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1、浙江旅游职业学院会展策划与营销教案教授内容：第八讲： 会展现场服务策划与管理 教学要求：了解开幕现场方案的策划内容，了解现场布展和参展管理的注意事项，了解现场风险与安全管理事项，能策划现场活动的内容，掌握对观众进行接待和统计方法。 教学方法：课堂教学、学生案例讨论和写作练习 重点难点： 开幕现场方案的策划，现场布展和参展管理的注意事项，观众统计教学过程： 第一节 会展开幕现场策划与管理 请阅读财富论坛案例，说明财富论坛的开幕式的特点开幕式将掀起 2005 北京财富论坛的第一个高潮，在 5 月 16 日晚上举行的财富论坛开幕式上，祈年殿将上演包括千手观音 、变脸、交响乐及京剧神州乐在内等节目，预
2、计此次参加演出的人数将达到 600 多人。财富全球论坛第三次登陆中国将与前两次有什么形式上的不同?来自主办方的消息说，最大的一个不同就是 2005 北京财富论坛将有一个浸透着地道中国色彩的盛大开幕式，以及丰富多彩的辅助项目。开幕式究竟包括哪些内容?来自各地的艺术家们将把什么样的绝活”抖搂”给外国嘉宾？一、盛会高潮2005 北京财富论坛的第一个高潮，也是最重要的一次高潮将出现在论坛举办的第一天也就是 5 月 16 日的晚上，其地点将是天坛祈年殿。 中国国家主席胡锦涛以及政府的其他一些领导人将出席开幕式，与此同时，600 多名来自全球的企业巨子及其夫人以及 400 名国内政要、著名企业的代表也将成
3、为这场盛会的主角。据了解，开幕式上，祈年殿前的方形空地将被安排作为宴会场所所在，而开幕式上的讲话与演出则被安排在祈年殿前的丹陛桥上，整个开幕式大约将进行 2 小时。整个开幕式的内容已经敲定，按顺序它将包括财富CEO 致词、国家主席讲话、就餐以及时间为半小时左右的文艺演出。 宴会菜单和文艺节目单 开幕式上吃什么?此次开幕式的每人标准是 100 美元，如此高标准的宴会菜单和文艺节目单则成为世人关注的焦点。每位与会嘉宾的菜肴将是西式菜品的三菜一汤，包括由蟹肉、鱼子酱等拼成的头盘冷菜，以鹅肝、牛排为主的主菜，汤是鸡汤加馄饨，另外还有一道甜点。据了解，所有的这些佳肴将由凯宾斯基饭店等处烹制：然后再送至天
4、坛祈年殿。另据了解，开幕式晚宴的 100 张餐桌将为东西区，环绕祈年殿摆放。届时，参加晚宴的人员将边观看演出，边品尝美酒佳肴。伴着悠扬的中国民乐度过长为半个小时的就餐时间后，开幕式将进入最后部分，也是最为精彩的部分之一精美绝伦的文艺演出。其间将陆续有交响乐、 千手观音 、变脸及京剧神州乐四大节目，预计此次参加演出的人数将达到 600 多人。 在 2005 年春晚上一炮走红的千手观音节目组极为重视此次演出，据说此次千手观音节目有 24 个演员参加，为了配合此次演出， 千手观音剧组专门根据演出现场重新定做了莲花台，为的是比春节联欢晚会中的更加宏大更有气势。此外，在演出的神州乐节目中，不但有精彩京剧
5、唱段，还会有时装秀穿插其中，整个节目异彩纷呈。 除去以上开幕式的主要内容以夕卜，开幕式当天晚上，丹陛桥上将会升起几十个绘有脸谱的灯光气球，另外还将有 400 多盏 4 000 瓦的探照灯同时向祈年殿和舞台发射不同颜色的光线，精心组织的激光表演将把这场开幕式送入高潮。 三、登上天安门城楼2005 北京财富论坛与以往历届不同的另一大特色是北京市政府方面精心安排的招待会以及为嘉宾夫人安排的富有特色的活动。据了解，5 月 17 日北京市人民政府在人民大会堂主办的鸡尾酒会及晚宴结束后，各国企业嘉宾还会被邀请到天安门城楼，参加在那里举行的一个招待会。在这个晚上，北京市市长王岐山先生的致词，以及与中国 20
6、 位部长年。高级官员共进晚餐将成为整晚的亮点。四、其他活动来自主办方的另一个消息说，在财富论坛举办的 3 天中，大会还为嘉宾的夫人们安排了一系列活动，其中主要的特色在于具有浓郁的文化色彩。这些活动包括”徒步登，野长城“、 “太庙进早餐，听敲钟，赏武术” 、 “在故宫内介绍过去中国皇家的生活方式” 、 “在颐和园品茶漂流在慈禧太后的阴影中”等等。注：在 2005 年 5 月 16 日晚，由于天气的原因，开幕式未能在天坛祈年殿举行，而是改在室内举行，但节目内容并无变化。 开幕式是展会的重要仪式，举办开幕式的主要目的是制造气氛、扩大影响，提高展会的知名度，吸引更多的观众来参展，也是展会宣传推广的一个
7、组成部分。参展商和参展观众都是从会展的开幕式上得到对展会的第一印象的，举行开幕式是办展机构的重要工作，策划一个盛大的开幕式是办展机构能力的体现，并起着预示会展成功的作用。当然现在也有一些展览在逐渐淡化开幕式，国外特别是欧洲一些国家的许多大型展会就没有开幕式，因为有时展会往往过于注重开幕式，以致邀请客商等花费精力和成本 过多，开幕式接待任务过于繁重。一、展会现场布置在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。开幕式现场要布置得庄严隆重，气氛要营造的符合展会定位需要。一般在展馆序幕大厅中要布置好以下内容：展会简介牌、展区和展位分布平面图、各参展企业及其展位号
8、一览表、展区参观路线指示牌、展会宣传推广报道牌、展会相关 活动告示牌等。另外在各个展馆也同样应该有一些路线指示牌，布置在观众容易迷路的地方。 有些展会还会在展会适当的区域内开辟一定的空间作为展会的嘉宾休息室或者会客 室。在该休息室或会客室里，提供诸如茶水、咖啡等相关服务，还可配备一些有关展会的相关资料。展会可以在展馆适当的地方设立展会现场服务中心，集中处理参展商布展及展览期 间租赁展具和用水用电的要求。 二、VIP 接待VIP(veryimportantperson)，即贵宾。对于会展活动而言，VIP 主要包括协会高层官员、公司总经理、名人演讲者、重要的赞助商、著名艺人等，有时还会有重要的贵宾
9、，例如国家领导人、各国政要、王室贵族等重要人员。他们通常是受到办展机构的邀请出席开幕式，一方面这些贵宾本身的影响力可以起到展览宣传的作用，另一方面，这些人物通常有一定的购买决定权和建议权，这对展览效果也起着直接和间接的影响。对于贵宾的接待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排，特别是对于重要的贵宾有时还需要事先制定接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。另外比较重要的是安全管理，由于 VIP 的特殊身份，因此在安全管理方面有很高的 要求，有时甚至需要在当地公安部门的指导下成立安全工作领导小组，防止各类突发事件的发生，维护良好的秩序，以保证贵宾的人身安全。另外，还应安排
10、若干人员作为机动人员，以便在突发事件发生时有充足的人员可以调用。 三、媒体的接待和管理展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者进行采访编写新闻报道做准备。很多办展机构都会在展会现场适当的地方开辟一定的区域作为展会的“新闻中心”供各媒体和记者使用。新闻中心要配备相应的设备和用品，发放一些有关展会的介绍资料以便记者在写新闻报道时参考。这些资料一般有：展会开幕新闻通稿、展会背景和特点介绍、展会会刊、展会的统计数据、展会相关活动安排计划、展会参观指南和一些小礼品等。 四、展会开幕 办展机构通过开幕式的形式来宣告展会正式开始。一个展会典型的开幕式程序是：由展会工作人员引领
11、国内外嘉宾到主席台就位，开幕式主持人主持展会开幕并介绍到会嘉宾，主持人请有关领导讲话，相关开幕表演开始，某位重要嘉宾宣布展会正式开幕， 主持人宣布开幕式结束并请各位嘉宾和展会观众进场参观。一个成功的开幕式包含着办展机构展前的大量准备工作，因为开幕式是一项较为大型的活动，涉及方方面面的关系和事务，需要经过周密的安排和部署。 (一)开幕时间和地点 (二)开幕式讲话稿和新闻通稿准备 (三)开幕方式的确定(四)嘉宾讲话五、开幕酒会策划主要注意事项有以下几个方面：(1)举办的地点最好安排在离展馆不远的酒店里举行，选择酒店时要考虑到酒店的接待能力、嘉宾到酒店的交通便利情况以及酒会的安全等因素。(2)举办的
12、时间可以根据实际需要安排在中午或晚上，若酒会安排在晚上，开始时间要适宜，不宜太早或太晚。(3)出席酒会的人员范围可视展会需要确定 (4)开幕酒会的方式可以采用冷餐酒会和鸡尾酒会的形式 第二节 会展布展与现场服务请阅读以下案例，并回答“试分析 ISPO 在布展三环节中，如何体现服务的理念？”办展会就是做服务2004 年 7 月 6 日， 当今世界上最大的体育用品类国际博览会慕尼黑体育用品 R 运动时装国际博览会(简称 ISPO)在德国展览名城慕尼黑落下帷幕。本届博览会的举办地点新慕尼黑展览中心，是世界最先进的展览中心之一，而且主办方的服务也是相当的细致和周全。虽然由于受目前德国经济不景气的影响，
13、本届展览的总面积较上届略有下降，约为 10 万平方米，有部分展馆并没有完全开放，但是这并没有影响展会的便利性在展览现场，主办方在每个展馆里都专门辟出一个休闲场地，叫做”ISPOBAR”，为展商子。观众提供服务，提供各种饮料与食品：而在展馆之间的通道，则设置了不少整齐的柜台，专门摆放各展商的资料，感兴趣的人自然会自行有效选择，这与国内展会中各展商在自己展位无选择地硬性派发资料相比，避免了无效派发，又没有了会后资料满地，难于清理的局面。在一些大的层位现场，基本上都有专门的洽谈区。与国内众多展会不同，ISPO 所有展馆内的背景音乐都是轻缓型的，以便于交流与洽谈。回想起国内个别展会中的参展企业，无论是
14、专业展还是大众展，总是喜欢以“声音代表实力“来压倒对手，吸引观久。这一点无疑值得国内有关展会主办方和展商借鉴。事实上， ”办展会就是做服务，办展会其实是为行业提供交流的平台，如果没有了良好的服务支撑，展会就无需存在了。 ”慕尼黑博览会集团(以下简称慕尼黑集团) 的项目总监 peter Knoll 先生这样阐述他们的办展理念。 另外，他们还计划 2005 年 3 月在上海举办 ISPO CHINA。之所以要将这一世界上最大最专业的体育博览会引入中国，主要是基于对未来潜力巨大的亚洲体育用品市场的乐观预计。ISPO CHINA 会严格限制参展企业的数量，保证至少 80以上的参展商属于国外品牌企业，原
15、因在于：相比几个已经抢占了中国市场的国际顶尖品牌，国外众多中高陷次的运动品牌显然也十分看好亚洲市场，尤其是中国这个极具潜力的市场，然而他们却一直没有找到一个合适的途径了解和进入这个市场。事实上，庞大的中国市场对这些品牌也有着很强的需求，而举办这样一个展会将为供求的双方提供一个良好的平台。至于选择标准，雷戴文表示：他们会成立一个由体育用品行业的专业人士组成的委员会，由这个委员会来决定哪些品牌具备参会的条件，而不是由主办方来决定，也并不 是只要企业交了钱就能参展。 据悉，主办方除了会将慕尼黑的办展经验带到中国(如专业观众组织计划) 外，还将通过举办专业的论坛来为经销商们提供学习的机会，同时帮助他们改善自己的商业活动。对于参展企业而言。参展无非有三个目的，一是展示自己的产品，二是得到订单，三是获得最新的产品信息。ISPO CHINA 如此限制展商数量， 抬高参展门槛，能否保证参展效果无疑是影响其招商效果的一大难题。但雷戴文表示， 由于 ISPO CHINA 的前期宣传力度很大，尤其是对国内专业观众的宣传和招商工作在展会开始前的半年内就通过种不同的渠道展开了，如全国巡回推广活动等，国际参展商得到订单的机会将大大提高。ISPO CHINA 还将实行单轨制。而且对参展面积也会有所
