电大《办公室管理》期末复习材料201112

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1、1办公室管理期末复习单项选择题归纳1以下哪点不是办公室事务管理的特征？（ B ） 。B决策性 2办公室布置要注意（ D ） 。 D各种沟通、保密3文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（ C ） 。C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方4以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（ B ） 。B办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些5在办公室里， （ D ）的位置是上座。 D靠近窗户6传真机的使用哪一项是不对的？（ B ） 。B随时随地可向对方发送 7在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（ A ） 。A接通电源可立即复印操作

2、8以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（ B ） 。 B制造 9以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（ B ） 。 B文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力10文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（ D ） 。D可以按照文员自己的习惯进行工作11文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（ C ） 。C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力12以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（ D ） 。D把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做13文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（ A ） 。A. 传达可以根据上司主要意思，夹进

3、自己的意见14文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（ B ） 。 B应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己15以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（ C ） 。C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系16以下哪个接打电话的行为是不正确的？（ A ） 。A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击17文员在接打电话时，正确的做法是（ B ） 。B在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来18以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（ B ） 。B打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话19以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（ C

4、 ） 。 B按收件部门名称分拣20文员在拆邮件时，不正确的做法是（ A ） 。A拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开21文员如果误拆了非本公司的信，应该（ A ） 。A在信封上注明“误拆” ，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去22邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（ D ） 。 D爱好 23文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ C ） 。C姓名、部门、地址、国名24传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ D ） 。 D感谢信 25以下关于握手的礼节，不正确的是（ C ） 。C双方有很多人时，可以交叉握手26文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时， 不应（ C ）

5、。2C处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办27在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（ C ） 。 C作会议记录时离开会议室接听电话28文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（ ）A文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便B什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定D文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作29文员做会议记录时，可以在会议记录中（ C ） 。 C与发言者用词不一致但意思完全一致30会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（ D ） 。D征求主持人意

6、见，停止笔录，关录音机31上司决定参加某个会议时，文员不应该（ A ） 。 A只在便笺上写好会议名称32以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（ C ） 。 C圆桌型 33以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（ A ） 。 A审查功能 34有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（ B ） 。 B发表意见 35文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（ D ） 。D如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会36文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（ D ） 。D日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃37在某些

7、情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ B ） ，了解要求约会者的心理。 B说话的技巧 38以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？（ A ） 。A以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认39文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（ B ） 。 B代替上司制定约会计划40以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（ D ） 。 D不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明41照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（ D ） 。D应酬需要更换衣

8、服，这是上司个人的需要，不必给予协助42以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（ D ） 。D各自只能当面递送，寄去是不礼貌的43文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（ D ） 。 D请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”44以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？（ D ） 。D穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰45社交场合很讲究次序礼仪，一般（ B ） 。 B以右为尊 46文员协助举行宴会时，不用考虑（ D ） 。D有无休息室 47以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（ C ） 。C工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可

9、348以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？（ D ） 。D吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去49以下餐巾的使用方法是正确的（ C ） 。C用来擦嘴唇嘴角 50以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（ C ） 。C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内51上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ A ） 。A通知上司家人把衣服送达52以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（ B ） 。B由过程先说53办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（ A ） 。 A有共同利益的话题 54将同

10、文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（ A ） 。 A. 骑边章 55值班人员不应该做以下哪类事情？（ A ） 。A签发文件 56文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ A ） 。A下级单位报送的报告，统计报表等57以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（ A ） 。A. 按通讯者特征立卷 58. 文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B ） 。B归档范围、归档时间、归档耍求59文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、 （ A ）和归档要求。 A归档时间 办公室管理期末复

11、习判断题归纳1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。 （ ）5文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。 （ ）9文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。 （ ）12按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。 （ ）15如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。 （ ）16介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。 （ ）34如果是沿着人行道走，两个人并行， “尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。 （ ）51即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、

12、期限。 （ ）三、简答题1、 文员所作的的完整的会议记录应该包括哪些事项？答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关资料；（10）下次会议预定日期。2、 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？答：（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。 （2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机。 （3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等。 （4）要具体

13、了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方4式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说明；（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词。 （7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣；（8）不可伤害对方的自尊心。3、 什么是受意？受意有几种？办公室人员应该怎样运用受意方法？答：（1）受意是文员接受和领会上司意图。 （2）一种是直接受意，另一种是间接受意。 （3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上

14、司的指示。要做到：备好记录本，记录下批示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直到明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。4、 公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。答：（1）版头、发文字号、印刷顺序号。 （2）密级、紧急程度。 （3）签发人姓名；（4）公文标题；（5）主送机关；（6）正文、附件；（7）发文机关、成文日期、机关印章；（8）注释、阅读范围。 （9）主题词；（10）抄送单位、印发说明。5、 提高会议效率可以有哪些做法？答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。6、 文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答：有电子提示系统和人工提示系统；电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划及其他提示事项，文