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1、- 0 -文件控制程序1.目的：对与公司质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2.范围：适用于与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件控制，包括外来文件的管理。3.职责：3.1 总经理负责批准发布管理手册和有关支持性文件；3.2 管理者代表负责审核管理手册；3.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管；3.4 综合管理部负责组织对现有体系文件的定期评审；3.5 各部门资料员负责本部门与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。4.程序4.1 文件分类及保管4.1.1 管理手册(包含了公司管理方针、管理目标)、所有过程控制
2、的程序文件，由综合管理部备案保存。4.1.2 公司支持性文件，作为各部门运行质量、环境和职业健康安全管理体系的常用实施细则，包括：管理标准(行政管理文件)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；法律法规和其他；针对特定产品、项目或合同编制的质量、环境和职业健康安全计划、设计输出文件或其他标准、规范等。由各相关部门自行保存并报综合管理部备案。4.1.3 部门记录文件，由各相关部门自行保存并报综合管理部备案。4.1.4 管理标准，即行政管理文件，如各种管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的政策，法规文件等，由综合管理部负责保存或发放
3、。4.2 文件的编写、审核、批准、发放4.2.1 文件编写完毕后，由各部门文件资料员交各相关部门汇签，提出修改意见，主管领导审核、批准后，由编写部门进行修改。4.2.2 为使文件是充分和适宜的，文件发布前应得到批准，必要时，对文件进行再次评审与批准，以确保其适宜性。规定如下表：序号 文件名称 编 写 审 核 批 准 发放范围1 管理手册 综合管理部组织 管理者代表 总经理 总经理、管代、 各部门2 程序文件 综合管理部组织 管理者代表 总经理 总经理、管代、 各部门3 支持性文件 主管部门组织 部门负责人 管理者代表 各有关部门4 记录 主管部门组织 部门负责人 管理者代表 各有关部门- 1
4、-4.2.3 文件发放a.文件发放部门按文件发放范围将原件复印相应份数，加盖文件受控章后统一进行发放，在发放的文件上注明分发号；b.当有新增文件时，按上述步骤进行发放；c.记录表格的发放按记录控制程序执行；d.当文件丢失、出现严重破损或因现场使用要求需增发时，提出申请，经其部门负责人审核及管理者代表批准后方可领用。并回收相应破损文件；e.公司文件同时以电子版的形式发放到各部门，部门经理以上人员有电子版文件的浏览权。应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本，文件的发放要填写文件发放、回收记录 。4.3 文件的编号原则4.3.1 管理手册：SYW-QEOM-其中：SYW本公司名称简称QEO
5、M管理手册英文简称发布年号4.3.2 程序文件：SYW-PD其中：SYW本公司名称简称PD程序文件英文简称顺序号例如：SYW-PD01 表示本公司第一个程序文件：文件控制程序。4.3.3 支持性文件：- 其中：部门代码文件类别代码顺序号文件类别代码：P/E/OD质量/环境/职业健康安全计划；MF管理规定文件；TF技术文件（OI操作指导书；PI过程（工序）指导书；CI检验指导书；其他指导书TF）例如：SMD-MF01，表示综合管理部的编号为 01 的管理文件。4.3.4 外来文件编号：4.3.4.1 外来文件如有编号，则沿用原编号。- 2 -4.3.4.2 外来文件如无编号，则采用以下编号原则：
6、EF- EF外来文件（External Files）顺序号来文件日期（年月日）例如：EF01-20110101，表示 2011 年 0101 日外来的第 1 个文件。4.3.5 记录：4.3.5.1 程度文件产生的记录编码QEOR- 其中：QEOR质量、环境和职业健康安全记录英文简称文件代码顺序号例如：QEOR-PD01-01，表示“文件控制程序”中的第 1 个质量、环境记录。4.3.5.1 支持性文件产生的记录编码QEOR/- 其中：QEOR质量、环境和职业健康安全记录英文简称部门代码文件代码顺序号例如：QEOR/SMD-MF01-01，表示综合管理部的每一个管理文件的每一个记录。4.3.6
7、 文件分发编号：- 其中：部门代码分发至某部门相同文件的顺序号4.3.7 各部门代码规定如下：a. SD销售部（Sales Department）b. ASD售后服务部（After-ales Service Department）c. PD生产部（Production Department）d. QC质检部（ Quality Check Department）e. MSD供应部（Ministry of Supply Department）f. EMD设备管理部（Equipment Management Department）g. PW生产车间（Production Workshop）- 3 -
8、h. SMD综合管理部（Synthesis Management Department）i. FD财务部（Finance Department)j. TC技术中心（Technology Center）k. DD设计部（Design Department）l. CD工艺部（Crafts Department）m. GM总经理（General Manager）n. MR管理者代表（Manager Representative）4.3.7 顺序号：是从 01 开始，0199；4.4 文件的标识4.4.1 文件标识包括编号、版本号、修订状态、受控状态、发放号等。4.4.2 文件根据受控状态分为“受控”
9、和“非受控”两大类，凡与质量、环境和职业健康安全管理体系运行密切相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其“受控”状态的印章，并注明分发号。非受控文件为提供给公司以外人员使用的文件，凡未加“受控”印章的文件均为非受控文件。4.4.3 文件版本及修改状态控制a.为确保文件的有效性，公司采取版本或修改状态来控制最新版本。版本号采用大写A、B、C表示第一、二、三版；修改状态号用阿拉伯数字 00、01、02表示未修改、第一次修改、第二次修改；b.管理手册局部修改时，版本号不变，但修改状态随之更改。版本号只在结构变动时或整体更换时，文件由 A 版换为 B 版
10、；c.管理手册内各控制程序及第二级文件的版本号和修改状态之间的关系为:第一版本文件可以修改 10 次，即修改状态号最高为 10，当超过 10 次时，文件换版，由 A 版升为 B 版。4.5 文件的更改a.管理手册由综合管理部负责组织更改，填写文件更改申请单 ，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由综合管理部发放；b.其他文件的更改由各相应主管部门填写文件更改申请单 ，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；c.文件修改方式文件修改采用划改、换页的方式，所有被换页的原文件必
11、须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。划改的文件应由文件资料员根据文件发放、回收记录将原文件统一收回划改后交回使用人员，以确保文件的有效版本的使用。4.6 文件的领用a.在文件发放规定的范围内的使用者应领用时在文件发放、回收记录签收；范围外的领用者须经相应主管部门负责人审批，并明确文件是否受控后，方可领用；b.因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，- 4 -应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录；c.对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的受控文件清单 。应将清单副本报综合管理部备案，如内容没有变化，
12、应通知综合管理部；d.综合管理部汇总公司及各部门文件清单，形成公司总的受控文件清单 。每季度整理一次；e.任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.7 文件的保存、作废与销毁4.7.1 文件的保存与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方各部门文件由本部门资料员保管， 综合管理部每季度对各部门文件保管情况进行检查。4.7.2 文件的作废与销毁所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；如果出于某种目的而保留作废文件，对这些文件进行适当的标识。对要销毁
13、的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请单 ，经管理者代表批准后，由综合管理部销毁。4.7.3 文件的借阅、复制借阅与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件，应填写文件借阅、复制记录 ，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。 4.8 外来文件的控制4.8.1 确保公司所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发；收到外来文件的部门，需识别其适用性，填写受控文件清单并控制分发以确保其有效。4.8.2 各部门要把产品有关的法律法规、技术标准、顾客提供的图纸及其他与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的外来文件填入受控文件清单 ，并报综合管理部备案。4.9 对承载媒介不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。4.10 作为记录的文件应执行记录控制程序 。4.11 相关参考性非受控文件，也应按公司其他文件管理方式作好妥善管理。如：列出文件清单并用专门文件夹存放等。5.相关文件5.1记录控制程序6.记录6.1文件更改申请单6.2文件更改记录6.3文件发放、回收记录6.4受控文件清单- 5 -6.5文件借阅、复制记录6.6文件销毁申请单7.附录7.0 工作流程文件编制 5文件发放/接收文件审批文件使用更改 作废继续使用文件评审外来文件识别
