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1、协同管理系统培训大纲 2 / 28一、系统常用框架图图- 系统常用功能框架图二、首页常用工具栏及功能新建、查看、常用工具、个人设置着重讲一下:个人设置1.修改密码【功能】用户自行修改登录密码。输入原密码和新密码,点击“确定”新密码即生效。2.个人信息设置【功能】用户自行修改个人相关信息,如出生日期、电话等基本信息,可以进行短消息提示声音是否屏蔽的设置,也可以进行个人头像的设置。 3 / 28个人头像设置:默认为灰色头像,可以设置系统自带头像也可以自定义上传头像3.个人模板管理【功能】用户管理个人建立的个人模板,可以进行模板的更名和删除。4.代理设置【功能】当用户暂时不能处理工作时,可以选择人员
2、进行代理自己的工作,代理人可以从设置的当日开始处理该用户的协同和公文事件。 4 / 285.邮箱设置【功能】提供含多域名选择的注册及登录页面验证邮箱用户合法身份;允许保留邮件在邮件服务器上。点击工具条“个人设置” ,选择“邮箱设置” 。【在邮件服务器上保留备份】:勾选保留备份后,系统收取邮件后不删除邮件服务器上的邮件,反之,则收取后删除邮件服务器的邮件电子邮箱地址: 用户名收信服务器地址: 发信服务器地址: 用户名: 用户名密码: 个人邮箱密码其它按缺省设置,然后单击“确认” ,人个邮箱就设置好了,设置好后如图 3图 3: 5 / 28三、协同工作协同工作在管理系统中固化成为一种事项流转的功能
3、,是企业内部员工间的协同工作平台(包括异地协同) 。通过流程的运作实现事务的审批审核,以及组织间的计划、执行、事件的分享和信息传递。协同处理支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载,以及附件编辑和加载。协同信息可以通过转发邮件,将信息传递到协同以外的工作人员。选择一级菜单,进入“协同工作” ,协同工作包括:新建事项,待发事项,已发事项,待办/已办,超期督办,流程管理六个功能块。.新建自由协同第一步:根据需求,选择或填写协同事项的标题和内容。第二步:建立流程,鼠标点击“流程”的下拉框,选择“新建” ,出现选择人员的页面,在下拉框中显示系统设置的所有组织结构;左为组织的所有人员;右为选定需要在
4、协同流程中执行的人员。图- 弹出选人界面 6 / 28图- 选人界面选人界面说明:鼠标点击左上区,选择部门(或组、岗位、外部人员) ,然后在左下区选择具体人员,按“” ,选定到右边执行人区域;也可在选中部门(或组、岗位)后按“” ,表示整个部门(或组、岗位)被选定; 按“” “”进行发送顺序的调整;根据工作的具体情况在选人界面底部选择“并发” 、 “串发” 、 “多层” 。 并发:发起人发起流程后,各节点同时收到信息,可同时处理。 串发:发起人发起流程后,流程中各个节点依次处理。 多层:一个流程中有并发与串发的结合应用。按“提交”按钮,确认流程后,自动退出该页面。图- 插入本地文件B 7 /
5、28添加关联协同,点击“插入-关联协同”弹出关联协同选择页面,勾选要关联的协同或文档,选择“确定”键插入关联协同。图- 插入关联协同第四步:在发超自由协同时,根据工作情况可以预归档,点击预归档下拉框,选择需要归档的文件夹,点击“确认” 。图-预归档第五步:项目归档,在项目下拉框内,选择项目。注意这里的项目需要在关联项目中先行建立,同时需为项目的成员,才可以选择归档到项目文档。第六步:根据需要选择“期限” 、 “跟踪” 。选择“期限”后,超过协同的处理期限,系统会自动给予提示;选择“跟踪”后,协同会在首页的“跟踪事项”的列表中显示,否则不显示。 8 / 28第七步:点击“立即发送” ,将建好的协
6、同事项进行发送处理。发送成功后,已发事项列表中将显示成功发送的协同。.利用固定模板建立协同第一步:选择新建协同,进入“新建协同”的协同页面,点击“模板调用” 。模板包括个人设置的模板和系统设置的模板,单击某个模板,可以在模板预览中进行模板流程的查看。第二步:确定了该调用的模板,鼠标双击模板,系统自动在协同中套用这个模板类型,用户可以直接使用。图- 模板调用图- 模板套用第三步:可以根据需要选择“预归档” 、 “项目”等其他操作。 9 / 28注:系统模板不能进行流程的修改。.关联协同第一步:选择新建协同,进入“新建协同”的协同页面,点击“插入- 关联协同” 。提取关联协同可以在已发,已办,待办
7、中提取关联协同信息,同时,还可以通过选择文档管理提取我的文档、单位文档和项目文档中的关联信息,双击信息列表中的选项,可以查看其内容。图- 关联协同第二步:确定了需要的信息进行打勾选择,点“确定”键插入关联协同:图-确定插入关联协同 10 / 28.待发事项用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改。点击一级菜单“协同工作” ,选择“待发事项” ,进入待发的操作界面。图- 待发的事项列表双击该协同,进入编辑协同的页面,重新编辑,修改完后,点击“立即发送”将协同直接发送;.已发事项用户可以列出所有已经发出的协同事项,用户可以对协同处理情况进行实时查看。点击一级菜单“协同工作” ,选择“已发
8、事项” ,进入已发的操作界面。 11 / 28图- 已发事项列表用户可以在此进行以下操作:【转发事项】可根据需要对选定的事项进行转发协同、转发邮件、转发公告和转发新闻。在做协同转发时,可选择转发人员的节点权限、可选择是否转发当前协同处理意见、也可上传附件、关联其他协同或文档。【撤销流程】发起者可以撤销流程至自己的“待发事项”中,协同流程撤销后协同回到“待发事项” ,同时允许对做了预归档的流程,也可以撤销流程。【跟 踪】发起者可以在列表中点击跟踪标志进行修改,将跟踪标志由“有”修改成“无” ,也可以由“无”修改成“有” 。【流程日志】发起者可以在列表中点击流程日志,查看流程处理过程。【 】点击补
9、充协同正文按钮,对已发出、流程没有走完的协同进行正文内容补充(以下会详细介绍)。【 】点击流程查看按钮可以查看流程中的人员,单击流程中的人员,可以发送在线消息。如果流程中组成员比较多,鼠标移上去会显示处理人的列表,点击后可以固定人员信息,通过滚动条进行查看.补充协同正文步骤:选择已发出、流程没有走完的协同,进入“已发协同”列表页面,点击图标对正文进行信息补充:可补充正文、插入附件、添加关联协同。图- 对正文进行信息补充.撤销已发协同 12 / 28发起人或流程中人员对流程进行撤销后,协同自动转入到待发事项中;流程撤销后,之前的处理意见仍然存在。图- 撤销流程.待办/已办【功能】支持用户对待办和
10、已办的事项进行查看。选择一级菜单“协同工作” ,选择“待办/已办” ,进入待办已办的操作界面。默认显示“待办”事项列表,点击“已办”显示处理过的事项,点击“全部”则显示所有待办已办及处理中事项,处理状态分别表示: 已办; 进行中; 待办。图- 待办事项列表 13 / 28.协同处理功能操作 9.1 办理操作步骤第一步:当用户收到在线提示处理流程消息或用户选择所要办理的事件,点击协同事件,进入“协同处理”界面。第二步:用户根据实际情况,选择“转发” , “回退” 、 “终止” 、 “知会” 、 “加签” 、 “当前会签”等操作。第三步:选择“已阅” , “同意” , “不同意” ,填写意见,同时
11、可以进行相应的操作。 14 / 28附件查看:点击附件图标可对附件进行下载、删除和上传,对 OFFICE 附件还可进行在线阅读和在线编辑图- 在线编辑【下载文件】可将文件进行打开或保存【在线阅读】对附件进行在线查看【在线编辑】有编辑权限的人可对附件正文进行在线编辑【删除文件】将附件文件删除【上传文件】继续上传其他附件9.2“协同处理”界面各项功能【转 发】用户可以将当前正在处理的协同事项转发给其他人员。转发时,系统将生成一个新的协同事项,内容与原协同事项相同,只是流程变为当前用户发向被转发用户。【回 退】用户可以将流程回退至前一节点,回退前可以加注意见、态度等。回退之后,该协同事项将出现在上一
12、节点用户的“待办事项”中,上一节点用户将收到系统自动发出的回退提醒,并可以在“待办事项”中查看回退人员的意见,同时处理该事项。系统支持多级回退,反复回退。回退可以实现用户对一个问题的反复讨论、修改,直至定案。但当用户回退至前一节点(发起节点 ),操作时系统会出现警告询问提示。图-回退提示【终 止】如果用户点击“终止” ,流程将在该用户处停止流转,该用户的后续节点将不会接收到该事项。操作时系统会出现警告询问提示。 15 / 28图- 终止提示框 【知 会】用户可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员。与转发事项的不同处在于,转发是生成一个新的协同事项,而知会是在原协同事项的流程基础上,增加被转
13、发人员为当前用户节点的后续节点,知会操作支持一个或多个人。进行知会操作后不立即提交后台,只刷新当前的流程图,等用户处理完后一并提交。知会的节点权限只限于对协同进行转发,而无回退、终止、撤销、知会、加签、当前会签等权限。与转发事项相比,知会更利于掌握事项的传播途径和范围。【加 签】用户可以在流程中自己和下一个节点之间加入一个或多个节点人员。进行加签操作后并不立即提交后台,只是刷新当前的流程图,等用户处理完后一并提交。与知会的不同处在于,知会人员不影响整个流程的流转,而加签人员将是流程中的关键节点之一,加签允许并行加签和串行加签,加签操作支持加签一个或多个人,部门和组,同时支持节点权限的修改,加签确定时,会对加签的节点和节点权限显示提示。加签处理情况将直接影响到后面节点的处理。图- 加签【当前会签】在当前节点添加人员形成临时会签组,该协同只有当会签组的人员全部都处理完了,才会流转到下一节点。【修改正文】事项接收者可以修改事项正文,系统将记录每个修改者的姓名和修改时间,并在事项正文后面显示。【快捷回复】快捷回复,自动引用常用语。