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1、公函一般由十个部分组成1.编号 为了方便整理、保存和查对，公函需要加上编号， 编号写在信封的左上角。例如：(a) B/1/99(b)学字第 92 号2.写信人的地址 信纸的右上角必须写上写信人的地址，可用华文或英文书写。例如：(a)启祥路 108 号新加坡邮区 123194(b)Blk l94，Toa Payoh Lorong 4，#03-108 Singapore l231943.收信人的姓名，职衔和地址(a)收信人的姓名，写在编号之下， 但位置不可高过写信人的地址，先写姓名，姓名后面必须加上称呼。例如：刘维国先生林月芳小姐在收信人姓名下面写收信人职衔，例如：勿洛联络所管理委员会主席新世界书
2、局经理(b) 如果你不知道那个团体的负责人的姓名，可以写执事先生成写他的职衔，如：新城女子中学校长。4.称呼：(a)正文的开头写收信人的称呼，后面必须加冒号“：”不空格。(b)可以用普通的称呼：如”王先生”或在姓氏的后面加职衔“王经理”。也可用“经理先生”这样的称呼。(c)自称：可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局。称呼对方：您、贵公司、贵校、贵队。5.标题 (a)为了方便快捷处理和分类保存，公函应加上标题。(b)标题写在称呼下面的中央位置，标题下面必须画上横线;写标题的目的是要把正文的内容简要地列出来。例如：请主持开幕典礼接受友谊赛邀请6.正文 正文可用下列任何一种格式。(a)空格式，
3、每段开头都空二格。(b)齐头式，每段都顶格写。正文是公函中的主体部分，要求叙述清楚、简洁。有时为了方便阅读，视内容性质的不同，可加上序数号码。7.署名 (a)写在正文的右下方。(b)写信人若有职衔，须写清楚。(c)署名后，一般用“启”，为了表示慎重，可以用“谨启”， 或为了表示尊敬，可以用“敬启”。8.日期 写在编号下面，通常可用中文或阿拉伯文写出。 例如：(a)26-4-2000 (建议)(b)2000 年 2 月 26 日(c)二零零零年四月二十六日切记不可混杂式的日期: 2000 年四月二十六日 X9.副本 有的公函有必要交给有关方面查阅，就须写上副本寄送的个人或团体。它通常写在公函的左
4、下方。例如： 副本：公共关系主任10.附件 如果公函还附有其他文件，必须在左下角列明。例如：附件：计划书一份 个人履历表一份投标申请公函致招标单位：按照贵单位 项目的招标公告和资格预审文件的要求，我公司递交有关报名资料文件，以便贵单位审查我公司参加该项目的投标资格。此申请是由 (公司名称)以 (人名)为全权代表身份递交的。我们保证所有提交的资料是真实可靠的，并为提交的资料负有相应的法律责任。我公司理解招标单位有权拒绝任何申请，而无需由招标单位承担任何责任。申请单位名称： (盖章)法定代表人： (签字或盖章)申请日期: 年 月 日商务公函范文公司：贵方有关保险事宜的 6 月 25 日来函知悉，特函告如下：一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过 5%的部分。三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加 10%投保，我方当照此办理。我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。公司年月日
