成本要素类型分析和期末统御

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1、第一节 透视初次级成本要素多 数国内 ERP 软件并不区分 FI 和 CO 模块,只有 1 个财务系统,而 SAP 不同, SAP 将集团财务分割成 FI 和 CO 两大模块，既相互关联，有相互独立，成本要素可认为 CO 科目,成本要素首先被划分为两大类：初级成本要素和次级成本要 素。初级成本要素即会计科目通常是损益类科目，也就是说，必须首先建立好损益类科目(Tcode：FS00) 才能创建初级成本要素 (Tcode:KA01)。还有一种叫次级成本要素的东西，作为 CO 模块专用的内部成本要素，它被专门用做分摊、内部作业分配、RA 分析、成本核算单和内部结算等，下图显示的是初级成本要素类别和次

2、级成本要素类别。成本要素类别很多，下表列举出最常用的成本要素类别的用途：最常用的成本要素类别为初级成本要素的 1 类型和次级成本要素的 42 和 43 型,CO 科目中的次级成本要素,国内很老财务用户往往难以接受次级成本要素,因为 次级成本要素不是国内传统意义上的会计科目, 换句话说,就是不大符合准则,虽然至今次级成本要素已经广为接受,且被人说称谓为 SAP AG 的”伟大创新”,有人说,喜欢标新立异的，去做了设计师；喜欢因循守旧的，去做了会计师；两边都不大讨好的，就混 Sap 财务顾问, 真的是创新吗? 非也,现在来个换位思考,让次级成本要素也成为真正的会计科目,财务业务由会计准则和会计制度

3、制约，是由不得创新的。以最常用的 42/43 型次级成本要素 为例,分别介绍：42 型分摊次级成本要素： 42 型次级成本要素用于费用分摊,按照 Sap,费用必须过帐到一成本对象,最典型的成本对象为成本中心、各式订单或 WBS 元素 3 大类, 订单或 WBS 元素的费用通常采用”结算”(Settlement)的方式转出,对于成本中心的费用分摊（Cost Allocation）有两种方式,英文分别叫 Distribution(中文译为分配)和 Assessment(中文译为分摊)，分配将成本费用使用原 科目“平行结转“，而分摊则使用 42 型分摊成本要素” 汇总结转 “，分摊就是将成本中心规集

4、的各项费用汇总后打包分摊出去，打包有两种方式：单一打包：将成本中心的各项费用(包括初次级费用) 通过单一的 42 型次级成本要素(Assessment Element)分摊出去,比如将制造费用成本中心发生的各项费用包括生产单位管理人员工资，职工福利费，租入固定资产租赁费，修理费，机物料消耗，低值 易耗品，取暖费，水电费，办公费，差旅费，运输费，保险费等打包成 1 个名称为”制造费用结转”的次级成本要素分摊到产品。显然，这是多对一的关系， “多进 一出”是分摊的特点。分摊结构：将成本中心费用使用分摊结构（Allocation Structure）分类打包转出，分摊结构实际上包括多个 42 型次级

5、成本要素。典型地，如将某辅助车间的各项费用按产品成本项目结转至产品成本（在 SAP 中，通常是结转到生产工单，即基本生产成本） ，管理人员各项工资费用和职工福利费到“工资福利”次级成本要素；折旧费用结转到“折旧费” 次级成本要素等。显然，这是多对多的关系， “多进多出”是分摊结构结转的特点。*系统默认订单或 WBS 元素禁止分摊，只能使用结算 ,但是并不意味订单不能使用分摊，可以通过 Tcode:BS12 可允许其进行分配和分摊作业。如无特殊说明，分配分摊通常是指针对成本中心 简单理解 ,分配就是平行结转 ,分摊就是汇总结转。分摊结构后台配置要点：后台配置中可以配置好“进出”对应关系，Sap

6、非常严谨，你不用担心某个“进入”的费用要素被重复配置到两个“转出” 的次级成本要素，通俗地讲，不会出现 “一女二嫁” 的情况，使用分摊结构必须注意，分摊结构对应配置中，必须包含成本中心所发生的所有费用科目，所有，你需要担心的是，如果新增加了某个费用科 目，且在成本中心过帐，分摊结构中却没包含，比如新增了一个“设计制图费“科目且在该成本中心发生，可以想象，系统将无法知道“设计制图费“ 将从哪转出， 成本中心费用也就无法结平，系统会提示相应错误，要求你重新增加相应配置，补充“设计制图费“科目。综上所述，42 型次级成本要素不过就是结转会计/费用科目而已,因此,次级成本要素不是什么创新,恰好是画蛇添

7、足,多 次一举,它将造成 FI 和 CO 模块的数据不一致,如果废弃 42 型次级成本要素，完全可以 FI 模块直接建立一专门的只用于结转禁止手工过帐的会计科目，同时产 生初级成本要素，就可以保证 FI 和 CO 使用相同的费用科目过帐，在本章下节“ 第二节 期末统驭”将详细分析。43 型作业类型内部成本要素： 说到 43 型次级成本要素就要谈谈作业类型，作业类型也算是 sap 的 一个小创新,作业类型是成本费用承载体，它是虚拟的、过渡的成本对象,这种说法可能很抽象,如果我问用最简单一句话概括产品的生产费用组成，你可能会答” 料、工、费”, 管理会计强调成本应严格建立成本预测、成本控制、成本分

8、析等控制程序,通过事前计划,事中控制和事后核算和分析,科学组织,精心管理,使成 本尽量降低到最低限度, 在成本管理中也大量运用标准成本法和预算控制法这两大技术方法,对于”料”,可以采用计划成本法,期末再通过差异分配还原为实际成，对于” 工、费”,它不象材料,材料以实际存在的物质为成本载体,而象人工、折旧和其他费用,Sap 就借用了作业类型这个东西,也就是说，可以理解 43 型次级成本 要素是作业类型对应的应计费用要素，每个作业类型都唯一对应到一次级成本要素，从某种角度,采用计划成本法的原材料和作业类型的处理方法思路有很多相同之 处,都是平时以计划价格发出,典型地,比如发到生产工单,期末原材料和

9、作业类型都要重算实际价格，这样的设计思路，可以保证制造企业在产品的生产工单完全 满足事前计划,事中控制和事后核算和分析,工单建立时,就能知道计划成本和目标成本，计划成本通过产品的生产 BOM 计算出来,而广义的BOM 恰好是包括产 品的” 料、工、费”, 这是事前计划；产品生产过成中,会有材料消耗和作为作业类型的人工、折旧和其他费用以计划作业价格消耗,如果生产过成中材料、人工超标，可 以随时查找原因，这是事中控制；期末工资发放完毕和折旧计提完成，作业类型会进行实际价格计算，并重估工单，然后工单的基本生产成本结转到产品， 核算。如果同国内财务软件一样，等期末工资发放完毕、折旧计提完成和计算出实际

10、原材料价格再核算产品成本，只满足了财务核算要求，没有满足管理会计需 求，Sap 的产品工单设置有计划成本,目标成本和实际成本，成本管理功能强大。综上所述，43 型次级成本要素不过是应计型会计科目而已,同理，如果废弃 43 型次级成本要素，在 FI 模块增加专门用于 作业类型的禁止手工过帐的费用科目，是可以保证 FI 和CO 使用同样的成本要素过帐的。有人会问，既然如此，还要作业类型干什么？比如人工，完全可以使用 “应计科目”事先将部分职工薪资费用计入生产工单，如果你家 ERP 一定要这样设计，理论上应该也是可行的，核算似乎没有问题，期末只要“应计“还原为”实 际“ 就行，将使用作业类型做中间载

11、体，可以更方便满足财务核算和管理会计的双重需求。有人可能又要说，按照你的说法，如果 42/43 型次级成本要素可以废除，FI 和 CO 数据一致，数据 Double,形成冗余，那还要 CO 模块干什么？理论上 确实如此，如果企业在 sap中没有计划，不要预算，CO 分配分摊是什么？无非是费用结转,完全可以移植到 FI 模块,如果单纯只需要核算，你还要 CO 干什么 呢？事实上,一些销售企业 CO 模块只使用了诸如成本中心、内部订单和利润中心等 CO 主数据而已,因此,接下来的”第二节 期末统驭” 将继续探讨次级成本要素到 FI 费用科目的映射和 FICO 数据的一致性保证。*本节并非鼓吹废除

12、CO 模块，据说 CO 恰好是 Sap 引以为豪功能最强大的模块之一，我的意思是，尽量让 FI 和 CO 数据保持完全一致，包括成本要素的使用，毕竟 CO 功能太多，我强调的是，如果企业使用了极少的 CO 功能，从财务报表分析上看，尽量只走 FI 一个模块就行。作为会计人员，其实预提科目使用的并不频繁，因为预提的基础是前期已经有大量数据来总结出该预提的金额。90 型成本要素： 可以为任何资产负债表科目建立一 90 型成本要素,如果 Tcode:KA01 无法为资产负债表科目建立成本要素,你需要一个补丁,为什么需要 90 型成本要 素,原因在于,Sap 科目只有一级,如果需要更明细的核算且又不想

13、增加会计科目或者增加科目也难以达到核算要求,则可以使用采用此法,比如,某企业想统计 各项目所花费的现金,现金科目只有 1 个,此时，新增明细科目是不明智的，因为项目可能动态增加，此时，通过建立 90 型统计成本要素,各项目建立成本统计内 部订单,就能达到要求。第二节 期末统驭SAP 集团财务模块设计的突破是将财务和成本业务数据分开,两模块数据既相互独立又相互联系,重要纽带是成本要素,比如 FI 费用记帐,通过费用科目对应的 初级成本要素同步自动过帐到 CO；而 CO 模块的分配分摊重过帐操作也能将业务数据传递回 FI 模块,只不过这个传输在 Ecc 版本前,不是实时传输,而是期末 传递,因此,

14、CO 分配分摊不产生会计凭证是不大准确的，确切地,是要等到期末统驭时产生会计凭证，保证 FI 和 CO 数据一致。为什么 sap4*或以前版本不设计 CO 分配分摊时同步产生会计凭证呢？我牵强附会两个主要原因，也可理解为内存和外存（磁盘空间）的双重考虑:首先，初级成本要素,初级可以理解为”原始”费用,保留费用的业务原貌，生产性制造企业的费用分配分摊流转可能非常复杂,先在 CO 模块折腾，避免同步在 FI 模块产生大量垃圾结转凭证，浪费磁盘空间,如集中在期末结帐完毕后才进行统驭,也就意味允许用户在 CO 模块反复折腾,当自我觉得折腾差不多时再过帐到 财务,有次,我问一家企业,月结完毕为什么不上报

15、报表,答曰:不急,先观察观察兄弟企业表现和利润指标是否达到,苗头不对冲销月结步骤重来,设想一下,如 果有笔不小的费用在管理费用和生产成本间分摊,”纠正” 下分摊权数是可以调整出些当期利润的,不再细述。其次，当初设计应该是出于性能考虑，才采用期末异 步统驭的技术,本人特意关注下了 Sap 的 ERP 产品发展: 1972 年,五位前 IBM 公司系统工程师创建 SAP1973 年,发出第一个财务软件 RF,后来的 R/11979 年着手开发 R/2 系统,将原来单纯的财务模块向生产管理等模块延伸。80 年代末,开始研发 R/3，这套语言是采用 C 和 ABAP4 编写90 年代初,那时比较普及的

16、个人电脑以 CPU 命名,286/386,普通配置多是 1M 左右内存,甚至低于 100M 的硬盘空间，据说当年比尔.盖茨同学说过 一句名言: “无论对谁来说,640K 内存都足够了!” ，足见当时内存空间多么宝贵,自从微软的“视窗 ”操作系统出现，个人电脑的使用越来越傻瓜化，你只要有力气点击 鼠标就行，而 90 年代或更早前使用过 Dos 操作系统的，一定不会忘记在 Config.sys 如何分配那可怜的 1M 内存, 受当时硬件技术的制约，性能考虑非常关键，因此在 Sap47 ERP 中,还保留允许异步(异步传输操作通常是期末统一过帐 )数据传输的配置,典型的如:) Tcode:1KEF 利润中心帐套 8A,Tcode:GCL2 特殊功能分类帐 0F这意味 FI 过帐时,出于当时硬件限制和性能考虑,是允许不实时产生利润中心凭证和特殊分类帐数据的，在当前的硬件条件下，这种考虑已经多余，历史在进步，时代在发展，如今看来甚至显得可笑。*比尔 .盖茨的 DOS 操作系统最早设计时， PC 机的硬件系统只支持 1M 字节的寻址空间，DOS 操作系