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1、總務處業務宣導手冊中華民國 99 年 04 月修訂校址：桃園縣龜山鄉萬壽路一段 300 號(300 Wan-shou Rd.,Sec.1,Kueishan Tao-yuan,Taiwan)Tel：886-2-82093211 分機：3600-3631 網址：http:/www.lhu.edu.tw/m/oga/index.htm2目 錄一、 事務組業務宣導資料3二、 出納組收款、付款作業需知9三、 文書組業務宣導資料19四、 保管組業務宣導資料29五、 營繕組業務宣導資料30六、 本校推動六五節約能資源活動實施計畫313事務組業務宣導資料一、各單位辦理各項採購業務請依本校採購辦法，申請核准後採
2、買，請勿先行採買後再申請，核判權責表及採購作業處理方式如附件一、二。二、設備或耗材採購請以簽文方式申購，附加檔案為：1.詳列設備規格之設備(物品)規格說明書或耗材申購單 。規格中不可限制廠牌或型號，若建議廠牌或型號請加註或同等品字樣。2.廠商估價單(含稅價) 、若為共同供應契約請另附共同供應契約訂購單。3.預算表。4.填採購電子表單一般採購單(A9800XXX)，並將單號填寫至簽文內。5.限制性招標請填寫限制性招標申請單 ，並附獨家證明。6.申購前請參閱環保署綠色生活資訊網，選購環保標章產品，為環境保護、愛護地球、節省能資源盡一份心力。(http:/greenliving.epa.gov.tw
3、/GreenLife/products/productsQuery.aspx) 上開附加檔案為採購必備資料，請詳填各相關欄位並備齊資料以利採購。三、採購簽文作業流程為：需求單位單位主管院、處長會計室總務處秘書室副校長校長，判行後請務必再加簽予總務處事務組採購承辦人進行採購，採購作業流程如附件三。四、採購案之公文經校長或相關權責主管核判後，請後會採購承辦人員，讓相關人員就核判結果進行採購作業，會知採購承辦人員開始進採購後，即請將該採購公文予以結案。五、文具用品採計畫性採購，請需求單位於每月 30 日中午前將次月份需求之文具統一填寫乙份共通性文具用品請領表(每月更新請至本組網頁下載最新表格)並填採
4、購電子表單一般採購單(A9800XXX)、經承辦人及單位主管簽章並加註日期後，交本組彙整資料後一併送簽，書坊到貨後即通知各單位領取文具用品。專案、非共通性及緊急採購，請單位自行另案提出請購申請。六、儀器設備或耗材經點收測試無誤後，依其屬性分別填寫下列表格後，儘速送本組安排驗收時間後，會同驗收小組共同辦理驗收。1.儀器設備驗收，請購單位經測試後填具設備(物品)物料測試表(新版資料如附件四)，請逐項填寫品名、廠牌及型號並附照片，以利驗收前判別。2.耗材驗收，請購單位清點後填具耗材驗收單 ，經申購人、協驗人及單位主管分別用印簽並註日期。七、廠商到貨之送貨單及發票，請檢查所載之品名、項目及數量是否與原
5、申請採購之內容4相符，無誤後再行簽收並請妥善保管速交採購承辦人員。八、廠商送貨時請引導廠商至第二停車場卸貨區暫停；棟教學大樓前禁止車輛進入。九、原領有汽機車停車證之同仁，如有換車請至本組申請換證，並繳回原車證。十、校車借用請填寫公務車借用單並附車輛使用需求原因之簽文或活動單，同一時間如有二個以上之單位提出用車之需求，請相互協調車輛之使用方式。十一、召開會議請多使用電子郵件遞送資料並使用多媒體設備報告減少會議資料印製，並呼籲自備飲水杯及環保餐具。十二、廚餘、電池、鐵鋁罐、寶特瓶、玻璃類及紙類等可回收資源，請確實做好分類，分類放置以利集中回收處理。十三、各單位辦理活動需總務處支援事項，請務必事前會
6、知，俾利配合辦理；活動內涉及採購之部份請依上述採購流程辦理。十四、活動海報請張貼於海報架或公佈欄，切勿張貼於牆壁上，並於活動結束後將海報拆除，並請協助維護張貼處之完整與清潔，未經許可自行張貼之海報，一經發現立即拆除。十五、校園內除簽訂合約之廠商外，請勿讓廠商在校園內進行銷售販賣或填寫問卷調查之行為。十六、各單位管轄之教室、實驗室等環境，請多加宣導維護環境之整潔。十七、本校與中華電信台北西區營運處簽定優惠合約，提供優惠方案予本校教職員生，如有需要請洽：企業客戶科顏凡盛先生，聯絡電話 8977-1207、手機 0963-082-984。凡XXXXX 之表單均可於本組網頁，表格下載處下載最新版檔案。
7、5附件一核判權責表金額類別 未達 5 千元5 千元以上未達 5 萬元5 萬元以上未達 100 萬元 100 萬元以上儀器設備維修各系(單位)主任土木工程營建、修繕營繕組組長總務長 副校長 校長未達 5 千元 5 千元以上未達 2 萬元 2 萬元以上未達 100 萬元 100 萬元以上經常費事務組組長 總務長 副校長 校長未達 5 萬元 5 萬元以上未達 100 萬元 100 萬元以上設備費總務長 副校長 校長1 萬元(含) 以下 1 萬元以上未達 5 萬元 5 萬元以上未達 100 萬元 100 萬元以上補助或委辦案 逕洽廠商採購 總務長 副校長 校長附註事項：1. 校內共通性之事務性設備及耗
8、材，請購單位或使用單位提出需求核准後，會總務處購買。2. 特殊狀況之遇緊急採購其金額在 2 仟元(含)以下或教學單位專題製作材料費價格 5 仟元(含) 以下者，請購單位或使用單位得逕洽廠商購買，免附估價單，核實報銷。3. 設備規格說明書內不得要求或提及特定之商標或商名、專利、設計或型式、特定來源地、生產者或供應者，但無法以精確之方式說明規格要求，而已在規格說明書內註明或同等品字樣者，不在此限。4. 為簡化採購作業程序，達成最大經濟效益，請多加利用共同供應契約，相關規格資料可由台灣銀行採購部網站查知。(http:/.tw/Procurement/共同供應契約項下)5. 依據身心障礙者保護法暨優先
9、採購身心障礙福利機構團體或庇護工場生產物品及服務辦法規定，未達法定比例 5%將被懲處，相關機構商店詳細資料請至內政部優先採購網路資訊平台查知。(http:/ptp.moi.gov.tw/ 義務採購單位項下)6. 配合行政院環保署推動各機關綠色採購項目比率，單位申購各項設備、物品、耗材時，得允許未逾百分之十之價差，相關環保標章產品或資訊請查詢環保標章資訊站。(http:/greenmark.epa.gov.tw/gplaw/appoint.asp)6附件二採購作業處理方式本校經費：採購 營建修繕 設備維修 使用表單 比議價10 萬元以下 10 萬元以下 5 萬元以下 估價單、工程或採 購比價單及
10、簽呈 1-2 家10 萬30 萬元 10 萬30 萬元 5 萬30 萬元 估價單、工程或採 購比價單及簽呈 3 家以上或限制性30 萬元以上 30 萬元以上 30 萬元以上會議記錄表、底價核定表、廠商比價單、估價單及簽呈3 家以上或限制性校內共通性之事務性設備及耗材- - 耗材申購單、設備 規格說明書 會總務處採購特殊狀況緊急採購 - - 支出粘貼憑證 逕洽廠商採購教學單位專題製作材料費 - - 支出粘貼憑證 逕洽廠商採購非本校經費企業補助：採購 營建修繕 設備維修 使用表單 比議價1 萬元(含) 以下 - - 支出粘貼憑證 逕洽廠商採購1 萬10 萬元 10 萬元以下 5 萬元以下 估價單、
11、工程或採 購比價單及簽呈 1-2 家10 萬30 萬元 10 萬30 萬元 5 萬30 萬元 估價單、工程或採 購比價單及簽呈 3 家以上或限制性30 萬元以上 30 萬元以上 30 萬元以上會議記錄表、底價核定表、廠商比價單、估價單及簽呈3 家以上或限制性非本校經費政府機關補助：採購 營建修繕 設備維修 使用表單 比議價1 萬元(含) 以下 - - 支出粘貼憑證 逕洽廠商採購1 萬元以上未達 10 萬元 10 萬元以下 5 萬元以下估價單、工程或採購比價單及簽呈 1-2 家10 萬元以上未達 100 萬元或政府機關補助占 50%以上10 萬元以上未達 100 萬元或政府機關補助占 50%以上
12、依契約書規定 公開招商相關文件 及簽呈 依政府採購法 規定辦理100 萬元以上 100 萬元以上 依契約書規定 公開招標相關文件 及簽呈 依政府採購法 規定辦理7附件三採購作業流程需求單位 會計室 總務處 保管組 承辦單位依採購作業辦法採購，另圖示意。各單位就其預算提出需求簽呈並附經費表、報價單、規格書、耗材申購單單位主管簽核需求單位功能驗收會計室、秘書室監驗會計人員審核通過保管組數量驗收主管簽核需求單位自行採購 承辦單位依採購作業辦法採購標購完成？ No需簽約否？YesYes交貨簽合約 以議 (比 )價單為準No8附件四龍 華 科 技 大 學 設 備 (物 品 )物 料 測 試 表 頁次：
13、/98 學年度 申請單位 事務組 99 年 03 月 30 日預定驗收日期每週一、三上午 申購單位填交至事務組起算請預留五個工作天 定於年月日（週）驗收項目 申 購 品 名(廠牌、型號) 功 能 數量 規 格 照 片01 電腦主機ASUS(PC60-PLUS) 合格 不合格申購 1 測試 1 符合 不符合02 合格 不合格申購 測試 符合 不符合03 合格 不合格申購 測試 符合 不符合04 合格 不合格申購 測試 符合 不符合05 合格 不合格申購 測試 符合 不符合申 購 人 採 購 承 辦 人9出納組收款、付款作業需知為提升作業品質，加速款項收付流程，特定本需知。為提升作業品質，加速款項
14、收付流程，特定本需知。一、收款作業1. 出納組（以下簡稱本組）應憑各項繳費單或會計室開立之收入黏貼憑證辦理收款作業。2. 因應結帳作業，訂定收款時間為上班日上午：至下午：。3. 申請各項證明文件，應先至相關業務單位填寫申辦單後，至本組繳費，本組收取款項後開立收據。4. 各類零星費用，應先至相關業務單位填發繳費單後，至本組繳費；本組確認無誤後收取款項，並於繳費單上加蓋收款章，收據存根交予繳款人留存。5. 廠商繳款除履約金及保固款，應先至會計室開立收入黏貼憑證，本組依憑證收款並開立收據，交予繳款人。6. 各單位借支沖回核銷若有剩餘款項繳回，應先至會計室審核單據無誤後，再至本組繳交款項。7. 每日收
15、取款項本組應填具金融機構存款單，並於三個工作天內存入學校帳戶，並做收帳作業，簽核後轉送會計室開立傳票。8. 全校性或整批性（機車證、住宿、學分費）繳費得委由金融機構辦理代收。9. 若遇繳款機關需先以收據請款者，請承辦單位簽文申請，核准後請印一份簽文至本組，本組將依簽文開立收據。二、付款作業1. 本組應憑核准之憑證或支出傳票付款。2. 行政單位元以下之款項除專案費用外均以零用金支付，以上之款項需由會計室開立傳票，本組開立支票後支付。3. 支出黏貼憑證上之付款對象應與電子表單上之付款對象相同。4. 避免同名同姓，電子表單上請以身份證字號為輸入要鍵。5. 領據各欄請詳實填寫，勿漏填或字跡潦草不易辨識，各單位如未請領款人填寫清楚，應負責補註。106. 領據上之簽名欄應由領款人親自簽具，並請提醒領款人領取款項之金額，勿有冒名簽具或以他人名義請款，以免造成日後紛爭。7. 製作副本遇有領款人之身份證或存褶影本，請一併影印製作連同副本請款。(若領款人為學生請宣導其於學生資訊系統上登錄帳號，則不用繳交存褶影本)8.
