期等。分年度时，一般应以文件成文日期(即落款日期)为准。跨年度形成的文件：因我市推行年度文件整理归档制度，且为防止跨年度事由文件丢失，要求将跨年度事由文件分别按各年度集中，并按同一排列规律分别在各年度整理归档。几份文件作为一件时的日期：如正本与定稿、原件与复制件、复文与来文等文为一件时， “件”的日

8、期应以排在前面的文件日期为准。文件未标明日期：通过文件特征或内容来推断文件准确日期或近似日期，归入相应年度。（2）分问题。将同一年度的文件按其问题分成四类：即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。（3）分保管期限：将每一份文件鉴定出永久、30 年、10 年保管期限。档案人员或文书处理人员按本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限规定逐件分析属于归档范围的每一份文件，确定其保管期限并将同一年度的文件分出永久、30 年、10 年三大类。(三)排列6就是遵循一定的原则，将归档文件进行先后排序的过程。1、事由原则：“事由”是指一件具体的事或一个具体的问题或一段较紧密的工作，同一事由的相关

9、文件应排列在一起，这是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”的具体体现。具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短，形成文件的数量以及文件处理程序的不同等，本着便于整理和利用的原则自行掌握。2、排列方法：(1) 同一年度同一类别下不同保管期限的文件按照永久、30 年、10 年的顺序降级排列。每一年度每一大类形成一个大流水，均从“0001”开始排列编号。(2)同一类别同一保管期限不同事由的归档文件排列：一般情况下，按事由的办结时间，将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列。另外，统计报表、一次会议、一个年度的会议记录、内部刊物等形式较为特殊，成套利用较为普遍的套性文件，不是同一事由也可

10、以集中排列。(3)同一事由内归档文件排列：要求一律按文件形成时间(落款日期)的先后顺序，日期在前的归档文件排在前，日期在后的文件排在后。(四)装袋(订)采用符合保护要求的装袋(订)材料将归档文件以“件”为单位固定在一起。1、文件修整：装袋(订)前必须对不符合归档质量要求的文件材7料进行必要的修整。(1)修裱破损文件；(2)复制字迹模糊或易褪变的文件；(3)超大纸张折叠；(4)去除易锈蚀的金属物。2、文件编页码：即把确定为“一件”的文件进行排序，并用阿拉伯数字编写页号。该件有图文面即为一页。正面在右上角，反面在左上角编写页码。(1)单份文件：只有正稿且页号已编排，无须重新编写。(2)多份文件：首

11、先排序，即正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后，中文本在前，外文本在后；文件处理单放在最前面。排序后重新编写页号，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前有图文面编页。3、装袋(订)方法：对修整后的文件材料使用符合档案保护要求的材料重新加以固定。(1)装袋：无特殊情况，将确定为“一件”的每一份文件分别散装入无酸纸袋。(2)装订：出现一份文件页数过多，散装入袋可能利用不方便或易造成丢页，文件过厚等情况，可在文件左侧用线装订。采用左上角装订应将文件左、上侧对齐，采用左侧装订应将文件左、下侧对齐。8(五)编

12、号：编归档章号(见附图 1)将归档文件在全宗中的位置用符号表示，并以归档章的形式在归档文件上注明，依排列好的顺序逐件编号。采用装袋方法的，直接填写文件袋封面的归档章；采用线装方法的应在每“件”首页上端居中位置空白处加盖归档章，并填写各项内容。填写归档章须用碳素或蓝黑墨水钢笔。归档章设置项目：全宗号、年度、保管期限、页数、机构、室编件号、馆编件号、盒号。1、全宗号：由于企业档案不移交档案馆，此项可以不填。2、年度：填写文件的形成年度，用 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如 2009。3、保管期限：按分类时确定的文件保管期限填写简称为“永”“30”“10”。4、页数：填写装袋(订)前对文件编写的总页

13、数，页数为三位，不足补“0” 。5、机构：此处填写类别名，如党群工作类。6、室编件号：位数为四位，不足补“0” 。同一年度、同一类别内不得有重号或空号，每年每大类均分别从“0001”流水编号。7、馆编件号：由于企业档案不移交档案馆，馆编件号可以不填8、盒号：即档案盒的排列顺序号，每年每一类流水编号。(六)编目即编制归档文件目录。按照分类、排列的结果，逐类逐件编制目录。编目以 “件”为单位进行，按确定的“件” ，只对排在前面9的一文编目。例如：批复、请示为一件，只对批复编目。1、 归档文件目录项目包括：件号、责任者、文号、题名日期、页数、备注。 （见附图 2）(1)件号：填写归档章室编件号项内容

14、。(2)责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关署名者，可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关、一个人或若干人。联合发文的文件，只填写三个责任者，一般为前三个或前两个加立档单位；使用全称或通用简称；未署责任者的“白头文件” ，根据文件内容特征考证并填写。(3)文号：即发文的字号。一般由机关代字、年度、顺序号组成，如遵档字 2009003 号，填写文号项应照实抄录，代字不能省略，纪元要填全，顺序号照录，没有文号的文件此项不填。此项不得填诸如“会议文件之一” 、 “第一期”等文件。顺序号，也不能填写“情况反映”等刊物名称。(4)题名：即文件标题。完整题名由责任者、问题、文种三

15、部分组成，如国家档案局关于加强档案安全保管的通知 ，填写此项内容时，责任者部分可以省略，此项内容(不包括责任者项)最多不超过 50 个字，如正题名完全可以反映文件内容，其副题名或并列题名无须抄录。无题名或题名含义不清的，应根据文件内容重新拟写标题并加“” ，拟写题名和原题名内容(不包括责任者项)一共不超过50 个字。原题名在前，拟写题名在后一并填写在目录中。原题名内容(不包括责任者项)已超过 50 个字，则须根据文件内容重新拟写为1050 字以内题名，并只将拟写题名填写在目录中。会议记录以一次会议一件拟写一个标题。(5)日期：即文件的形成时间(落款日期)，此项应以 8 位阿拉伯数字标注年、月、

16、日，如 2001 年 1 月 18 日标注为 20010118，如文件未标注日期应根据文件内容加以考证并填写。(6)页数：填写“一件”文件的总页数。(7)备注：用于填写归档文件的类别（如党群工作类） 。2、归档文件目录的格式：归档文件目录用纸，幅面尺寸采用国际标准 A4 型 (长、宽分别为 297mm、210mm)，统一为竖式上侧装订。3、填写要求：填写归档文件目录，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如：碳素、蓝黑墨水等，禁止使用油笔、铅笔、纯蓝墨水等，使用计算机管理的单位可直接使用微机输入并打印。4、归档文件目录的装订：归档文件目录应装订成册并编制封面。(1)编制成册方法：视各单位文件量大小，同一类别以 1.5cm 左右厚装订为一册。(2)封面：统一采用国际标准 A4 型纸张，设置全宗名称、年度、类别项目（见附图 3） ，其中全宗名称项为立档单位名称，填写全称或规范化的简称，年度项填写本册目录归档文件内容包括的年度如20092012，类别项为企业档案的分类名称。