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1、文员培训调查分析报告调查主题：文员所需培训内容调查对象：公司各部门文员调 查 者：调查时间：2005.04.182005.04.22调查方法：调查问卷、查询公司人事档案发放问卷：27 份收回问卷：18 份调查结果：本次调查对我公司文员的构成情况，需要处理的主要工作和需要加强的技能素质等方面进行了统计。统计结果显示我公司文员需要进行以下方面的培训1. 数据的收集、整理、汇总及处理2. 文件的接收、发放传达及文件档案管理3. 物品的请购、发放，公文写作4. 文员的职业发展5. 沟通技巧6. 时间管理等内容的培训其中下方面应作为培训重点1.数据的收集、整理汇总及处理2.文件档案的管理3.物品的请购、
2、发放及管理4.沟通技巧5.时间管理具体分析如下：一、文员基本情况性别构成：结合我公司人事档案与本次调查，我公司文员以女性为主。全公司所有文员当中只有 2 名男性文员。学历构成：在接受调查人员之中具有高中学力的文员共 8 名，占总数的44.44%；具有大专学力的 4 名，占总数的 22.22%；具有本科学力的共 6 名，占总数的 33.34%。如下图工作经经验：数据统计表格文 员 学 力 构 成44.44%22.22%33.34%0%5%10%15%20%25%30%35%40%45%50%高 中 大 专 本 科1 年以下 12 年 35 年 5 年以上人数 % 人数 % 人数 % 人数 %参加
3、工作时间 5 27.7% 8 44.44% 4 22.22% 1 0%在本公司工作时间 7 38.89% 11 61.11 0 0% 0 0%从事文员工作时间 8 47.06% 8 47.06% 1 0% 0 0%从我公司文员的构成情况及工作经验两方面进行分析，可知我公司文员的学力水平比较高，从事文员相关工作的时间不长，对文员的工作性质了解不足。因此需要对其进行文员的地位、性质及职业发展等内容的培训，以使其能够了解文员的发展机会，帮助其规化自己的职业生涯。二、我公司文员从事的主要工作：（1） 数据的收集、整理、汇总及处理，88.89%的被调查者需处理此项工作；（2） 文件档案的接收、发放（传达
4、）及管理，66.67%的被调查者需要处理此项工作；（3） 物品的请购、发放及管理，50%的被调查者需要处理此项工作；（4） 公文写作及表单编制，38.89%的被调查者需要处理此项工作；（5） 各种相关款项的申请报批，27.78%的被调查者需要处理此项工作；（6） 会议的安排、记录，27.78%的被调查者需要处理此项工作；（7） 一些计划的安排，16.67%的被调查者需要处理此项工作；（8） 各种单据的保管与处理，11.11%的被调查者需要处理此项工作；（9） 接听电话，11.11%的被调查者需要处理此项工作；（10） 来访接待，11.11%的被调查者需要处理此项工作；根据以上数据，可以认为我公
5、司的文员培训需要以前面三项为培训的主要内容， （4） （5） （6）项必须有所涉及但不必作为培训的重点。三、文员现有的素质水平一时间管理问卷调查显示：（1）58.82%的被调查者加班的时间每周不足 3 小时，35.29%的被调查者加班时间在 36 小时，5.89%的被调查者加班时间超过 6 小时；（2）11.76%的被调查者每天都不得不处理非常紧急的事件，52.94%的被调查者处于或者很忙或者很轻闲的境地中，35.29%被调查者处于紧张适度工作境地中。以上数据显示了我公司文员基本能够在工作时间内完成自己的工作，但是对于合理地安排自己的工作时间还有加强。有 64.71%的被调查者的时间安排不合理
6、，因此时间管理的培训必须作为本次培训的主要内容。二文件管理问卷调查显示：（1）35.29%的被调查者寻找一份文件的平均时间为 10 秒，29.41%的被调查者寻找一份文件的平均时间为 20 秒，29.41%的被调查者寻找一份文件的平均时间为 1 分钟，5.88%的被调查者寻找一份文件的平均时间为 2 分钟；（2）94.12%的被调查者能够在 2 天之内让本部门所有人员了解公司新发文件，5.88%被调查者能够在 4 天之内让本部门所有人员了解公司新发文件；（3）35.29%的被调查者每天整理一次文件，29.41%的被调查者 3 天整理一次文件，23.52%的被调查者一周整理一次文件，11.76%
7、的被调查者有空的时间才整理文件；（4）43.75%的被调查者能够在 20 秒之内找到任何文件，6.25%的被调查者需要花费很长的时间来找某些文件，50%的被调查者能够让他人很快地找到自己的文件。以上数据显示我公司文员在文件发放方面做得比较到位，但是文件整理的意识比较薄弱。结合对我公司文员主要工作的统计，文件的有效管理应当作为文员培训的重点内容。三沟通技巧问卷调查显示：（1）17.65%的被调查者从没有在工作中感到委屈，64.70%的被调查者每月受委屈不足 4 次，17.65%的被调查者每月感到委屈的次数为 48 次；（2）58.82%的被调查者每月被人拒绝的次数不足 4 次，29.41%的被调
8、查者每月被人拒绝的次数为 48 次，11.76%的被调查者每月被人拒绝的次数超过12 次；（3）26.32%的被调查者表示自己对工作有好的想法时只私下里跟几位要好的同事说，68.42%的被调查者表示要将自己好的想法告诉自己的直接上级，5.26%的被调查者表示只有当上级问的时候才将自己好的想法说出来；（4）47.05%的被调查者表示其倾听者很容易地理解自己，52.95%的被调查者表示其倾听者能较容易地理解自己。通过对以上 4 项数据的分析可以认为我公司文员表达能力较强，能够让他人比较容易地理解自己，但在沟通方式方法、沟通的时间以及沟通的渠道把握上还有待加强。结合文员的工作性质沟通这三个方面的培训应成为培训的重点内容。四公文写作（1）60%的被调查者平均每周需要写 3 份公文，20%的被调查者平均每周需要写 6 份公文，6.67%的被调查者平均每周需要写 10 份公文，13.33%的被调查者平均每周需要写 10 份以上的公文；（2）82.35%的被调查者写的公文因上级不满而退回的比率低于10%，17.65%的被调查者写的公文因上级不满而被退回的比率在 10%20%。以上两项数据显示公文写作是我公司文员必做的一项工作，同时我公司文员的公文写作水平基本都能够令自己的直接上级满意。但是鉴于我公司目前各级人员对公文写作的理解有诸多不同，因此在培训过程中规范文员的公文写作还是有必要的。
