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1、 文件编号：CHSZ-XZ-20121226印章及证照管理规定1、目的： 为加强管理，严格规范公司印章的管理和使用范围，明确各印章保管人的岗位责任及严肃性，保障公司正常的经营管理活动开展及公司利益，特制定本制度。2、范围：本制度适用于深圳管理中心，各项目分公司。3.定义：印章：指特制并经过政府部门或银行核定、备案的公章或私章，是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。证照：指经过政府部门核准颁发的证书或授权文件。如：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、商标注册证、进出口权许可证、重要固定资产（土地房屋汽车、大型设备等）使用权所有权证等。其他印章：公司为执行相关流程所特制的章，如：退货章、
2、活动章等；印章、证照管理人：公司指定的专人，负责保管相关印章、证照。4、印章种类及适用范围：印章种类 原则 适用范围 存放部门公章公章是行使公司经营工作和对外开展工作的权利代表，具有最高的行政法律效力以公司名义对外开展业务及向政府有关部门上报的报告、申报资料，企业之间业务往来所需明确的法律文件、法律诉讼、担保、证明、委托书、授权证明等公司级协议、函件。对公司内颁布的文件，有关制度和规定、人事任免、公告及董事长或总经理批准的证明函件，对外上报的会计报表等。财务部合同专用章该章是行使公司对外开展经营活动的权力。以公司名义对外开展经济活动所需签署的经济合同、协议书、合作意向书等。 无财务专用章该章是
3、代表公司财务责任对内、对外开展工作的权力。对内以部门颁布的通知、规定及财务文案。申报材料、支票等支付票据发票和收款收据等经济往来票据。 财务部法定代表人印章（或开户行私章）该章是支票及对外支付等票据凭证。用于个人委托书、使用银行印鉴、支票及对外支付等票据凭证。 财务部人事专用章该章是代表公司人事、劳资开展工作的权力。对内代表公司颁布的决定、通告及有关规定、文件。对外有关人事、劳资管理部门上报报告、报表、资料及企业之间人事、劳资、往来函件、证明。无业务专用章该章是代表公司流通领域开展业务经营活动的权力对内以部门颁布的通知、经济指标下达，有关规定和文件。对外代表公司与企业、经销商之间的业务往来函件
4、。 无 文件编号：CHSZ-XZ-201212265.权责及分工：部门/岗位 权责分工总经理 负责授权和指定印章管理人保管相关印章、证照。财务部 负责保管公司主要证照原件。财务章的使用、监管和公司税务证照的申报、登记、变更、年审及注销工作。综合办 负责公司所有证照、印章的办理、制作、变更、年审和注销工作。所有印章、证照办理或制作完成后，必须交财务部统一备案，填写印章、证照登记簿。其他部门 协助行政部办理相关证照、印章（如：报关、各部门行政人员），协助进行相关证照的年审工作。印章管理人 按公司规定的工作流程使用印章并进行用印登记。6印章、证照使用申请程序6.1 印章使用的申请程序印章类别 印章用
5、途 审批权限1）一般的例行文件如各类证照复印件加盖公章，提供给各单位作为合同附件的。凭合同审批流转单随同合同一起加盖即可；2）以公司名义发文或提交给上级部门的报表必须凭符合公司审批授权权限内批复的印章使用登记表，加盖公章；3）各类执照的年审、续期申请文件；凭办理部门领导人签批和公司审批授权权限内批复的印章使用登记表即可加盖。公章4）其他文件 必须凭符合公司审批授权权限内批复的印章使用登记表，加盖公章；合同章 合同文件 按照合同审批流程审批完成后，根据审批情况，方可盖章。财务章 用章申请 经财务总监或者代行财务职责的经理批准后，保管人方可盖章。法定代表人印章（或开户行私章）用章申请 由总经理或代
6、行总经理职责的副总经理同意，保管人方可盖章。人事专用章 用章申请 经部门负责人批准后，交由人力资源负责人审核，方可盖章。业务专用章 用章申请 凭公司审批授权权限内批复的印章使用登记表即可加盖。其它印章 用章申请 凭公司审批授权权限内批复的印章使用登记表即可加盖。6.2 证照使用的申请程序证照类型 审批权限证照复印件 如属合同附件的，可与合同审批同时使用，无须另外报批。盖有公章的复印件，须标明使用范围和用途。证照原件 证照如需带出公司使用的，申请人提前提交证照借用申请表，经公司审批授权权限内批准后，方可借用。 文件编号：CHSZ-XZ-201212267.印章、证照管理7.1 印章管理7.1.1
7、 公司总经理授权由专人负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章的保管和使用。7.1.2 印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人,对印章保管、使用承担应有一切责任。7.1.3 印章保管人须熟悉掌握印章所属权限使用范围，了解公司业务经营活动。公司建立印章使用登记表，公司人员需使用印章须按要求在印章使用登记表上登记，印章保管人应对文件内容和印章使用申请表上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。7.1.4 正确按行文规定和格式要求加盖印章。对非格式化合同、协议书有多页的经济、法律文件须加盖骑缝章。7.1.5 盖章后文件按以下规则进行分类存档：a）合同正本由财务部留存、印章保管人保存合
8、同流转单扫描件，重大合同法务主管存流转单及合同文本的扫描件；法务主管每半年整理电子文档，将已完成的合同电子文档分类，交信息部存档或刻录光盘交档案室。b)以公司名义对外报批的文件或发文，印章保管人均需存一份正本或扫描件与盖章报批单一并备查。c)用印申请人对盖印章需交留存归档的文件（合同、协议等），须保留扫描件或复印件归档管理，以便开展工作。7.1.6 加盖印章后的文件未使用或作废的，须及时退回给各印章保管人备存，未能返回者，应书面说明情况。不得盖无内容空白信笺、留存及携带外出工作。若特殊情况一定需要的，经总经理批准后，保管人应在盖有印章的信笺右上角编号，使用人事后必须回保管人处注销，并交已使用的
9、复印件存档。7.1.7 印章专管人因离职、岗位变动等情况，如员工持有公司印章，须办理归还印章手续后方可办理离职、交接手续。7.1.8 印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用申请，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。7.1.9 经确认作废的印章，因印章自然损坏、名称变更，申请人提交印章变更/报废申请表，经部门负责人、总经理批准后，原章由综合办收回销毁。7.2 证照管理 文件编号：CHSZ-XZ-201212267.2.1 财务部保管所有公司的证照原件，如有特殊原因，财务部不能保管原件的，必须经总经理批准，授权指定专人管理。7.2.2 任何人员需要
10、借用公司证照原件办理相关手续的，凭批准的证照借用登记表到证照保管人处办理借用手续，并按要求在证照借用登记表上登记，记录借用日期、用途、预计归还时间。申请人必须在指定归还的时间内归还，如不能及时归还应说明具体原因并确定归还时间。如在借用期间遗失证照的，必须马上通知总经办，办理相关的手续，并视其产生的后果和给公司带来的经济损失，由责任人承担过失和赔偿。7.2.3 证照专管人因离职、岗位变动、请假等情况，须办理移交、归还证照手续后方可办理其他手续。7.2.4 证照到期、年审、遗失、注销的，保管人必须填写证照处理申请单（见附件），由总经办提交相关部门办理。7.2.5 经确认作废的证照，由保管人提出报废
11、申请，填写证照处理申请单（见附件），经部门负责人、总经理批准后，由综合办销毁。7.3 印章及证照保管人必须妥善保管，如有遗失，必须及时向公司报告。7.4 凡违反本规定者，一经发现，视情节的严重性，结合公司的奖惩制度进行处分。给公司造成重大损失者，立即开除并移交公安机关处理。8.合同用章：8.1 公司所有外部合同签订时，需填写合同流转单，经部门负责人审阅通过后，转交给法务主管审阅给出意见，后交财务审核，审核通过后，最后交总经理审批，审批通过后由财务保管印章人员加盖印章，同时印章管理人员收回获批的合同流转单存档。9.本制度自总经理签署之日起生效，其解释权和修改权归综合办。10.之前发布的有关印章使用及管理制度与本制度相冲突的，以本制度为准。11.相关表单11.1印章、证照管理授权书11.2印章使用申请表11.3采禾国际集团印章使用登记表11.4印章变更/报废申请表11.5证照借用申请表11.6证照借用登记表11.7证照处理申请单 文件编号：CHSZ-XZ-2012122611.8采禾国际集团印章资料卡11.9合同流转单
