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1、主题: 采购控制流程 政策号.: 页数: 9制定: 供应链部批准:XXXXXX 副总裁生效期:2012 年 2 月 1 日修订:2011 年 10 月 20 日_Page 1 of 8山东铭基中慧食品有限公司采购控制流程1.0 目的规范工厂生产所需的原材料采购过程控制要求，确保所采购的物资符合规定的要求。2.0 程序工厂应建立采购控制程序，内容应包括如下：2.1 计划工厂各部门根据生产计划编制物料的需求计划，物料的需求计划包括物料的材质、质量、数量等要求。2.2 审批采购需求计划审批执行如下流程：使用部门提出需求计划，经部门经理签字 采购部门经理核准（核查库存数量）采购部经理核准签字后，回送至
2、需求部门 需求部门主管副总经理签字审批总经理签字审批 采购部门执行采购2.3 供应商评定：寻找并评定合格供应商，详见“铭基中慧工厂采购管理规范2.合格供应商评估规定”。2.4 采购2.4.1 编制采购计划采购部门根据生产计划及库存情况，编制主要原辅包装材料采购计划，采购计划要包括采购产品的名称、型号（或规格等级）、数量、交货期、单价等项，经采购部门经理审核、副总经理批准后作为采购的依据，对于临时采购的物料，相关部门原则上每月编制物资计划申请表，经主管副总经理批准后交采购部门。2.4.2 签订采购合同采购部门根据质量、价格、交期、服务等因素，在合格供方名录里选择合适的供方，并与其签订采购合同。主
3、题: 采购控制流程 政策号.: 页数: 9制定: 供应链部批准:XXXXXX 副总裁生效期:2012 年 2 月 1 日修订:2011 年 10 月 20 日_Page 2 of 8采购合同必须详细规定产品的名称、型号（等级）、数量、交货期、质量等指标。签订辅料采购合同时，对保质期进行规定，确保至少还有一半以上的保质期。2.4.3 采购的执行采购部门根据已签订的采购合同执行采购，对采购过程中出现的异常情况及时予以反馈。2.4.4 临时紧急采购使用部门提出紧急采购需求及原因，经主管副总经理和质量管理部门批准后，交采购部门采购，仓库和使用部门对临时采购的物品进行全过程“待检”标识（从原料到相关的成
4、品）；临时采购的物品及其所生产的成品，经质量管理部门检验合格后方可允许出厂。2.5 采购物资的验收2.5.1 采购物资的验收首先按合同或标准的规定进行，需要在供方货源处对采购物资进行验收时，应在采购合同中说明验收的具体事项，以及产品放行方式。2.5.2 当销售合同有规定时，顾客或其代表有权在供方处或工厂内对供方的产品进行验收，顾客的验收不能免除供方提供合格产品的责任，也不能排除今后顾客对其的拒收。2.5.3 采购物资到厂的验收2.5.3.1 与产品质量相关的原辅材料由质量部门与仓库保管员双方共同验收，并由检验员出具检验合格单。2.5.3.2 设备类物资由使用部门会同质量部门、设备部门三方共同验
5、收并分别在验收单上签字确认。2.5.3.3 五金类物资的验收由仓库保管员和使用部门验收入库。2.5.3.3 验收时间 有合同规定的按合同中规定的验收时间进行验收； 没有合同规定按以下规定执行：可以直接判定物资质量的，物资到场后验收部门马上予以验收，如有特殊情况可以在物资到厂后的第二天验收； 设备、加工零配件的验收：设备、加工零配件在设备、加工零配件使用合适时间后进行验收。2.6 入库主题: 采购控制流程 政策号.: 页数: 9制定: 供应链部批准:XXXXXX 副总裁生效期:2012 年 2 月 1 日修订:2011 年 10 月 20 日_Page 3 of 8物料入库的管理入库管理流程。2
6、.7 供方质量的监控 质量管理部门负责记录每批货质量状况，定期汇总，将汇总结果附在供方档案中。 质量管理部门和采购部门定期对供方进行业绩评估。 来料验收或生产过程中发现供方的产品不合格，质量管理部门将不合格情况以书面投诉报告交采购部门反馈于供方,要求供方分析原因，采取措施改善质量，将改善情况作为供方业绩评估依据，必要时取消该物资合格供方资格。对供应商的投诉流程详见本规范“ 3.对供应商的投诉流程”。2.8 服务供方的控制 工厂的服务供方主要是指产品的承运人,需经过评定合格后方可为工厂提供服务，并由采购部门对其进行服务质量的监控。 主要就运输车辆状况、运输方式、过程服务质量、安全保障等方面对其进
7、行评估，经分管副总经理认可合格后列入合格供方名录，确保运输服务质量合格。 运输车辆到厂后，由质量管理部门对其运输车辆的安全卫生状况进行检查并做好记录。2.9 与供应商相关信息的沟通 因客户需要或其他原因需要变更验收标准或供货计划、交货时间等要求时，应及时与供应商进行沟通，并取得供应商的确认依据（如传真、Emile、或合同）以确保供应商提供的产品质量、数量、时间等能符合工厂新的要求。3.0 工厂须有的相关文件及记录采购控制程序合格供方控制程序供应商投诉规程采购计划供方到货情况表供方评定记录表合格供方名录供方业绩评估表主题: 采购控制流程 政策号.: 页数: 9制定: 供应链部批准:XXXXXX
8、副总裁生效期:2012 年 2 月 1 日修订:2011 年 10 月 20 日_Page 4 of 8N4.0 采购控制流程4.1 采购控制总流程相关方 步 骤 文件/记录需求部门采购部门、副总、总经理采购部门采购部门采购部门采购人员检验员仓管员NYNY采购计划采购计划供应商调查、评定表合格供应商目录供应商档案采购合同供应商业绩跟踪表验收记录入库记录4.2 毛鸡采购操作流程：421 工厂毛鸡采购操作规范各部门的物资需求计划寻找合格供应商审核评定签定采购合同实施采购验 收入 库主题: 采购控制流程 政策号.: 页数: 9制定: 供应链部批准:XXXXXX 副总裁生效期:2012 年 2 月 1
9、 日修订:2011 年 10 月 20 日_Page 5 of 8工厂原料采购部 工厂质量部 工厂生产部 工厂财务部确认鸡场采购N退货Y判定禁收NY采购前 3 天养殖场取样检测放弃报告判定鸡场基地评估车辆运输计划鸡场抓鸡装车原料运输 进厂抽样全面质量检验卸车标识进车间加工N鸡场基地全扫报告Y供应商结算结束开始主题: 采购控制流程 政策号.: 页数: 9制定: 供应链部批准:XXXXXX 副总裁生效期:2012 年 2 月 1 日修订:2011 年 10 月 20 日_Page 6 of 84.3 辅料、包装材料类采购操作流程（包括白糖、柠檬酸、内袋、纸箱等）是供应和生产审批 或调整计划生产部门
10、编制物料需求计划部门审批 再确认采购部门选择合格供方执行采购作业物料进厂，仓管员凭供应商物料出厂检验单向质量部门报验否是否仓管员外观及数量验收是否合格 异常质量报告拒收退货*编制生产计划订单开始否质 量 部 门 质 量 验 收是质量部门质量合格通知单仓库办理入库材料会计开具材料验收单采购部门凭入库单、材料会计的材料验收单执行报账流程主题: 采购控制流程 政策号.: 页数: 9制定: 供应链部批准:XXXXXX 副总裁生效期:2012 年 2 月 1 日修订:2011 年 10 月 20 日_Page 7 of 84.3 辅助包装材料、化学品、设备类采购操作流程：否否是否是是清洁剂、消毒剂等胶带
11、、润滑油等 外购设备、配件等采购部选择合格供方执行采购作业质量管理部门编制物资计划申请表使用部门编制物资计划申请表及设备申购单总经理审批 不采购或调整计划使用部门编制物资计划申请表否物料进厂,仓管员凭供应商物料出厂检验单验收数量,同时报告使用部门使用部门批量领用,质量部门跟踪，做使用验收 仓管员核对品质规格及 MSDS 使用部门、设备部、质量管理部共同验收评估是否合格 使用异常报告使用验收合格单 通知采购部门,做让步接收或拒收是否合格通知质量管理部门和采购部门,让步接收或拒收是否符合做让步接收或拒收让步接受处理让步接受处理单仓管员凭供应商物料出厂检验单、使用验收合格单或让步接受处理单办理入库手
12、续材料会计开具材料验收单是开始采购部门凭使用部门的质量验收合格单和材料会计的材料验收单执行报账流程是是主题: 采购控制流程 政策号.: 页数: 9制定: 供应链部批准:XXXXXX 副总裁生效期:2012 年 2 月 1 日修订:2011 年 10 月 20 日_Page 8 of 84.4 五金、工具、办公类采购操作流程否 是采购部门在定点供方中执行采购作业是否合格材料会计开具材料验收单仓管员核对品质规格，做比对验收使用部门的使用验收合格单 使用异常报告五金交电等主管领导审批是否符合使 用 部 门 在 领 用 作 使 用 验 收让步接受处理单不采购或调整计划通知仓库和采购部门，作让步接收或拒收否否否是是仓库凭供应商物料出厂检验单、使用验收合格单或让步接受处理单办理入库手续是开始物料进厂，仓管员验收数量同时报告使用部门让步接受处理单卫生用具等 办公用品等使用部门编制物质计划申请表 行政部门编制申请计划使用部门编制物质计划否通知使用部门和采购部门，作让步接收或拒收质量记录表格由使用部门申请计划体系部核对格式和申购数量采购部凭使用部门的使用验收合格单和材料会计的材料验收单执行报账流程
