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1、企业人力资源管理信息系统应用研究薛献华河南财经学院劳动人事系,河南郑州 4500011)摘要:当前人力资源管理在企业战略目标实现过程中的作用越来越突出,如何全面提高人力资源管理工作水平是目前企业决策者和人力资源管理部 f非常关心的问题。人力资源管理信息系统因其能提高人力资源管理工作效率、提高管理水平、为决策提供信息支持而备受企业的青睐。本文主要对人力资源管理信息系统在企业的应用进行了分析, 以期帮助企业对这一系统能够有更全面地认识,促进企业人力资源管理水平实现跨越式提升。关链词:人力资源; 管理信息系统;绩效21 世纪是知识经济时代,人力资源已成为决定企业竞争成败的关键因素。人力资源管理的战略
2、性作用要想得到充分发挥,就必须采用现代化的人才管理办法。同时,21 世纪又是网络化的时代,网络使企业组织结构向扁平化发展, 这同样要求企业人力资源管理的手段进行改变。本文以此为出发点,试图通过论述构建企业人力资源管理信息系统,使企业能够凭借它方便迅速准确的特性优化人力资源管理活动的业务流程,使其朝着企业期望的行为模式和目标结果前进。一、管理信息系统与企业人力资源管理(一)战略性人力资源管理是企业迎接挑战的必然选择随着知识经济的到来,组织赖以生存的外部环境和组织内在管理方式也正进行着悄无声息但却影响深远的变革,传统的以事为中心的人力资源管理已不能适应社会发展要求,面临着许多挑战,其主要表现如下:
3、1.全球经济一体化,文化多元化的冲击与挑战。知识经济时代下,经济全球化使各国经济相互渗透、相互依存, 国与国之间的界限越来越模糊,全球经济正日益成为一个不可分割的整体。国际竞争的深化必然推动企业在全球内配置资源,更包括人力资源的全球配置。管理人力资源的难度、培训的难度、不同文化的冲突、跨文化管理,都将成为企业人力资源管理的重要问题。2.面临新技术、新管理理念和方法的冲击。面对着激烈竞争的市场,组织必然要不断提高劳动生产率, 提高产品质量,改善服务。于是新技术以及新管理概念、方法应运而生。这些新技术、新管理方法、新管理理念的出现,必然会给人力资源管理带来新的挑战,也带来了生机和活力。组织只有很好
4、地利用这些新技术、先进的管理理念和管理方法,才能在竟争激烈的当今社会立于不败之地。3.组织结构扁平化、虚拟化变革的挑战。知识经济时代下,由于信息传递快速便捷, 企业的组织结构呈现扁平化、网络化、柔性化的趋势。这种组织结构使管理层级大大精简,从而降低了企业的管理费用,提高了管理的效率, 增强了企业应变能力,同时也提高了员工的通用性和灵活性。与此同时,虚拟组织将会不断涌现。这一新型的组织模式无专门的领导机构,这就使得员工的晋升路线也不再局限于垂直晋升, 广泛的是水平的晋升,例如角色互换。组织结构的变革将是今后一段时间内企业面临的重要问题。4.管理重心的转移。知识经济时代下,企业最有价值的资源是掌握
5、知识与技能的人,因此人力资源管理的重心便是对知识型员工的管理。知识型员工由于其拥有知识资本,因而在组织中有很强的独立性和自主性;这种类型的员工有追求终身就业的能力,因而具有较高的流动性意愿;同时他们的工作过程难以直接监控,工作成果难以衡量;而且知识型员工的能力与贡献差异大,出现混合交替式的需求模式等。针对以上特点,人力资源管理需要进行相应的变革。基于人力资源管理面临的挑战,企业管理者也就迫切需要从企业发展战略的角度思考和实践人力资源管理,战略性人力资源管理是企业在新经济时代激烈、反常的竞争环境下,通过人力资源管理与开发来支撑和保证企业经营战略的实现。这代表企业的人力资源管理己从传统人事管理向帮
6、助企业获取企业持续竞争优势,实现员工贡献最大化这样一种全新角色的转变。这就要求人力资源管理者必须逐渐从作业性、行政性事务中解放出来,更多地从事战略性人力资源管理工作。二)管理信息系统对人力资源管理的支持管理信息系统是用系统思想建立起来的以计算机为基础、为管理决策服务的信息系统。它不仅能进行一般的事务处理, 代替管理人员的繁杂劳动, 而且能为管理人员提供辅助哪尸一一一方案, 为决策科学化提供应用技术和基本工具。对企业来说,建立管理信息系统, 最终目的是要提高管理效率。而人力资源管理作为企业管理的重要组成部分,在更为新颖的经营理念和管理模式的冲击下,其角色定位同样被历史冲进了变革的十字路口。企业人
7、力资源经理人要从过去的行政、总务、福利委员会角色转变为学习型组织、教育的推动者、高层主管咨询顾问、战略业务伙伴、管理职能专家和变革倡导者。如果这种角色的转变是必然的,那么人力资源管理部门在这个角色与地位的再造活动中就需要实现重大的突破,相应的人力资源管理的技术路径也必须寻求改变。人力资源管理信息系统的开发和使用可以通过建立一种信息平台,将信息技术与人力资源管理技术切合到组织的管理实践活动之中,组织能够凭借它方便迅速准确的特性优化人力资源管理活动的业务流程,使其朝着组织期望的行为模式和目标结果前进,而且通过这个管理信息系统可以在管理者和员工之间建设一个透明快捷、低成本的互动途径,真正实现管理零距
8、离,以建立公平公正的组织氛二、HRMSI 的系统构成目前 HRMSI 主要运用于人力资源管理的 3 个较大的职能领域之中:信息处理系统、决策支持系统和专家系统。1.信息处理系统。HRMIS 的这一系统模块能够将以前主要通过手工操作记录和处理的、分散的、易发生偏差的事务信息创建并联合,保证信息的相容性, 通过整合形成集中的信息中心,管理者能够任意的取用、合并或分离需要的信息资料,信息系统也可以根据操作者的具体要求对各种信息做出统计分析并自动生成相关的报表。HRMIS 除了信息整合用途外, 还可进行数据的定量分析统计, 完成企业部分薪资、福利和考勤的管理工作。2.决策支持系统。决策支持系统是用来帮
9、助管理者解决实际问题的,它可以提高决策的准确性。这一系统可以帮助用户将各种信息数据集中起来进行分析,并按要求形成各种图形和报表,当组织需要做出人事决策时就可以借助 HR-MSI 提供的信息和分析结果实践相应的管理活动,这就可以提高组织发现和解决间题的能力,缩短决策的时间, 并提高可靠性。3.专家系统。专家系统实际上是组织创造出的知识系统,是用来回答问题的应用软件包, 是把某一领域中有专业知识和经验的人所遵循的工作规律进行整合而形成的信箱系统。该系统能够根据使用者所提供的信息向他们提出行动建议,使员工和管理人员能够根据个人的需要随时获得相应的知识, 而且使招募、培训等管理活动也变得更加容易。企业
10、在向学习性组织转换的过程中,应用这一功能可以帮助管理人员确定各种项目的进度安排,帮助管理者进行甄选面试, 为员工提供培训支持等等。圈 2 人力资, 经理 IT 应用能力三、我国企业应用 HRMSI 的状况分析21 世纪人才报2003 年 3 月 19 日刊发了我国人力资源管理专家和学者对国内企业推行 HRMIS 状况的一份调查报告,通过对该报告的进一步分析, 我们发现我国企业应用HRMIS 呈现如下特点:1.普及程度。这份调查结果表明绝大部分中国企业认为利用信息技术改变人力资源管理是非常必要的,但仅有 30%2,投资扭动因幸。在调查企业投资 HRMSI 的驱动因素时发现选择“满足企业发展和竞争
11、形势”选项的最多,而选择“满足 HR 业务发展和变革的需要”和“在同行中获得领先优势”选项者较少,这说明我国企业在投资 HRMIS 方面,表现为“跟随” 、 “被迫”,而不是“主动” 、 “创新”, “满足员工期望”选项者只有 3%,表现我国企业人力资源管理的“客户导向”意识还没有真正建立起来,更不用说人力资源管理服务的“品质” 。 3.人力资派经理的 IT 应用能力。图 2 的数据表明,超过一半的被调查者 TI 应用能力一般。其中, 未实施 HRMIS 的企业其人力资源管理人员的 TI 应用能力更差, 回答“一般 ”和“基础”水平的占 68%,即他们只是掌握了办公软件的操作能力和上网获取信息
12、的能力,而已实施企业 TI 应用能力在中等以上的接近一半,占 46%。很显然, 未实施企业的 HR 从业者面临着极大的 TI 引进 HRM 的能力欠缺的挑战。究其原因,主要在于大部分企业的 HR 相关人士尚未接受过专门的培训, 已实施的企业中接受培训的也仅占据 23%,未实施过的企业更少,只有 10%。4RHM 可实现的功能。据统计,目前企业使用最多的功能依次是“人事信息管理”(71%)、 “薪资”(68.2%)、 “报表”(62.2%)、 “考勤”(59.5%)、 “福利”(53.5%)、 “招聘”(56%)等。据此分析,我国企业目前对功能需求最多的可能是“事务处理层面”的功能,而对“专家决
13、策层面”的功能选择较少。图 3 目前使用功能与未来两年将选择使用功能注:A 一规划 ;13 招聘;C培训与开发;公一薪资;E 一福利;F 一绩效管理;G 一人事信息管理;H 一报表 ;I 一考勤;J 一时间管理;K 一员工自助(门户) 和经理自助( 门户);L 一总裁门户( 领导决策门户 )。从以上分析可以看出,我国企业 HRMSI 的建设尚处于起步阶段,无论是在普及程度上, 还是在人力资源管理能力方面以及 HRMSI 的功能发挥程度方面和欧美国家的企业相比尚有不小的差距,但随着人们接受程度的提高以及 HRMSI服务商越来越多,相信 HRMSI 这种全新的人力资源管理模式将会成为大多数企业的选
14、择。四、企业如何成功实施 HRMSI目前软件开发商所开发出来的 HRMSI 软件通常只是一个通用系统框架,适用于多种行业和企业的需要, 企业在实施中必须根据企业的实际情况,对这个框架进行进一步的细化。要成功实施 HRMSI,必须要注意以下几点:1.企业决策层的理解和全力支持。人力资源管理信息系统的实施紧紧依靠人力资源管理部门或计算机部门是不够的,它需要企业决策层的大力支持。因为实施 HRMSI 需要输人大量的信息,而且采用人力资源管理软件, 需要在充分回顾企业政策的基础上,根据先进的人力资源管理观念, 从程序到操作进行全面改进。所有这些工作,如没有企业决策层的参与是很难实现的。2.对人员进行培
15、训。要想使人力资源管理信息系统真正地发挥应有的效用,必须通过培训转变人们的思维方式和行为方式。通过培训,让每位员工了解系统的功能, 合理使用,提高员工自我管理的效果,这对改进员工的工作满意度将大有益处。3.组织项目实施团队。项目实施团队至少应包括企业人力资源管理人员和计算机专业人员,他们将负责评估 HRMSI使用者的需要,设计系统的功能和组成模块, 选择系统供应商及对系统进行调试,整个项目的组织协调、进度控制、数据分析和数据有效性的检查,提供相关建议, 培训其他人员,建立系统和检查各部门的运行程序。项目实施团队将是企业运行人力资源管理信息系统的重要骨干和技术支持。4.选择合适的 HRMSI 方
16、案。目前市场上的 HRMSI 软件很多,但这些软件往往只是考虑一般性的需要, 而不同企业其人力资源管理的侧重点和管理方式是不同的。好的系统应是软件开发商在充分考虑企业需要的基础上量身定做的解决方案, 人力资源管理软件的实施, 不是一个简单的软件买卖行为,而应作为一个项目来管理。5.保障系统的安全。现行的 HRMSI 大都基于网络技术,系统安全与否显得尤为重要。因此, 企业要保证系统内的信息不被不具访问权限的人获取和篡改,这就要求企业一方面要对数据库进行加密,同时还要进行严格的访问权限管理,建立日志文件,跟踪记录用户对系统的每次操作的详细情况,并建立数据备份机制,使数据可以恢复。综上所述,我们不难发现 ,HRMSI 的自动化功能与优化的流程设计,使得人力资源管理人员可以将更多的精力放到从事一些更有价值的事情上面,实现自身角色的转变。但构建 HRMSI 只是管理手段的一种改进,是一种辅助工具,它只能代替我们处理信息和部分分析工作,在人力资源管理实践中,有许多工作是系统无法代替的, 如组织结构设计和职务体系构建、职位评估、人力资源需求分析
