企业文档安全管理制度

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1、 1 / 42企业 集 团 管 理 制 度公司档案安全管理制度（2016 初稿） 2 / 42 3 / 42上海企业管理股份有限公司公司档案安全管理制度第一章 总 则第一条 目 的为了加强和规范集团本部及各公司的档案管理工作，有效地保护利用档案资源，促进档案的标准化、规范化、信息化，维护文件的完整性和安全性，提高档案的利用工作。根据中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法实施细则等有关法律、法规，结合本司实际，特制定本办法。第二条 定 义公司档案是指公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式、载体的历史记录的总和。包括房地产开发、物业管理、

2、建筑设计等各项业务活动中形成的档案。第三条 适用范围本办法适用于集团本部及其所属各公司。各区域公司、地区公司须根据本办法的精神，结合所在地档案行政管理部门的档案规定及本司实际情况，进一步制定和完善各自的档案管理制度，保证档案管理制度的层次性、规范性和统一性。第四条 公司各部门在工作活动中形成的文书档案（含党群工作、行政管理、经营管理） 、基本建设档案、声像档案、实物档案，法务类档案、审计档案、房产物业类(物业管理、租赁等)类目的档案由公司档案管理部或各公司及职能部门管理；人事档案、会计档案分别由人事部、财务部独立管理，以维护档案的完整和安全。 4 / 42第五条 档案工作是公司各项管理工作的基

3、础之一，是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作。档案信息化是公司办公信息化系统建设的重要组成部分。第二章 档案管理部门及其职责第一条 集团档案管理实行统一领导，分级管理的原则。（参见附件九）第二条 管理职责1、集团、各公司专(兼职)档案管理人员应严格执行集团档案管理办法和各项管理制度，履行各自管理职责。2、公司各部门指定一名人员作为专（兼职）档案管理人员，负责公司文件材料（纸质、电子文件、声像、实物等）的收集、整理并应做好文档管理和移交工作。第三章 文件材料的收集与归档第一条 文件材料形成和积累是档案工作的基础，必须将文件材料归档工作纳入公司各部门工作计划和有关档案工作人员的岗位

4、职责。公司各部门在工作中形成的文件材料，承办人在办理完毕后，应及时交本部门专（兼）职档案 5 / 42管理员统一整理进行管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。第二条 集团本部、各公司、各部门，在日常工作中产生指导性文件材料必须及时收集、分类整理，立卷归档、编目、保管、检索、统计、利用鉴定等各个环节的工作，做好重要资料的保密工作。第三条 应以公司形成的文件材料为主，凡是反应公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。第四条 归档时间1、文书档案：公司各部门办理完毕的文件材料，每年移交一次。各公司的档案于每年 3 月 31 日之前向其所在人事部办理移交。2、声像档案、审计档案、法务

5、档案、实物档案、楼盘销售、房产租赁等，在每项活动完成后三个月内归档。3、计算机与互联网数据等电子档案。4、 涉及员工调动、离岗时留在部门或者个人手中的文件材料及公司生产经营、组织机构设立、重大投资决策、产权变动等文件材料办理完毕一周内整理后立即移交归档。第四章 档 案 的 保 管 6 / 42第一条 集团、各公司应设专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守公司档案机密,任何人不得擅自进入档案库房或打开档案柜,以保证维护档案的完整性和安全性。第二条 档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类

6、别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。第三条 对照片、光盘、U 盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。第四条 档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。第五条 定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。第五章 档 案 的 分 类 与 整 理第一条 归档的文件材料，应参照国家和有关标准规范，充分考虑公司的管理职能，并结合档案的内容和形成特点。 7 / 42第二条 档案的分类分别为党群工作类、行政管理类、经营管理类、基本建设类、会计档案类、房产物业类、人

7、事档案类、声像类、实物类、法务类、审计类等。第三条 根据国家档案管理局的有关规定，文书档案的保管期限定为永久、30 年、10 年；基本建设类、声像类、法务类、审计类、实物类、楼盘销售类、房产租赁类分为永久、长期、短期，其中永久为 50 年以上，长期为 16-50 年，短期为 15 年以下；会计档案分为永久、定期，其中定期为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年。第四条 各公司人事部在接收各部门移交的档案后，应对移交档案进行检查、并完成档案汇总统计工作。 第五条 接收的移交档案要办理双方交接手续，做好编目工作，并及时入库。第六条 各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有

8、遗漏或损害，及时放回原处。相关人员到档案管理员处借阅资料需办理借阅登记手续， （详见附表八档案借（查）阅申请单 ） 。第七条 对超过保管期限的档案，由集团行政人事经理、文件所属职能部门负责人负责鉴定，并出具鉴定报告后予以销毁。第八条 集团人事部每年定期对各公司档案进行年度审核、检查工作。第九条 所属公司对文件有留存的权力，员工在未经所属公司书面同意 8 / 42的情况下，不得将其保存的文件及复印件、电子文档等提供给第三方或者向公众公开。第六章 法律责任对有下列行为的员工，公司将根据情节轻重，给予警告或开除处理，严重者将追究法律责任：1、将公司档案占为已有的行为；2、在岗位调动或离职时不及时移交

9、档案资料，造成工作延误或经济损失的行为；3、遗失、损毁或擅自销毁公司文件材料及档案的行为；4、擅自出卖、倒卖公司档案的行为； 9 / 42档 案 管 理 实 施 细 则第一章 文书档案管理实施细则一、目的为了规范集团本部、各公司的文书档案管理工作,结合集团的各项管理规定,特制定本细则。二、实施范围集团本部及其所属各公司。三、文书档案的定义文书档案是指公司在日常管理事务活动中所产生的书面文件。包括公司党群工作、行政管理、经营管理、会计文件、审计文件、法务文件、房产物业、其他（合同、签报、批复、工作联系函、通知、会议纪要、工作计划和总结报告）等。四、文书档案的管理职能1、集团人事部负责建立、完善文

10、书档案管理制度，并做好推行、培训和指导工作，定期检查集团本部各部门及各下属公司档案管理情况，发现问题及时提出整改意见。 10 / 422、各公司人事部作为档案管理部门，全面负责项目的文书档案工作，包括日常文档的收集、归档、借（查）阅工作，并将年度归档情况汇编成册。3、集团本部、下属公司的各部门应设定专（兼职）档案管理人员负责部门文件的管理、立卷和归档工作。4、各部门的档案管理人员须报集团人事部备案，岗位变动或离职的，部门必须做好人员交接工作，并将变更人员名单上报。五、文书档案的归档范围（参见附件一）1、党群工作类2、行政管理类3、经营管理类4、房产物业类5、财务类6、其他六、文书档案的收集、整

11、理和立卷1、各部门专(兼职)档案管理人员根据本部门业务情况，进行日常收集。2、归档的文件按照文件的种类设置“案卷类目” ，按年度存放于文件夹内，做好平时“预立卷”工作。 11 / 423、归档的文件必须是原件，如因特殊原因，原件不能归档的，必须在备考表中加以说明。4、归档的文件必须按年度、文件形成时间顺序排列。不同年度的文件不得存放在同一案卷中。跨年度的批示文件，应按批复或签发时间为准。七、文书档案的编制和装订1、填写卷内目录的要求：（参见附件五）（1）卷内目录应与卷内文件材料内容相符，必须按规范要求进行打印，并置于卷首，卷内目录中各项内容填写必须符合一定要求。（2）序号：文件排列的顺序号。（

12、3）文件编号：发文单位的发文号或图纸的原编图号。（4）责任者：填写文件材料的直接形成单位和个人，有多个责任者时选择两个主要责任者，其余用“等”代替。（5）文件名称：应完整填写文件材料上的标题。（6）发文日期：文件材料形成时间（落款时间） ，并用 XX-XX-XX 表示。（7）页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。（8）备注：文件有特殊情况需加说明（如原件遗失或外借，需用复印件替代） 12 / 422、填写卷内备考表的要求：（参见附件六）（1）本卷情况说明：要标明卷内文件的件数、页数，不同载体形式文件的数量，如：文字材料 XX 页、照片 XX 张、附图 XX 张，说明组卷

13、和使用情况，如卷内文件数量缺损、修改、书写材料不规范等，签上立卷人、检查人名字及立卷日期（如案卷中存在复印件替代原件归档的，应在卷内目录中注明原件的存放点） 。（2）立卷人：负责立卷的专/兼职档案人员的签名。（3）检查人：集团（各公司）行政部档案人员对该案卷质量检验后的签名。（4）完成立卷日期：该案卷通过合格检查的日期。（5）卷内备考表放在文件后。3、编码的要求（1）卷内文件应按前后排列顺利依次在文件的右上角进行编号，反面则在左上角编号。（2）空白页不编号。4、案卷归档号的编写（1）案卷归档号必须与卷内文件类别相符，有利于归档后的查询、调阅工作。（2）案卷归档号由公司和部门的英文专称缩写、年度

14、号、归档类别的汉语拼 13 / 42音缩写和案卷号组成。5、案卷封面及档案盒的填写（1）案卷封面依次填入该卷文件起始时间、保管期限、件数、页数及归档号。（2）档案盒必须在侧面标注归档类别（文件名称）和案卷档号，便于查找。6、案卷的装订（1）每本案卷厚度原则上不超过 2 厘米，如超过 2 厘米，须另外组卷。（2）案卷采用“三洞一线”方式进行装订。八、年度文书档案汇总目录的编制（参见附件二、三、四、五）1、各公司人事部在汇总各部门提交的年度文书档案后，必须对总体归档情况进行统计、汇总成册，以便日后查询。2、汇总目录由封面、统计汇总表、案卷目录和卷内目录四部分组成。3、封面：主要注明年度及公司名称（

15、集团提供电子版） 。4、统计汇总表：按部门提交案卷和档案盒数进行分类统计。5、案卷目录和卷内目录：将每一本案卷进行登录，并与卷内目录对应一致。九、文书档案的保管 14 / 421、文书档案由集团人事部、各公司人事部编目、上架后统一保管。2、档案管理人员应严格执行保密守则，维护档案的安全性和机密性。第二章 会计档案管理实施细则一、目的为了加强公司会计档案管理的规范化和科学化，结合公司管理规定，特制订本细则。二、实施范围集团及所属各公司三、会计档案的定义会计档案主要是指公司财务凭证、账簿（册） 、报表等的会计核算材料。四、会计档案的管理 15 / 421、各公司财务部在年终对当年形成的会计档案，负

16、责整理立卷并装订成册，由财务部自行保存。2、会计档案的保管期限分永久和定期两种。其中定期分为 3 年、5 年、10年、15 年、25 年。3、各公司财务部所形成的会计档案，由本部门指派专人负责日常会计档案的装订、保管工作。4、各公司财务部对接收保管的会计档案，应有目录清单，并保持原卷册的封装，有序存放，便于调阅，严格执行安全与保密制度。5、会计档案的借阅，必须由部门经理和财务副总经理签字确认，原件不得带出。6、会计档案不得对外借阅。第三章 声像档案管理实施细则一、目的为了更好地展现公司发展历史，提高利用价值，有效实现资源共享，充分发挥声像档案的作用，特制定本细则。二、实施范围 16 / 42集团及所属各公司三、声像档案的定义声像档案是以照片