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1、经济园区信息部创新合理化建议经济园区信息部创新合理化建议对 XX 年工作开展的几点设想谢建华一、针对信息部档案的升级设想客户每次调档案的时候，稍微年纪轻一些的客户首选都是想要电子版，但由于园区设备所限，每次扫描都要跑到姚主任处，待主任扫描完成后再传过来，由我们信息部再转给客户。一来一回就要占几个人的劳力，通常一天起码有十几次的档案调阅，完后档案还要归位，如果一堆档案一起处理的话，容易造成混乱，万一档案放错了，再从几千家里找出来是相当耗精力的。所以我们通常就建议客户接受快递或传真，这样可以相对节约时间。针对这样的情况，我建议今后园区逐步实现档案电子化。配有档案专用的计算机和扫描仪，从新企业开始每
2、份进档的档案都有电子版，这样查找方便，调阅也方便。算下的好处有三点：1、省人力。直接电脑上搜索到该企业传送就可以，可以省略查台账，再抽取档案，然后复印再转寄的步骤。节省的人力可以更多的用于回访中。2、省费用。可以节约快递费、传真费，还有节约复印的纸张。3、可以无限制扩大。园区的场地有限，现在档案继续在扩大中，没几年就会需要更多的空间。有了电子版，只要做好备案就不会有这种困扰。缺点是这个方案前期人力投入是非常大的，要受扫描仪的性能所制，所以只能采用逐步进行的方式，一下子无法实现所有档案电子化。二、针对信息部招商方案的设想首先部门人员要加强招商知识的学习，由于平常的绝大部分时间已经忙于各种服务，所
3、以要多利用业余时间来充电，但这方面资料靠自己的经验和客户的讯息来说还是比较匮乏的，园区既然想营造全员招商的氛围，那关于招商方面的最新讯息应该有一定的平台能够及时共享，让不是处在一线招商的服务部员工都了然于心。除了新员工培训外，能够为客户提供合理避税的好的案例以及一些新的政策法规，就应该有专人负责，定期向园区全体人员传授，而且这个事情一定要常规化。其次，信息部现在与客户的接触都只通过电话，能帮客户解决问题是应该的，从客户的角度来看，这是我们园区管理费收取的意义所在。所以对于客户来说，通过这样的渠道建立的信任度和感激度是极微小的。想要突破这点，要利用好 QQ 群的优势，能够把一些平常关系比较好的企
4、业拉在一起，周末的时候大家可以见面，促进了解，俗话说见面三分情。所以今年准备组织几次群成员自发的远足或者其他方式的团体活动，大家可以沟通一下信息。三、针对园区节能减排的设想现园区都采用的是热敏纸传真机，用的是专用的传真纸。每次客户传真过来的文件我们都要重新复印过后才能使用，现在市场上用普通 A4 纸传真机更为普遍，这样的话可以节约购置专用传真纸的费用，也省却了复印的步骤和纸张，而且机器的费用与我们现有的传真机是没有差别的。所以在此建议今后园区如果更新传真机的话，能够首选普通 A4 纸传真机。四、对园区服务客户的一点想法我们客户在领取营业执照等证件的时候，都是装在普通档案袋里给客户的，一整套章也
5、全部装在塑料袋，印泥弄的到处都是。对于园区办事员来说，一天到晚接触的都是证件和章，这样利于办事方便，根本就没什么。但留给客户的感觉就比较随意了，我就亲眼见过有些比较重视细节的人一个个章全部擦干净再配上自带的盒子，现在园区部分企业刻的公章已经配了塑料壳，这样很好。记得原来营业执照代码证等都有专用塑封套的，建议我们还是领齐了给客户，便于今后企业存放及携带。金仁贤一、辅导期转正受理定期跟踪。由于本人一直以做回访工作为主的，所以可能会跟企业电话沟通的情况较多。我们园区有很多企业都申请了一般纳税人，而相对而言一般纳税人中有辅导期的比例相对较大一些。很多企业来电反映，他们提交辅导期转正受理资料以后，特别是
6、一些企业看过场地之后，就不知道该怎么办了？到底是有没有转正也不太清楚？碰到一些比较笃定的企业，长时间都不会了解一下情况，只以为整个流程是这样的。我是这样想的，相关部门能不能定期做一下资料的整合。例如：本周有几家企业提交了辅导期转正的资料？有几家看了场地？几家企业看了场地为什么没有通过？做个统计，碰到资料不全或者各种原因暂时不能转正的企业，及时通知他们。让企业得已及时递交相关材料，及时的争取转正。这样的话，让企业也能感觉到我们园区的用心，我想这样无微不至的关怀，定能带来企业的一片掌声。之前我们读的细节决定成败 ，服务同质化日益显著的今天，要的就是更胜一筹，要的就是更周到的更细致的服务，才能留住客
7、户的心啊。二、证书奖励。在回访过程中，时有碰到部分纳税情况较好的企业说起，有没有类似鼓励企业的证书之类的，纳税大户奖状啊等等。听企业的意思，这对他们今后的经营也是一种推动及促进，出去谈生意的时候也可以底气足一些。所以我在想，能不能稍微降低一下门槛，设立类似纳税大户、纳税优秀企业等等之类的称号。在我们纳税大户法人生日回访的企业名单中，每家企业都有一张证书奉上。这样，姚会计在送出礼物的同时，也让企业感觉到我们园区对于该企业的重视程度。三、创建平台吸引客户。回访中，我们时常碰到些客户提出这样那样的建议，比如前期碰到个纳税还比较大的企业，由于企业没有建筑方面的资质，所以对于企业为说，很多的业务只能从别
8、的公司上走帐，这样对于企业总体的开票及退税都有很大的影响，客户明确表示，大头都在别的公司上走，只有小头才在这个公司上。还有类似什么进出口权的办理、信息工程之类的、人才引进办理上海户口、中小企业国际市场开拓资金的申请、高新企业资质证书等等五花八门的问题是应有尽有。所以我在想，能不能帮企业创建一个平台，如果我们不能办的资质，我们可以提供相应的信息，比如需要些什么材料？在什么地方可以办理？如何办理？这样也不至于在一开始就把要注册的企业拒之门外，可能就把潜在的大户给流失了。我们虽然触碰不到这些事务，但是我们可以帮这些企业作一下资源的整合，把企业可能涉及到的网站、办事部门的电话及地址收集一下，可以放在我
9、们园区网站的某个版面让客户做参考。可以标上个贴心服务、温馨提示这类的小标题。这样的话，即使我们不能帮企业解决问题，但是我们可以把这些部门的联系电话及地址告知企业，这样企业也不至于晕头转向找不到路。四、专业网站上做企业推广，增加招商工作的专业性。实际上这个建议还是有部分客户跟我提起的。其实我们漕泾有些方面还是非常有优势的，但是在宣传力度上面还不是很大。现在据他们所知的我们有在百度上做宣传，但是他单方面认为百度有些鱼龙混杂，我们可以尝试在更为专业的网站上做广告，比如名品导购网、篱笆网类似这种专业性强的网站，并且这类网站大多数是比较高端人士去浏览的，所以对于优质客户的锁定可能更好一些。另外，其它的类
10、似按照行业来区分，也可以在不同的行业网站上去宣传我们园区，这样的胜算可能就会更大一些。五、反馈书上增加网站地址，设立电子版本。曾经有企业反映过，我们在反馈书的设计上，能不能增加电子版本的？因为我们目前递交出去的反馈书都是通过我们生日礼物一起寄出去的，有些企业看到了，也有意见、有想法提的，但是可能大家现在都比较习惯于在电脑上操作，所以都不太写字了。企业表示他们更愿意接受电子版的。所以我在想，能不能这样操作？就是我们的反馈书的电子版本放在园区的网站上，在我们反馈书的最后再加上我们园区的网址，这样的话，企业打开我们的网站就可以提交了。当然我们网站上也的确有在线留言这一栏，我的想法是随客户的兴趣，如果
11、他想在线留言也可以，他想填写反馈书也可以。无论采取哪一种形式，我们园区的网址在一定程度上增加了点击率，加大了我们园区形象方面的宣传。六、定期举办企业联谊会。借鉴各大保险公司和阿里巴巴等 B2B，B2C 网络商业服务公司的经验，邀请各企业负责人在宾馆或饭店进行联谊和茶话会形式的活动，一个是宣传我们单位的形象和服务内容，二是在活动中扩展他们的人际范围，在帮助他们的商业拓展的时机树立我们单位的服务理念。个人觉得这样的形式，很多企业都是愿意参加的，并且他们都有这个意愿。我们园区的作用就组织一下，借个场地，各种费用由企业 AA 制。这样的话，在让更多的企业能够相互沟通相互了解，促进整个业绩的发展的同时，
12、我们园区的宣传力度也加大了，实在是双赢啊。七、建立绿色通道，设立应急制度。时常有客户反映，他们在各类涉税事项的申请受理中，很多由于税务所本身的原因导致的错误，却让企业来承担后果。这让部分企业相当的不满，有些甚至影响了十万元版发票升级的进程。更有企业表示，他们很失望，本来就是千里迢迢来注册的，看中的就是服务，现在服务也出问题了，甚至想要迁走的想法都有了。所以我在想，能不能让个别遭遇不公平对待的企业，简化办事流程，开个绿色通道。有话说，好事不出门，坏事传千里。看似小小的情绪，可能会给我们带来的负面影响是非常大的。八、外省市设立办事处。目前整个招商形势还是比较严峻的，每个小区都力争更多的企业入驻到自
13、己的开发区中。我们园区也不例外，一直想在招商工作中寻求更大的突破。所以我在想，我们在市区有两个办事处，能不能在其他二三线城市中设立办事处？功能的话，当然跟市区两个办事处的大同小异。这样的话，一方面扩大了我们招商范围，另一方面加大了我们宣传力度。 “上海”两个字，有时候在外省市中还是具有一定的权威性的。个人觉得应该择取离上海比较近的城市比较妥当，因为现在铁路也很方便，距离远远没有我们想像中的这么遥远。像我们市区办事处的功能也可以用上去，代买发票、接收各类资料、各类政策咨询等等，当然最主要的就是招商的功能。九、进一步增加园区的招商优势。感觉最深的还是由于有些企业是想注册生产加工的企业，但是由于现在
14、注册生产加工型的企业受场地的限制及环境测评等方面的影响，致使很多企业虽然有意向注册，但是我们又没有办法帮他们解决这方面的问题，所以致使很多企业是心有余而力不足，虽然有意向注册公司，但是由于我们不能替他解决这些不可抗力因素，企业也只能是望而却少了。另外，就我所知目前医疗器械招商这一块，能不能再增加保健品这方面的业务。同属一个大部门管的，我们在增加招商范围的同时，也在加大了我们招商优势。很多时候，客户提的要求，或许也是我们创新的源泉、努力的方向所在。干燕凤一、服务工作1、调阅资料多样化调阅资料主要分为两大部分，一部分是企业本身调阅，而是园区内部调阅。企业大部分都是通过电话来调阅资料，亲自来园区调阅
15、的很少，所以很多企业时常会问有没有扫描件，或者电子版章程等等，但目前我们这边都是复印件，所以只能传真和快递，传真虽然比较便捷但效率不高，时常发生传真不清晰的问题，或者传真不过去，需要多次传真，而快递至少要等一天，对于那些急需资料的企业而言，就比较不方便。而园区方面，资料调阅要么如工商离的比较近，复印好就拿过去，而上海办事处或者石化办事处人员调阅资料，要么传真，要么放门卫，这样他们第二天才能收到。所以关于调阅资料方面是否增设一台扫描仪，针对那些急需资料的人们，我们可以通过扫描件发给各企业或者园区员工，体现园区“以客为尊，用心服务”的宗旨，急客户所急。此外，扫描件必须通过邮箱或 QQ 等方式发送给
16、相关人员，通过这个方式可以让更多的企业加到园区群中，更深入的了解园区，一举两得。而对于园区内部人员而言，这样的调阅方式更加方便、快捷，调阅人第一时间就能拿到所需要的资料，这样有利于提高工作效率，不必来回跑，不必再把资料放到门卫，等到第二天才能拿到，同时降低资料丢失的几率。2、快递单子连续化现在每周需要打印的快递单子在 80-100 份左右，数量比较庞大。目前我们采用的是一张快递单子放进去，打印出来，接着放第二张，与此同时还要设置打印内容，这样下来，花费的时间比较多，而且打印机时常会遇到卡纸问题，所以可以采用连续打印模式的那种打印机，只要把快递单子放进去，就能一张张打印出来，而我们只要设置好打印内容即可。两者相比，后者效率肯定会更高，而在打印快递单子的同时，又可以做其他事情，不需要等在打印机旁边，等着把打印好的单子拿出来，把新的单子放进去。合理利用工作时间，最大化利用工作时间，同一时间，做更多事情，提高工作效率。3、园区资料共享化作为大环境来说，园区设立了 OA 管理系统、园
