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1、如何使文章生动有效学习导航通过学习本课程，你将能够： 增加商务文书的情感指数； 在行文中做到“读者为尊”； 掌握使商务文书尽快达到沟通目的方法； 学会如何使商务文书更加简洁。除了严格遵循写作步骤之外，写好商务文书还需要掌握一些技巧，合理运用这些技巧可以使商务文书更加生动有效。具体来说，商务文书的写作技巧有六个方面：增加亲和力、“读者为尊”、进行有效反馈、增加时间紧迫性、增加可信度和行文简洁。一、增加亲和力写作商务文书时，工作人员可以使用情感指数增加文书的亲和力。1.情感指数的内涵情感指数指的是对读者的关注程度。“沟通是被读者理解的信息，而不是所发出的信息”，情感指数的高低可以真实地反映商务文书
2、撰写者是否站在目标读者的立场上，在很大程度上衡量商务文书的亲和力。西方心理学家发现人类有 13 个共同特性，其中包括受到尊重和理解需求，然而大多数人通常更加关注自身利益和情感，容易忽视他人的利益和情感。因此，如果能在行文中体现对目标读者的关注，商务文书的亲和力自然就会大大提高。2.情感指数的计算计算情感指数有一个公式：情感指数 = 提到目标读者的次数 - 提到撰写者的次数也就是说，情感指数为商务文书中提到目标读者的次数与提到撰写者自己或公司的次数的差。如果结果为正值（即情感指数为正），说明文书是以读者为中心的；如果结果是负值（即情感指数为负），说明文书不是以读者为中心的，显然难以给目标读者带来
3、良好感受。因此，撰写商务文书时应当尽少提及撰写者自身，尽量围绕目标读者展开。【案例】情感指数的计算与调整“我们很高兴地宣布，我们的新图书馆会在 6 月份对外开放，欢迎光临！”在这句话中，提到目标读者的地方只有 1 处，即“欢迎光临”中暗指欢迎目标读者，而提到撰写者自身的地方有 2 处，即两个“我们”，所以，这句话的情感指数为“1”。由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就不是很舒服了。为了提高亲和力，可以将这句话改为：“从 6 月开始，您可以用新图书馆完善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临！”做了如此修改之后，提到目标读者的地方为 3，提到撰写者的地方为 1，情感指数变为“2”，亲和力也
4、得到了很大提升。3.增加情感指数的方法具体而言，增加情感指数的方法有如下四种：增加第二人称代词在商务文书中增加第二人称代词，是增加情感指数最直接的方法。所谓的“第二人称代词”包括“你”、“您”、“你们”等，单数和复数都可以。增加第三人称的专有名词在商务文书中出现第三人称专有名词是对目标读者的尊重。所谓的“第三人称的专用名词”有很多，例如“消费者”、“纳税人”、“员工”等。增加读者的姓名由于人对自己姓名敏感的天性，阅读文件时如果发现自己的姓名，目标读者就会倍感亲切，因此撰写商务文书时就可以在适当时机加入读者的姓名，增加商务文书的情感指数。增加对读者的暗指祈使句中可以省略指代目标，可以将情感表达得
5、比较委婉。增加对读者的暗指就是指在商务文书中使用祈使句，省略目标读者代词。二、“读者为尊”1.“读者为尊”的内涵“读者为尊”是对运用情感指数、提升关注读者程度的延伸，核心思想是站在对方的角度表述问题。情感指数是倡导在表达方式上多提及目标读者，“读者为尊”就是强调撰写者要站在目标读者的角度和立场分析问题。同样的内容，是否运用“读者为尊”带给对方的感受就会大大不同，例如：不用“读者为尊”：“我很高兴地宣布，我们公司在 2005 年度超过了预期目标，完成任务了。”运用“读者为尊”：“非常感谢在座各位的努力，正是由于你们各位，我们公司在 2005 年超过了预期的目标。”显而易见，运用“读者为尊”的表达
6、方式更加人性化，商务文书看起来更加生动。2.“读者为尊”的原则运用“读者为尊”理念时，要求撰写者遵循“最先提及读者而非自己”的原则。也就是在表述的时候，首先提到目标读者，而后再继续讲述其它内容。【案例】张良的推荐信某领导为张良写推荐信时，写到：“我非常高兴推荐张良加入您的战略团队，他的财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，同时他乐观向上的个性也会使团队中每个人都笑口常开。”如果将这部分内容按照“最先提及读者而非自己”的原则修改，最终结果就是：“贵方将从张良的加入中获得有形和无形的好处，有形的好处是其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，而其乐观向上的个性也会给团队带来无形的
7、好处。”三、进行有效反馈在商务文书中，不同的反馈会收到不同的效果。反馈可以分为以下几种具体类型：1.正面反馈所谓“正面反馈”，就是指对别人的认可。美国心理学家威廉詹姆斯的研究结果表明，人类本质中最深远的驱动力就是希望具有重要性。换言之，人们最殷切的需求是渴望得到他人的肯定。例如，教育孩子时应该经常给予鼓励和引导，不能一味地批评。商务文书写作也是一样的道理，撰写者应该有意识地多用正面的反馈，即称赞目标读者做得好的地方，多给予对方关怀，满足他们的深层次需求。要点提示商务文书的反馈类型包括： 正面反馈； 修正性反馈； 负面反馈； 没有反馈。2.修正性反馈所谓“修正性反馈”，就是指撰写者应该在目标读者
8、出现问题的时候给予的反馈，当然，这种反馈是以称赞为前提的。修正性反馈可以在向目标读者提出问题和建议的同时，最大限度地给予目标读者体贴和温暖的感觉。尽管在日常工作中，意见分歧导致的指责不可避免，如果能有效运用修正性反馈，就可以快速改善人际关系。3.负面反馈和没有反馈负面反馈是与正面反馈相对的反馈形式，没有反馈则是不理会读者的想法和行为。负面反馈容易导致工作矛盾升级，没有反馈则更加不利于工作顺利展开，也不利于人际关系改善与巩固。这是因为：一方面，没有反馈会造成实际问题得不到解决；另一方面，会导致团队向心力减弱。因此，在写作商务文书时，就要就目标读者的良好表现进行正面反馈，对其缺点和不足予以修正性反
9、馈或负面反馈，千万不能听之任之没有反馈。 四、增加时间紧迫性1.增加紧迫性的作用日常工作中，每个人都希望发出的商务文书能够被目标读者尽早阅读，使沟通目的尽快达成，这就需要增加商务文书的时间紧迫性，在撰写内容上激发目标读者的行为，即在最短时间内采取撰写者希望的行动。2.增加紧迫性的注意要点增加商务文书中紧迫性的方法很简单，就是在文书中加入体现时间敏感性的句子，限定事情的最后期限。在增加时间敏感性的过程中，需要注意以下三方面问题：时间的规范性注意时间的规范性是指避免使用“昨天”、“今天”、“明天”、“今年”等约束不明确的时间代词，这样的表述没有实际意义。时间的精确性在会议记录或电报等商务文书中，要
10、更加注意把握时间的精确性，时间限定得越精确越好。例如，在文书中将事件发生的时间注明为几月、几日、几时、几分甚至几秒。时间的通用性撰写商务文书时还要注意时间通用性，具体的要求范例包括：使用公元的全称，例如，2003 年不能缩写为“03 年”，也不能称之为“民国 92 年”；落款成文日期部分采用中文形式，例如“二六年”；尽量不要用农历，例如，避免出现“腊月初六”这样的表述；注意汉字和阿拉伯数字的搭配规则，不能出现“腊月 15”以及“星期 3”等错误搭配。五、增加可信度所谓“可信度”，就是商务文书值得目标读者相信。要想增加商务文书的可信度，就必须在撰写过程中做到言之有物，将撰写者实际经历的东西表达出
11、来。我们在努力爱护环境。我们通过回收塑料、玻璃、铝材和纸张的方式，尽最大努力爱护环境。同样是想表达爱护环境，前一句话就比较空洞，不会让读者产生信任感，而后一句增加了爱护环境的具体行动，就大大增加了可信度。六、行文简洁在日常商务环境中，目标读者不一定有很多时间分析商务文书，因此撰写商务文书时要在意思鲜明的基础上，做到尽量简单，不罗嗦冗长。做到行文简洁可以采用以下几种方式：1.采用电报文体要使商务文书短小精干，可以采用电报文体。在电报文体中，一个字可以代表很多意义，这就需要撰写者斟酌文章中的每一个字，做到惜字如金。2.另加附件有时在商务文书中实在有太多需要表达的内容，为了达到行文简洁的目的，就可以
12、将冗长的内容部分转化为附件形式，与正文分开撰写。3.词句精炼写作商务文书的目的不是为了进行语言功底考试，因此应该尽量选用简单的词，避免采用晦涩难懂的词。与此同时，还应该做到“一式一文，主旨明确”，避免出现复合句，即用一句话表达一个意思，不能用一句话表达多个意思，以免造成信息不完全传达。【案例】“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定在离河最远的地方，或者如果这个位置不能为大家所接受，那么我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点。”可以明显地看到，这句话从“或者如果”开始形成意思转折，因此是一个复合句，这种复合句是不应该出现在商务文书中的。这时可以将其转化为以下两个独立句：“考虑了景观和
13、工程因素之后，我们将建筑位置定在离河最远的地方。如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘请调查员考察其他可选的建筑地点。”另外，撰写商务文书是为了说明情况，而不是发表感慨，因此在商务文书中应该尽少使用描写性的词汇，尽量使用陈述性的词汇。4.多用主动语式英文文章中被动语式很多，但是在中文的语言环境中，主动语式更加符合读者的阅读习惯。因此，商务文书写作也应该尽量采用主动语式。5.适当运用缩略语在日常工作和生活中，有很多缩略语，例如“三个代表”、“八荣八耻”等，在商务文书中适当运用缩略语可以使文章显得简洁流畅。但是值得注意的是，使用缩略语应该把握适当原则，不能将不具有通用性的、自创的缩略语运用于商务文书之中，否则很容易引起不必要的歧义。补充知识：有效阅读大块文章实际工作中经常遇到内容很长的“大块文章”，大多数人都不愿意阅读，商务公文也就无法发挥沟通的效果。在这种情况下，可以按照以下方法处理：让秘书把文章打印出来，而后附上需要浏览者的姓名表格，要求每个人在读完之后签字。通过这种处理方式，可以强制要求目标读者进行阅读，并形成有效反馈，从而使得内部上下的沟通更加顺畅。
