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1、如何写好公文公文基础知识和公文写作培训班讲义公文是合法存在的党政机关、社会团体和企事业单位，在行政管理、公务活动以及生产经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，它最大的功能就是“以文辅政”。我们主要应用的是中国共产党机关公文处理条例（1996年 5 月 3 日中共中央办公厅发布）、国家行政机关公文处理办法（2000 年 8 月 24 日国务院发布）、以及根据“条例”和“办法”制定的本系统的国家电网公司公文处理办法（2003年 5 月 20 日实行）。以上规定是我们进行公文处理的根据。公文格式的标准都要执行中华人民共和国国家行政机关公文格式（GB/T97
2、041999）规定的标准。本次培训主要谈三个方面的问题：一、对公文制作中法定要求的区别与分析当前，我们在实际工作中，执行的公文处理方面的法定标准，或者叫作约束性根据有三个主要文件：一个是中国共产党机关公文处理条例；另一个是国家行政机关公文处理办法；第三个是国家电网公司公文处理办法以及省公司的公文处理办法。可以说这是三个层次，三个体系的公文规范。从纵向上讲，分三个层次：第一层：是党的公文处理条例和国家行政公文处理办法。这是我们各行业都要执行的公文规定，是公文管理工作的最高准则和基本依据，起着总纲、总指导、总原则的约束作用。第二层：是国家电网公司公文处理办法。这是国家电网公司作为一个集团企业在系统
3、内部对公文制作和管理的特定的规则。我们作为国家电网公司的一个企业要严格执行。第三层：是省公司的公文处理办法。这是我们根据上两层依据，制定的一个企业内部的有关公文方面的执行细则，它的效力只在江西省电力公司系统内部。从横向上讲，三个体系：一是党内公文管理体系；二是行政公文管理体系；三是企业公文管理体系。在具体的工作中，我们要搞清楚这三个层次，三个体系的联系与区别。（一）联系方面：基本格式、相同文种的要求是一致的。（二）区别方面：1、适用范围不同；2、文种有区别；3、特殊规定不完全一致。、党的公文文种：党的机关公文种类主要有 14 种，即：（1）决议；（8）报告；（2）决定；（9）请示；（3）指示；
4、（10）批复；（4）意见；（11）条例；（5）通知；（12）规定；（6）通报；（13）函；（7）公报；（14）会议纪要。2、国家行政机关的公文种类主要有 13 个，即：（1）命令（令） （8）报告（2）决定 （9）请示（3）公告 （10）批复（4）通告 （11）意见（5）通报 （12）函（6）通知 （13）会议纪要（7）议案3、国家电网公司常用的公文种类 10 个，即：（1）决定 （6）请示（2）规定、办法（注） （7）批复（3）通知 （8）意见（4）通报 （9）函（5）报告 （10）会议纪要从以上分条列示，可以清楚地看到：党的公文，行政机关公文和国家电网公司的公文文种上的区别：（1） 决议、
5、指示、公报、条例、规定 ，只适用于党内文件。不适用于国家行政机关公文，它们在党内行文中是法定文种，在其它方面却不能作为文种使用。（2） 命令（令）、公告、通告、议案，这四个文种，只在国家行政机关公文中适用,在其它方面或领域是不适用的。（3） 国家电网公司的常用公文又减少了“命令（令）、公告、通告、议案”4 个文种，并增加“规定、办法”作为文种。二、公司系统公文处理中常见的病误一份完整的公文，规范地制作出来，必须有不可缺少的特定格式要素，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发
6、日期等部分组成。各要素都要有特定的标识规则。按照国家标准 GB/T9704-1999 版规定，将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。眉首公文首页红色反线（含）以上的各要素。主体置于红色反线（不含）以下至主题词之间的各要素。版记主题词（含）以下的各要素。根据我们在公文制作中的实际，结合我们收集、分析的情况，我把常见的病误和正确的格式以及纠正的方法一一分析如下：（一）眉首（6 个要素）1、公文份数序号：如果需要，用阿拉伯数码顶格标注在版心左上角第 1 行。2、秘密等级和保密期限：如果需要，用 3 号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空 1 字。秘密等级保密期限3、紧急程度：如果需
7、要，3 号黑体字，顶格左上角第 1 行，两字之间空一个字。4、发文机关标识：机关名称全称或规范化简称+文件上行文距边缘 80mm，下行文距上边缘 25mm字体推荐：小标宋体，红色，应小于 22mm15mm（高宽）5、发文字号发文机关标识下空两行，3 号仿宋字 机关代字 + 年份 + 序号。常见错误：（1）用 括号括年份，有的用（ ），有的用 ，有的用方括号。（2）序号：编虚位如“008 号”或加“第”字。（3）联合行文用多个发文字号。6、签发人与发文字号平行，发文字号左空 1 字，居左，签发人右空 1字，居右。字体相同，领导人姓名用楷体。常见错误：（1）有签发人时，发文字号仍然居中；（2）字号
8、不一，有的加粗，如领导姓名；（3）只有“签发”没有“人”，签发人不加“：”，而是空一个字；（4）联合行文，只有主送机关的签发人，没有联合单位签发人；（5）不整齐，在联合发文中尤为突出。 （二）主体部分1、标题：在红色反线下空两行，2 号小标宋字体。（1）格式错误：空行不够，字体不一（有的用宋体加黑，有的用楷体等）；（2）标题使用的文种不是法定的公文文种。上行文，例如在上行文中用“申请、请求”，在下行文中用“要点”、“细则”、“制度”等都是不规范的。党的公文在“条例”和行政机关“办法”等公文法规当中，之所以要规范公文所使用的文种，就是为了赋予一些特定“名词”以法定的文种的地位，而要排斥其他名词具
9、有相同的法定地位。虽然一些名词具有同义性或者相近性，但它们在公文使用之中，并不是同样具有法定地位。例如，同样是表达“请求”批准的意愿，口头语讲“申请”可以表达这个意愿，但在形成公文时，必须使用“请示”这个文种。（4） 标题使用的文种与内容不相符合，主要体现为两个方面的情况：一是文种混用；二是选用文种不当。第一种情况：如“请示”与“报告”。按照“办法”规定，“请示”适用于向上级单位请求批示、批准的公文文种；而“报告”是适用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位询问的文种。“请示”必须要求有准确的批示，“讨个说法”。“报告”是为了向上级有个交代。目的是“说个清楚”。但是，我们在使用这两个文种
10、当中，错误是非常突出的。一是“报告”了事，不管批不批。如常见错误使用文件：关于请求拨付资本金的报告、关于解决招待费用的报告这不能表达行文单位的准确目的。二是“请示”、“报告”当中用了画蛇添足的词语。如，关于申请调整年度利润指标的请示、关于呈报公司营销自动化试点情况的报告、关于请求批复电力生产试验楼建设投资的请示等。在公文制作当中，“文种”的使用具有特指性、唯一性，不要怕别人看不懂，想不通。三是“请示”、“报告”一起用。既请示，又报告。例如，关于贷款担保的请示报告、关于年度省公司双文明先进单位自检的请示报告。这些文件，是一个文件之中出现两个文种，是非常不规范的。让上级机关批也不对，不批也不对。第
11、二种情况，选用文种不当。主要是因为对每一个文种特定的功能，没有准确理解和把握。如最常用的下行文“通知”这个文种。常常与“决定”、“通报”误用。在“决定”与“通知”的功能比较中，“决定”适用于对重要事项或重大活动作出安排，奖惩有关单位及人员等事项；“通知”是传达，批转，转发，要求办理某事项，周知文件。在两者使用中，特别是“决定”文种奖惩单位或人员的功能中，经常与“通知”文种“任免干部”功能相误用。例如关于任命党委书记职务的决定（文号略），关于撤销职务的通知，这是误用文件。（1）干部任免属于正常的人事变动并非奖惩事项，因此：应该用“通知”。（2）撤销职务是一种党、政纪律处分，是奖惩类中“惩”的措施
12、。应该用“决定”。如这样的误用还很多，如“通知”与“通报”、“请示”与请求类中的“函”等。转文式“通知”标题的病误。主要是对于多层转发文件的过程中。一是烦琐，不能合理省略。如关于转发国家电网公司关于印发的通知的通知（文号省略），可以合理地精简为：关于转发国家电网公司环境保护管理办法（试行）的通知。二是不当省略。如上精简为 转发国家电网公司环境保护管理办法（试行）的通知如何解决多层转发公文中的“看着别扭、念着拗口”的毛病呢？主要有两种办法： 压缩介词，省略重叠文种。比如来文：国家电网公司关于转发财政部的通知的通知，现需要由省公司转发到各供电企业，怎么办呢？第一，压缩介词“关于”。第二，省略重叠文
13、种。不能再形成“通知”。按照这个原则，上述标题可以精简为：转发国家电网公司关于财政部有关电力企业上缴三峡基金标准的通知。自拟摘要。如要转发来文 国家电网公司关于转发劳动和社会保障部的通知的通知。现公司要继续转发，怎么办？A:关于转发有关修改援藏工作人员补助标准的通知（文件中必须体现行文的过程）B：体现转发环节时，可以改为：转发国家电网公司转发的劳动和社会保障部关于修改援藏工作人员补助标准的通知。（行文中要注意省略）（5）标题中除 外一般不用标点符号，但我们在日常工作中，经常使用、，。“”2、主送机关标题下空一行，左侧顶格用 3 号仿宋字体标识。最后一个主送机关后用全角冒号。常见错误：非同属并列
14、关系用“、”。如“各省、自治区、直辖市人民政府、国务院有关部门：”中的第三个顿号是错误的，应该为“，”越级主送主送机关太多，导致不能首页显示公文。处理办法：A 可以缩小主送机关之间的行距；B 可以把主送机关后移至版记中，主题词之下，抄送之上。3、正文常见错误：引用文号经常标在引用文件之前。如“根据国家电网公司总字2004号关于印发的通知精神”正确方法为“根据关于印发的通知（国家电网总字2004号）精神。”层次不规范。根据国家公文标准，在公文中的层次，第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“（1），但在我们的公文中，存在这样或那样的不规范问题。上行文不坚持“一事一报“原则。特别是在
15、“请示”文种当中，多事一文较为普遍。正文中的数字、地名、计量单位不规范问题。“此页无正文”的问题。不能有此页无正文。4、附件常见错误：1、缺少附件；2、附件在印章和成文日期之后；3、附件不用冒号，或结尾用句号。 5、成文时间和印章单一机关制发的公文用特定文头时，行政公文可以不署成文机关名称，但标识成文时间（右空四字）、盖章；党委公文则要署成文机关名，并用阿拉伯数字表示成文时间。联合行文，两个单位时，要将成文时间拉开，左、右各空7 字。两个以上时，每一排最多不超过 3 个，并且分别署机关名称、盖章，不在成文日期上盖章。最后一排少于 3 个时，居中用印。6、附注：上行文，尤其是“请示”，必须在附注中标明联系人和联系办法。（三）版记国家电网公司公文主题词使用方法：根据国务院公文主题词表（1998 年版），结合具体情况，国家电网公司编制了公文主题词表，词表主要用于标引国家电网公司上
