厦门城市职业学院实施

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1、- 1 -厦门城市职业学院实施国家行政机关公文格式印制标准（试行）第一条 为规范我院行政公文格式，保 证 行政公文形式的严肃、整 洁、统一，根据国务院发布的国家行政机关公文处理办法有关规定及国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式( 97041999)，结合本院实际，制定本标准。第二条 本标准适用于我院行政管理部门及有关部门。第三条 本标准由国家行政机关通用的公文用 纸、公文各要素 标识、公文排版、公文印刷、公文装订等部分组成。第四条 公文用纸一般采用国际标准4 型(210 毫米 297 毫米) 。(一) 公文用纸技术标准：一般为 60 克80 克的胶版印刷纸或者复印纸；纸张白度为 859

2、0左右；横向耐折度15 次，不透明度85 ，值为 7.59.5。(二) 公文版心规格：156 毫米225 毫米(不含页码)。(三) 公文 页边 ：公文用纸上白边为：37 毫米1 毫米，下白边为 35 毫米 1 毫米；公文用 纸左白 边为 28 毫米 1 毫米，右白边为 26 毫米1 毫米。第五条 公文各要素划分为公文眉首、公文主体、公文版记。第六条 公文眉首 标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线( 宽度为版心规格 156 毫米)以上的各要素，按排列 顺序依次为：公文份数序号、- 2 -秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关名称、发文字号、签发人、红色反线等部分。(一) 公文份数序号：为公文

3、印制若干份时每份公文的顺序编号，使用阿拉伯数码， 顶格标识在版心左上角第 1 行。(二) 秘密等级和保密期限：如需要标识秘密等级，使用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需要标识保密期限，使用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密等级和保密期限之间用“ ”隔开。(三) 紧 急程度：如需要标识紧急程度，使用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需要同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。(四) 发 文机关名称：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”

4、组成。发文机关标识上边缘至版心边缘一般为 25 毫米。发文机关标识推荐使用小标宋体字( 红色) ，字号按照醒目美观原则确定，一般应当小于 22 毫米15 毫米。联合行文时 主办机关名称应当排列在前，如加 “文件”， 应置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。(五) 发 文字号： 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关名称下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份和序号用阿拉伯数码标识；年份使用全称，用六角括号“”扩入；序号不 编虚位(即 1 不编为 001)，不加“ 第”字。- 3 -(六) 签发 人：上 报的公文标识签发人姓名，平行排

5、列于发文字号右侧；发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；“签发人” 用 3 号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文单位顺序依次排列，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并与红色反线相距 4 毫米。(七) 红 色反 线：发文字号之下 4 毫米处印一条与版心等宽(156 毫米) 的红色线。第七条 公文主体标识规则：公文主体为公文首页红色反线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、正文、附件序号及附件标题、成文日

6、期、机关印章、附注等部分。(一) 公文 标题 ：红色反线下空 2 行，使用 2 号小标宋体字，居中排布，宽度不超过版心(156 毫米)；2 行以上的标题，回行时要做到词意完整，排列对称，间 距恰当。(二) 主送机关名称：标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后 1 个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多，公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。(三) 批 (按)语 ：使用 3 号仿宋体字或者 3 号楷体字，宽度不超过 24 个字。(四) 公文正文：主送机关名称下 1 行，每自然段左空 2 个字，回行顶格，使

7、用 3 号仿宋体字；公文正文中小标题使用 3 号黑体字。数字、年份不能- 4 -回行。(五) 附件：公文如有附件，在正文下空 1 行，左空 2 字，用 3 号仿宋体字标识“附件 ”，其后 标 全角冒号和附件标题，附件标题后不加标点符号。如有序号，使用阿拉伯数码。附件应当与公文正文一起装订，并在左上角第 1 行顶格标识“附件 ”或者“附件”及序号；附件序号与附件 标题前后标识应当一致。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识“附件 ”或者“附件” 及序号。(六) 成文日期和机关印章：成文日期用汉字将年、月、日标全；“零” 写为“” 。机关印章使

8、用红色。1.单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；成文日期右空 4 个字；加盖印章应当上距正文 2 毫米4 毫米，端正、居中，下压成文日期。2.联合机关制发的公文，需要加盖 2 个印章时，应当将日期拉开，左右各空 7 个字；主办机关在前，2 个印章均压成文日期，采用同种加盖印章方式，并保证印章端正、排列整齐；2 个印章之间互不相交叉或者相切，相距不超过 3 毫米。3.联合机关制发的公文，需要加盖 3 个以上印章时，应当将各发文机关名称( 可使用 规范简称)排在成文日期和正文之间；每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如排 1 个或者 2 个印章，均居中排布；印

9、章之间互不相交叉或者相切；在最后一排印章之下右空 2 个字标识成文日期。4.特殊情况说明：不得出现空白印章；当印章下弧无文字时，采用下套- 5 -方式，以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，将印章中心线压在成文日期上；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采用调整行距、字距的方式处理，必须使印章与正文同处一页；不得标识“此页无正文 ”。会议纪要不加盖印章。(七) 附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空 3 行，用 3 号仿宋体字，左空 2 个字加圆括号标识。第八条 公文版记标识规则：公文版记为主题词及其主题词以下部分，置于公文最后一页，按排列顺序依次为：主题词、分栏

10、线、抄送、印发( 翻印)机关和印发(翻印 )日期、印数等部分。(一) 主 题词 ：“主题词”使用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目使用 3 号小标宋体字，接排于冒号之后；词目之间空 1 个字，不加标点符号。(二) 分 栏线 ：主题词以下，每栏均用分栏线隔开，首线与底线用反线，中间为正线， 宽度同版心(156 毫米)。(三) 抄送：公文如有抄送，在主题词下 1 行，左右各空 1 个字，使用 4号仿宋体字标识， “抄送” 后标全角冒号；抄送机关名称排于冒号之后，抄送机关名称之间用顿号或者逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后 1 个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标

11、识方法同抄送机关。(四) 印 发(翻印)机关和印 发(翻印)日期：印发( 翻印)机关名称和印发( 翻印)日期平列于一行，使用 4 号仿宋体字，左右各空 1 个字，位于抄送机关之下；无抄送机关的，位于主题词之下。印发日期以公文付印的日期为准，- 6 -使用阿拉伯数码。(五) 印数：版心右下端，右空 2 个字，使用小 4 号仿宋体字。第九条 页码：均使用 4 号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下 1 行，数 码左右各放 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7 毫米。单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和空白页以后的页不标识页码。第十条 公文中的表格：公文如有附表，表格 长宽比例与版

12、心比例同，阿拉伯数字要对齐数位；横排表格，应当将页码置于表格左侧，单页码置于表格左下角，双页码置于表格左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。第十一条 公文成品排版标准：公文中的横向距离的长度单位为“字” ，指 1 个汉字所占空间；公文中的纵向距离的长度单位为“行” ，指以 3 号字为高度加 3 号字高度 78 倍的距离为一基准行。公文行间距应在 25-30磅之间，推荐使用 28 磅，字间采用标准间距。公文标题分多行排布时，行间距推荐使用 32 磅。一般每页排 22 行，每行排 28 个字。其它部分按本标准第六、七、八、九、十条的规定排版。(一) 文字准确率 100，编排美观；规格

13、符合标准，版心端正，误差不超过 1 毫米。(二) 字迹清楚， 图文附着牢固、亲墨亲水性好。(三) 版心不斜不走，版面干净，无底灰、无污点、无划痕。(四) 制版 样张 字迹清晰，笔划实，无断划，清洁无脏，不歪不斜。(五) 页码顺序拼制准确，误差不超过1 毫米。第十二条 公文印刷标准：印刷字面清晰，无段划；墨色纯正、浓淡适- 7 -度均匀；套印准确、上下一致；白边保留符合规定要求，无脏、无皱、无破、无白页。(一) 套印准确，白 边符合标准，误差均不超过2 毫米。(二) 字迹清楚、印品着墨实、均匀，字面不花、不白、前后一致。(三) 无掉字、无断划，无破页、无白页，不起皱，无倒印、错印。(四) 印刷份数准确。(五) 双面印刷， 页码套正，两页页码之间误差不超过 2 毫米。第十三条 公文装订标 准：左侧装订，整齐牢固，不掉页；切口光洁，符合标准，数量准确。(一) 无多 页 、无缺页，无颠倒、无混装，无漏号、无重号。(二) 裁切 规 格符合标准，误差不超过1 毫米；不歪、不斜，四角成 90度直角。(三) 清 洁无 脏，无折角、无刀花，无毛茬、无缺损。(四) 装本平整， 钉距适当，无坏钉、无漏钉、无重钉，胶装不掉页、不粘面，胶口不超过 5 毫米。(五) 序号准确， 码放整齐。第十四条 本标准执行中的具体问题，由院长办公室负责解释。第十五条 本标准自 2005 年 11 月 1 日起施行。