《电大《办公室管理》期末复习材料201112》由会员分享,可在线阅读,更多相关《电大《办公室管理》期末复习材料201112(14页珍藏版)》请在金锄头文库上搜索。
1、1办公室管理期末复习单项选择题归纳1以下哪点不是办公室事务管理的特征?( B ) 。B决策性 2办公室布置要注意( D ) 。 D各种沟通、保密3文员在进行办公室布置时,以下哪些行为是不适宜的?( C ) 。C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方4以下关于文员对办公室布置的情况,哪一个是错误的?( B ) 。B办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐,东西可放得满一些5在办公室里, ( D )的位置是上座。 D靠近窗户6传真机的使用哪一项是不对的?( B ) 。B随时随地可向对方发送 7在使用复印机的过程中,以下哪项内容是不恰当的?( A ) 。A接通电源可立即复印操作
2、8以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责?( B ) 。 B制造 9以下文员的工作顺序中,哪一项是正确的?( B ) 。 B文员也应具有适当判断情况,机智应对的应变能力10文员按照“优先顺序”处理工作,以下哪一项是不适宜的?( D ) 。D可以按照文员自己的习惯进行工作11文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?( C ) 。C每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力12以下关于文员管理好时间的说法,哪一个是不正确的?( D ) 。D把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做13文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的?( A ) 。A. 传达可以根据上司主要意思,夹进
3、自己的意见14文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的?( B ) 。 B应该有自己的个性,尽可能使别人服从自己15以下接打电话的行为中,哪一项是不适宜的?( C ) 。C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系16以下哪个接打电话的行为是不正确的?( A ) 。A受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击17文员在接打电话时,正确的做法是( B ) 。B在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立即记录下来18以下文员应遵守的电话礼仪中,哪一项是不适宜的?( B ) 。B打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话19以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?( C
4、 ) 。 B按收件部门名称分拣20文员在拆邮件时,不正确的做法是( A ) 。A拿到信件后在桌子上磕几下,然后用手撕开21文员如果误拆了非本公司的信,应该( A ) 。A在信封上注明“误拆” ,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去22邮件的寄发不要考虑以下哪个因素?( D ) 。 D爱好 23文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是( C ) 。C姓名、部门、地址、国名24传真机最好用来传送以下哪种邮件?( D ) 。 D感谢信 25以下关于握手的礼节,不正确的是( C ) 。C双方有很多人时,可以交叉握手26文员从事信访工作,在处理顾客或其他人的来信时, 不应( C )
5、。2C处理信件按照“分级负责、归口办理”原则,进行转办、交办或自办27在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的?( C ) 。 C作会议记录时离开会议室接听电话28文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是( )A文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便B什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C会议场所的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定D文秘人员必须配合会议议程,详细检查各项工作29文员做会议记录时,可以在会议记录中( C ) 。 C与发言者用词不一致但意思完全一致30会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理,这时文员应( D ) 。D征求主持人意
6、见,停止笔录,关录音机31上司决定参加某个会议时,文员不应该( A ) 。 A只在便笺上写好会议名称32以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议?( C ) 。 C圆桌型 33以下关于交互式电话会议的功能中,哪一项是不具备的?( A ) 。 A审查功能 34有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪项内容不是文员的任务?( B ) 。 B发表意见 35文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪种做法是错误的?( D ) 。D如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会36文员制作日程安排计划表时,以下哪一种情况应避免?( D ) 。D日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上,可以废弃37在某些
7、情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有( B ) ,了解要求约会者的心理。 B说话的技巧 38以下关于确认上司日程安排计划的行为中,哪一项是不适宜的?( A ) 。A以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划,不用再以书面形式确认39文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,以下哪一项是不适宜的?( B ) 。 B代替上司制定约会计划40以下关于预订工作的行为中,哪一项是不适宜的?( D ) 。 D不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明41照料上司身边琐事的说法,哪一种是不正确的?( D ) 。D应酬需要更换衣
8、服,这是上司个人的需要,不必给予协助42以下关于名片的使用方式,哪项是错误的?( D ) 。D各自只能当面递送,寄去是不礼貌的43文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字,应( D ) 。 D请教对方“可否请问一下,这个字怎么念?”44以下关于交际礼仪的举止行为,哪一项是比较适宜的?( D ) 。D穿着短裙的下蹲姿势,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺直,蹲下时慢悠悠地弯下腰45社交场合很讲究次序礼仪,一般( B ) 。 B以右为尊 46文员协助举行宴会时,不用考虑( D ) 。D有无休息室 47以下说明宴会的种类与形式的内容,哪一项是正确的?( C ) 。C工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举行均可
9、348以下关于文员的宴会礼仪中,哪一项是正确的?( D ) 。D吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀去49以下餐巾的使用方法是正确的( C ) 。C用来擦嘴唇嘴角 50以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中,哪一项是不适宜的?( C ) 。C. 未用完一道莱时,应将刀叉平行排放在盘了上右侧,叉尖向上,刀刃向内51上司参加各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应( A ) 。A通知上司家人把衣服送达52以下关于说话的要领中,哪一项不适宜?( B ) 。B由过程先说53办公室人员在社交活动中应如何选择话题,哪些是属于合适的话题?( A ) 。 A有共同利益的话题 54将同
10、文多页沿边取齐后均匀错开,从首页到末页,在页边加盖一完整公章,可以证明文件各页确实是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑,这是( A ) 。 A. 骑边章 55值班人员不应该做以下哪类事情?( A ) 。A签发文件 56文员要做好档案收集,应该收集的文书资料是( A ) 。A下级单位报送的报告,统计报表等57以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用( A ) 。A. 按通讯者特征立卷 58. 文书立卷归档要求遵守一定的制度,包括以下方面( B ) 。B归档范围、归档时间、归档耍求59文书立卷的归档制度包括三方面:归档范围、 ( A )和归档要求。 A归档时间 办公室管理期末复
11、习判断题归纳1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。 ( )5文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应该一同锁入抽屉。 ( )9文员应避免不必要的通信和邮寄,尽可能频繁的联系集中起来分批进行。 ( )12按英美国家习惯,文员接待来访者,应该站起来与来访者讲话。 ( )15如果会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门。 ( )16介绍地位相同的人时,应按照到职的先后,先介绍新进的职员;若同时到职,就先介绍年纪较轻的人。 ( )34如果是沿着人行道走,两个人并行, “尊贵的位置”是在右边,三个人并行,则在中间。 ( )51即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、
12、期限。 ( )三、简答题1、 文员所作的的完整的会议记录应该包括哪些事项?答:(1)会议名称;(2)会议记录人的姓名、盖章;(3)时间;(4)会议地点;(5)议题;(6)主持人、主席;(7)出席者名单;(8)会议的经过情形及结论;(9)相关资料;(10)下次会议预定日期。2、 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?答:(1)清楚地知道在所说服的事项中,最想说什么,以逻辑分析自己的意向,并对目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点。 (2)说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机。 (3)偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、资料、经验谈等等。 (4)要具体
13、了解对方的立场和意向,先注意聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方4式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方,努力加以说明;(5)主动发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等;(6)以诚恳的态度为对方着想而发言,不要使用令对方反感的言词。 (7)让对方打开心扉,使对方对自己的看法产生兴趣;(8)不可伤害对方的自尊心。3、 什么是受意?受意有几种?办公室人员应该怎样运用受意方法?答:(1)受意是文员接受和领会上司意图。 (2)一种是直接受意,另一种是间接受意。 (3)文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上
14、司的指示。要做到:备好记录本,记录下批示要点。注意倾听,用心判断指示的用意。必要时可以提问,直到明了意图为止,但不要打断谈话。如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。接受指示后,要不失时机地贯彻实施。4、 公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。答:(1)版头、发文字号、印刷顺序号。 (2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名;(4)公文标题;(5)主送机关;(6)正文、附件;(7)发文机关、成文日期、机关印章;(8)注释、阅读范围。 (9)主题词;(10)抄送单位、印发说明。5、 提高会议效率可以有哪些做法?答:遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。6、 文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?答:有电子提示系统和人工提示系统;电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划及其他提示事项,文